ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR L’ORGANISATION DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’Office Public de l’Habitat SAUMUR HABITAT, Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial, dont le siège social est situé 213 Boulevard Benjamin Delessert à SAUMUR (49400), représenté par xxxxxxxxxxx, en sa qualité de Directeur Général,

Immatriculation au RCS d’Angers sous le numéro 274 900 026,

Code APE : 6820A

d’une part,

Et :

L’organisation syndicale représentative dans l’entreprise, représentée par sa déléguée syndicale,

• xxxxxxxxxxxxxxx pour le syndicat C.F.D.T.

d’autre part,

Il a été convenu la signature d’un accord sur le recours au vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au comité social et économique.

PREAMBULE

Dans le cadre :

• De l’article 54 la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles,

• Des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique,

• De la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Saumur Habitat a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique, ce dans un souci d’amélioration du processus de vote par :

• La simplification et la sécurisation dans l’organisation du processus électoral,

• L’augmentation du niveau de participation,

• L’obtention en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• L’inscription du processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

I – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS :

Article 1 : Principes généraux 

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin,

• S’assurer de l’égalité d’accès au vote.

Article 2 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés et agents de Saumur Habitat appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Article 3 : Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

II – MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE :

Article 1 : Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un fournisseur prestataire mandaté par Saumur Habitat.

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constituées pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Le prestataire retenu sera mentionné dans le protocole préélectoral.

Article 2 : Établissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Article 3 : Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système de vote électronique du prestataire assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 4 : Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5 : Respect du Règlement Général européen sur la Protection des Données

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Par ailleurs, pour les seules nécessités des opérations électorales, Saumur Habitat sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise. À ce titre, conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration préalable de traitement CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

L’accomplissement de ces formalités sera communiqué aux organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise.

Enfin, conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

III – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Article 1 : protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article 2 : Matériel de vote – codes confidentiels

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 3 : Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront contacter le support téléphonique du prestataire disponible 24h/24h et 7j/7j ou le formulaire en ligne afin d’obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Article 4 : Modalités de vote

Le prestataire assurera la programmation du site de vote électronique et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif, des listes de candidats, des professions de foi et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article 5 : Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Article 6 : Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 7 : Dépouillement

7.1 – Procédure de dépouillement :

À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du représentant du prestataire.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote.

7.2 – Signature et conservation des listes d’émargement :

À l’issue du dépouillement, les membres du bureau de vote procèderont à la signature des procès-verbaux et de la liste d’émargement avant proclamation des résultats.

La liste d’émargement signée sera placée dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur jusqu’à expiration du délai de recours.

IV – DISPOSITIONS GÉNÉRALES :

Article 1 : Durée de l’accord

Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le lendemain du jour de son dépôt.

Article 2 : Révision de l’accord

Les conditions de révision de l’accord sont prévues à l’article L.2261-7-1 du code du travail.

Sont habilitées à engager la procédure de révision d'un accord d'entreprise :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de cet accord,

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.

A son initiative ou dans un délai de 3 mois suivant la demande de révision d’une ou plusieurs organisations syndicales, l’employeur ouvre les négociations avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives habilitées. La demande de révision écrite de l’organisation syndicale est notifiée à l’ensemble des parties signataires et adhérentes de l’accord ; elle précise les dispositions qu’elle souhaite réviser et ses éventuelles propositions. La révision de l’accord prend la forme d’un avenant à l’accord initial.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L.2232-12 du code du travail.

Article 3 : Dénonciation de l’accord

Conformément à l’article L 2261-9 du code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires. La durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois. La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord et fait l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues par voie réglementaire (articles D 2231-4, 7 et 8 du code du travail), à la diligence de son ou de ses auteurs.

Article 4 : Notification et dépôt

Un exemplaire original du présent accord sera remis à chaque signataire.

Il sera déposé par l’employeur sur la plateforme nationale de télé procédure du Ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

De même un exemplaire de l’accord sera déposé au greffe du conseil de prud’hommes de Saumur – place Saint Michel – 49412 SAUMUR.

Article 5 : Publicité

Une copie de cet accord sera remise pour information à la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

En outre, le présent accord fera l’objet d’une communication au personnel de SAUMUR HABITAT par tous moyens appropriés. Il sera remis à tout nouveau salarié.

Fait à Saumur, le 22 septembre 2022

La déléguée syndicale de la C.F.D.T. Le Directeur Général,