Accord d'entreprise "accord sur le travail à distance" chez EN3S - ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE SECURITE SOCIALE (Siège)

ACCORD SUR LE TRAVAIL A DISTANCE

Entre les soussignés :

L’Ecole Nationale Supérieure de Sécurité Sociale,

27 rue des docteurs Charcot

42031 Saint-Etienne Cedex 2 (cf coordonnées en fin de document)

Représentée par M , Directeur

ci-après dénommée l’Ecole,

d'une part,

et

M , déléguée syndicale, valablement désignée par la Confédération Générale du Travail (CGT), le 8 janvier 2008,

M , déléguée syndicale, valablement désignée par la Confédération française de l'encadrement - Confédération générale des cadres (CFE-CGC) le 12 juillet 2016.

représentant les salariés de l’Ecole.

d'autre part,

Est conclu un accord portant sur le travail à distance comme suit :

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés, de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Sur l’axe social, cette forme d’organisation permet un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée notamment pour les salariés ayant une durée de transport quotidienne importante.

Sur l’axe environnemental, le télétravail permet une diminution des temps de transport et des émissions de gaz polluants.

Dans le cadre de cette démarche d’employeur socialement responsable, l’Ecole et les parties au présent accord ont souhaité mettre en place le télétravail occasionnel de manière expérimentale sur une durée de 15 mois dans le cadre d’un premier accord sur le travail à distance conclu le 23 janvier 2018.

Comme convenu, un bilan du dispositif a été fait à l’issue de la période d’expérimentation sur la base des indicateurs et domaines suivants :

• Nombre de télétravailleurs et emplois concernés

• Nombre de demandes acceptées / nombre de demandes refusées

• Motifs de refus

• Difficultés rencontrées par les salariés et les managers

• Impacts du télétravail sur la productivité du salarié et sur la qualité de vie au travail

• Impacts du télétravail sur l’activité du service

Sur la base de ce bilan qui s’est révélé positif, les parties du présent accord ont engagé une nouvelle négociation qui a conduit aux dispositions qui suivent.

Par ailleurs, cet accord s’inscrit dans le prolongement des accords en matière de responsabilité sociale, notamment l’accord relatif à la promotion de la diversité et l’égalité des chances du 24 juin 2019.

Article 1- Champ d’application

1. Définition du télétravail occasionnel

Selon l’article L 1222-9 du Code du Travail, le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail occasionnel dans lesquelles un agent exécute en partie son contrat de travail à son domicile en utilisant les technologies de l’information et de la communication selon les modalités définies par l’accord.

En conséquence, le présent accord exclut de son champ d’application toute forme de travail hors des locaux de l’Ecole qui ne s’effectuerait pas au domicile de l’agent.

Celui-ci s’engage par ailleurs à informer le service RH de tout changement d’adresse impliquant un changement du lieu d’exécution du télétravail.

Il vise les agents appartenant aux effectifs de l’Ecole, quelle que soit la durée de leur temps de travail, la nature de leur contrat de travail et leur statut. La demande de télétravail sera examinée sur la base du volontariat et sur les modalités de sélection définies dans le présent accord.

2. Définition d’un télétravailleur

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de l’EN3S qui travaille à son domicile dans les conditions définies à l’article 1.1 ci-dessus.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les agents exerçant des activités itinérantes par nature qui ne peuvent pas être réalisées dans les locaux de l’employeur.

Article 2- Conditions de mise en place du télétravail occasionnel

2.1- Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe de volontariat. Il appartient donc à l’agent répondant aux conditions des articles 1.1 et 1.2 de solliciter l’accès au télétravail.

Les managers pourront, après examen, accepter ou refuser cette demande.

2.2- Objectifs du télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel a pour objectif de répondre à certaines situations spécifiques et ponctuelles comme par exemple :

• Eloignement du domicile lorsque le trajet aller (domicile – lieu de travail) est soit supérieur à une distance de 25 km soit supérieur à un temps de trajet de 30 mn en voiture référence via michelin ;

• Situation de grossesse jusqu’au départ en congé maternité ;

• Retour suite à un arrêt de travail de longue durée ;

• Conditions climatiques particulières ne permettant pas l’utilisation de transport en commun ;

• Difficultés de mobilité physique ;

• Difficulté de moyens de transport ;

• Traitement de dossier de fond.

2.3- Durée du télétravail occasionnel

Les jours de télétravail occasionnels ne pourront être supérieurs à 46 jours par année civile au prorata temporis du temps de travail.

Ces jours pourront être utilisés de manière ponctuelle ou sur une durée déterminée suivant le motif pour lequel ils sont utilisés.

En tout état de cause, afin de maintenir un lien suffisant entre l’agent et l’Ecole, le télétravailleur devra être présent au moins 2 jours par semaine quelle que soit la durée de son temps de travail.

2.4- Conditions d’accès au télétravail occasionnel

Lorsqu’une demande de télétravail occasionnel est exprimée, celle-ci est examinée au regard des critères suivants :

• Critères d’éligibilité des postes concernés

• Les activités non éligibles sont celles qui notamment doivent par nature être exercées dans les locaux de l’Ecole en raison de la nécessité d’équipements ou matériels ou de présence physique.

  • Les activités de l’agent ne doivent pas concerner les activités d’assistance dont le contenu ne permet pas le traitement de l’information sous format dématérialisés.

  • La demande de télétravail est compatible avec l’organisation du service rendu et ne doit pas altérer le bon fonctionnement de l’équipe.

• Critères d’éligibilité des agents concernés

• L’agent a la capacité de travailler en autonomie de façon régulière, à distance, ladite capacité étant appréciée notamment au regard de son ancienneté dans son métier/emploi. On entend par autonome le fait d’accomplir ses activités professionnelles dans le cadre d’objectifs prédéfinis en ayant recours ponctuellement à ses collègues et/ou sa hiérarchie.

• L’agent sait organiser son travail : il sait organiser et prioriser ses activités en fonction des objectifs à atteindre et organiser son temps de travail en conséquence.

• L’agent a une bonne maîtrise de son poste de travail.

• L’agent possède une bonne connaissance de l’environnement informatique.

• L’agent a la faculté de bien vivre la situation de détachement partiel du groupe tout en maintenant le lien social.

• Critères d’éligibilité du domicile de l’agent :

• L’agent doit pouvoir justifier d’un abonnement internet haut débit.

L’ensemble de ces critères est cumulatif.

2.5 Procédure d’accès au télétravail occasionnel

Lorsque l’agent exprime une demande de télétravail, le manager examine cette demande qu’il peut accepter ou refuser.

Les demandes sont acceptées par le manager au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.

2.5.1- Demande préalable de l’agent

La demande de télétravail doit être volontaire, écrite et motivée et effectuée dans un délai de 48 h sauf cause exceptionnelle. Elle est formalisée au travers d’une demande de journée de télétravail qui est déposée, via le logiciel de gestion du temps horoquartz, auprès du manager concerné.

La demande déposée sur le logiciel de gestion du temps horoquartz devra être impérativement être complété par l’un des motifs suivants dans l’encart « justification » :

• Dossiers de fond

• Missions du poste

Il n’est pas autorisé de télétravailler moins d’une journée, le télétravail n’ayant pas vocation à compenser un temps partiel.

De la même manière le télétravail occasionnel n’a pas vocation à être régulier et ne peut porter sur un jour fixe.

2.5.2 Examen de la demande de télétravail

La demande de passage en télétravail est examinée par le manager de l’agent.

Le service RH, garant du bon déroulement du processus viendra en accompagnement aux managers notamment sur la compréhension des outils mis à leur disposition.

Le manager doit veiller à ce que le nombre d’agents télétravailleurs soit compatible avec le bon fonctionnement de son service.

En cas de rejet de demande par le manager, celle-ci fait l’objet d’une notification motivée à l’agent concerné via le logiciel de temps complété par un courriel.

2.6 Formalisation de l’accès au télétravail occasionnel

Dans le cadre d’un télétravail occasionnel de courte durée, celui-ci sera formalisé par la demande de l’agent et par la réponse positive ou négative de son manager dans le logiciel de gestion du temps.

Dans le cas d’un télétravail occasionnel sur une durée déterminée, celui-ci sera formalisé par un avenant au contrat de travail.

2.7 Conditions de mise en œuvre technique

Il est convenu que dans le cadre du déploiement du télétravail, les agents n’étant pas équipés par l’Ecole de tablette surface avec connexion 4G utiliseront leur abonnement internet personnel.

La connexion internet peut se faire via le Modem (moyen d’accès à internet) personnel de l’agent.

En fonction du type de modem présent chez le salarié, la connexion sera :

• Filaire : connexion directement branchée sur un des ports du Modem internet

• Sans fil : via la Wi-fi

Si l’agent ne dispose pas d’équipements techniques nomades le délai de prévenance de 48 h sera mis à profit par le service informatique afin de mettre à disposition de celui-ci un équipement lui permettant de télétravailler dans les mêmes conditions que les collaborateurs équipés.

Article 3- Durée du travail

3.1 Durée du travail applicable

S’agissant de télétravailleurs soumis aux horaires du règlement de l’horaire variable, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel l’agent est affecté et donc dans le respect des règles légales en vigueur. A ce titre, il bénéficie de l’horaire variable.

3.2 Modalités de contrôle du temps de travail

L’agent en télétravail effectuera une journée forfaitaire de 7h16 ou 7h32 selon son profil habituel dans le respect des plages mobiles et fixes en vigueur dans les locaux de l’employeur.

3.3 Fixation des plages horaires d’accessibilité

Les plages horaires durant lesquelles l’Ecole peut contacter l’agent sont les plages correspondant aux plages fixes à savoir 9 h30 / 11 h 30 et 14 h 30 / 16 h.

L’Ecole est tenue de respecter ces plages. En dehors de celles-ci, la non réponse de l’agent ne peut lui porter préjudice.

Elles sont portées à la connaissance du manager de l’agent et de ses collègues de travail.

Article 4- Equipements techniques

4.1 Equipement de travail fournis par l’employeur

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et téléphonique adapté, à savoir :

• Un micro-ordinateur portable avec périphériques nécessaires

• un téléphone de prêt professionnel pourra être proposé aux collaborateurs n’en disposant pas

L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Le télétravailleur prend en charge le transport de son ordinateur lors de sa récupération dans les locaux de l’Ecole.

L’Ecole assure la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.

L’agent s’engage à prendre soin des équipements et à restituer le matériel prêté pour son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin à celle-ci.

4.2 Utilisation des équipements et protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur à l’Ecole et recensées dans la charte informatique.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur l’intégrité des données et le maintien de leur confidentialité ; notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et d’accès à son poste de travail pour les travaux effectués à son domicile.

Article 5- Frais professionnel

Une indemnité forfaitaire de 2.56 € par jour télétravaillé sera versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Le paiement de cette indemnité sera globalisé et effectué au mois de décembre de l’année N.

Ce montant est revalorisé au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuel constaté de l’indice insee « Logement, eau, gaz et combustible » ou de tout indice qui viendrait s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique.

Article 6- Statut social du télétravailleur

6.1 Egalité de traitement du télétravailleur

Le télétravailleur à domicile bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme.

A ce titre, les télétravailleurs à domicile ont le même accès à la formation que les agents qui travaillent dans les locaux de l’employeur. De même, ils participent au même titre que les autres agents aux réunions de service ou de l’Ecole.

De plus, un agent en télétravail bénéficie d’une pause-déjeuner comprise dans son horaire de travail journalier.

Il bénéficie, au titre du ou des jours télétravaillés, des mêmes modalités de participation de l’employeur au frais de repas que celles dont il bénéficie lorsqu’il exerce son activité dans l’Ecole.

Cependant, au même titre que les autres agents, l’Ecole prend en charge 50 % des abonnements de transports en commun de l’agent en télétravail.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur à domicile soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

6.2 Exercice des droits collectifs

En tant qu’agents de l’Ecole, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres agents.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres agents accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions, que les autres agents, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.

Article 7- Prise en compte des situations particulières et temporaires

7.1 Personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec le CHSCT (avec le CSE lorsqu’il sera mis en place), examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

7.2 Utilisation du matériel informatique de l’agent

Dans l’impossibilité de travailler à son domicile faute de matériel, l’agent doit revenir travailler sur site jusqu’à ce qu’un nouveau matériel puisse lui être fourni.

En cas de vol ou de perte du matériel de l’agent, celui-ci est tenu d’informer directement son manager et le service informatique. L’agent est tenu de prendre soin de ses équipements et en est responsable.

Dans ce cas présent, c’est l’assurance de l’agent qui prend en charge la perte ou le vol du matériel dans le cadre de sa responsabilité civile.

7.3 Suspension provisoire du télétravail

L’agent peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail)

Dans ces hypothèses, l’agent ou manager de l’agent peut demander, dès qu’il a connaissance de ces évènements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.

7.4 Gestion des absences

Les règles légales et conventionnelles régissant les absences pour congés, maladie ou accident sont applicables aux télétravailleurs.

En cas d’accident du télétravailleur survenu du fait ou à l’occasion du travail à domicile de l’agent, il est fait application du même régime que si l’accident était survenu dans les locaux de l’Ecole pendant le temps de travail.

A cet effet, le télétravailleur informe l’Ecole de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf en cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 8- Santé au travail et CHSCT (et CSE lorsqu’il sera mis en place)

L’Ecole rappelle au télétravailleur que ce dernier est tenu de respecter la politique de l’EN3S en matière de santé et de sécurité au travail.

Un espace dédié dans le logement est réservé à l’exercice de l’activité télétravail et soumis aux normes d’hygiène et de sécurité en vigueur à l’EN3S.

Article 9- Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une sensibilisation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les nouveaux collaborateurs de l’Ecole bénéficieront dans le cadre du parcours d’intégration d’un module de formation interne relatif au télétravail.

Les agents du service du télétravailleur seront sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 10- Consultation des instances représentatives du personnel

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable :

• Du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) (du CSE lorsqu’il sera mis en place)

• Du Comité d’Entreprise

En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail et aux IRP.

Un bilan annuel des données relatives au télétravail à l’EN3S est présenté à ces instances incluant les refus et leurs motifs.

Article 11- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu jusqu’au 31 décembre 2024.

Dans le respect des conditions posées par le Code du Travail, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision sur la base du bilan cité à l’article 12.

Article 12- Suivi de l’accord

Un bilan annuel sera réalisé et transmis aux IRP sur la base des indicateurs et domaines suivants :

• Nombre de télétravailleurs et emplois concernés.

• Nombre de jours télétravaillés.

• Répartition des jours télétravaillés par direction et statut.

• Nombre de refus et motifs de refus

Article 13- Entrée en vigueur

Le présent accord prend effet le 1^er juillet 2019

Article 14- Publicité

Le présent accord fait l’objet d’un dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi, et du Conseil des Prud’hommes.

Cet accord est affiché sur les lieux de travail et est individuellement adressé à chaque salarié de l’Ecole. Il est également déposé sur l’intranet de l’Ecole dans la rubrique GRH-Paie - Accords.

Fait à Saint-Etienne, le 1^er juillet 2019

en 4 exemplaires originaux.

Le Directeur de l’EN3S,
La déléguée syndicale CGT
La déléguée syndicale CGC/CFE