ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

DE L’OFFICE PUBLIC DE L’HABITAT DE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION

DE LA ROCHELLE

Entre

L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de La Rochelle, représenté par x, Directeur Général,

D’une part

Le syndicat Force Ouvrière (FO), représenté par le délégué syndical, ,

D’autre part

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

Article 1- Objet et champ d'application de l'accord 4

Chapitre 1 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

Article 1 : Choix du vote électronique 4

Article 2 : Choix du prestataire 4

Article 3 : Principes et caractéristiques généraux du système 5

Article 3.1 : Principes généraux 5

Article 3.2 : Caractéristiques du système 5

Article 3.3 : Etablissement du fichier des électeurs 5

Article 3.4 : Emargement 6

Article 3.5 : Urne électronique 6

Article 4 : Système de sécurité 6

Article 4.1 : Expertise du système 6

Article 4.2 : Cellule d'assistance technique 6

Article 4.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement 7

Article 5 – Programmation du site 7

Article 6 – Formation et information 7

Article 7 – Conservation des données 8

Chapitre 2 – Modalités d'organisation des opérations électorales 8

Article 1 : Durée et modalités du scrutin 8

Article 1.1 : Durée 8

Article 1.2 : Modalités 8

Article 2 : Matériel nécessaire au vote électronique 8

Article 2.1 : Matériel informatique-accès 8

Article 2.2 : Matériel de vote-codes confidentiels 9

Article 2.3 : Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception 9

Article 3 : Déroulement du scrutin 9

Article 3.1 : Scellement des urnes 10

Article 3.2 : Assistance aux utilisateurs 10

Article 3.3 : Consultation du nombre de votants 11

Article 3.4 : Bureau de vote 11

Article 3.5 : Dépouillement 11

Article 3.6 : Signature et conservation des listes d’émargement 12

Chapitre 3 : Durée de l'accord et publicité 13

Article 1 - Durée de l'accord – Dénonciation – Révision – Suivi de l’application 13

Article 2 – Dépôt et publicité de l'accord 13

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique pour les élections du CSE dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et de l’article L.2314-26 du code du travail.

Les parties ont par conséquent convenu d'encadrer le principe et les modalités du recours au vote électronique.

Ce sont dans ces conditions que le présent accord a été conclu.

Il a donc été convenu ce qui suit :

Article 1- Objet et champ d'application de l'accord

Cet accord a pour objet de prévoir la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE) au sein de l’entreprise.

Ces élections concernent l’ensemble des salariés privés et fonctionnaires.

Chapitre 1 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 1 : Choix du vote électronique

Il est convenu que cet accord sera mentionné dans le protocole d'accord préélectoral, le cas échéant.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Article 2 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur, la société xxxxx, dans le respect du cahier des charges respectant les prescriptions légales et réglementaires.

Ce dernier devra s'engager contractuellement à garantir le respect des principes généraux édictés ci-dessous (article 3.1).

Article 3 : Principes et caractéristiques généraux du système

Article 3.1 : Principes généraux

Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 3.2 : Caractéristiques du système

Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Article 3.3 : Etablissement du fichier des électeurs

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

La Direction établira ce fichier, conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire et comprenant notamment les mentions suivantes :

• Noms et prénoms des inscrits

• Date de naissance

• Date d'entrée dans l'Entreprise

• Ancienneté

• Collège d'appartenance

• Statut privé ou fonctionnaire

• E-mail et /ou numéro de téléphone

Ce fichier sera chargé dans le système.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, ou à défaut par note unilatérale de la direction.

Article 3.4 : Emargement

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un rapport distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet double chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Article 3.5 : Urne électronique

Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Un décompte à part sera également réalisé pour les fonctionnaires compte-tenu de l’obligation d’extraction des données propres à cette population à transmettre auprès de la préfecture.

Article 4 : Système de sécurité

Article 4.1 : Expertise du système

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Le prestataire a fourni à l'expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission.

Article 4.2 : Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4.3 : Dispositif en cas de dysfonctionnement

Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prend donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 – Programmation du site

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum conseillée de 2 Mo.

Article 6 – Formation et information

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée et de tutoriels vidéo.

Article 7 – Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Chapitre 2 – Modalités d'organisation des opérations électorales

Article 1 : Durée et modalités du scrutin

Article 1.1 : Durée

Le premier tour des élections des membres du CSE se déroulera par vote électronique du 01er au 08 décembre 2022 comme imposé réglementairement (OPH, fonctionnaires et privés).

Les salariés pourront voter du 01er décembre 2022 à 8h00 au 8 décembre 2022 à 17h00 pour l’ensemble des collèges.

En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 15 décembre 2022 à 8h00 au 22 décembre 2022 à 17h00. Cette seconde période sera validée ou modifiée dans le cadre du Protocole d'Accord Préélectoral mais ne pourra être d’une durée différente du premier tour.

Article 1.2 : Modalités

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Article 2 : Matériel nécessaire au vote électronique

Article 2.1 : Matériel informatique-accès

Pendant la période d'ouverture du scrutin, le Protocole d'Accord Préélectoral pourra prévoir de mettre à disposition des salariés électeurs le matériel informatique nécessaire et sécurisé (ordinateur fixe) avec une connexion au site sécurisé d'élections. La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.

Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes qui seront confirmées par le Protocole d’Accord Préélectoral.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fin de mise à disposition de l’ordinateur, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service et doivent utiliser les moyens à leur disposition (ordinateur individuel au poste de travail, smartphone professionnel ou moyens personnels).

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L'emplacement du matériel de vote permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Article 2.2 : Matériel de vote-codes confidentiels

La connexion sur le site de vote s’effectue grâce à un identifiant envoyé sur l’adresse mail professionnelle enregistrée lors du paramétrage.

L’identifiant est unique et ne peut être connu ni par les organisateurs de l’élection ni par les techniciens de l’assistance technique xxxxx.

L’identifiant est envoyé automatiquement lors de la mise à disposition de la liste électorale. Cet identifiant est constitué de 10 caractères alphanumériques générés de manière aléatoire et unique.

Article 2.3 : Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce mail, l’électeur pourra s’adresser au service Ressources Humaines qui générera un nouvel identifiant.

Article 3 : Déroulement du scrutin

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire xxxxx.

A l’heure d’ouverture du scrutin et sous réserve que les urnes aient été scellées, chaque électeur recevra par courrier électronique un message l’informant de l’ouverture du vote et l’invitant à se connecter au site de vote.

Lorsqu’il se connectera sur le site de vote, il saisira son identifiant reçu par courrier électronique. Un courrier électronique sera immédiatement envoyé sur un canal différent de celui de l’identifiant, lui communiquant son mot de passe (généré de manière aléatoire et automatique). Le mot de passe généré comportera 10 caractères alphanumériques avec caractères spéciaux.

Le mot de passe, à usage unique, lui permettra de se connecter sur l’interface de vote dans un délai maximal de 30 min. En l’absence de connexion ce code sera désactivé. Une nouvelle saisie de l’identifiant devra être effectuée pour obtenir un nouveau code.

S’il souhaite se reconnecter pendant la durée du scrutin, un nouveau mot de passe sera généré selon la même procédure à chaque connexion.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

- choisir une liste complète,

- raturer des candidats,

- voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.

À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 3.1 : Scellement des urnes

Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.

Il a pour effet de :

- figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

- remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

- créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 3.2 : Assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 3.3 : Consultation du nombre de votants

Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction, ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment le taux de participation.

Le bureau pourra également consulter la liste d'émargement durant le scrutin.

Article 3.4 : Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre,

- ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

- ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

- ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile,

- ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

. Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement

. Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

- les listes électorales,

- les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

- la composition du bureau de vote,

- l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

- le journal des événements,

- le code de scellement du Système de vote.

La cellule d'assistance technique assiste la direction et les bureaux de votes en cas de besoin (du lundi au vendredi 9h à 18h) ; elle assiste le bureau de vote durant le vote et durant le dépouillement.

Article 3.5 : Dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n'est plus accessible aux électeurs pour voter mais le reste pour accéder aux résultats et à la participation. Les électeurs connectés avant la clôture pourront finir leur vote dans un délai de grâce accordé de 15 minutes après la clôture.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Les votes des fonctionnaires seront également comptabilisés une second fois à part afin de réaliser les formalités obligatoires aux élections professionnelles de la fonction publique territoriale.

Article 3.6 : Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Chapitre 3 : Durée de l'accord et publicité

Article 1 - Durée de l'accord – Dénonciation – Révision – Suivi de l’application

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être modifié, selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de la Société, soit par l'ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. La dite dénonciation ne pourra être officiellement notifiée qu'après une réunion des signataires au cours de laquelle les motifs de la dénonciation projetée seront précisés par la partie envisageant la dénonciation de l'accord.

La dénonciation sera régie par les articles L.2261-9 et L.2261-10 du Code du travail.

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir en amont du renouvellement des élections professionnelles CSE.

Article 2 – Dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.

Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes du Département.

En application des dispositions de l’article L2231-5 du Code du Travail le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.

Il sera, enfin, porté à la connaissance du personnel de l’entreprise sur le site intranet de l’entreprise.

Fait à, La Rochelle, le 15 septembre 2022, en 2 exemplaires dont un pour chaque partie.

Pour le syndicat FO Pour l’Office Public de l’Habitat de la communauté d’Agglomération de la Rochelle