Accord d'entreprise "Accord relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles" chez TIGF - TEREGA (Siège)

ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre la société TEREGA SA représentée par:

• Le Président et Directeur Général

• La Directrice des Ressources Humaines

d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives de TEREGA SA ci-après désignées:

• C.F.D.T

• C.G.T

• C.G.T-F.O

• UNSA TEREGA

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX 5

ARTICLE 2 - PRINCIPE DU RECOURS À UN PRESTATAIRE 5

ARTICLE 3 -RESPECT DU RÈGLEMENT EUROPÉEN DE PROTECTION DES DONNÉES 5

ARTICLE 4 - EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE 6

ARTICLE 5 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS 6

ARTICLE 5.1 - PROTOCOLE D’ACCORD PRE ELECTORAL 6

ARTICLE 5.2 - FORMATION AU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE 6

ARTICLE 5.3 - EXPERTISE INDEPENDANTE 6

ARTICLE 5.4 - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE 7

ARTICLE 6 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 8

ARTICLE 6.1 - LISTES ELECTORALES 8

ARTICLE 6.2 - LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN 8

ARTICLE 6.3 - MODALITES D’ACCES AU SITE DE VOTE 9

ARTICLE 6.4 - DEROULEMENT DU VOTE 9

ARTICLE 6.5 - PROGRAMMATION DU SITE 10

ARTICLE 7 - CLÔTURE ET RÉSULTATS 10

ARTICLE 7.1 - CLÔTURE 10

ARTICLE 7.2 - DÉCOMPTE ET ATTRIBUTION DES SIÈGES 10

ARTICLE 7.3 - DÉLAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNÉES 11

ARTICLE 8 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE 11

ARTICLE 8.1 - ANONYMAT ET CONFIDENTIALITE DES SUFFRAGES 11

ARTICLE 8.2 - EXISTENCE ET CONTENU DES FICHIERS 11

ARTICLE 8.3 - LE DISPOSITIF DE SECOURS 12

ARTICLE 9 - DISPOSITIONS FINALES 12

ARTICLE 9.1 - DUREE - REVISION - DENONCIATION 12

ARTICLE 9.2 - DEPOT ET PUBLICITE 13

PREAMBULE

Les mandats des représentants du personnel au sein de TEREGA arrivent à échéance le 10 juin 2019.

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L’entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d’accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Les parties insistent sur le caractère substantiel du respect de ces différentes dispositions qui, par les garanties qu’elles apportent en termes de sécurité et de confidentialité, sont à même d’assurer la sincérité du scrutin opéré par voie électronique.

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX

Le système de vote électronique retenu devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin, à savoir:

• la sincérité et l’intégrité du vote: conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique;

• l’anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur;

• l’unicité du vote: impossibilité de voter plusieurs fois pour un même tour de scrutin.

Le système retenu sera mis en place dans le respect du principe de sécurité prévu par les dispositions des articles R. 2314-6 du Code du travail et conformément aux prescriptions de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

ARTICLE 2 - PRINCIPE DU RECOURS À UN PRESTATAIRE

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

A cette fin, le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges joint en annexe du présent accord.

Le prestataire retenu devra garantir le respect des règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique.

ARTICLE 3 -RESPECT DU RÈGLEMENT EUROPÉEN DE PROTECTION DES DONNÉES

Pour les seules nécessités des opérations électorales, la Direction des Ressources Humaines de TEREGA sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel.

Ces fichiers sont gérés conformément aux dispositions du Règlement européen de protection des données.

ARTICLE 4 - EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties signataires sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 5 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

ARTICLE 5.1 - PROTOCOLE D’ACCORD PRE ELECTORAL

Dans le cadre de l’élection de la délégation du personnel au CSE, la Direction et les organisations syndicales signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 5.2 - FORMATION AU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Conformément à l’article R.2314-12 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5.3 - EXPERTISE INDEPENDANTE

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

ARTICLE 5.4 - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Il est prévu la mise en place d’une cellule d’assistance technique dont le rôle et les missions sont ceux prévus par la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010.

Elle comprend des représentants de la Direction et du prestataire.

Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 6 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

ARTICLE 6.1 - LISTES ELECTORALES

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

ARTICLE 6.2 - LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales s'ils le demandent.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Le prestataire établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

ARTICLE 6.3 - MODALITES D’ACCES AU SITE DE VOTE

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet de vote et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

ARTICLE 6.4 - DEROULEMENT DU VOTE

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter pour chaque tour de scrutin.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

ARTICLE 6.5 - PROGRAMMATION DU SITE

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

ARTICLE 7 - CLÔTURE ET RÉSULTATS

ARTICLE 7.1 - CLÔTURE

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

ARTICLE 7.2 - DÉCOMPTE ET ATTRIBUTION DES SIÈGES

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

ARTICLE 7.3 - DÉLAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNÉES

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 8 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE

ARTICLE 8.1 - ANONYMAT ET CONFIDENTIALITE DES SUFFRAGES

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

ARTICLE 8.2 - EXISTENCE ET CONTENU DES FICHIERS

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, établissement, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées postales, adresse email professionnelle lorsque connue, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale ou clé RIB (à définir).

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

ARTICLE 8.3 - LE DISPOSITIF DE SECOURS

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 9 - DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 9.1 - DUREE - REVISION

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections 2019 du Comité Social et Économique. Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et publicité.

Il pourra être révisé dans les conditions légales en vigueur.

ARTICLE 9.2 - DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires.

Fait à Pau, en huit exemplaires, le 4 mars 2019

Pour la société TEREGA : Pour les organisations syndicales :

Le Président et Directeur Général,	Pour la C.F.D.T.
La Directrice des Ressources Humaines ,	Pour la C.G.T. Pour la C.G.T.- F.O. Pour l’UNSA TEREGA

ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en oeuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections du Comité Social Économique de la société Terega

SOMMAIRE

PRESENTATION GENERALE DES BESOINS 4

1.1 CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE 4

1.2 NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES 4

1.3 NATURE ET PÉRIODE DES ÉLECTIONS 4

EXIGENCES PRÉALABLES 5

2.1 EXPERTISE 5

2.2 SÉPARATION DES DONNÉES NOMINATIVES DES ÉLECTEURS ET DES VOTES 5

2.3 SÉCURITÉS INFORMATIQUES 5

2.4 SCELLEMENT DU DISPOSITIF DE VOTE ÉLECTRONIQUE 6

2.5 DISPOSITIF DE SECOURS 6

2.6 SURVEILLANCE EFFECTIVE DU SCRUTIN 6

2.7 LOCALISATION 7

SCRUTIN 7

3.1 LES OPÉRATIONS PRÉCÉDANT L’OUVERTURE DU SCRUTIN 7

3.1.1 CONSTITUTION DU FICHIER DES ÉLECTEURS 7

3.1.2 AUTHENTIFICATION DE L'ÉLECTEUR 8

3.1.3 LES LISTES DE CANDIDATS 8

3.1.4 L’INFORMATION DES ÉLECTEURS 9

3.1.5 TEST ET RECETTE DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE 9

3.2 LE DÉROULEMENT DU VOTE 10

3.2.1 SCÉNARIO DE VOTE 10

3.2.2 PROCÉDURE D’OUVERTURE DES ÉLECTIONS 10

3.2.3 CHIFFREMENT DES BULLETINS DE VOTE DANS L’URNE ÉLECTRONIQUE 11

3.2.4 ÉMARGEMENT 11

3.2.5 PROCÉDURE DE CLÔTURE DES ÉLECTIONS 11

3.2.6 DÉPOUILLEMENT 11

3.2.7 ASSISTANCE TECHNIQUE 12

PRESTATION DE CONSEIL ET D'ASSISTANCE DE LA DRH 13

PRESENTATION GENERALE DES BESOINS

1.1 CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, Terega souhaite mettre en oeuvre un système de vote électronique par internet.

Les élections organisées sont celles du Comité Social et Économique (CSE).

L’organisation du vote électronique doit répondre aux conditions précisées par le décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 pris pour son application.

Il doit être conforme en tous points:

• aux dispositions de la recommandation CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010

• aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-17 du Code du travail

• aux nouvelles exigences du Règlement Général pour la protection des données (RGPD)

1.2 NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES

Le prestataire aura en charge:

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de TEREGA;

• la mise en oeuvre du système de vote électronique;

• la mise en oeuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

1.3 NATURE ET PÉRIODE DES ÉLECTIONS

Les élections à organiser sont les élections des représentants du personnel au Comité Social et Économique, titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l’ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

La date du premier tour de scrutin ainsi que sa durée seront déterminés dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles concernées. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

En cas de second tour, l’application de vote électronique sera accessible dans les mêmes conditions.

L’effectif, le nombre et la composition des collèges ainsi que la répartition des sièges dans les collèges seront arrêtées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

EXIGENCES PRÉALABLES

2.1 EXPERTISE

Afin de garantir la sincérité des opérations électorales, le prestataire fournira à TEREGA le dernier rapport d’expertise produit par un expert indépendant concluant à la conformité du système de vote électronique qui sera utilisé, aux dispositions des articles R. 2314-9 du code du travail.

L’expertise doit être conforme aux dispositions de la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le prestataire fournira également une attestation aux termes de laquelle il atteste que le système de vote électronique qui sera utilisé n’a pas connu de modification substantielle depuis la dernière expertise.

2.2 SÉPARATION DES DONNÉES NOMINATIVES DES ÉLECTEURS ET DES VOTES

Le dispositif doit garantir que l'identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Ainsi, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

2.3 SÉCURITÉS INFORMATIQUES

Il convient que toutes les mesures physiques (contrôle d'accès, détermination précise des personnes habilitées à intervenir...) et logiques (firewall, protection d'accès aux applicatifs...) soient prises afin de garantir la sécurité des données personnelles et du système de vote dans son ensemble.

Les algorithmes de chiffrement et de signature électronique doivent, dans tous les cas, être des algorithmes publics réputés forts.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes:

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période du vote jusqu’à la clôture du scrutin.

2.4 SCELLEMENT DU DISPOSITIF DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Avant le début du scrutin, les systèmes de vote électronique utilisés, la liste des candidats et la liste des électeurs doivent faire l'objet d'un scellement, c'est-à-dire d'un procédé permettant de déceler toute modification du système.

Avant cette procédure de scellement, il est vérifié que les modules ayant fait l'objet d'une expertise n'ont pas été modifiés.

La liste d'émargement et l'urne électronique doivent faire l'objet d'un procédé garantissant leur intégrité durant le vote, c'est-à-dire assurant qu'ils ne peuvent respectivement être modifiés que par l'ajout d'un bulletin et d'un émargement, dont l'intégrité est assurée, d'un électeur authentifié de manière non frauduleuse. Ce procédé doit déceler toute autre modification du système.

Après la clôture du vote, la liste d'émargement et l'urne électronique doivent être scellées.

Les procédés de scellement doivent eux-mêmes utiliser des algorithmes publics réputés forts et, le cas échéant, respecter les recommandations du référentiel général de sécurité.

La vérification des scellements doit pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin.

2.5 DISPOSITIF DE SECOURS

Le système de vote électronique doit comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2.6 SURVEILLANCE EFFECTIVE DU SCRUTIN

La mise en œuvre du système de vote électronique doit être opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux, éventuellement, déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote ou d'experts désignés par lui. Dès lors, il importe que toutes les mesures soient prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus pour assurer le secret du vote et, en particulier, les mesures prises pour :

• garantir la confidentialité du fichier des électeurs comportant les éléments d'authentification ;

• garantir le chiffrement ininterrompu des bulletins de vote et leur conservation dans un traitement distinct de celui mis en œuvre pour assurer la tenue du fichier des électeurs ;

• assurer la conservation des différents supports d'information pendant et après le déroulement du scrutin.

Toutes les facilités doivent être accordées aux membres du bureau de vote et le cas échéant aux délégués des candidats, s'ils le souhaitent, pour pouvoir assurer une surveillance effective de l'ensemble des opérations électorales.

A ce titre et afin de garantir un contrôle effectif des opérations électorales, le prestataire technique doit mettre à disposition tous documents utiles et assurer une formation au fonctionnement du dispositif de vote électronique.

2.7 LOCALISATION

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé chez Terega. Il doit se situer physiquement en France, au sein des locaux du prestataire ou dans un local extérieur sous le contrôle de ce dernier. Quel que soit le mode d’hébergement retenu, le prestataire prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique des locaux hébergeant le système informatique et protéger ce système des intrusions extérieures.

SCRUTIN

3.1 LES OPÉRATIONS PRÉCÉDANT L’OUVERTURE DU SCRUTIN

3.1.1 CONSTITUTION DU FICHIER DES ÉLECTEURS

Les listes électorales sont constituées par TEREGA. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par TEREGA et sont ensuite fournies au prestataire.

Afin de permettre une vérification par TEREGA et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à TEREGA, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique.

Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

3.1.2 AUTHENTIFICATION DE L'ÉLECTEUR

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux.

3.1.3 LES LISTES DE CANDIDATS

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de TEREGA au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à TEREGA, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

3.1.4 L’INFORMATION DES ÉLECTEURS

Le prestataire fournit aux électeurs, en temps utile, une note explicative détaillant clairement les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

3.1.5 TEST ET RECETTE DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des membres du bureau de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permettre aux membres du bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, les clés de déchiffrement sont générées.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Les étapes de contrôle sont les suivantes:

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats

• contrôles de la conformité des résultats obtenus

• validation du dispositif de vote

3.2 LE DÉROULEMENT DU VOTE

3.2.1 SCÉNARIO DE VOTE

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter;

• une étape de présentation des listes de candidats en présence;

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »;

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés;

• la confirmation par l’électeur du choix effectué;

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

3.2.2 PROCÉDURE D’OUVERTURE DES ÉLECTIONS

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Terega.

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

3.2.3 CHIFFREMENT DES BULLETINS DE VOTE DANS L’URNE ÉLECTRONIQUE

Le bulletin de vote doit être chiffré par un algorithme public réputé « fort » dès son émission sur le poste de l'électeur et être stocké dans l'urne, en vue du dépouillement, sans avoir été déchiffré à aucun moment, même de manière transitoire. La liaison entre le terminal de vote de l'électeur et le serveur des votes doit faire l'objet d'un chiffrement distinct de celui qui s'applique au bulletin pour assurer la sécurité tant du procédé d'authentification de l'électeur que de la confidentialité de son vote. La mise en place du canal de communication doit intégrer une authentification du serveur de vote.

Par ailleurs, le stockage du bulletin dans l'urne ne doit pas comporter d'horodatage, pour éviter tout rapprochement avec la liste d'émargement.

3.2.4 ÉMARGEMENT

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les personnes habilitées de la Direction des Ressources Humaines.

L'émargement doit se faire dès la validation du vote de façon à ce qu'un autre vote ne puisse intervenir à partir des éléments d'authentification de l'électeur déjà utilisés. L'émargement comporte un horodatage. Cette liste, aux fins de contrôle de l'émargement, ainsi que le taux de participation ne doivent être accessibles qu'aux membres du bureau de vote et aux personnes autorisées.

Les listes d’émargements définitives sont remises à TEREGA sur support numérique à l’issue de l’élection.

3.2.5 PROCÉDURE DE CLÔTURE DES ÉLECTIONS

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote.

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

3.2.6 DÉPOUILLEMENT

La fermeture du scrutin doit immédiatement être suivie d’une phase de scellement de l’urne et de la liste d’émargement, phase qui précède le dépouillement.

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

3.2.7 ASSISTANCE TECHNIQUE

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

PRESTATION DE CONSEIL ET D'ASSISTANCE DE LA DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique;

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

5. GESTION INFORMATIQUE ET TECHNIQUE DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.