Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A L'UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ET DE COMMUNICATION PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES ET LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE" chez CNAF - CAISSE NATIONALE DES ALLOCATIONS FAMILIALES (Siège)

CAISSE NATIONALE D’ALLOCATIONS FAMILIALES

ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES ET LE COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL

Entre d’une part :

La Caisse Nationale des Allocations Familiales, représentée par son Directeur général,

et, d’autre part :

les organisations syndicales représentatives,

il est convenu ce qui suit :

Préambule

Conformément à l’accord du 15 juin 2020 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent accord ont souhaité définir les modalités d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la Cnaf.

L’accès à ces technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Les outils de communication mis en place par le présent accord permettent en outre à tout salarié d’accéder librement à l’information syndicale de son choix depuis un poste de travail d’entreprise connecté au réseau sécurisé de la Cnaf.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord est d’application impérative dans tous les sites de la Cnaf.

Cet accord bénéficie à l’ensemble des organisations syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’entreprise ou d’un établissement au sens de l’article
L 2142-1 du Code du travail, ci-après dénommées organisations syndicales.

Article 2 : Principes généraux

Le présent article a pour objet de définir les règles générales applicables à la communication des organisations syndicale et des Instances Représentatives du Personnel au sein de la Cnaf quel que soit le site concerné, par voie d’affichage électronique ou par courriel.

2.1. Principes relatifs au contenu et aux modalités de diffusion des communications et messages

Les principes généraux qui régissent l’usage des outils visés par le présent accord sont les suivants :

• Le contenu des communications et messages émis via les outils mis en place par le présent accord revêtent un caractère exclusivement syndical. Sous cette réserve, le contenu des communications et messages est librement déterminé par les acteurs habilités à émettre les contenus ;

• Les communications et messages émis via les outils mis en place par le présent accord respectent les règles relatives au droit de la presse. Ils doivent ne contenir ni injures, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image ;

• Chaque information syndicale est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de la Cnaf,

• Lors de la diffusion de communications syndicales par courrier électronique, l’organisation syndicale veille à ce que le Directeur général, la Secrétaire générale et la Secrétaire générale adjointe soient systématiquement également destinataires de cet envoi.

• Les documents transmis aux membres des Instances représentatives du personnel et signalés comme confidentiels par l’employeur ne peuvent faire l’objet d’une mise en ligne et d’une diffusion interne et externe à l’entreprise.

• Il est rappelé que le personnel de la Cnaf est soumis à l’obligation de secret professionnel ;

Article 2.2. : Principes relatifs à la sécurité du réseau informatique et à la maintenance

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la Charte de la sécurité informatique.

Les Organisations Syndicales et les Instances Représentatives du Personnel utilisent les outils mis à leur disposition en s’assurant que :

• Les forums de discussion et les espaces collaboratifs sont privés et soumis à habilitation

• Toute les informations sont mises à disposition et non affichées directement dans les messages

En cas d’incident, les organisations syndicales bénéficieront de la maintenance du matériel et des outils informatiques dans les conditions en vigueur dans l’établissement concerné.

Article 3 : Communication par les organisations syndicales au niveau national et au niveau local

Le présent article a pour objet de mettre en œuvre la communication des organisations syndicales, par voie d’affichage électronique ou par courriel, au niveau national, ainsi qu’au niveau local.

Article 3.1: Espace de communication syndicale par voie d’affichage électronique

Les salariés peuvent accéder aux espaces de communication syndicale de chaque organisation syndicale par le biais du portail Cafcom. Ce dernier permet une redirection vers un SharePoint consacré et géré par chaque syndicat.

Cet espace est utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Le contenu des espaces syndicaux nationaux sera accessible et identique pour l’ensemble du personnel de la Cnaf.

Article 3.2 : Communication syndicale par messagerie électronique

Outre l’information syndicale, l’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales a vocation à prévenir l’ensemble des collaborateurs de la Cnaf, ou ceux d’un site, de la mise en ligne de documents et des mises à jour des rubriques syndicales disponibles sous l’Intranet.

Les courriels sont adressés à la liste de destinataires en copie cachée afin d’éviter que des réponses soient adressées à tous.

Le corps du courriel envoyé sur la boîte aux lettres électronique de chaque salarié ne doit pas contenir le contenu même du tract, mais un lien qui permet la redirection vers le tract qui sera sous l’espace SharePoint dédié. En revanche, le thème du tract peut apparaître dans l’objet du courriel.

Des restrictions ponctuelles dans l’utilisation de la messagerie sont susceptibles d’être décidées par la Direction en fonction des opérations indispensables d’exploitation ou de maintenance. Dans ces situations, qui ont vocation à rester exceptionnelles, les organisations syndicales sont informées le plus tôt possible.

Les salariés peuvent s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site syndical hébergé sur l’espace syndical, accessible également par un lien contenu dans le mail d’envoi. Ils pourront néanmoins continuer d’accéder au Sharepoint.

Seront créées :

• des Teams syndicales, avec Sharepoint associé, pour chacune des organisations et sections syndicales présentes dans l’entreprise, sous la forme suivante : CNAF-E-xxxxx (xxxxx étant le nom du syndicat). Possibilité de masquer les équipes si nécessaire

• Une boîte aux lettres partagée pour chacune des organisations et sections syndicales présentes dans l’entreprise, sécurisée selon les principes des chartes informatiques.

Chaque organisation syndicale désignera un maximum de 9 utilisateurs de la boîte aux lettres dédiée à l’organisation syndicale. Les délégués syndicaux seront habilités à demander au service support de donner les accès.

Dès lors que chaque organisation Syndicale et chaque Instance représentative du personnel disposent d’une BAL, les élus ne sont pas autorisés à diffuser des messages à caractère syndical à partir de leur messagerie nominative professionnelle.

Article 4 : Communication nationale relative au Comité social et économique

Le présent article a pour objet de mettre en œuvre la communication relative au Comité social et économique, par voie d’affichage électronique ou par courriel, par le biais de BAL dédiées.

Le règlement intérieur et toute autre information inhérente au CSE sont hébergés dans une bibliothèque dédiée et gérée par le CSE sous son SharePoint.

Il bénéficie aux membres du bureau, ainsi qu’au secrétariat des œuvres sociales du CSE.

Article 4.1 : Espace de communication par voie d’affichage électronique

Article 4.1.1 : Ordres du jour et comptes rendus du CSE

Dans tous les sites, le personnel de la Cnaf bénéficie d’un accès à la rubrique nationale dédiée au CSE à partir de Cafcom permettant ainsi une redirection vers le site internet du CSE.

Les procès-verbaux des réunions plénières et extraordinaires sont mis en ligne dans la zone adéquate de la rubrique « Vie sociale », par la Direction des ressources humaines, sous 48 heures à compter de leur date d’approbation.

Article 4.2 : Communication par messagerie électronique

Une boîte aux lettres générique Cnaf sera créée pour le Comité social et économique sous le format suivant :

CSE-CNAF@cnaf.fr

La Direction garantit une capacité suffisante des BAL afin de permettre au CSE de communiquer à l’ensemble des salariés de la Cnaf.

Par ailleurs, le CSE est autorisé à faire envoyer des messages relatifs aux œuvres sociales par le site internet du CSE, sur les boîtes aux lettres professionnelles des salariés.

Article 5 : Communication propre à chaque site

Les PV des réunions de représentants de proximité sont mis en ligne sur Cafcom par la Direction des Ressources Humaines, dans une rubrique dédiée, classée par sites mais accessible à tous les sites.

Les représentants de proximité et les référents de site disposent de boîtes aux lettres partagées propres à leur mandat et leur site (cf article 6.2).

Article 6 : Moyens de communication mis à disposition des représentants du personnel

Afin de faciliter les échanges et le travail collaboratif au sein des différentes catégories de représentants du personnel, la Direction met à la disposition de ces derniers, en plus des outils bureautiques et collaboratifs utilisés à la Cnaf, les outils et moyens suivants :

Article 6.1 : Pour les membres du CSE et ses différentes commissions, les Teams et canaux suivants sont créés.

• Une TEAM CNAF-E-CSE, qui contient les canaux privés suivants :

  • Bureau

  • Membres CSE

  • Secrétariat

  • Un canal par commission du CSE

• Pour chacun de ces canaux, un SharePoint est associé.

• Une boîte aux lettres partagée, dont la forme est : CNAF-BP-CSE xxxx (xxxx = nom du canal)

Article 6.2 : Pour les représentants de proximité et les référents de site, les Teams et canaux suivants sont créés.

• Une TEAM-E-CSE RP RS, qui contient les canaux privés suivants :

  • Site Bordeaux RP

  • Site Bordeaux RS

  • Site Caen RP

  • Site Caen RS

  • Site Dijon RP

  • Site Dijon RS

  • Site IDF RP

  • Site IDF RS

  • Site Le-Mans RP

  • Site Le-Mans RS

  • Site Lyon RP

  • Site Lyon RS

  • Site Metz RP

  • Site Metz RS

  • Site Nice RP

  • Site Nice RS

  • Site Paris RP

  • Site Paris RS

  • Site Rennes RP

  • Site Rennes RS

  • Site Valenciennes RP

  • Site Valenciennes RS

  • Pour chacun de ces canaux, un SharePoint est associé.

• Une boîte aux lettres partagée a été créée, dont la forme est CNAF-BP-RS-Site-xxxx ou CNAF-BP-RP- Site-xxxx (xxx étant le nom du site).

Article 7 : Moyens nationaux mis à disposition pour la mise en œuvre de l’accord

Le présent article a pour objet de définir les moyens alloués dans le cadre de la communication nationale des organisations syndicales et celle relative au Comité social et économique, par voie d’affichage électronique ou par courriel.

Article 7.1 : Listes de diffusion

Dans le cadre des articles 3 et 4 du présent accord, la Direction s’engage à mettre à disposition des listes de diffusion gérées par le Support SI (liste par site, par direction, …)

L’identification du collège concerné par la communication syndicale peut être effectuée dans l’objet du mail.

Une mise à jour trimestrielle de ces listes de diffusion sera réalisée par la Direction pour la mise à jour des listes auprès du Support SI

Article 7.2 : Formation et accompagnement

Pour la mise en œuvre des articles 3 et 4 du présent accord, les personnes dûment habilitées par les organisations syndicales et le secrétaire du CSE, ou ses adjoints, seront formées à la gestion des outils et logiciels mis à disposition par la Direction.

A la suite de l’entrée en vigueur de l’accord, deux sessions de formation au minimum seront organisées sur demande des organisations syndicales pour les personnes habilitées.

Des guides techniques seront également mis à la disposition des utilisateurs des outils ainsi que des tutoriels.

Article 7.3 : Moyens matériels

Dans le cadre du présent accord, la Cnaf met à disposition le matériel informatique ainsi que les logiciels nécessaires à la communication par voie d’affichage électronique et l’utilisation de la messagerie électronique.

Article 8 : Utilisation non-conforme des outils

Si la Direction constate une utilisation non-conforme des espaces de communication syndicale ou de la messagerie électronique par une organisation syndicale ou par le CSE au regard des dispositions du présent accord, un premier échange aura lieu avec l’administrateur ou le responsable concerné afin de régulariser la situation.

Si la situation persiste, un courrier précisant la nature de l’utilisation non-conforme constatée sera adressé par la Direction à l’organisation syndicale concernée.

A l’issue de cette procédure et si le différend persiste, la Direction saisira la juridiction compétente.

En cas d’urgence, la Direction peut saisir directement la juridiction compétente.

Cette procédure s’applique aux communications syndicales nationales ainsi qu’à celles du CSE. En l’absence de dispositions spécifiques locales, cette procédure s’applique aux communications syndicales locales, internes ou externes.

Article 9 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, avec prise d’effet le 1^er juillet 2020 pour toute la durée de la mandature en cours.

Article 10 : Notification

Conformément à l’article L 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise puis mis en ligne sur Cafcom.

Article 11 : Révision et dénonciation

Article 11.1 Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales prévues par les articles L2261-7-1 et suivants du code du travail.

Article 11.2 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois dans les conditions prévues à l’article L2261-9 et suivants du code du travail.

Article 12 : Entrée en vigueur - Publicité

Cet accord sera déposé :

• auprès de la DIRECCTE dans le ressort de laquelle il a été conclu, via une version support électronique signée par les parties.

• au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l’article L2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt.

Fait à Paris, le 15 juin 2020

Le Directeur Général de la CNAF,

Pour la C.F.D.T :

Pour la C.F.E.-C.G.C. :

Pour la CFTC

Pour la C.G.T. :

Pour FO :