Accord d'entreprise "Modalités générales du vote électronique pour les élections professionnels de l'autorité des marchés financiers" chez AMF - AUTORITE DES MARCHES FINANCIERS (Siège)

Entre :

L’Autorité des Marchés Financiers, Autorité Publique Indépendante, créée par la loi n°2003-706 du 1^er août 2003 de sécurité financière et son décret d’application n°2003-1109 du 21 novembre 2003, sise 17, place de la Bourse 75082 Paris Cedex 02, représentée par son directeur général adjoint, M. …….

D’une part,

Et

L’organisation syndicale CFDT, représentée par ……….en qualité de délégué syndical 

D’autre part,

Ci-après collectivement dénommée « les Parties »

Il a été conclu le présent accord fixant les modalités générales du vote électronique aux élections professionnelles du Comité social et économique (CSE).

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires conviennent, pour les élections des membres du Comité social et économique (CSE), de mettre en place la possibilité de recourir au vote électronique, sur le lieu de travail ou à distance.

L’AMF ainsi que les organisations syndicales discuteront dans le cadre du protocole préélectoral des modalités techniques et fonctionnelles du vote, du calendrier ainsi que de la répartition des sièges.

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire de service externe choisi par l’Autorité des marchés financiers, respectant les prescriptions règlementaires énoncées notamment à l’article L.2314-26 du Code du travail, tel que modifié par l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et aux articles R.2314-5 et R.2314-18 du Code du travail.

Le présent accord prévoit que le vote électronique aux élections professionnelles a un caractère exclusif. Le présent accord exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

- Vérifier l’identité des électeurs ;

- S’assurer de l’intégrité du vote ;

- S’assurer de l’unicité du vote ;

- S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote ;

- S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique ;

- Permettre la publicité du scrutin.

Article 1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’AMF (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition) ayant la qualité d’électeur.

Article 2. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

2.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’AMF prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2.2 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

2.3 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2.4 Expertise et conformité au RGPD

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives au sein de l’Institution seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalable au traitement des données personnelles.

2.5 Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3. Déroulement des opérations de vote

3.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

3.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

3.3 Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 5 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

3.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

3.5 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Article 4 Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord étant conclu en application des articles L. 2231-1 et suivants du Code du travail, à l'expiration du délai d'opposition, il fera l'objet d'un certain nombre de publicités à la diligence de l'entreprise:

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties est remis à chaque signataire ;

• un exemplaire est déposé au greffe du conseil des prud'hommes dont relève l'AMF ;

• un exemplaire dans sa version originale au format PDF est déposé sur la plateforme Télé Accords qui vaut dépôt auprès de la DIRECCTE et un exemplaire au format doc anonymisé ;

• un exemplaire est déposé dans la base de données nationale.

Cet accord est déposé sur le site de l’intranet de l’AMF.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Paris, le 24 juillet 2019, en 4 exemplaires originaux

Pour l’AMF,

Monsieur………, Directeur général adjoint

Pour la CFDT

Monsieur……., Délégué syndical