Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez GANT FRANCE (Siège)

ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE

GANT France, dont le siège social est situé 41 boulevard des Capucines 75002 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 503 813 677,

D’UNE PART,

ET

Le Comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles

D’AUTRE PART

PREAMBULE :

Une charte sur le télétravail a été mise en place par la Direction de GANT France le 5 février 2018 dans la perspective d’améliorer la qualité de vie au travail. Cet accord permettait aux salariés du siège social de GANT France de bénéficier d’une journée de télétravail toutes les deux semaines.

L’intérêt croissant pour la flexibilité offerte au travers du travail à distance a amené l’entreprise à initier une nouvelle réflexion sur ce sujet, lorsque le contexte de l’épidémie de la Covid 19 a conduit un grand nombre de salariés de GANT France à plusieurs mois de travail à domicile ininterrompu dans le cadre du confinement.

Cette situation soudaine et inédite a tout naturellement modifié la perception portée sur le travail à domicile.

Si le travail en présentiel reste important pour certaines activités de partage et d’échange en réunions, d’autres activités peuvent aisément s’exercer dans tout autre endroit grâce aux technologies permettant le travail à distance.

La situation contrainte liée à l’épidémie de la Covid a également mis en exergue les risques liés au travail à domicile et notamment la perte du lien social, les risques liés à l’isolement, la nécessité de protéger la déconnexion et d’être attentif à la charge de travail.

Forte de tous ces enseignements, GANT France a engagé une nouvelle réflexion avec le Comité social et économique.

Cette nouvelle vision du travail doit concilier les principes suivants :

• Encourager les collaborateurs à utiliser tous les espaces de travail à leur disposition (bureau ou domicile) en fonction de leurs besoins du moment (nécessité de concentration, création, travail en équipe ...) ;

• Identifier en équipe les types de réunions et d’interactions nécessitant une présence physique indispensable en fonction du type de sujets, du besoin des participants, de la durée de la réunion, et prévoir à l’avance les situations nécessitant une présence physique ;

• Faire un usage responsable des ressources mises à disposition par GANT ;

• Respecter des périodes de travail et de repos nécessaires à la qualité de vie.

Le bon fonctionnement du travail selon ces modalités nécessite de chacun un comportement responsable en lien avec quelques principes simples de vivre ensemble :

• Être joignable dans ses plages horaires de travail ;

• Faciliter le bon fonctionnement de la vie de l’équipe en participant aux réunions à distance ;

• Être physiquement présent lorsque cela a été convenu préalablement avec l’équipe.

GANT France réaffirme les principes fondateurs du télétravail :

• le strict respect du volontariat ;

• la préservation du lien social et le respect de la vie privée ;

• la réversibilité ;

• l’absence de toute différence de traitement pour les salariés télétravailleurs, notamment en termes de répartition des missions et d'évaluation professionnelle.

ARTICLE 1 – RAPPEL DES PRE-REQUIS DE BON FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL

La volonté partagée des représentants du personnel et de la Direction est de développer le télétravail au sein de GANT France en répondant aux demandes de flexibilité formulées par les collaborateurs.

Cette plus grande flexibilité et l’ouverture plus large du dispositif de télétravail nécessitent confiance et respect d’un certain nombre de règles élémentaires qui permettront à chacun d’y trouver un bénéfice.

Sans être exhaustifs, les représentants du personnel et la Direction tiennent à lister ci-après les principaux pré-requis pour assurer le bon fonctionnement du dispositif.

• Le salarié en télétravail est un salarié qui travaille. Ainsi, si le télétravail permet au salarié d’avoir une certaine souplesse dans l’organisation de son temps, ce dernier doit néanmoins travailler avec d’autres salariés de l’entreprise ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions. Il est donc nécessaire qu’il puisse être contacté à des horaires permettant à chacun d’exercer son activité professionnelle. Ainsi, le salarié en situation de télétravail doit :

  • être joignable pendant ses plages horaires de travail dans le respect des durées maximales du travail ou des temps de repos ;

  • s’adapter aux nécessités de son service en se rendant physiquement dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin dont la nécessité a été partagée ;

  • utiliser au mieux les possibilités des technologies de l’information et de communication ;

  • garantir la confidentialité des informations et la protection des données de l’entreprise ;

  • organiser les réunions internes avec un accès à distance systématique par défaut en précisant les règles de participation pour tous (vidéo + audio, audio) pour une efficacité optimale.

• Le manager d’un salarié en télétravail doit :

  • Veiller à ce que la charge de travail demeure adaptée ;

  • Veiller à ce que les résultats exigés soient les mêmes que ceux d’une journée réalisée sur le lieu de travail ;

  • Planifier le plus en amont possible les réunions nécessitant la présence physique des salariés afin que ceux-ci puissent s’organiser ;

  • Etre attentif à l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle, aux risques liés à l’isolement et à la perte du lien social dans l’entreprise.

En synthèse, la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu’elle ne porte pas de préjudice au lien social avec l’entreprise, à l’activité du salarié, à la cohésion de l’équipe et à la bonne marche de l’entreprise.

ARTICLE 2 – L’ACCES AU TELETRAVAIL

Article 2.1 – Les conditions d’accès au télétravail hors circonstances exceptionnelles et cas de force majeur

L'accès au télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur concerné sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeur. Dès lors qu’un salarié informe son manager de sa volonté de passer au télétravail, l’employeur peut après examen, accepter ou refuser sa demande.

Le présent accord est applicable aux salariés sédentaires du siège social de GANT France. Il ne s’applique pas aux salariés des points de vente.

Certaines catégories de salariés, qui peuvent travailler à distance, ne sont pas dans une situation toujours compatible avec un accès au télétravail deux jours par semaine. Ces salariés devront envisager avec leur manager les conditions d’application des règles du télétravail. Il s’agit en particulier :

• Des stagiaires et des salariés en alternance

• Les salariés en période d’essai

• Certains postes qui requièrent une présence terrain plus importante : DR, Directeurs Retail et Wholesale, Attachés commerciaux, équipe VM…

Sont éligibles les salariés disposant des conditions techniques nécessaires au télétravail et ayant contracté une assurance multirisque habitation et bénéficiant d'installations électriques adaptées.

En cas de télétravail à domicile, le salarié télétravailleur doit disposer :

d’une connexion internet haut-débit ;

d’une ligne téléphonique permettant le transfert de ligne ;

d’installations électriques haut-débit ;

d’une assurance multirisque habitation : le salarié qui opte pour le télétravail doit déclarer sa situation auprès de sa compagnie d’assurance. Il devra l’informer qu’il exerce à son domicile une activité de travail à domicile sans accueil de public, et que son assurance multirisque habitation doit couvrir sa présence pendant sa journée de travail à domicile.

Seules les activités totalement dématérialisées peuvent être télétravaillées. Ce point implique que pour un emploi donné, des activités dématérialisées puissent être regroupées sur au moins une journée au domicile, et ce, sans perturber la bonne marche du service ;

Sont définies comme non compatibles avec une exécution en télétravail les tâches ou les fonctions ci-après, exercées de façon principale et continue :

• les tâches nécessitant une présence physique;

• les tâches pour lesquelles la sensibilité et la confidentialité des données traitées ne permet pas d’envisager la réalisation de cette tâche en dehors des locaux de l’entreprise ;

• les tâches nécessitant l’utilisation de dossiers sous format papier dont la sortie des locaux de l’entreprise ne peut être envisagée ;

Le fait que certaines tâches ne soient pas compatibles avec le télétravail n’induit pas pour autant que toutes les tâches exercées par le salarié soient incompatibles avec ce type d’organisation.

La mutation d’un salarié sur un poste non compatible avec le télétravail conduirait le salarié à renoncer au télétravail au moment de la prise de son nouveau poste.

Article 2.2 – Les conditions d’accès au télétravail dans le cadre de circonstances exceptionnelles

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes de l’Etat sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics, de menace d’épidémie ou en cas de force majeure, le télétravail peut être rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction unilatérale de l’employeur.

Article 2.3 – Candidature

Le salarié souhaitant pratiquer le télétravail effectue sa demande sur un formulaire papier mis à disposition sur l’Intranet. Une fois rempli, le formulaire est envoyé au manager et au responsable RH.

Les demandes de télétravail pourront être faites à tout moment de l’année.

Après avoir pris connaissance de la demande et l'avoir analysée avec le conseil de la fonction RH, le manager organise un entretien avec le salarié et le responsable RH.

Au terme de l'entretien, le salarié reçoit une réponse formelle écrite. Cette réponse sera apportée dans un délai de trente jours après t'expression de la demande.

Si la réponse est positive, le Responsable RH acte les modalités de télétravail dans le formulaire de réponse.

Si la réponse est négative, elle est motivée dans le formulaire de réponse. Le salarié pourra formuler une autre demande dans un délai de douze mois, sauf si le manager accorde un délai plus favorable.

Article 2.4 – Période d’adaptation

Afin que le salarié télétravailleur comme son manager puissent évaluer, lors d'échanges réguliers, dans quelle mesure cette nouvelle modalité d'organisation du travail leur convient, chaque télétravailleur bénéficiera d'une période d'adaptation de 4 mois. Durant cette période, le salarié télétravailleur pourra mettre fin au télétravail à tout moment, sans délai de prévenance ; le manager pourra mettre fin au télétravail sous réserve de respecter un délai de prévenance de 5 jours calendaires.

ARTICLE 3 - MOYENS ET EQUIPEMENTS MIS A DISPOSITION

L'entreprise met à disposition du salarié télétravailleur qui n'en est pas déjà doté les équipements et solutions nécessaires au télétravail.

Cet équipement, appelé "kit mobilité" est composé :

• d'un ordinateur portable,

• d’une alimentation,

• d'un accès sécurisé (VPN) aux applications et au réseau de l'entreprise,

• des solutions de messagerie électronique, de web-conférence

• d’un écran,

• d’une souris,

• d’un clavier.

A la demande du salarié, l’entreprise participera à l’achat d’une chaise de bureau dans la limite de 150€ TTC sur présentation du justificatif d’achat dont la date est postérieure au 1^er mars 2020. La chaise sera déclarée en avantage en nature et figurera au niveau du salaire brut soumis à cotisations. Après détermination du salaire net imposable, il sera déduit du salaire net à verser au salarié.

Considérant que le télétravail est l'expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des salariés, il ne sera pas fourni d'autre équipement aux salariés télétravailleurs.

Article 3.1 – Modalités de mise à disposition

L'entreprise prend à sa charge les frais liés à l'entretien, la réparation, voire au remplacement du matériel et des solutions précédemment indiqués.

Elle reste propriétaire de l'ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui s'engage à le maintenir en état et à le restituer à l'issue de la période de télétravail. Si le matériel nécessite de la maintenance, celle-ci est réalisée par l'entreprise.

En cas de détérioration, perte ou vol du matériel, l'événement doit être déclaré à l'entreprise dans les plus brefs délais.

Article 3.2 – Règles d’utilisation

Le salarié télétravailleur s'engage à un usage du matériel et des solutions mis à sa disposition conforme aux dispositions du règlement intérieur. (cf. point 3.5.5 "Usage des biens et des locaux de l’établissement » du Règlement Intérieur)

Il veille en particulier à préserver la confidentialité des accès et des données et à éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements et solutions mis à sa disposition.

Article 3.3 – Assistance technique

En cas de problème dans l'installation ou le fonctionnement des équipements et solutions mis à disposition par l'entreprise, le salarié en télétravail bénéficie de l'assistance téléphonique normalement disponible au bureau.

Ce dispositif ne fournit toutefois pas d'assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d'accès choisi par le salarié.

En cas de dysfonctionnement, le salarié doit prévenir son manager. Au terme de leur échange, il sera défini si le salarié est en mesure de poursuivre son activité sur son lieu de télétravail ; sinon un retour au bureau sera priorisé.

Article 3.4 – Prise en charge financière

Dès lors que le télétravail s'exerce sur la base du volontariat et que l'entreprise fournit aux salariés télétravailleurs les équipements et solutions définis ci-avant, l'entreprise ne prend pas à sa charge les frais d'aménagements et de mise en conformité du domicile, de mobilier, de chauffage, d’électricité, d’eau...

ARTICLE 4 – RYTHME ET LIEUX DU TELE-TRAVAIL

Article 4.1 – Rythme du télétravail

Il a été convenu entre les parties la possibilité pour les salariés éligibles au télétravail de télétravailler deux jours fixes par semaine pour les salariés à temps plein et une journée fixe par semaine pour les salariés à temps partiel.

Les salariés éligibles au télétravail bénéficieront de 5 jours de télétravail flexibles par an sous réserve de l’accord préalable de leur manager et du service des ressources humaines.

Si ces jours ne sont pas utilisées, ils ne sont pas reportables.

L’organisation du télétravail sera définie d'un commun accord entre le manager, le salarié et le service des ressources humaines.

Article 4.2 – Lieux du télétravail

Le lieu de télétravail est essentiellement la résidence principale du salarié.

Néanmoins, sous réserve d’en informer son manager et le service des ressources humaines, le télétravail sera également possible dans des espaces de co-working proche de leur domicile.

ARTICLE 5 – DUREE DU TRAVAIL ET PROTECTION DU SALARIE

Article 5.1 – Le maintien du lien de subordination entre employeur et salarié

Les signataires du présent accord rappellent que le recours au télétravail n’affecte pas la qualité de salarié du salarié en télétravail et ne remet pas en cause le lien de subordination contractuel entre l’employeur et les salariés s’agissant de l’exécution du travail.

Article 5.2 – Durée du travail

Pour les salariés dont le temps de travail est exprimé en heures, la durée du travail est la durée journalière habituelle de référence. Les salariés devront être joignables sur la plage horaire définie conjointement avec son manager. Les dispositions notamment relatives à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause et au décompte des heures de travail s’appliquent ainsi que celles concernant les salariés sous convention de forfait jours.

Chaque jour de télétravail prévu fait l'objet d'une déclaration sur le kiosque RH et doit figurer dans l’état de présence ou l’auto-déclaratif du salarié télétravailleur.

Sans délai de prévenance, quand une situation professionnelle le justifie, que ce soit à la demande du salarié télétravailleur ou de son manager, une journée de télétravail peut être annulée.

La direction déterminera des jours de présence dans l'entreprise, si cela s'avérait nécessaire pour préserver la continuité de l'activité et les collectifs de travail.

En cas d’enfant malade sur une journée télé-travaillée, le salarié(e) devra avertir son manager qui décidera s’il accepte qu’il télé-travaille ou s’il doit poser une journée enfant malade.

La mise en œuvre du télétravail prend en compte le droit à la déconnexion.

Article 5.3 - Conditions de travail

Les parties rappellent que les salariés en situation de télétravail bénéficient, comme les autres personnels de l’entreprise, des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail. L’employeur doit veiller à leur strict respect.

Les salariés doivent être attentifs à leurs conditions de travail (mobilier, posture, lumière...). Des informations seront disponibles sur l’intranet de GANT France, pour rappeler les règles relatives à l’organisation de l’espace de travail, à l’organisation du temps de travail avec notamment le respect de temps de pauses, et la nécessité de garder le contact pour éviter l’isolement.

Il est précisé que les salariés souffrant de handicap et nécessitant un poste de travail aménagé pourront étudier avec l’entreprise la prise en charge de tout ou partie d’un matériel adapté (fauteuil, écran...).

5.3.1 Santé au travail

Les collaborateurs en télétravail font l’objet d’un suivi par le service de santé. La visite médicale sera l’occasion de faire un point sur les conditions particulières de travail du collaborateur. Dans son évaluation de la situation, la médecine du travail devra apprécier les conditions dans lesquelles le télétravailleur travaille à son domicile. Le Service Santé au Travail a un rôle de conseil actif en matière d’ergonomie du poste de travail : ses préconisations seront prises en compte comme pour tout salarié de l’entreprise travaillant sur site. Le Service de Santé au travail disposera de la liste des télétravailleurs.

5.3.2 CHSCT

L'entreprise, qui a des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses collaborateurs, doit pouvoir s'assurer que le collaborateur en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Toutes les obligations pesant sur les locaux d’une entreprise ne sont pas transposables à l’identique au sein du domicile d’un collaborateur. Afin que le collaborateur qui sera en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l’entreprise attirera son attention sur le fait qu’il doit disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. En conséquence, l’entreprise et le CHSCT peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exerce le télétravail, sur rendez-vous. Une telle démarche ne pourra être effectuée qu’avec l’accord écrit préalable du télétravailleur (un courriel avec accusé de réception par exemple).

5.3.3 Accident du travail

Le salarié victime d'un accident du travail en situation de télétravail doit informer l'entreprise par tous moyens. Le traitement de la déclaration d'accident du travail se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l'entreprise.

ARTICLE 6 - FORMATION ET EVOLUTION PROFESSIONNELLE

Le salarié télétravailleur continue de bénéficier des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise. Le salarié télétravailleur bénéficie des mêmes droits d'accès à la formation et aux opportunités de carrière.

La pratique régulière du télétravail nécessite une bonne connaissance des outils et des logiciels de travail à distance.

Pour les salariés qui éprouveraient le besoin de suivre des formations dans le domaine informatique pour faciliter leur activité, il est rappelé que des formations en ligne sont disponibles en accès libre, et notamment sur https://www.my-mooc.com/fr/

Il est rappelé enfin que la pratique régulière du télétravail ne saurait avoir aucune conséquence négative sur l’évolution professionnelle.

ARTICLE 7 - REVERSIBILITE

Article 7.1 - Réversibilité temporaire

Le salarié télétravailleur peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance pour une période déterminée. Hors période d'adaptation, le manager peut suspendre le télétravail pour une période déterminée sans délai de prévenance.

En cas de suspension à l'initiative du manager, la réversibilité doit être motivée et sa durée précisée. Cette suspension ne donne pas lieu au report des journées de télétravail.

Article 7.2 - Réversibilité définitive

Le salarié télétravailleur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

Hors période d'adaptation (cf. § 2.4 du présent accord), le manager peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de provenance d'au moins quinze jours calendaires.

En cas d'annulation à l'initiative du manager, la réversibilité doit être motivée.

ARTICLE 8 – ACCOMPAGNEMENT DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Une action de sensibilisation sur les bonnes pratiques en matière de télétravail sera proposée pour permettre aux salariés télétravailleurs (ou intéressés à le devenir) de s'y préparer.

Par ailleurs, chaque salarié télétravailleur recevra :

• un guide des bonnes pratiques rappelant notamment les droits et devoirs des salariés télétravailleurs ;

• un guide "travail sur écran et organisation de l'espace de travail au domicile" ;

• un aide-mémoire sur l'utilisation du VPN

ARTICLE 9 – DISPOSITIONS FINALES

Article 9.1 - Durée de l’accord

Les dispositions du présent avenant sont applicables pour une durée indéterminée dans un contexte de reprise normale de l’activité. Elles se substituent aux dispositions à la charte du 5 février 2018 modifiée par avenant du 14 décembre 2018.

Le présent accord entrera en vigueur un mois après sa publication et l’information aux salariés.

Il est convenu que les parties se rencontreront après 18 mois d’application du présent accord pour faire le bilan de l’application de l’accord et l’opportunité de l’aménager.

Article 9.2 - Enregistrement et publicité de l’avenant

Conformément aux dispositions L. 2231-6 et D.2231-2 du code du travail, le présent avenant sera déposé à l’Autorité administrative dans les conditions indiquées sur le site du ministère du travail, par voie dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/portailteleprocedures. Il sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Nanterre.

Fait à Paris, le 9 novembre 2021