Accord d'entreprise "Accord autorisant le recours au vote électronique aux élections au Comité Social et Economique 2019" chez AFEPT - ASS FORMATION EDUCATION PERMANENT TIVOLI (Siège)

Accord autorisant le recours au vote électronique aux élections au Comité Social et Economique 2019

Association pour la formation et l’Education Permanente à Tivoli

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’ASSOCIATION POUR LA FORMATION ET L’EDUCATION PERMANENTE A TIVOLI, dite « AFEPT » Association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est situé 40, avenue de Marseille, 33000 Bordeaux, et, inscrite au répertoire SIRENE sous le numéro 300 164 233,

Représentée par XXX, Directrice de l’association agissant par délégation de Madame XXX, en sa qualité de Présidente dument habilitée aux présentes

D'une part,

ET :

XXX, Délégué Syndical CFDT ;

Ci-après désignées les « Organisations Syndicales »

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord

PREAMBULE

Les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections professionnelles par voie électronique, au moyen d'un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

DISPOSITIONS GENERALES

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Le protocole d'accord préélectoral fera référence au présent accord autorisant le vote électronique. Le présent accord y sera annexé.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Il est expressément indiqué que le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• L’authentification de l’électeur ;

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité : le secret du vote.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

ARTICLE 1- OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

ARTICLE 2 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 - CHOIX DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges.

Le prestataire retenu est NEOVOTE, spécialiste du vote électronique. Les coordonnées du prestataire choisi seront mentionnées dans le protocole d’accord préélectoral.

Le système sera paramétré, par ce prestataire, pour les élections professionnelles de la Société et comprendra, conformément au protocole d’accord préélectoral :

- les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (Titulaires-Suppléants)

- le nombre de sièges à pourvoir et leur répartition par collège.

ARTICLE 4 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

• Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de cette élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral rappellera le principe du recours au vote électronique.

• Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

• Expertise et Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)

Le système de vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978. Les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la CNIL depuis le 25 mai 2018, date d'entrée en application du RGPD.

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante et devra répondre aux exigences suivantes :

• de la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.

Le prestataire s’engagera à fournir à l’expert indépendant toutes les informations nécessaires au bon déroulement de sa mission.

Les éventuels dysfonctionnements constatés par l’expert et considérés par ce dernier comme susceptibles de remettre en cause la sécurité et la confidentialité du scrutin, seront examinés lors d’une rencontre entre la Direction et les organisations syndicales à l’issue de laquelle seront décidées les mesures à prendre.

• Information et Formation au système de vote électronique

L’entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. En revanche, les représentants de listes désignés sont invités à la formation test et scellement pour le 1^er et 2^nd tour ainsi qu’au dépouillement pour le 1^er et 2^nd tour.

• Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place par la Société. Cette cellule comprenant des représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 5 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

• Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Chaque enveloppe sera achetée à l’aide d’une étiquette indiquant au destinataire qu’elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées en courrier postal suivi au gestionnaire de l’élection, qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance, le collège d'appartenance.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs.

Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

-Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale.

Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

• Propagande syndicale

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Ainsi, les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

• Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections pourront être organisées sur plusieurs jours et ce conformément aux modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales qui seront fixées par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales¹.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

• Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

• Déroulement du vote

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran. L’électeur pourra, s’il le souhaite, rayer les noms de candidats. Le vote pourra être modifié avant validation. Cette opération devra être réalisée pour chaque élection (Titulaires et Suppléants - 1^er et 2dnd collège).

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Pendant la période de scrutin, les membres du bureau de vote, les organisations syndicales ayant présentées des candidats et la Direction pourront consulter en permanence le taux de participation.

En revanche, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

• Clôture et résultats

- Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

- Dépouillement

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement par bureau de vote sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Lors du dépouillement, la validité du code de scellement est vérifié avant de saisir les clefs de déchiffrement et de proclamer les résultats affichés à l’écran.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Instantanément, les documents suivants sont édités :

* Annonce des résultats pour affichage

* Procès-verbaux préremplis pour signature par les assesseurs

* Liste d’émargement pour archivage sous pli scellé

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

- Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’issue de la période de recours, le prestataire, procèdera à la destruction des données après validation de l’organisation.

ARTICLE 6 - MODALITES D’APPLCATION

• Mise en place - Durée - Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée au titre des prochaines élections professionnelles de 2019 organisées à l’occasion de l’élection des membres du Comité Social et Economique en place à la date de conclusion du présent accord. Il sera également applicable en cas d’élections partielles se déroulant en cours de mandat.

L’accord expirera en conséquence à l’issue de ce processus électoral, sans autres formalités et ne sera pas tacitement renouvelé.

• Révision

Toute disposition modifiant le présent accord fera l’objet d’un avenant de révision conclu conformément aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail entre les parties signataires ou qui y ont adhéré conformément aux dispositions de l’article L.2261-3 du code du travail.

L’avenant portant révision donnera lieu aux formalités de dépôt définies aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

• Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire original de cet accord est remis à chaque signataire.

Le présent accord sera déposé par la Société par voie dématérialisée sur le site internet dédié auprès de la DIRECCTE, et un exemplaire « papier » sera adressé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.

Mention de cet accord figurera sur le tableau de la Direction réservé à cet effet.

Les parties reconnaissent expressément avoir négocié et conclu le présent accord en toute connaissance de cause et avoir disposé, à cet effet, de toutes les informations nécessaires.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Bordeaux, le 21 mai 2019

En 6 exemplaires

Pour l’AFEPT Pour l’Organisation Syndicale CFDT

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1. Article 6 du décret du 25 avril 2007↩