ACCORD D’ENTREPRISE sur le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles

21 octobre 2022

ACCORD D’ENTREPRISE DE BDSH - OPH DE LA BAIE DE SOMME

sur le recours au vote électronique

dans le cadre des élections professionnelles

Entre les soussignés :

BAIE DE SOMME HABITAT (BDSH) - Office Public de l’Habitat de la Baie de Somme, inscrit au registre du commerce et des sociétés d'Amiens sous le numéro 278 000 013, dont le siège social est situé au n°13 RUE JEANNE d’ARC – CS 20234 - 80102 ABBEVILLE CEDEX ;

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de BDSH, ci-après nommées :

- C.F.T.C.;

- C.G.T. ;

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Sommaire

Préambule 4

Chapitre 1 – Dispositions générales de l’accord d’entreprise 5

Article 1 - Champ d'application et objet 5

Article 2 - Durée 5

Article 3 - Révision 5

Article 4 - Dénonciation 6

Article 5 - Publicité, dépôt et entrée en vigueur 6

Article 6 - Conditions de suivi et clause de rendez-vous 7

Chapitre 2 – Dispositions particulières 7

Article 7 - Principes généraux 7

Article 8 - Définition et choix du moyen de vote électronique 7

Article 9 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique 8

9.1 Recours à un prestataire extérieur 8

9.2 Etablissement des fichiers 8

9.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 8

9.4 Cellule d'assistance technique et sécurité 9

9.5 Expertise indépendante et formalités CNIL 9

Article 10 - Déroulement des opérations de vote 10

10.1 Protocole d’accord préélectoral 10

10.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 10

10.3 Caractéristiques du site de vote 10

10.4 Modalités d’accès au serveur de vote 11

10.5 Suivi des opérations de vote 11

10.6 Opérations de dépouillement 11

Préambule

Les élections professionnelles constituent un moment fort au sein de l’organisme, tant pour le personnel que pour la Direction et les organisations syndicales.

La mise en place de ces élections est complexe et se prépare bien en amont du jour du scrutin.

En vue de simplifier l’organisation des élections, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique et ont convenu que ce dispositif est de nature à améliorer le processus, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le vote pour les collaborateurs physiquement éloignés du siège au moment du scrutin (mission, déplacement, formation ou absences diverses) ;

• d’augmenter le niveau de participation ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement ;

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes.

Les parties souhaitent formaliser le recours au vote électronique par le présent accord conformément :

• à l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;

• aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) ;

• à la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• à la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Le présent accord précise le fonctionnement du système retenu pour le vote électronique ainsi que les modalités relatives à la garantie de la confidentialité des données dans le cadre du déroulement des opérations électorales.

Il est conclu préalablement et indépendamment du protocole d'accord préélectoral qui déterminera les collèges électoraux, la répartition du personnel et la proportion de femmes et d’hommes au sein des collèges, les sièges à pourvoir et les conditions matérielles d’organisation des élections (composition des bureaux de vote, calendrier, etc.).

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Chapitre 1 – Dispositions générales de l’accord d’entreprise

Article 1 - Champ d'application et objet

Le présent accord a vocation à s’appliquer au sein de BDSH (siège, agences et régie) dont l’activité principale exercée est la location de logements.

Il s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’office (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’office) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Il a pour objet de définir les modalités de mise en œuvre du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

Article 2 - Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 3 - Révision

Le présent accord pourra, à tout moment, faire l’objet d’une révision totale ou partielle par accord de révision.

Conformément aux dispositions du second alinéa de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, seules sont habilitées à engager la procédure de révision une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sein de l’office et signataires de l’accord faisant l’objet de la révision (ou y ayant adhéré postérieurement) et ce, jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu.

Dans ce cas, il est convenu que la demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre décharge à chacune des parties signataires.

Conformément aux dispositions du troisième alinéa de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, à l’issue de cette période, c’est-à-dire dès lors qu’une nouvelle élection professionnelle a eu lieu, les organisations syndicales représentatives au sein de l’office mais non signataires de l’accord faisant l’objet de la révision sont également habilitées à engager la procédure de révision.

Le cas échéant, il est convenu que la demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre décharge à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de l’office.

Dans tous les cas, la lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision, et être accompagnée, éventuellement, d’un projet de texte.

Une négociation devra être engagée le plus rapidement possible et au plus tard dans le mois suivant la réception de cette lettre en vue de la conclusion de l’accord de révision.

Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, seuls les signataires de l'accord seront associés à la négociation concernant les points à modifier, supprimer ou à ajouter à l'accord révisé.

A l'issue de ce cycle, l'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l'office seront associées à cette négociation.

La signature de l'avenant de révision sera réalisée dans les conditions de droit commun de conclusion des accords collectifs.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-8 du Code du travail, l’accord de révision se substituera de plein droit aux dispositions de l'accord révisé soit à la date expressément prévue, soit à compter du lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt réalisées dans les mêmes conditions que celles relatives au présent accord. Dans l’attente, les dispositions du présent accord resteront en vigueur et à défaut, elles seront maintenues.

Article 4 - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé dans sa globalité par la totalité des parties signataires ou par l’une d’entre-elles dans les conditions prévues par les articles
L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Ainsi, la dénonciation doit être notifiée par son auteur par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre décharge adressée aux autres signataires. Elle doit faire l’objet d’un dépôt dans les mêmes conditions que le présent accord.

En application de l’article précité, la dénonciation ne prendra effet qu’après l’expiration d’un délai de préavis fixé à 3 mois à compter du jour suivant l’accomplissement des formalités de dépôt.

Durant ce délai et le plus rapidement possible, une négociation devra être engagée, à la demande d’une des parties intéressées, en vue de la conclusion de l’accord de substitution.

L’accord dénoncé continuera à s’appliquer au minimum pendant toute la durée du préavis, et jusqu’à l’entrée en vigueur d’un accord de substitution ou, à défaut, pendant un an à compter de la date d’expiration du préavis.

Article 5 - Publicité, dépôt et entrée en vigueur

Après signature, un original du présent accord sera remis à chacune des organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Conformément aux dispositions de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction de BDSH :

• sur la plateforme de téléprocédure dédiée du Ministère du travail. Ce dépôt prévu à l’article susvisé est accompagné des pièces listées à l’article D. 2231-7 du Code du travail. Le dépôt sur cette plateforme vaut dépôt auprès de la Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) du ressort territorial de BDSH, soit la Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) de la Somme ;

• en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes d'Abbeville.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du jour suivant l’accomplissement des formalités de dépôt précitées.

Une copie sera transmise au Comité Social et Economique (CSE).

L’ensemble des collaborateurs sera informé de la conclusion du présent accord par les moyens de communication habituels simultanément à la signature du protocole d’accord électoral. Le présent accord sera consultable sur l’espace informatique commun dédié aux ressources humaines.

Article 6 - Conditions de suivi et clause de rendez-vous

Conformément à l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, le présent accord définit ses conditions de suivi et comporte des clauses de rendez-vous.

Aussi, les réunions de négociations obligatoires au sein de l’office permettront de faire le point sur le suivi et la mise en œuvre du présent accord, et de décider, le cas échéant, d’engager une procédure de révision des dispositions en vigueur.

Chapitre 2 – Dispositions particulières

Article 7 - Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le vote électronique permettra de :

• Vérifier l’identité des électeurs.

• S’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique.

• S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

• S’assurer de l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.

• S’assurer de la confidentialité et de la liberté du vote : respecter le secret du vote électronique et permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 8 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique comme unique moyen de vote, à l’exclusion de tout autre moyen de vote.

Article 9 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

9.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de confier l’organisation matérielle et technique du vote électronique à un prestataire spécialisé (ci-après désigné « le prestataire »).

Le prestataire sera mandaté par la Direction de BDSH après avoir été retenu sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles
R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du travail, le cahier des charges sera tenu à la disposition des collaborateurs sur le lieu de travail. Il sera consultable sur l’espace informatique commun dédié aux ressources humaines.

Le nom du prestataire retenu sera mentionné dans le protocole d’accord préélectoral.

9.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des représentants du personnel.

Ces articles précisent les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations.

9.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système de vote électronique assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

9.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

9.5 Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives au sein de l'office seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

Article 10 - Déroulement des opérations de vote

10.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’office.

10.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, depuis leur lieu de travail, leur domicile ou leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site Internet de vote.

Pour les collaborateurs ne disposant pas de support de connexion Internet professionnel des ordinateurs sont mis à disposition sur chacun des sites de BDSH (siège, agences et régie) dans un lieu permettant de préserver la confidentialité du vote.

Les collaborateurs seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

10.3 Caractéristiques du site de vote

Le prestataire assurera la programmation du site Internet de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

10.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Le prestataire transmettra à chaque électeur avant le premier tour de scrutin et par le biais de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site Internet de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion personnelle définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, l’électeur sera inviter à solliciter la transmission d’un mot de passe généré aléatoirement par le système. Le mot de passe sera transmis, selon la volonté de l’électeur, soit par sms, serveur vocal ou email et via un canal différent de celui utilisé pour l’envoi de l’identifiant.

Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de son identifiant personnel de connexion, l’électeur peut demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

10.5 Suivi des opérations de vote

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

10.6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Compte tenu du double statut des personnels au sein de l’office, le dépouillement se fera en deux temps :

1. dépouillement des votes des agents de la Fonction Publique Territoriale ;

2. dépouillement des votes des salariés de droit privé.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement avant la proclamation des résultats.

Fait à ABBEVILLE, le 21 octobre 2022

Le Directeur Général

Le délégué syndical C.F.T.C. Le délégué syndical C.G.T.