ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

AU SEIN DE LA SOCIETE CLINEA

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société CLINEA SAS, dont le siège social est situé 12 rue Jean Jaurès – CS 10032 92 813 Puteaux Cedex, inscrite au registre du commerce et des sociétés de Nanterre, sous le numéro 301 160 750

Représentée par Madame XXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines Groupe

Ci-après dénommée la « Société »

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise ci-après désignées :

• L’organisation syndicale UNSA,

• L’organisation syndicale Arc-en-Ciel

Ci-après dénommées les « les Partenaires Sociaux »

D’autre part

Ensemble ci-après dénommées les « Parties »

Table des matières

Article 1. Objet et champ d’application 3

Article 2. Définition et choix du moyen de vote électronique 3

Article 3. Principes généraux 4

Article 4. Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

Article 5. Déroulement des opérations de vote 8

Article 6. Gestion des données à caractère personnel et RGPD 10

Article 7. Conditions de suivi 10

Article 8. Durée et effets du présent accord 10

Article 9. Révision du présent accord 10

Article 10. Dénonciation du présent accord 11

Article 11. Formalités de dépôt et de publicité de l'accord 11

PREAMBULE

Conformément aux articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) peuvent avoir lieu par voie électronique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les Parties ont décidé du recours au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

En effet, les parties considèrent que le recours au vote électronique est de nature à favoriser la participation des électeurs et le bon fonctionnement du processus électoral en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De garantir la sécurisation du vote par la limitation des interactions humaines en la matière et par là même d’en fiabiliser le résultat, dans un souci de transparence et de neutralité

• De faciliter le vote pour les salariés en raison de la dispersion des sites,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les Parties ont décidé de l’adoption du vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE, dès les prochaines élections des Comités Sociaux et Economiques Régionaux de la Société CLINEA prévues en 2023.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

CELA ETANT EXPOSE, IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet.

Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Par conséquent, sa mise en place supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans la présente décision du vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Principes généraux

Les Parties rappellent que le vote électronique sera mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité du bulletin choisi par le salarié et du bulletin enregistré ;

• l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ;

• la publicité du scrutin.

Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 Organisation du vote électronique

Les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

4.2 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un Prestataire externe, mandaté par la Direction (le « Prestataire »).

Ce Prestataire devra respecter les prescriptions des articles R.2314-6 à R.2314-18 du Code du travail et, plus spécifiquement, les prescriptions exposées au sein du cahier des charges.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

4.3 Etablissement des fichiers électoraux

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

4.4 Modalités d’authentification au système de vote

L’électeur se connectera et votera grâce à son identifiant et mot de passe reçus via deux canaux de communication distincts.

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

Ces moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de chaque électeur et de garantir l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

L'électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix apparaîtra clairement à l'écran. Il pourra le modifier avant validation. La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ».

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

4.5 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « Contenu de l'urne électronique ».

Le « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé et non réinscriptible rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur et ne comportent pas de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Pour des besoins d'audit externe, notamment en cas de contentieux électoral, le système de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, doit pouvoir fournir les éléments techniques permettant au minimum de prouver de façon irréfutable que :

• le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin ;

• les clés de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls détenteurs ;

• le vote est anonyme lorsque la législation l'impose ;

• la liste d'émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté ;

• l'urne dépouillée est bien celle contenant les suffrages des électeurs et qu'elle ne contient que ces suffrages ;

• aucun décompte partiel n'a pu être effectué durant le scrutin ;

• le dépouillement de l'urne peut être vérifié a posteriori et qu'il s'est déroulé de façon correcte.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4.6 Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle sera mise en place pendant toute la durée des opérations de vote.

Les appels des électeurs seront gérés par le Prestataire qui traitera toutes demandes telles que la régénération des mots de passe, les informations générales, l’aide à la connexion etc.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-5 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.7 Expertise indépendante et formalités de déclaration

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8, et conformément à la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019.

Le rapport de l'expert et ses annexes sont tenus à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et sont remis au responsable de traitement et au prestataire.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

4.8 Information des salariés et formation

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-12 du Code du travail, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4.9 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Société dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole d’accord préélectoral.

À la réception de ces listes, la Société les transmettra au Prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique

La liste des électeurs sera transmise par la Société au Prestataire retenu qui en assurera le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de ces listes importées sur le système à la liste électorale est effectué sous la responsabilité de la Société.

Les articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisent les données et les destinataires et catégories de destinataires de ces informations.

A savoir, les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l'article 5 de l’arrêté.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Déroulement des opérations de vote

5.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.

Il est rappelé que pour les premières élections organisées en 2023 à la suite de la signature du présent accord, les parties conviennent que le prestataire sera choisi et mandaté par la Direction.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

5.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

5.3 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

5.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

5.5 Suivi des opérations de vote

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

5.6 Opérations de dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

En application de l’article R. 2314-7 du Code du travail, le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vte, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou lorsqu’aucune action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenu définitive, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Conditions de suivi

Les parties conviennent que le contenu du présent accord pourra être évoqué dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire, dans le respect des dispositions des articles L. 2242-1 du code du travail.

Durée et effets du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter de sa date de signature.

Révision du présent accord

Le présent accord peut être révisé.

Sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord, les organisations syndicales représentatives habilitées au sens de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision doit être notifiée, par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires ou non signataires du présent accord.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager la conclusion d’un avenant de révision.

Toute demande de révision doit être accompagnée d’un projet sur les points révisés.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

L’avenant de révision devra être signé dans les conditions légales prévues à l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Il se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie, conformément aux dispositions légales.

L'avenant de révision sera soumis aux mêmes formalités de publicité que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Dénonciation du présent accord

Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont également la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois.

La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution à l’issue du délai de préavis de trois mois.

L’accord dénoncé continue donc à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois

Formalités de dépôt et de publicité de l'accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail dans les conditions prévues aux articles D.2231-4 et suivants du code du travail.

Le présent accord sera également déposé, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

En outre, un exemplaire original du présent accord sera établi pour chaque partie et remis à chacune d’elle.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci.

Enfin, en application des articles R.2262-2 et R.2262-3 du Code du travail, il sera transmis au comité social et économique et aux comités sociaux et économiques d’établissement ainsi qu’aux délégués et mention de cet accord sera faite par tout moyen aux salariés.

Fait à Puteaux le, 22 juin 2023 en 4 exemplaires originaux, dont un exemplaire pour chaque partie signataire

Pour la Direction Générale :

Madame XXXXXXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines Groupe

Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

Pour l’UNSA

Pour Arc-en-Ciel