ACCORD POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2022 :

RENOUVELLEMENT DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’OPHEA

Le présent accord est conclu pour 2022 entre :

d’une part,

l’office public de l’Habitat OPHEA

Représenté par, Directeur général

et,

d’autre part,

les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Le syndicat CFDT représenté par

• Le syndicat CGC-CFE représenté par

• Le syndicat CGT représenté par

• Le syndicat Force Ouvrière

SOMMAIRE

Préambule 3

Article 1 – Conformité du système de vote 3

Article 2 – Mise en place du vote électronique 4

Article 3 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 4

Article 4 : Déroulement des opérations de vote 5

Article 5 : Dépouillement des bulletins de vote 6

Article 6 : Dispositions générales 6

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE 8

I. Principes généraux 8

II. Prestations attendues 8

III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique 9

1. Choix de la modalité de vote électronique 9

2. Etablissement des fichiers 9

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 9

4. Cellule d'assistance technique et sécurité 10

5. Expertise indépendante 10

6. Information et formation 10

IV. Déroulement des opérations de vote 10

1. Ouverture et fermeture des scrutins 11

2. Caractéristiques du site de vote 11

3. Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote 11

4. Suivi des opérations de vote 12

5. Opérations de dépouillement 12

V. Garanties apportées par le Prestataire 12

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnelle au Comité Social et Economique, CSE. Article R. 2314-5 du Code du travail

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le l’annexe au cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnelle au Comité Social et Economique, (CSE) d’Ophéa relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Article 1 – Conformité du système de vote

Comme le propose la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique ((loi nº 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein d’Ophéa.

La Direction a décidé de confier à la société NEOVOTE, spécialisée dans le développement du vote par internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Selon l’article R. 2314-9 du code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifiée le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Ce rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi ITEKIA, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système NEOVOTE et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Ce rapport daté du 19 novembre 2021 est référencé : Rapport d’expertise ITekia / Neovote / 2021 / 11 / 19.

Conformément à la délibération de la CNIL n°2019-053 publiée le 25 avril 2019, le prestataire répond à notre objectif de sécurité de niveau 2.

Avec les organisations syndicales représentatives d’Ophéa, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 2 – Mise en place du vote électronique

Il est expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif et par conséquent le vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera pas autorisé.

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par Ophéa sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est NEOVOTE, société éditrice de logiciel de vote électronique, ci-après dénommé « le prestataire ».

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir une présentation complète du système et avoir pu poser toutes les questions relatives à son fonctionnement.

Article 3 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Une assistance pour le test du système, au scellement et au dépouillement comprend :

• 1 présence à distance du chef de projet dédié pour les opérations de tests à blanc / scellement de vote en présence des membres du bureau de vote. Lors de cette réunion, les membres du bureau de vote ainsi que la direction sont formés par le prestataire.

• 1 présence à distance du chef de projet dédié pour les opérations de dépouillement du vote système de vote en présence des membres du bureau de vote virtuel.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal internet de leur lieu de travail et/ou à distance.

Les agents seront informés par affichage de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraine aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès internet, notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire assurera la reproduction sur le serveur des listes des candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

Conformément à l’article R. 2314-12 une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera communiquée à l’ensemble des collaborateurs.

Cette notice précisera le déroulement des opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

A cet effet, une assistance aux opérations de vote sous forme d'une permanence sera proposée.

Le vote définitif devra être réalisé par l'électeur lui-même dans les conditions de confidentialité requises au secret du vote. Il est strictement interdit de confier à un autre électeur ses identifiants personnels de vote électronique.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

L'électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

Conformément à la délibération de la CNIL du 25 avril 2019, la solution de vote électronique doit proposer toutes les options offertes par les textes fondant le vote, le cas échéant le vote blanc.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d'être transmis dans le ficher contenant l'urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Article R. 2314-16 du Code du travail.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

II est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint, afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés.

L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'authentification des électeurs. Article R. 2314-7 du Code du travail.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 5 : Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par le prestataire et par les membres du bureau de vote.

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent le scellement du système. Article R.2314-15 du Code du travail.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Un décompte de la représentativité des fonctionnaires sera réalisé.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d'une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 6 : Dispositions générales

Le présent accord est conclu pour toute la durée des élections professionnelles 2022, si une élection partielle devait être organisée le présent accord serait applicable.

II pourra être révisé si l'une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s'engager, à l'initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la DREETS et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur I' intranet de I ‘entreprise. Fait en 5 exemplaires originaux à Strasbourg, le 6 juillet 2022.

Fait à Strasbourg, le 6 juillet 2022

Pour l’Office Public de l’Habitat ,

Directeur Général de l’OPH OPHEA

Pour le syndicat CFDT Pour le syndicat CFE-CGC,

Délégué syndicale Délégué syndical

Pour le syndicat CGT, Pour le syndicat FO

Déléguée syndicale Délégué syndical

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique, NEOVOTE (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

1. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

2. Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote ;

  • L’expression du vote par les électeurs ;

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

  • L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

1. Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

6. Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

4. Déroulement des opérations de vote

1. Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

2. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

3. Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.

L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

4. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

5. Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera  accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera  conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.