Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION" chez BDPHARMA.FR-DBDIABETE.FR-DIABETEBD.FR - BECTON DICKINSON FRANCE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

EN FAVEUR DE LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

PAR LA MISE EN ŒUVRE D’UNE DEMARCHE D’APPLICATION

DU DROIT A LA DECONNEXION

ENTRE

L’Unité Economique et Sociale BD, dont le siège social est situé 11 rue Aristide Bergès 38801, LE PONT DE CLAIX Cedex, et représentée par XXXX en sa qualité de DRH France et XXXXX en sa qualité de Responsable des Relations Sociales

Ci-après dénommée «  l’entreprise »

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l'unité économique et sociale :

XXX

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’engager une démarche d’application du droit à la déconnexion dans l’entreprise. Il correspond à la mise en œuvre des dispositions énoncées par l’article L2242-8 du code du travail, en particulier dans son paragraphe 7.

Dans cette perspective, il est destiné à promouvoir la sensibilisation des salariés aux enjeux du travail dans un environnement numérique et à l’évolution des pratiques professionnelles que celui-ci amène.

Confrontés à l’expansion et au renouvèlement constant des technologies de l’information et de la communication, les signataires ont ainsi la volonté par cet accord d’initier ou de renforcer une dynamique d’apprentissage dans l’entreprise afin de développer de meilleurs équilibres entre vie professionnelle et vie personnelle.

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION

Cet accord s’applique à toutes les sociétés de l’UES BD en France.

Il vise en priorité les personnels qui ont à disposition des moyens professionnels de connexion mobiles :

• Ordinateur portable

• Téléphone intelligent (« smartphone »)

• Tablette numérique connectable

ARTICLE 2 – ORIENTATIONS DE LA DEMARCHE

L’accord a pour vocation de prendre en compte l’évolution des pratiques numériques dans l’entreprise et à assurer un bon respect d’un équilibre professionnel/personnel dans ces pratiques.

Il vise à mettre en œuvre les conditions d’une pratique raisonnée et raisonnable des outils numérique tout en en préservant l’atout. Il permet également :

• D’identifier les situations ou les pratiques numériques excessives ou inappropriée

• D’informer et sensibiliser sur les usages et bonnes pratiques

• De mettre en place des modes de veille et de régulation des usages

ARTICLE 3 – MESURES D’INFORMATION ET DE SENSIBILISATION

Ordinateurs portables et dispositifs de communication mobiles sont les supports concrets des pratiques professionnelles numériques. Ils sont attribués par l’entreprise en fonctions des rôles et des responsabilités assurés.

Les parties signataires conviennent qu’il est important de rappeler aux personnels les règles qui encadrent cette utilisation. Il s’agit en cela de sensibiliser aux enjeux de la communication numérique à distance, de promouvoir un usage raisonné, de se conformer aux règles de sécurité et de sureté énoncées par l’entreprise et de rappeler les droits des utilisateurs dans l’usage de ces outils de communication.

A cette fin, une charte d’utilisation des téléphones mobiles intelligents, des ordinateurs portables et des tablettes numériques est annexée au présent accord. Cette charte sera remise systématique à tous les collaborateurs détenteurs d’un ou plusieurs de ces outils de communication mis à disposition par l’entreprise dans le cadre de l’exercice de leur fonction. Elle sera annexée au package d’entrée des collaborateurs et sera présente sur le bureau des ordinateurs de tous les nouveaux embauchés. Pour une meilleure lisibilité, un guide rapide de cette charte sera également distribué et présent sur les PC.

La charte sera également intégrée aux présentations des sessions de onboarding dispensées à tous les nouveaux entrants ainsi qu’aux formations onboarding managers pour les sensibiliser au bon respect des règles édictées, pour eux et leurs équipes.

Un module de formation C2C sera déployé au cours de l’année 2021 et ajouté au cursus des collaborateurs afin de s’assurer de la bonne prise de connaissance et compréhension de cette charte.

En particulier, les parties signataires tiennent à rappeler qu’il est interdit de sanctionner un salarié qui n’aurait pas répondu à un appel ou à un mail envoyé le soir, le week-end ou pendant les congés.

Une attention toute particulière devra être portée au strict respect des horaires de travail collectifs. Il est rappelé aux collaborateurs qu’ils ne doivent pas se connecter sur leurs périodes de suspension de contrat. Un collaborateur ne pourra pas être sanctionné pour ne pas avoir répondu à une sollicitation en dehors de ses horaires de travail.

ARTICLE 4 – MESURES DE REGULATION DES USAGES

Pour permettre et développer un usage raisonné des outils de communication numériques mobiles, les parties signataires entendent mettre en place différentes mesures destinées notamment à faciliter l’identification d’utilisation excessives ou inappropriées et de la capacité d’engager une régulation concertée.

L’intention est de préserver la facilité et la souplesse de communication que confèrent ces outils à l’utilisateur, en lui permettant une liberté d’usage et d’organisation, sans que ces facilités aboutissent à une utilisation anarchique ou préjudiciable aux équilibres de vie fondamentaux. Elle est aussi de faciliter des périodes de temps partiel temporaire afin d’aménager différemment les équilibres professionnel-personnel pour les salariés qui souhaiteraient un temps de ressourcement sans coupure professionnelle.

Dans cette perspective, l’accord formalise les mesures suivantes :

• Outil de veille sur les connexions des soirées, du samedi et du dimanche

Afin d’avoir une indication sur l’utilisation des outils de connexion mobiles les soirées, les samedis et les dimanches, l’entreprise mettra en place un suivi des connexions sur cette plage de temps. Cet outil pourrait être déployé d’ici juin 2021.

• Pop up de sensibilisation survenant lors des emails tardifs

Une version d’outlook permettant la génération de pop up de sensibilisation sur l’envoi des emails en dehors des plages de travail définis sera progressivement déployée.

• Déploiement d’outils complémentaires

Des actions de formations seront prévues pour mieux utiliser les outils permettant de ne pas solliciter les collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail (ex : formation à l’envoi des emails différés).

Dans un souci de garantir un bon équilibre, pendant la durée de vie de l’accord, des outils complémentaires pourront être déployés.

• Cas particuliers des temps partiels médicaux (temps partiels thérapeutiques)

Les parties conviennent d’apporter une attention toute particulière aux personnes dont le temps partiel est déterminé pour des raisons médicales.

Ainsi, lorsqu’un collaborateur se verra prescrire un temps partiel thérapeutique, son manager recevra automatiquement, en même temps que la notification de l’avenant du temps partiel du collaborateur, une note l’informant des horaires et de l’importance suivre le respect de ses horaires par le collaborateur ainsi que sa responsabilité dans le suivi particulier de ce temps de travail.

• Mise en place de correspondants déconnexion

Deux correspondants seront désignés, un désigné par le CSE parmi les représentants du personnel, et un représentant la direction.

Ces correspondants seront désignés lors de la première séance du CSE qui suivra la mise en application du présent accord.

Ces correspondants se réuniront une fois par trimestre afin d’étudier ensemble les éléments et problématiques remontés.

Ils sont les interlocuteurs privilégiés des collaborateurs qui ont des questions sur le droit à la déconnexion ou rencontrent des problématiques. Les correspondants déconnexion pourront proposer des actions ponctuelles à l’attention des collaborateurs.

• Entretiens de régulation

En cas d’identification de pratiques professionnelles numériques excessives, ou possiblement identifiées comme tel, un entretien de régulation sera organisé pour aborder la situation entre le collaborateur et son responsable hiérarchique afin de mieux cerner la réalité de cette situation et d’envisager les mesures correctives ou préventives qui s’avéraient nécessaires pour rétablir les équilibres professionnels et personnels fondamentaux.

Par ailleurs, le droit à la déconnexion et les équilibres de temps professionnels/personnels seront abordés lors de l’entretien annuel avec le manager. Le manager veillera à ce que les objectifs annuels fixés permette l’application du droit à la déconnexion ainsi qu’à un équilibre vie personnelle/vie professionnelle.

• Utilisation des webcams

Dans le cadre d’une réunion organisée à distance, le salarié n’a aucune obligation d’utiliser la webcam de son ordinateur portable lors de cette même réunion.

ARTICLE 5 – MESURES DE SENSIBILISATION ET DE FORMATION

Les parties conviennent de l’importance des enjeux professionnels qu’amène le déploiement rapide des technologies de l’information et de la communication. Cette importance valorise celle des actions de sensibilisation, d’information et de formation afin d’identifier et de diffuser les bonnes pratiques numériques et les comportements à même de préserver les équilibres de vie.

Dans cette perspective, les actions suivantes seront engagées :

• Messages réguliers des comités de direction sur le droit à la déconnexion, et au moins 2 fois par an.

• Déploiement d’actions de formation sur les risques liés à l’hyper connexion sur le premier semestre 2021.

• Déploiement de formation sur My Analytics sur l’année fiscale 21 permettant un suivi individuel et une prise de conscience de ses pratiques numériques. Ce module reprendra également l’utilisation des emails à bon escient et rappellera les notions du guide de déconnexion.

ARTICLE 6 – MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD

Une commission réunissant les parties signataires (un représentant par organisation syndicale) seront réunies trimestriellement dans la période de déploiement de l’accord pour partager sur les points d’avancement dans sa mise en œuvre et les enseignements à en tirer.

Des indicateurs de suivi seront définis et suivis lors de ces rencontres.

Ces éléments seront également présentés et partagés annuellement avec le CSE au cours des réunions ordinaires de l’instance sur la période à venir.

L’ensemble fera l’objet d’un bilan au terme de la période d’application.

ARTICLE 7 - DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Il entrera en vigueur le 1^eravril 2021 et prendra fin le 31 mars 2024.

Sur l’initiative de l’une des parties signataires, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par avenant.

Toutes les parties signataires de l’accord devront en être informées.

Cette demande de révision devra préciser clairement les points à modifier, faire part des propositions de remplacement et mentionner les points qui souhaitent être développés.

ARTICLE 8 - NOTIFICATION DE L’'ACCORD

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

ARTICLE 9 - DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, et en un exemplaire sera également déposé auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Grenoble.

ARTICLE 10 - DIFFUSION DE L’ACCORD EN INTERNE

Le présent accord sera diffusé sur l’intranet de l’entreprise, en sus de son affichage.

******

Fait à Pont de Claix, le 10 mars 2021

En 7 exemplaires originaux

Pour la Direction

XXX

Les organisations syndicales représentatives au sein de l'unité économique et sociale :

XXX

CHARTE - DROIT à la DECONNEXION

Préambule

Les nouveaux modes de travail et l’intensification du travail à distance impliquent un mode de relation modifié par rapport à ce que nous connaissions, et il nous semble important de renforcer notre engagement pour accompagner nos collaborateurs dans la gestion de leurs temps et dans la conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle.

BD a souhaité renforcer sa communication sur le bon usage des outils numériques, à l’attention du management et de chaque collaborateur. BD a établi la présente charte dans un souci de rappeler à tous les collaborateurs amenés à utiliser les outils numériques et/ou à travailler à distance des règles de civisme et de fonctionnement collectif responsable. La notion de responsabilité renvoie à la vigilance de chacun sur l’impact que nous avons sur nos collègues de travail, proches ou moins proches, en fonction de la manière dont nous gérons nos interactions avec les outils numériques.

Cette charte se veut la norme des règles en matière de communication numérique au sein de l’UES BD France. Les dérogations à ces règles doivent rester exceptionnelles et justifiées.

1. Champ d’application

La présente charte s’applique à toute personne en possession d’un smartphone connecté à la boîte email professionnelle ainsi que toute personne ayant un ordinateur portable.

Les outils visés par ce document sont ceux qui sont utilisés à ce jour dans l’entreprise : messagerie Outlook, outil de collaboration de type SharePoint, messagerie instantanée Teams, SMS, …ainsi que ceux qui seront implémentés par la suite.

2. Rappels d’obligations en matière de santé et de sécurité

Afin de laisser le choix à tout un chacun d’organiser en toute autonomie la gestion de son temps pour répondre à sa mission professionnelle tout en conciliant sa vie personnelle, il a été convenu de ne pas opter pour une solution qui consisterait de bloquer les accès sur une période donnée.

Par conséquent les accès resteront libres ; toutefois chaque personne devra veiller à sa sécurité et à sa santé en respectant :

• un temps de repos quotidien de 11h minimum ;

• une pause quotidienne permettant la prise de repas d’une durée au moins égale à 45 minutes¹

• Les horaires de travail atypiques seront pris en compte

Le personnel en temps partiel pour raison médicale doit apporter une attention toute particulière à respecter le temps de travail prescrit par le médecin et alerter sa hiérarchie sans délai en cas de difficulté. Le manager veillera à adapter la charge de travail au temps partiel de son collaborateur.

Une dérogation sera appliquée lors de tous événements liés à l’activité commerciale de l’entreprise qui interviendraient les week-ends et les jours fériés. Cependant le collaborateur veillera à prendre au moins un jour de repos dans la semaine.

Enfin, la Direction tient à rappeler que les collaborateurs doivent pouvoir bénéficier d’un bon équilibre vie professionnelle/vie personnelle et qu’à ce titre, toute problématique liée aux horaires de travail doit être signalée soit à son manager, soit à son interlocuteur RH.

3. Emails

La messagerie électronique permet de consulter en dehors des horaires de travail, ce qui rend plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires collectifs de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre.

BD souhaite réaffirmer que les collaborateurs n’ont pas d’obligation de répondre aux e-mails pendant les temps de repos. Il est entendu par temps de repos les week-ends, les jours fériés non travaillés, les jours de congés qui auront été acceptés en conformité avec la procédure en vigueur ainsi que toutes les périodes de suspension de contrat de travail (arrêt maladie, congé maternité….).

Lorsque le collaborateur choisit de travailler en horaires décalés pour des raisons personnelles, il est recommandé de préparer les messages en mode brouillon, en différé ou hors connexion afin qu’ils soient envoyés pendant les horaires collectifs de travail².

Dans la même logique, une vigilance de chacun, et particulièrement des managers, doit être exercée pour éviter les envois d’Emails et de messages instantanés depuis le smartphone alors que le PC est fermé et que le salarié se trouve dans une plage de temps consacrée à la vie personnelle.

1. Envoi d’Emails

• Avant même d’envoyer un Email, chaque collaborateur BD est invité à s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication : téléphone, teams, SMS, courrier… Il favorisera les échanges oraux dans les cas suivants :

• lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

• lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation,

• ou lorsque l’échange devient conflictuel.

• Il est utile également de cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message, et d’utiliser avec modération les fonctions « copie conforme : CC » et « copie cachée : BCC ». Utiliser la « copie conforme » permet à tous les destinataires de savoir qui est en copie du message. Utiliser la « copie cachée » permet d’envoyer un message à un grand nombre de destinataires (en utilisant une liste de diffusion par exemple) sans que ceux-ci puissent utiliser la fonction « réponse à tous ».

• Le collaborateur BD s’astreint à indiquer un objet en adéquation avec le contenu du message qu’il envoie.

• L’écrit masque toute émotion et altère une partie non négligeable du lien qui se tisse dans toute interaction de travail. Ainsi, dans une période où les interactions visuelles sont peu fréquentes, plusieurs précautions sont à prendre, pour maintenir le lien lors de l’utilisation de l’écrit :

• Il n’est jamais superflu d’utiliser un mot introductif en début de mail

• Il est déconseillé d’employer des tournures de phrases trop familières, issues du langage oral.

• S’identifier et laisser ses coordonnées professionnelles à la fin de l’Email permet d’être joignable facilement si le destinataire a besoin d’échanger oralement sur teneur du message.

• La notion d’urgence de vos sollicitations devra être claire et mesurée pour la personne qui en est destinataire. Si votre sollicitation est urgente, il est conseillé d’indiquer un délai souhaité de réponse qui prendra en compte la nécessaire hiérarchisation des demandes par le destinataire.

  De façon générale, chacun gérant de multiples priorités, les relances trop rapides à des emails envoyés devront être évitées.

2. Réponses aux Emails

Lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci. La fonction « accusé de réception » ainsi que le recours à des choix de couleurs, priorités, (tags) permettent de hiérarchiser les messages et ne doivent pas être utilisés systématiquement.

Enfin, s’agissant des réponses à des Emails adressés à des listes de diffusion, voici quelques préconisations à observer avant toute réponse :

• L’utilisation de la liste de diffusion de l’expéditeur n’est pas nécessaire dans la réponse de participation à une réunion (ne pas répondre à tous).

• L’utilisation de la liste de diffusion de l’expéditeur est déconseillée si la réponse remet en cause sa légitimité/crédibilité.

• L’utilisation de la liste de distribution de l’expéditeur n’est pas nécessaire si elle comporte des personnes non concernées par des points soulevés dans la réponse.

3. Gestion de la boite mail

   En cas d’absence prolongée, l’utilisateur doit activer son « gestionnaire d’absence du bureau » permettant ainsi de limiter les relances pour non-réponse. Il est utile de s’interroger sur le contenu du message informant de l’absence, en indiquant par exemple le nom d’une personne à contacter et la date de retour. En cas de congé ou de suspension de contrat, le collaborateur est invité à ne pas indiquer des modalités alternatives de contact permettant de le joindre pendant son absence.

Les collaborateurs BD sont invités à désactiver (sur leur ordinateur et sur leur téléphone) les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau message, qui génèrent des interruptions et obligent à un effort pour se concentrer de nouveau sur une tâche en cours. A cet effet, travailler en mode hors connexion, ou fermer le logiciel de messagerie et se réserver 1 à 3 plages horaires par demi-journée pour consulter l’arrivée de nouveaux messages sont des possibilités qui favorisent la concentration et l’efficacité.

4. Utilisation des téléphones personnels

Le renvoi d’appels vers un téléphone personnel n’est pas une pratique encouragée au sein de BD.

Par ailleurs, il est rappelé que le fait de contacter un collaborateur sur son téléphone personnel doit être limité aux cas d’urgence et soumis à l’approbation du collaborateur qui aura transmis ses coordonnées de façon volontaire. Un collaborateur ne pourra pas être sanctionné pour refuser de transmettre des coordonnées personnelles pour un usage professionnel.

5. Réunions

Si les modalités de réunion peuvent être amenées à évoluer selon les circonstances (exemple des réunions encouragées sur teams pendant le confinement), les préconisations sur le respect des horaires habituels de travail demeurent inchangées.

Les réunions doivent être organisées prioritairement sur les plages horaires fixes (1) prévues au règlement intérieur lorsque des collaborateurs soumis à ces horaires doivent obligatoirement être présents. Dans la mesure où cela n’est pas possible elles devront être organisées sur les horaires collectifs de travail (2), tout en veillant à éviter les réunions matinales avant 8h30 et tardives après 18h.

Pour les collaborateurs qui travaillent essentiellement avec des pays dont le fuseau horaire est décalé par rapport à l’Europe, il est conseillé d’adapter ses horaires de travail pour ne pas couvrir à la fois les horaires Europe et les horaires de ces autres pays.

Les collaborateurs dont les horaires de travail sont prédéterminés pourront déroger, avec accord de leurs managers, aux horaires collectifs de travail habituels lorsqu’ils participent à une réunion dont l’horaire correspond à un fuseau horaire différent du leur afin de respecter les durées légales de travail et de repos.

L’organisateur d’une réunion est invité à vérifier systématiquement la disponibilité des participants avant de planifier une réunion dans l’outil de planification (Outlook) ainsi que la pertinence de la liste des personnes invitées. Chaque réunion devra avoir un ordre du jour afin de permettre aux participants de décider de leur participation.

Les collaborateurs sont invités à déconnecter leurs autres outils (messagerie outlook, portable) lorsqu’ils participent à une réunion, de manière à favoriser une concentration et une efficacité optimales pendant la réunion.

6. Rôle et responsabilité du manager

S’il est de la responsabilité de tous de veiller à adopter un comportement responsable dans l’utilisation que chacun fait des outils numériques, le rôle des managers est central à plusieurs titres :

• Le manager s’assure de la bonne compréhension et du respect des dispositions prévues dans la présente charte par l’ensemble des membres de son équipe.

• Le manager est attentif à des comportements qui ne seraient pas en ligne avec la présente charte, et il a la responsabilité de rappeler le bon fonctionnement encouragé par l’entreprise (cas d’envois intempestifs d’Emails depuis le smartphone par un membre de son équipe)

• Le manager donne l’exemple en respectant la présente charte

Le manager veille à adapter la charge de travail de ses équipes en cohérence avec les objectifs qu’il se donne et les ressources dont il dispose.

7. Demande d’entretien

Tout salarié qui pourrait rencontrer des difficultés à honorer sa mission en respectant ce droit à la déconnexion pourra demander un entretien avec son manager et/ou le HR Business Partner/Access HR de son périmètre, afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail. Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra être mis en place.

8. Formation et sensibilisation de tous

Plusieurs actions de formation et de sensibilisation ont été initiées par le groupe à destination :

1. Des managers, portant notamment sur la gestion de la charge de travail des équipes, et sur l’organisation des interactions dans un contexte de tout virtuel. De nouvelles formations sur la gestion des équipes en virtuel ont été ajoutées au catalogue de formation.

2. Des collaborateurs sur l’utilisation de My Analytics, sur des sensibilisations à l’hyper connexion.

En outre, les dispositions de la charte sont intégrées aux présentations des sessions d’onboarding dispensées auprès de tous les nouveaux arrivants dans l’entreprise.

La présente charte fera l’objet d’un module C2C ajouté au cursus des collaborateurs connectés.

Par ailleurs, à l’occasion de l’adoption de cette charte, une communication par Email à tous les salariés sera effectuée, incluant le présent document qui sera consultable (PJ et lien vers son lieu de publication sur l’intranet HROne) ainsi qu’une version synthétique. Cette communication massive ayant pour objectif d’aider les collaborateurs à adopter un usage raisonnable des outils numériques.

9. Durée de validité de la charte

La présente charte est annexée à l’accord sur le droit à la déconnexion et suit sa durée de validité.

Fait à Pont de Claix

Le 10 mars 2021

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1. Voir Règlement Intérieur↩

2. Rappel des plages d’horaires collectifs de travail (Règlement intérieur) : 7h – 19h30↩