Accord d'entreprise "ACCORD DE VOTE ELECTRONIQUE POUR LA SOCIETE ADS" chez ADS (Siège)

La société ADS, dont le siège social est situé au Chalet des Villards – Arc 1800, 73700 BOURG SAINT MAURICE, immatriculée au RCS de CHAMBÉRY, sous le numéro 076 520 568, représentée par Monsieur ………….en sa qualité de Directeur Général, dénommée ci-après « la société »,

d'une part,

et les organisations syndicales représentées par :

 Monsieur …………, délégué syndical FO

 Monsieur …………, délégué syndical CGT

d'autre part.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du CSE.

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote de la délégation du personnel du CSE, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’article R2314-5 et suivant du code du travail qui prévoit les modalités de recours au vote électronique.

La direction a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans le développement du vote par Internet et lui confie La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant la législation en vigueur et garantissant l’application du règlement général sur la protection des données personnelles.

Article 1  – Modalités d’Organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection les parties signeront un protocole électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les établissements pour les élections, la ou les questions soumises dans le cas d’un référendum.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales.

1. Déclaration à la CNIL

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil.

Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, répartition égalitaire H/F, site, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, répartition égalitaire H/F, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

3. Modalités des élections

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

4. Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 2 – Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, un service d’assistance téléphonique mis à disposition par le prestataire fournisseur, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

2.1. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté pour l’élection du CSE tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de deux votes distinctes.

2.2. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article t R2324-6-2 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des Bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

2.3. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôle la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 3 - Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée

Le présent accord étant signé par toutes les organisations syndicales présentes dans l’entreprise, il sera déposé à la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes d’Albertville.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait aux Arcs

Le 03/12/2018 en 5 exemplaires.

Pour la CGT Pour FO Pour la Direction