Siège social

1 Route de Rosel – Saint Contest

14053 CAEN Cedex 4

Tél. 0231471919

Fax. 0231471900

Courriel : LABÉO@laboratoire-LABÉO.fr

N°SIRET : 13001843500011

Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Économique (C.S.E.)

Entre les soussignés :

Le Groupement d’Intérêt Public (GIP) LABÉO représenté par son Directeur Général dûment mandaté à cet effet,

Et :

L’Organisation Syndicale représentative FA-FPT au sein du GIP LABÉO, représentée par le Délégué Syndical de la FA-FPT,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Le GIP LABÉO est constitué de 4 établissements et 2 agences sur le territoire français.

Afin de faciliter l’organisation des élections du futur Comité social et économique (CSE), la Direction du GIP LABÉO en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié les possibilités pour l’entreprise de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que le GIP LABÉO va faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R. 2324-8 et R. 2314-12 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec l’Organisation Syndicale signataire du présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du CSE.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles du CSE.

1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• De s’identifier et de prendre part au vote,

• De compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pendant la durée du scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne, leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

1.3 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 à 21 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.

ARTICLE 3 : DEPOUILLEMENT ET RESULTATS

À l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03). À partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

ARTICLE 4 : REVISION DE L’ACCORD

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

ARTICLE 5 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré électoral, lié aux prochaines élections professionnelles.

Il sera déposé conformément aux dispositions légales en la matière à la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) à l’adresse : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/ et au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes compétents.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord sera rendu public. Il alimentera la base de données nationale dont le contenu est publié en ligne. Le présent accord est signé en 5 exemplaires originaux dont un exemplaire sera remis à chaque signataire et un affichage sera effectué, sur le site intranet.

Afin de protéger les intérêts de LABÉO, la Direction et les organisations syndicales signataires conviennent que le présent accord sera publié dans une version anonymisée.

Fait à Saint Contest, le

En 5 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.

Pour le GIP LABÉO

Le directeur général, dûment mandaté à cet effet,

Pour l’Organisation Syndicale

FA-FPT, représentée par le délégué syndical

ANNEXES : Cahier des charges de mise en œuvre

Du vote électronique

Confidentialité :

La réception du présent document vaut engagement formel et irrévocable pour le client de ne pas le reproduire et de ne pas le diffuser, en tout ou partie ; de ne pas divulguer son contenu même partiellement et de ne pas utiliser les informations qu’il contient dans un autre cadre que celui de la réalisation d’un système de vote électronique pour les élections professionnelles du GIP LABÉO.

SOMMAIRE

1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES BESOINS : VOTE ÉLECTRONIQUE 9

1.1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique 9

1.2. Nature des prestations attendues. 9

2. FONCTIONNALITÉS ATTENDUES DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE 10

2.1. Fonctionnalités générales. 10

2.1.1 - Système de vote électronique distant 10

2.1.2 - Période des élections 10

2.1.3 - Nature des élections 10

2.1.4 - Sécurisation du système proposé 10

2.1.5 – Navigateur Web 11

2.2. Scénario de vote 12

2.3. Procédure d’ouverture des élections 12

2.4. Procédure de fermeture des élections 13

3. AUTRES PRESTATIONS À FOURNIR 15

3.1. Préparation des élections 15

3.1.1 - Prestations liées au « fichier électeurs » 15

Constitution du fichier électeurs 15

3.1.2 - Prestations liées aux listes de candidats. 17

3.1.3 - Phase de test et de recette du système de vote électronique 17

3.1.4 - Scrutin à blanc 18

3.1.5 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH 18

3.1.6 - Cellule d’assistance pour les électeurs 19

3.1.7 - Remise des résultats. 19

4. CRITERES D’ATTRIBUTION 21

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES BESOINS : VOTE ÉLECTRONIQUE

1.1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles du GIP LABÉO, ce dernier souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique concernera environ 400 électeurs dans, répartis en 3 collèges.

Les élections organisées sont celles du CSE (Comité Social et Economique)

L’organisation de ces élections est encadrée par les articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007‐602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection du CSE et modifiant le code du travail.

1.2. Nature des prestations attendues.

Le prestataire aura en charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la

Direction des Ressources Humaines

• La mise en œuvre du système de vote électronique

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

2. FONCTIONNALITÉS ATTENDUES DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

2.1. Fonctionnalités générales.

2.1.1 - Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par le GIP LABÉO mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

2.1.2 - Période des élections

La durée du 1er tour de scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles concernées, durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

En cas de 2nd tour l’application de vote électronique sera accessible durant la même période (sauf en cas de carence).

2.1.3 - Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections du CSE ;

Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

2.1.4 - Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

• Par ailleurs, le prestataire fournira au GIP LABÉO les conclusions du rapport d’expertise indépendant de son système de vote électronique obligatoirement.

2.1.5 – Navigateur Web

La solution retenue devra être parfaitement compatible avec les navigateurs utilisés aujourd’hui :

• Internet Explorer 8 et +

• Firefox 10 et +

• Google Chrome

• Safari 5 et + (Mac)

Ainsi que sur toutes les plateformes mobiles connues :

• Android

• IOS

• Microsoft

Le soumissionnaire devra lister à minima les plateformes non compatibles avec sa solution.

2.2. Scénario de vote

Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui‐ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « ticket » confirmant l’enregistrement de son vote

Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Traitements sous‐jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité des votes ; le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.

A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système ; la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

2.3. Procédure d’ouverture des élections

L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein du GIP LABÉO. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

Étapes

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture ; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• la création d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise « en ligne » au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète

• l’ouverture des élections par la saisie du code secret Président et d’au moins l’un des codes Assesseurs

2.4. Procédure de fermeture des élections

Étapes

La procédure de fermeture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure de fermeture; les Président et Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• la fermeture des élections par la saisie du code secret Président et d’au moins l’un des codes Assesseurs

2.5. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement de

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• la remise « en ligne » au prestataire de la clé secrète permettant le dépouillement des bulletins de vote

• l’édition « en ligne » des résultats des élections ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat

• la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles CERFA.

2.6. Scellement du système.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

2.7. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

2.8. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

- Les noms et prénoms des électeurs,

- Le collège de l’électeur.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

2.9. Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

2.10. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 4 plates‐formes géographiquement distinctes.

En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des Organisations Syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

AUTRES PRESTATIONS À FOURNIR

3.1. Préparation des élections

3.1.1 - Prestations liées au « fichier électeurs »

Constitution du fichier électeurs

Les listes électorales sont constituées par le GIP LABÉO. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par collège et pour le CSE.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par le GIP et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement du vote de l’électeur (zone géographique),

• Le collège d’appartenance de l’électeur,

• Les droits de vote de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile et adresse mail professionnelle)

• Des informations d’authentification (éventuellement)

Objet du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé

• Contrôler les accès au système de vote électronique

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur

• Éditer les listes d’émargement

Transmission du fichier électeurs

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre le GIP LABÉO et lui‐même.

Confidentialité du fichier électeurs

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• Un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• Un code secret qu’il sera seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.

Adressage des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par le GIP LABÉO, les représentants du Personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira au GIP LABÉO, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Mise à jour du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. S'il est techniquement possible d'effectuer des mises à jour jusqu'à l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

3.1.2 - Prestations liées aux listes de candidats.

Généralités

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel du GIP LABÉO, et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles‐ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein du GIP LABÉO ou par des candidats non affiliés.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

- l’instance représentative du personnel à savoir le CSE;

- le collège ;

- s’il s’agit de la liste des titulaires ou des suppléants ;

- les noms et prénoms des candidats dans l’ordre dans lequel ils se présentent ;

- le lieu de travail des candidats ;

- l’appartenance syndicale (éventuellement) ;

-le sexe (conformément à l’obligation désormais inscrite en termes de parité) du candidat

-le statut du candidat (fonctionnaire ou salarié de droit privé)

- s’il s’agit du 1er ou 2nd tour de scrutin.

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Profession de foi

Le prestataire proposera la possibilité de déposer la profession de foi des candidats sur la plateforme internet et précisera le poids à respecter.

3.1.3 - Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.

Période de test

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre le GIP LABÉO et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

Cette phase sera bien distincte de la période à blanc.

3.1.4 - Scrutin à blanc

Objectifs du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

Étapes du scrutin à blanc

Le « scrutin à blanc » vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification substantielle depuis le « scrutin à blanc ».

Le test permettra également de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Une fois le « scrutin à blanc » validé le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par les Président et Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire

• Ouverture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote

• Réalisation de plusieurs votes

• Fermeture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote

• Remise au prestataire des clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus

• Scellement de l’application de vote électronique

3.1.5 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle‐ci notamment pour les tâches suivantes :

• La réalisation de la déclaration CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• La rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• La présentation du système aux partenaires sociaux

  6. - Cellule d’assistance pour les électeurs

Une plateforme d’assistance téléphonique sera proposée durant la toute la période de vote. Elle permettra d’accompagner les électeurs et de les assister rapidement en cas de problèmes ou de questions.

Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement du système en collaboration avec le PIO et le service RH.

3.1.7 - Remise des résultats.

Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises au GIP LABÉO sur support numérique à l’issue des élections.

Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

Procès-Verbaux des élections

Les Procès-Verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles CERFA, seront mis à la disposition du GIP LABÉO par le prestataire.

du système de

Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.

Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections du GIP LABÉO (stockage et accès).

Ticket d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

CRITERES D’ATTRIBUTION

• Valeur technique sur l’accompagnement / formation /l’assistance /Expertise : 60 %

• Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés dans le cahier des charges : 40 %