Accord d’entreprise Qualité de vie au travail

Axe équilibre vie personnelle/vie professionnelle

Entre :

- la Société Bobst Lyon, dont le siège social est situé 22, rue Decomberousse – 69628 Villeurbanne CEDEX

Représentée par XXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,

Pour les deux établissements :

• 22 rue Decomberousse -69628 Villeurbanne cedex

N° SIRET : 30016584100034

N° URSSAF : 690000001101293851

• 35, rue du 35^ème Régiment d’Aviation à Bron – 69500 Bron

N° SIRET : 30116584100042

N° URSSAF : 690000001801854348

d'une part

ET :

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées par leur délégué syndical,

M., pour la CFDT

M., pour la CFE-CGC

M., pour la CGT

d'autre part.

Il a été convenu et arrêté ce qui suit, après information du Comité d’Entreprise, le 1^er mars 2018.

PRÉAMBULE et OBJECTIFS POURSUIVIS

La Direction de Bobst Lyon s’est engagée durant les Négociations Annuelles Obligatoires 2017 à ouvrir une négociation sur la Qualité de Vie au Travail.

La Direction de Bobst Lyon a la volonté de progresser sur ce thème et de travailler en concertation avec les organisations syndicales pour proposer des mesures innovantes et cohérentes avec ses valeurs : Confiance, Respect, Performance et Passion.

Qu’est-ce que la Qualité de Vie au Travail ?

L’Accord National Interprofessionnel du 19 juin 2013 définit la qualité de vie au travail ainsi :

• La qualité de vie au travail vise d‘abord le travail, les conditions de travail et la possibilité qu‘elles ouvrent ou non de « faire du bon travail » dans une bonne ambiance, dans le cadre de son organisation.

• La performance d’une entreprise repose à la fois sur des relations collectives constructives et sur une réelle attention portée aux salariés en tant que personnes.

La loi Rebsamen du 17 août 2015 promeut un dialogue social plus stratégique avec une négociation obligatoire sur la qualité de vie au travail et en liste les thèmes :

• Articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle

• L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes

• La lutte contre les discriminations

• L’insertion professionnelle et maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés

• Les régimes de prévoyance et de frais de santé

• L’expression directe et collective des salariés

• La pénibilité

Bobst Lyon ayant déjà négocié par ailleurs des accords sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, ainsi que sur les régimes de prévoyance et de frais de santé, ces thèmes ne sont pas abordés lors de la négociation 2017/2018.

La Direction de Bobst Lyon est convaincue que développer une approche systémique de la qualité de vie au travail permet d’en faire un sujet central pour l’entreprise et d’aborder ce thème de manière transversale.

Derrière des contraintes légales, il s’agit d’une opportunité RH au cœur des évolutions sociales à venir.

Afin de structurer les échanges, il a été convenu entre la Direction et les Organisations Syndicales de regrouper les sujets de qualité de vie au travail selon 5 axes :

• Equilibre entre vie professionnelle et personnelle

• Conditions de travail

• Relations individuelles

• Relations collectives

• Management, pivot en matière de qualité de vie au travail

Cet accord a pour objet de traiter de l’axe « équilibre entre vie professionnelle et personnelle ».

Article 1 – Soutien aux aidants

Le législateur a progressivement introduit différents dispositifs afin de soutenir les aidants familiaux et notamment :

• Le congé de proche aidant

• Le droit au répit

• Le don volontaire et anonyme de jours de repos ou RTT à un collègue (loi Mathys)

• Le congé de présence parental

Il a été décidé d’harmoniser les conditions d’accès à ces différents dispositifs afin de mieux accompagner les salariés dans ce type de situations personnelles difficiles et de leur simplifier la démarche.

1. Conditions d’ancienneté

L’ensemble des salariés, en CDI, sera éligible aux dispositifs à partir de la validation de la fin de sa période d’essai.

2. Délai d’information de l’employeur

Le salarié souhaitant faire une demande d’absence dans ce cadre devra formuler sa demande par courrier simple remis en main propre 8 jours avant le début de son absence.

Toutefois, en cas de situation exceptionnelle, une absence immédiate pourra être accordée par le manager et les Ressources Humaines si l’organisation du travail le permet.

3. Documents justificatifs à fournir

Une attestation sur l’honneur devra être fournie par le salarié pour justifier son absence.

4. Durée de l’absence

Le salarié pourra s’absenter de son poste durant 12 mois maximum.

Toutefois, afin d’éviter l’isolement d’un collaborateur en difficulté personnelle, un entretien de départ sera organisé par le manager et/ou les Ressources Humaines, puis régulièrement proposé.

Au-delà de 6 mois d’absence, un entretien spécifique sera organisé avec le salarié pour préparer le retour au poste.

5. Modalités de retour du congé

La direction s’engage à ce que le salarié retrouve son poste ou un poste équivalent si l’organisation a évolué en son absence.

6. Rémunération durant l’absence

Afin d’accompagner au mieux les salariés dans ce cadre, leur rémunération sera maintenue sur la base suivante, après un an d’ancienneté :

• 45 jours calendaires à 100 % : + 15 jours sup par période de 5 ans d’ancienneté

• 30 jours calendaires à 75 % :   + 10 jours sup par période de 5 ans d’ancienneté

La rémunération s’entend par : salaire de base et prime d’ancienneté. Le calcul du 13,5^ème mois, de la participation et de l’intéressement sera impacté.

7. Aménagements horaires

Le salarié peut également dans ce cadre faire une demande de temps partiel ou d’aménagements d’horaires de travail afin de conserver son poste et les contacts afférents tout en gagnant en souplesse d’organisation personnelle.

En cas de temps partiel, la rémunération du collaborateur sera maintenue, sur la même base que l’article précédent, après un an d’ancienneté :

• 45 jours calendaires à 100 % : + 15 jours sup par période de 5 ans d’ancienneté

• 30 jours calendaires à 75 % :   + 10 jours sup par période de 5 ans d’ancienneté

Puis, au-delà des jours calendaires, la rémunération sera proratisée.

L’aménagement des horaires et du rythme de travail pourra se faire sur la journée, la semaine ou le mois, en fonction des besoins du salarié et de l’organisation du service.

8. Communication sur les dispositifs auprès des salariés

Une communication particulière sera organisée auprès de l’ensemble des salariés pour expliquer quels sont les situations considérées et les droits de chacun dans ce cadre.

Article 2 – Télétravail

Après un retour d’expérience positif du télétravail dans l’entreprise, il est apparu nécessaire de poser un cadre global de cette nouvelle organisation du travail.

1. Définition du télétravail 

Le télétravail s’entend comme la situation où le collaborateur, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l’entreprise. Cette organisation sera précisée par un avenant à son contrat de travail.

Le télétravail sera limité à 1 jour par semaine pour conserver un maximum de lien au sein des équipes. De façon exceptionnelle, les demandes de télétravail sur 2 jours par semaine pourront être étudiées en fonction de l’activité du collaborateur ou d’un éventuel statut de travailleur handicapé.

2. Le principe du volontariat et de réversibilité

Le télétravail revêt un caractère volontaire, fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Lorsqu’un salarié souhaite opter pour le télétravail, il adresse une demande écrite à son manager et à son responsable ressources humaines.

Réversibilité :

A la demande du salarié : la demande sera effectuée par écrit soit par remise de la lettre en main propre, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par l’envoi d’un mail.

A la demande de l’employeur : l’employeur peut également demander au salarié de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise, notamment pour les raisons suivantes : réorganisation de l’entreprise, de la direction ou de l’équipe, déménagement du salarié…

Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet un mois à compter de la réception par l’autre partie de la décision de mettre fin au télétravail.

La direction s’engage à ce que le salarié retrouve son poste ou un poste équivalent si l’organisation a évolué en son absence.

3. Les conditions d’éligibilité

Le manager étudiera avec le responsable Ressources Humaines la compatibilité de cette organisation du travail avec l’emploi exercé par le collaborateur, notamment sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de service.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité d’autonomie des salariés concernés. Pour cette raison, le salarié devient éligible à partir de 6 mois d’ancienneté dans son poste.

Le refus éventuel fera l’objet d’une réponse écrite et motivée.

4. Les modalités d’organisation du télétravail

L’exercice des fonctions en télétravail débutera par une période d’adaptation de trois mois.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l’employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de deux semaines.

L’avenant au contrat de travail pour la mise en œuvre du télétravail sera fait pour une période d’un an, reconductible.

La charge de travail à domicile est réputée correspondre au volume de travail habituel du salarié. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassement en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant décompté selon les modalités légales.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, il est demandé au salarié de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Un simple compte-rendu des tâches réalisées à domicile sera transmis par mail à son responsable hiérarchique chaque semaine de façon à suivre le travail effectué. Les modalités de ce compte-rendu pourront évoluer et seront discutées par le manager et son collaborateur.

Le manager fera un bilan tous les trois mois avec le salarié. Cet échange portera notamment sur l’évaluation de la charge de travail.

5. Frais professionnels et indemnité d’occupation du domicile

L’entreprise prend en charge les éventuelles dépenses liées à la mise en conformité du domicile au télétravail ainsi que les éventuelles dépenses d’installation de l’équipement bureautique et informatique nécessaire. Ces dépenses, après acceptation préalable, seront remboursées sur justificatifs.

Les frais éventuellement engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail sont remboursés sur une base mensuelle de 20€. Cette indemnité forfaitaire est soumise à cotisations sociales.

Cette indemnité correspond notamment aux :

• coûts de connexion Internet et de téléphonie

• coûts supplémentaires de consommation électrique liés à l’utilisation du matériel professionnel ;

• coûts supplémentaires éventuels d’assurance du logement utilisé comme local professionnel.

• frais de chauffage et d’électricité correspondants à la présence supplémentaire au domicile.

  6. Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le salarié s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

7. Suivi du télétravailleur

Au cours de l’entretien annuel d’évaluation, les conditions d’activité et la charge de travail liées au télétravail seront abordées.

Article 3 – Droit à la déconnexion

Le présent accord synthétise les recommandations applicables à tous les salariés Bobst et extérieurs afin d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion ainsi que les modalités selon lesquelles ce droit sera garanti. Il met à destination des salariés et des extérieurs y compris les personnels d'encadrement et de direction, des actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques (article L.2242-8,7° du Code du travail issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016). Nous rappelons à cette occasion, que les outils numériques mis à disposition des salariés sont réservés à un usage professionnel.

L’instauration d’un droit à la déconnexion vise à garantir l’effectivité du droit au repos ; cet enjeu est particulièrement fort, notamment pour les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année, utilisateurs fréquents des outils numériques. Par le présent accord, l’entreprise réaffirme l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie personnelle, familiale et vie professionnelle.

Les modalités retenues sont issues d’un groupe de travail constitué de représentants de toutes les directions et de collaborateurs faisant partie de l’encadrement ou non. Ce groupe a été animé par la Direction des Ressources Humaines.

En se basant sur un constat des pratiques aux seins de l’entreprise Bobst, en tenant compte de la dimension internationale, des contraintes liés au service client, de la culture et des valeurs de l’entreprise. L’idée retenue par le groupe est de permettre à tout à chacun de conserver une autonomie dans le choix d’organiser et de remplir sa mission tout en rappelant les bonnes pratiques afin que chacun puisse concilier vie personnelle et vie professionnelle en tenant compte des exigences propres aux caractéristiques de l’entreprise et des fonctions exercées, tout en respectant les règles de protection. Ces réflexions ont été présentées par le groupe de travail aux délégués syndicaux afin d’enrichir les discussions.

1. Définitions

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié Bobst et extérieurs de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques :

• Outils numériques à usage professionnel : outils numériques physiques (ordinateurs portable, smartphones, téléphone portable, réseaux filaires etc.)

• Moyens de travail à distance Les portails internet : l’accès à distance à la messagerie et/ou au poste de travail, logiciels, connexions sans fil, intranet/extranet etc.

• Outils numériques personnels : s’ils sont donnés à titre exceptionnel à certains collaborateurs choisis, alors ils ne doivent pas servir de moyen de communication pour l’employeur vers le salarié.

• Temps de travail :

  • Horaires de travail du salarié/intérimaire durant lesquelles il travaille pour son employeur et comprenant ses heures normales de travail et les heures supplémentaires.

  • Pour le salarié Bobst ou extérieur travaillant en forfait jours : jours de travail à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos ainsi que toute autre période de suspension.

  • Pour le salarié sans référence horaire (dirigeant) : jours de travail à l’exclusion des congés payés, des congés exceptionnels ainsi que tout autre période de suspension.

  • Chaque personne devra veiller à sa sécurité et à sa santé en respectant :

    • Un temps de repos quotidien de 11h consécutives,

    • Un temps d’une journée de repos hebdomadaire, idéalement le dimanche sauf cas exceptionnel de présence sur un salon, d’urgence, de maintenance, d’astreinte, intervention clientèle…

  2. Rappel des Bonnes Pratiques

Les salariés et les intérimaires disposent d’un droit à la déconnexion en dehors des heures habituelles de travail et pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire, ainsi que durant toute autre période de suspension de son contrat de travail.

Néanmoins, afin de laisser le choix à tout un chacun d’organiser en toute autonomie la gestion de son temps pour répondre à sa mission professionnelle tout en conciliant sa vie personnelle, il a été convenu de ne pas opter pour une solution qui consisterait de bloquer les accès sur une période donnée. Par conséquent les accès resteront libres.

Toutefois il parait pertinent de faire un rappel sur les différents points suivants auprès des collaborateurs concernés :

• L’ensemble du personnel Bobst doit veiller à sa sécurité et à sa santé en respectant :

  • Un temps de repos quotidien de 11h consécutives,

  • Un temps d’une journée de repos hebdomadaire, idéalement le dimanche sauf cas exceptionnel de présence sur un salon, d’urgence, de maintenance, d’astreinte, intervention clientèle…

• Pour le personnel en système heure, la durée de travail effectif hebdomadaire ne doit pas dépasser les deux limites suivantes : 48 heures sur une même semaine, et 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

• Bobst encourage chaque collaborateur à veiller à la sécurité et à la santé de ses collègues.

• Par ailleurs, le personnel n’aura pas d’obligation de répondre aux e-mails pendant les temps de repos.

• Concernant l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que les salariés et les intérimaires ne sont jamais tenus de prendre connaissance des courriels qui leurs sont adressés ou d’y répondre en dehors de leur temps de travail.

• Le collaborateur n’est pas tenu de consulter ses messages téléphoniques durant ces temps de repos.

• L’attribution d’un ordinateur portable n’implique pas l’obligation de l’emmener chez soi.

• Nous incitons les collaborateurs à laisser leurs outils nomades au sein de l’entreprise durant leur temps de repos.

• Chacun peut s’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message ceci afin de respecter nos collègues de travail.

• Les managers veilleront au respect de ce droit à la déconnexion en s’abstenant de contacter les membres de leur équipe durant ces périodes, sauf circonstances particulières, nées de l'importance des sujets traités.

• L’utilisation de son droit à la déconnexion ne pourra en aucun cas être prise en compte dans l’évaluation du salarié.

Afin de diffuser les bonnes pratiques :

• Nous demandons aux managers d’appliquer le principe d’exemplarité sur les différents points mentionnés dans cet article. Cette diffusion aura lieu lors d’une réunion encadrement et sera ensuite reportée par écrit dans la diffusion du compte rendu.

• Nous diffusons ces bonnes pratiques au travers d’une Charte de bonne utilisation des outils numériques nomades à l’ensemble des collaborateurs lors de la remise des outils numériques mentionnés dans l’article préliminaire un rappel des bonnes pratiques (voir annexe 1). Cette Charte est également diffusée à l’ensemble des collaborateurs possédant déjà des outils nomades dès la mise en place de l’accord.

• Nous communiquons via les différents moyens internes sur ces règles de bonne pratique à l’ensemble des collaborateurs.

  3. Sensibilisation et formation à la déconnexion

Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination de l’ensemble des salariés concernés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques , l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques (détail en annexe 2).

4. Suivi de l’efficacité des actions mises en place

Bilan annuel :

Bobst mettra en œuvre un bilan annuel de l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise. Ce bilan sera élaboré à partir d’un questionnaire personnel et anonyme adressé à chaque salarié en fin d’année.

Ce bilan annuel sera présenté au C.H.S.C.T.

Un premier bilan sera organisé à la signature du présent accord, comme un élément de mesure des progrès réalisés.

Entretien annuel :

Chaque année l’employeur veillera à un moment d’échanges entre le salarié et son responsable hiérarchique afin de faire un point sur l’organisation et la charge de travail ainsi que l’amplitude des journées et du temps de déconnexion conformes aux attentes du poste et aux dispositions légales. Cette discussion sera reportée sur le support d’entretien professionnel dans la rubrique prévue à cet effet.

Demande d’entretien :

Toute personne qui pourrait rencontrer des difficultés à honorer sa mission en respectant ce droit à la déconnexion pourra demander un entretien avec son responsable hiérarchique et à la Direction des Ressources Humaines afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail.

Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra être envisagé. Ces actions de formation et de sensibilisation auront pour objectif d’aider les collaborateurs à avoir un usage raisonnable des outils numériques.

Egalement, dans le cas où le bilan annuel ou l’entretien annuel ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise engagera les actions nécessaires en débutant par un entretien individualisé.

Article 4 – Dispositions finales

4.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans et entrera en vigueur au lendemain du jour de son dépôt.

4.2 Suivi de l’accord

La mise en œuvre des dispositions prévues dans cet accord sera suivie en Comité d’Entreprise une fois par an.

Des indicateurs seront présentés, notamment sur :

• Le nombre de personnes ayant bénéficié d’un congé « soutien aux aidants »

• Le nombre de jours d’absence en congé « soutien aux aidants »

• Le nombre de personnes en télétravail et les types d’organisation

• Un bilan qualitatif sur le télétravail

• Bilan annuel sur l’usage des outils numériques via un questionnaire global

4.3 Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires à la DIRECCTE et au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Lyon.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

5.4 Révision de l’accord

A la demande de la Direction de l’entreprise ou d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord, dans les conditions prévues par les dispositions du Code du Travail.

Fait en 7 exemplaires originaux à Villeurbanne le 9 mars 2018

Pour la société,	Pour la CFDT
	Pour la CFE-CGC
	Pour la CGT

Annexe 1

Charte de bonne utilisation des outils numériques nomades

Cher collaborateur/trice,

Nous venons de vous remettre un ordinateur portable, un smartphone, un téléphone portable. Cet outil vous est remis dans le cadre de vos fonctions. Cet/ces outils vous permet de vous laisser le choix d’organiser en toute autonomie la gestion de votre temps pour répondre à vos missions professionnelles tout en conciliant votre vie personnelle.

Bobst est cependant vigilante quant aux dérives que ce type d’outil peut engendrer et vous rappelle que :

• Vous disposez d’un droit à la déconnexion en dehors des heures habituelles de travail et pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire, ainsi que durant toute autre période de suspension de son contrat de travail.

• Chaque personne devra veiller à sa sécurité et à sa santé en respectant :

  • Un temps de repos quotidien de 11h,

  • Un temps d’une journée de repos hebdomadaire, idéalement le dimanche sauf cas exceptionnel de présence sur un salon, d’urgence, de maintenance, d’astreinte…

• Pour le personnel en système heure, la durée de travail effectif hebdomadaire ne doit pas dépasser les deux limites suivantes : 48 heures sur une même semaine, et 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

• Bobst encourage chaque collaborateur à veiller à la sécurité et à la santé de ses collègues.

• Par ailleurs, le personnel n’aura pas d’obligations de répondre aux e-mails pendant les temps de repos. Toutefois une dérogation sera appliquée lors de tous événements liés à l’activité commerciale ou de dépannage client de l’entreprise qui interviendraient les week-ends et les jours fériés. Dans ce cas, nous rappelons que le salarié devra prendre au moins un jour de repos dans la semaine.

• Concernant l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que les salariés et les intérimaires ne sont jamais tenus de prendre connaissance des courriels qui leurs sont adressés ou d’y répondre en dehors de leur temps de travail.

• Le collaborateur n’est pas tenu de consulter ses messages téléphoniques durant ces temps de repos.

• L’attribution d’un ordinateur portable n’implique pas l’obligation de l’emmener chez soi.

• Nous incitons les collaborateurs à laisser leurs outils nomades au sein de l’entreprise durant leur temps de repos.

• Rappeler que chacun peut s’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message ceci afin de respecter nos collègues de travail.

• Garantir que l’utilisation du droit à la déconnexion ne pourra en aucun cas être prise en compte dans l’évaluation du salarié (en tout cas dans un sens négatif).

Nous vous demandons de vous rapprocher des ressources humaines pour participer à une formation à un usage raisonné des outils informatiques. Nous vous indiquons que le sujet du droit à la déconnexion sera abordé avec votre manager durant votre entretien professionnel, afin de vérifier que les outils numériques ne vous mettent pas en difficulté pour concilier vie personnelle et vie professionnelle.

Si vous rencontrez des difficultés à honorer votre mission en respectant ce droit à la déconnexion, demandez un entretien avec votre responsable hiérarchique et à la Direction des Ressources Humaines afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail.

Fait en deux exemplaires le ……. Signature du collaborateur

Annexe 2

Formation à l’outil outlook 

Public : Tous les utilisateurs outlook.

Objectifs :

Augmenter l’efficacité et limiter la réception de certains mails/appels.

Maîtriser les bonnes pratiques pour utiliser de manière raisonnée les emails.

Programme :

• Utiliser le gestionnaire d’absence.

• Renvoi des emails vers la boîte d’un collègue.

• Utiliser les degrés d’urgence

• Désactiver les alertes sonores ou visuelles d’arrivée des emails.

• Différer l’envoi ou la réception des emails durant les périodes de repos.

• Utiliser les règles pour trier les emails.

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel et principalement les destinataires multiples ; il est donc recommandé d’utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels et notamment des fichiers trop volumineux 

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail