Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au vote électronique pour les élections professionnelles" chez OPDH92 - HAUTS-DE-SEINE HABITAT - OPH (Siège)

Accord collectif d’entreprise relatif au vote électronique

pour les élections professionnelles

Le présent accord est conclu entre :

D’une part,

Hauts-de-Seine Habitat - OPH, dont le siège social est situé au 45, rue Paul Vaillant Couturier à Levallois Perret

représenté par,

Ci-après dénommé l’« Office »,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives suivantes, représentées par leurs délégués syndicaux :

Le syndicat CFTC

Le syndicat CGT

Préambule :

L’article L.2314-26 du Code du travail autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles notamment si un accord collectif d’entreprise le prévoit.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, comme le propose l’article L.2314-26 du Code du Travail.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le recours au scrutin électronique permettra tout en garantissant la sécurité et le respect des données personnelles, notamment de :

• faciliter le vote pour les collaborateurs,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu d’autoriser la réalisation des élections par vote électronique, au moyen d’un vote par internet, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Article 1 : Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et des règles relatives à la protection des données.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2 : Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique au sein de l’Office, étant entendu que le principe du recours au vote électronique devra être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Il s’applique à l’ensemble des agents et salariés de l’Office, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Office répondant aux conditions légales d’électorat et qui auront fait le choix d’exercer leur droit de vote en son sein.

Article 3 : Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent que le vote électronique est exclusif de tout autre mode de scrutin, notamment du vote à bulletin secret sous enveloppe.

La notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation d’internet pour procéder au vote.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera le dispositif de vote électronique et comportera en annexe la description du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera ainsi précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste informatique ou de tout autre outil relié à internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Article 4 : Modalités générales de mise en œuvre du vote électronique

Article 4.1 : Principe du recours à un prestataire extérieur

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire choisie par l’Office, au terme des procédures de la commande publique, et ci-après dénommée « le prestataire », la conception, la mise en place et l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le prestataire devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, permettant notamment :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges, annexé au présent accord et respectant les prescriptions réglementaires minimales énoncées notamment aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du Travail relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront aux personnes chargées par le prestataire de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le prestataire retenu sera indiqué, le cas échéant, dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4.2 : Le recours à une expertise indépendante

En application des dispositions de l’article R 2314-9 du code du travail, préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise de son dispositif.

Cette expertise doit impérativement, conformément aux dispositions de l’article R 2314-9 du Code du travail, être réalisée par un expert indépendant, qui devra vérifier la conformité du système de vote électronique aux articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail, soit :

- l'existence d'un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants ;

- la confidentialité et la sécurité du dispositif ;

- l'accessibilité aux données et la présence de fichiers dédiés ;

- les scellements du dispositif.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données transmises, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote, de la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes fixés par le Décret du 29 décembre 2017, l’arrêté du 25 avril 2007 et le cas échéant, édictées par la CNIL.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord seront tenues informées par l’Office des formalités accomplies auprès de la CNIL, sous réserve des règles issues du Règlement européen sur la protection des données personnelles entré en vigueur le 25 mai 2018.

Article 4.3 : Respect du règlement général sur la protection des données (RGPD)

Le système de vote électronique devra faire l’objet d’une analyse d’impact relative à la protection des données.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord seront tenues informées par l’Office de la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données préalable à la mise en œuvre du système de vote électronique et le cas échéant, de sa transmission à la CNIL.

Article 4.4 : Accès aux résultats du vote pendant son déroulement

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin à la demande de l’Office.

Article 4.5 : Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié.

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique.

Elle sera notamment mise en ligne sur le site intranet de l’Office pendant toute la durée du processus électoral, afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Les membres de la délégation du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5 : Durée, dénonciation, révision, dépôt.

Article 5.1 : Durée, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

La Direction adressera un exemplaire du présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives présentes à l’Office.

Conformément à l’article L 2232-12 du code du travail, le présent accord entrera en vigueur seulement si les conditions de majorité des organisations syndicales signataires auront été remplies, et à défaut, selon validation par référendum des salariés, dès lors qu’il aurait recueilli la signature d’organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des membres titulaires du Comité d’entreprise.

Dès lors que les conditions de validité de l’accord sont réunies, celui-ci fera l’objet d’un dépôt à la DIRECCTE et au Greffe du Conseil des Prud’hommes, en application des dispositions prévues aux articles D 2231-2 et suivants du code du travail.

Article 5.2 : Demande des organisations syndicales et interprétation de l'accord

La Direction s’engage à fournir une réponse à toute demande émanant des organisations syndicales représentatives relatives à l’objet des négociations du présent accord.

Article 5.3 : Révision

Les demandes de révision du présent accord doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des autres parties intéressées, tel que figurant à l’alinéa ci-dessous.

En application de l’article L2261-7-1 du code du travail, la demande de révision peut provenir, outre de la Direction :

• Pendant le cycle électoral durant lequel l’accord a été signé : des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise signataire de l’accord, ou qui y ont adhéré,

• A l’issue de cette période : de toute organisation syndicale représentative dans l’entreprise.

Le présent accord pourra être révisé avec un préavis minimum de 2 mois.

La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives, même non signataires.

Il est rappelé que conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail, l’avenant de révision pourra être signé par les seules organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Les parties signataires conviennent que les autres conditions de révision du présent accord sont régis par les dispositions du Code du travail (articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail).

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.

Article 5.4 : Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, avec un préavis minimum de trois mois, dans les conditions prévues par les articles L 2261-9, L 2261-10 et L 2261-11 du Code du travail, par lettre recommandée avec accusé de réception envoyée par la partie à l’initiative de la dénonciation aux autres parties signataires.

Les parties conviennent expressément que cet accord pourra être dénoncé totalement ou partiellement.

En cas de dénonciation « totale », le présent accord reste valable jusqu’à la date de signature d’un nouvel accord venant se substituer au texte dénoncé et, à défaut, pendant une durée de douze mois démarrant à la date d’expiration du préavis de dénonciation fixé ci-avant.

Un exemplaire sera établi pour chacune des parties.

Fait à Levallois, le 25 juillet 2018

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES POUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

PREAMBULE :

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• faciliter le vote pour les salariés

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction, dans le respect des règles de la commande publique.

Le présent document fixe le cahier des charges établi conformément aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail. Il devra être respecté par le Prestataire, et sera tenu à la disposition des salariés de l’Office sur leur lieu de travail et l’intranet de l’Office, en application de l’article R.2314-5 du Code du travail.

1. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

2. Prestations attendues

Le Prestataire doit notamment assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges et des dispositions légales et règlementaires en vigueur en matière de vote électronique 

• La fourniture d’un système de vote sécurisé permettant :

• L’organisation et l’administration du processus de vote ;

• L’expression du vote par les électeurs ;

• Conformément à l’article 8 du décret du 8 juin 2011 : dans chaque collège et pour chaque liste, la comptabilisation séparée des voix des fonctionnaires territoriaux et des agents non titulaires de droit public employés par l’Office pour les élections de la délégation du personnel au Comité social et économique. Ces voix devront ensuite être agrégées avec les voix des autres électeurs de l’Office en vue de l’attribution des sièges du CSE ;

• Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote;

• La génération automatique et l’édition sécurisée des documents officiels relatifs aux scrutins : notamment procès-verbaux CERFA, procès-verbal de décompte séparé des voix des fonctionnaires;

• L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des modes d’authentification aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation et l’envoi de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• L’impression, la mise sous plis, l’affranchissement et l’adressage de toute communication aux électeurs dans le cadre du processus électoral ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

• Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, et notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales, les collèges électoraux et les moyens d’authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales (« fichier des électeurs ») doivent être traitées par des systèmes informatiques isolés, dédiés et distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote (« contenu de l'urne électronique »).

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par l’Office préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance, le statut (salarié ou fonctionnaire) et le cas échéant la mention éligible. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales représentatives et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « électeurs » comporte les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs et la mention du statut (salarié ou fonctionnaire). Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

Les fichiers « candidats » comportent le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

Les fichiers « résultats » comportent noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, ses destinataires. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités par la Direction des Ressources Humaines.

• Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Pendant le scrutin, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R 2314-7 et R 2314-8 du Code du Travail et de l’Arrêté du 25 avril 2007.

• Déroulement du vote

L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture,

• le contrôle du scellement du système de vote électronique,

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,

• la création d’une clé de chiffrement des bulletins de vote,

• l’ouverture des élections par la saisie du code secret du Président et d’au moins l’un des codes des assesseurs.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix devra pouvoir apparaître clairement à l'écran et être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement devront faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver.

Le vote devra être anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique » dans les conditions applicables au traitement de ce fichier, telles que rappelées ci-dessus.

La procédure de fermeture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure de fermeture,

• le contrôle du scellement du système de vote électronique,

• la fermeture des élections par la saisie du code secret du Président et d’au moins l’un des codes des assesseurs.

• Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une affectation des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place et se verra notamment confier les missions prévues à l’article R.2314-15 du Code du travail.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

• Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » en vue du dépouillement, ne devra être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement sur les trois qui doivent être éditées, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’Arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Le dispositif devra permettre de garantir l’authentification des personnes ayant activé les clefs de chiffrement pour accéder au contenu de l’urne électronique, étant rappelé qu’en application de l’arrêté du 25 avril 2007, seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le décompte des voix devra apparaître lisiblement à l'écran et faire l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

• Conservation des fichiers après le scrutin

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-17 du Code du travail, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés par le prestataire et/ou l’Office, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

À l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

DONNEES CHIFFREES A DESTINATION DU PRESTATAIRE

Au jour de la signature de l’accord, en vue de l’organisation des premières élections par voie électronique, les données chiffrées destinées au prestataire sont les suivantes :

• Date prévisionnelles du premier tour : 6 décembre 2018,

• Nombre de collèges : 3 collèges, dont un collège cadre,

• Nombre estimé de sièges à pourvoir : 15 titulaires et 15 suppléants,

• Nombre de syndicats ayant constitué une section syndicale : 5,

• Estimation de l’effectif, à préciser lors des négociations du protocole d’accord préélectoral : 850, dont 257 fonctionnaires.