ACCORD D’ENTREPRISE CONCERNANT LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

Entre :

D’une part,

FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS, Société par actions simplifiée au capital de 1 000 000 € dont le siège social est situé 29 Quai Aulagnier – Immeuble River Plaza – 92600 Asnières-sur-Seine, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro B 301 940 011,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sein de la société FUJITSU Technology Solutions :

• la CFDT

• la CFE-CGC

• SUD

Préambule 3

Article 1 - Bénéficiaires 3

Article 2 - Objet 3

Article 3 - Bien-être et épanouissement au travail 4

3.1 Intégration des nouveaux embauchés 4

3.2. Prévention des risques et de la pénibilité 4

3.3. Absentéisme et maladie 5

3.4 Travail en open space 5

3.5 Prévention du Risque Psychosocial 5

3.6 Communication sur les ressources à disposition des collaborateurs 6

3.7 Equilibre vie professionnelle et vie personnelle 6

3.7.1 Droit à la déconnexion 6

3.8 Evènements extra-professionnels sponsorisés 7

3.9 Insertion professionnelle et maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés 7

Article 4 – Performance sociale des managers 8

4.1 Accompagnement des managers 8

Article 5 – Evolution des organisations 8

5.1 Télétravail 8

Article 6 – Dialogue social 8

6.1 Droit d’expression auprès de la hiérarchie 8

Article 7 – Commission paritaire de suivi 9

Article 8 – Durée du présent accord 10

Article 9 - Dépôt et publication 10

Annexe : Charte de la vie en Collectivité chez Fujitsu 11

Préambule

La richesse de Fujitsu Technology Solutions repose sur les compétences et les talents de nos collaborateurs.

Comme indiqué dans le Fujitsu Way, disponible sur l’intranet, nous souhaitons particulièrement :

• créer une culture d’entreprise dynamique valorisant l’équilibre entre la vie privée et professionnelle des collaborateurs,

• offrir des possibilités de développement des compétences et encourager de telles initiatives

• assurer un environnement de travail sûr et confortable

Nous nous engageons à être une organisation au sein de laquelle tous les collaborateurs sont fortement motivés, ont de nombreuses opportunités d'avancement et travaillent avec fierté et confiance.

Nous sommes convaincus que la qualité de vie au travail est un facteur important de développement du bien-être individuel et collectif des salariés ainsi que de la performance économique. C’est en ce sens que la Société et les partenaires sociaux ont ouvert des négociations afin de mettre en place un ensemble d’actions visant à améliorer la Qualité de Vie au Travail (QVT).

La qualité de vie au travail regroupe les dispositions récurrentes englobant notamment les modalités de mise en œuvre de l’organisation du travail permettant de concilier les modalités d’amélioration des conditions de travail et de vie des salariés et la performance collective de l’entreprise. Elle est un des éléments constitutifs d’une responsabilité sociale d’entreprise assumée.

Ainsi, la qualité de vie au travail nécessite qu’aucune forme de discrimination n’existe et ne soit tolérée dans l’entreprise autant dans les conditions d’accès à l’emploi et à la promotion, que dans la politique salariale et les autres déterminants dans les conditions de travail.

Soucieuse du sujet depuis longtemps, la Société a déjà mis en place un certain nombre de pratiques ou d’accords visant à améliorer la QVT.

Le présent accord a pour vocation de faire référence à l’ensemble des accords d’entreprise et des pratiques existantes sur le sujet, afin de les centraliser et éventuellement les enrichir.

Article 1 - Bénéficiaires

Les dispositions du présent avenant sont applicables à l’ensemble des salariés de l’entreprise, sans distinction de statut et sans condition d’ancienneté.

Article 2 - Objet

L’objet du présent accord est de définir les règles, bonnes pratiques et engagements de l’entreprise en matière de Qualité de Vie au Travail autour des thématiques suivantes :

• Bien-être et épanouissement au travail

• Performance sociale des managers

• Evolution des organisations

• Dialogue Social

Article 3 - Bien-être et épanouissement au travail

Les règles de vie chez Fujitsu concernant la vie en collectivité, l’utilisation des outils numériques et le droit à la déconnexion font l’objet d’un guide annexé au présent accord.

3.1 Intégration des nouveaux embauchés

Se sentir attendu et intégré est primordial pour tout nouvel arrivant afin de s’épanouir rapidement dans les nouvelles fonctions et le nouvel environnement de travail.

Chaque nouvel arrivant sera accueilli dans l’entreprise par son manager et recevra le jour de son arrivée le matériel nécessaire à l’exercice de sa fonction ainsi que l’ensemble des codes d’accès aux applications informatiques de l’entreprise.

Un livret d’accueil lui sera remis contenant l’ensemble des informations utiles.

Il rencontrera les personnes dites « clés » de l’entreprise lors des premières journées de son arrivée afin de lui permettre de comprendre au mieux les métiers de l’entreprise et afin de commencer à créer son réseau interne.

La Direction des Ressources Humaine enverra dans la semaine suivant l’arrivée à l’ensemble des collaborateurs un courriel de présentation avec photo reprenant les points clés du parcours professionnel ainsi que quelques points personnels soumis à l’accord du salarié. Sa photo sera ajoutée au « KIFAIKOI », après accord du salarié relatif à l’utilisation de son image.

3.2. Prévention des risques et de la pénibilité

Au-delà de son obligation juridique de Sécurité de Résultat, la Société est particulièrement attentive au fait de réduire au maximum l’exposition des salariés à tout risque dans l’entreprise.

Aussi, la Société s’engage au respect des mesures suivantes :

1/ La Société s’engage en collaboration avec le CSE à suivre et mettre à jour Le Document Unique de Sécurité et de Prévention des Risques Professionnels ainsi que le Programme Annuel de Prévention des Risques Professionnels et d'Amélioration des Conditions de Travail (Papripact) ainsi que l’analyse de l’exposition des salariés aux facteurs de pénibilité chaque trimestre.

2/ La dotation et la validité des Equipements de Protection Individuelle est contrôlée chaque année par les managers selon une procédure définie.

3/ Certains salariés de l’entreprise sont amenés à travailler hors les murs de la Société et peuvent de ce fait développer un sentiment d’isolement vis-à-vis des autres salariés de l’entreprise. Aussi, la Société s’engage à veiller à ce que le management organise à minima une réunion hebdomadaire d’équipe, qu’elle soit présentielle ou téléphonique, et une réunion présentielle par trimestre dans la mesure du possible.

4/ L’entreprise veillera à ce que chaque collaborateur ait le matériel adapté pour réaliser au mieux sa mission au moyen d’une enquête annuelle, par exemple sur le nombre de kilomètres parcourus.

3.3. Absentéisme et maladie

Le suivi de l’absentéisme constitue un baromètre du bien-être au travail, de même que le retour d’arrêt maladie doit être accompagné par la Société pour un retour serein à l’activité professionnelle.

Un indicateur de l’absentéisme sera mis en place en accord avec le CSE.

Le CSE étudiera à minima une fois par trimestre les indicateurs clés de l’absentéisme afin de mettre en place les éventuelles actions préventives.

Le manager prendra contact avec le salarié pour tout arrêt supérieur à 15 jours afin de faire le point sur les conditions de son retour et lui délivrer les informations clés correspondant à sa période d’absence.

En complément de cette prise de contact, les salariés rencontreront également, dans le cadre des entretiens professionnels, un membre de l’équipe RH pour tout arrêt supérieur à 30 jours.

L’entreprise s’engage dans la mesure du possible à aménager les postes de travail ou à réorganiser les taches en cas de restriction médicale préconisées par la médecine du travail.

3.4 Travail en open space

Afin de favoriser les contacts et le partage de l’information, la Société privilégie l’aménagement de ses espaces de travail en « open space » (plateaux ouverts).

La Direction visera à l’amélioration constante des open space en fonction de leur occupation, notamment en revoyant le positionnement des cloisons phoniques afin de « casser » les open space trop étendus.

Ces aménagements impliquant le respect d’un code de bonne conduite afin de ne pas perturber le travail de chacun, l’entreprise a décidé de mettre en place une charte de la vie en collectivité annexé au présent accord.

3.5 Prévention du Risque Psychosocial

Longtemps limitée au risque physique, la prévention du risque en entreprise s’étend à présent au risque psychosocial, à savoir tout élément lié à l’exercice de l’activité professionnelle pouvant avoir un effet néfaste sur la santé psychique et psychologique des salariés.

La Société a procédé à un diagnostic portant sur le Risque Psychosocial (RPS) dans l’entreprise mené par un consultant externe et portant sur des échantillons représentatifs des métiers de la Société.

Ce diagnostic servira de base à des plans d’action définis en collaboration avec la commission RPS ciblés sur les métiers concernés.

Une commission « RPS » composée de représentants de la Direction et de représentants du personnel (membres du CSSCT faisant partis du CSE) sera chargé du suivi de ces plans d’action. Elle se réunira deux fois par an à l’initiative de la Direction.

Si le RPS se décline de façons différentes suivant la nature des fonctions exercées, les métiers de la prestation de service informatique comportent des risques particuliers liés à des spécificités structurelles de ces métiers : le début de mission, la fin de mission, l’inter-mission (« bench »).

Afin de limiter l’impact sur le salarié, le Management veillera à :

- remettre au collaborateur une fiche de mission à chaque prise de poste visant à définir les objectifs propres à la mission.

- prévenir le collaborateur de la fin de sa mission au moins un mois à l’avance (sauf impératif de service ou mise à pied conservatoire). Ceci devra donner lieu à un entretien permettant de faire le point sur la mission.

- durant la période d’inter-mission (« bench »), le collaborateur sera en contact régulier avec le Ressource Manager afin d’optimiser les recherches de nouvelle mission.

- Le collaborateur sera incité à mettre à profit cette période pour de la formation

- Le management veillera tant que faire se peut à faire connaitre au Ressource Manager toute tâche même temporaire visant à occuper au mieux les salariés en inter-mission, en lien avec les compétences du collaborateur.

3.6 Communication sur les ressources à disposition des collaborateurs

L’entreprise s’engage à communiquer annuellement sur les personnes à contacter (RH, Médecine du travail, Représentants du personnel) si un salarié se trouve ou a connaissance d’une situation de mal être au travail.

Pour les situations spécifiques de harcèlements suspectés, une procédure sera communiquée.

Ces informations seront affichées à chaque étage dans les tableaux d’affichage prévus à cet effet ainsi que sur l’intranet

3.7 Equilibre vie professionnelle et vie personnelle

3.7.1 Droit à la déconnexion

L’évolution des moyens de communication permet de se connecter à l’entreprise à toute heure et en tout lieu via les ordinateurs portables, téléphones portables, smartphones, etc.

Porteuses de lien social, facilitant les échanges et l'accès à l'information, les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) doivent toutefois être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de la sphère privée. En effet, le développement des outils numériques et leur accessibilité croissante rendent plus floues les frontières entre la vie privée et la vie professionnelle.

Si ceci favorise la flexibilité de l’organisation du travail, il convient de veiller à prévenir le risque d’intrusion de la vie professionnelle dans la vie personnelle.

Ainsi, la maitrise et le bon usage des outils numériques est nécessaire pour leur utilisation raisonnable et efficiente.

1. Principe du droit à la déconnexion

Un "droit à la déconnexion" aux TIC est reconnu à l'ensemble des salariés de Fujitsu Technology Solutions. Au titre de ce droit, et en dehors des cas exceptionnels (par circonstances exceptionnelles, il est visé une situation ou un événement important, inhabituel et imprévisible), il est demandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire, de congés ou d'arrêts de travail, afin de garantir le respect de celles-ci.

2. Modalités d’application

Pour faire respecter l'organisation de cette déconnexion et pour que celle-ci soit efficace, elle nécessite l'exemplarité, de la part des managers et des dirigeants de l'entreprise, dans leur utilisation des outils numériques. Le management doit impérativement veiller au respect du droit à la déconnexion. Il s’efforcera notamment de ne pas envoyer de mails en dehors des horaires habituels de travail et ne devra pas attendre de réponse en dehors de ces mêmes horaires.

Par ailleurs, le respect du droit à la déconnexion nécessitant l’implication de chacun, y compris celle des salariés qui doivent savoir s’astreindre, sauf évènement exceptionnel, à une déconnexion des outils de communication à distance en dehors des horaires habituels de travail. II est notamment demandé à tous les salariés de veiller à ne pas solliciter ses collègues en dehors des horaires de travail habituels. Aucun salarié ne pourra être sanctionné pour ne pas avoir répondu à une sollicitation envoyée en dehors des horaires de travail.

Les cadres autonomes, ayant par définition, une grande autonomie dans l’organisation de leur journée de travail, devront veiller au respect de la durée maximale de travail et au respect de leur repos quotidien de 11h entre deux journées et 35h au moins par semaine.

3. Message d’absence et back up

Afin de favoriser ce droit à la déconnexion, chaque salarié veillera, en cas d’absence, à paramétrer un message automatique à l'attention des interlocuteurs internes et externes, les prévenant de l’absence, de sa durée et mentionnant le nom et les coordonnées de l'interlocuteur à joindre si nécessaire.

3.8 Evènements extra-professionnels sponsorisés

La Société participe régulièrement à des évènements extra-professionnels. Ces évènements, au-delà de leur portée sociale, favorisent le développement de liens interpersonnels, le sentiment d’appartenance et la qualité de l’image de Fujitsu.

La Direction s’engage à étudier tout type d’évènement extra-professionnel qui lui sera soumis et à prendre en partie à sa charge les modalités de participation aux évènements retenus dans la mesure des possibilités financières de l’Entreprise.

3.9 Insertion professionnelle et maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés

Au-delà de ses obligations légales en matière d’emploi des travailleurs handicapés la Société s’engage à poursuivre ses actions selon les axes suivants :

• Garantir la non-discrimination à l’embauche.

• Travailler avec des professionnels du recrutement des personnes en situation de handicap 

• Communiquer auprès de l’ensemble des collaborateurs sur la Reconnaissance Qualité Travailleur Handicapé (RQTH) et apporter une aide individualisée à chaque demandeur.

• Sensibiliser les salariés au handicap

• Poursuivre le travail avec le secteur protégé et/ou adapté

• Aménager les postes de travail chaque fois que cela est nécessaire.

• Travailler avec les CAP EMPLOI, SAMETH et l’AGEFIPH pour le maintien dans l’emploi.

Article 4 – Performance sociale des managers

La vie professionnelle est notamment régie par les relations hiérarchiques entre les managers et leurs équipes.

La qualité et le professionnalisme de ces relations constituent une pierre angulaire de la Qualité de Vie au travail.

Afin de garantir une bonne Qualité de Vie au Travail, la relation hiérarchique doit se faire dans le respect et la bienveillance. Ce principe fait notamment directement écho au Fujitsu Way, le code de conduite éthique du groupe.

4.1 Accompagnement des managers

Les compétences managériales, comme n’importe quelles compétences professionnelles, doivent faire l’objet de formations et d’accompagnement.

Tous les managers ont suivi en 2017 un programme d’accompagnement appelé « Management Excellence », consistant notamment en un ensemble de modules de formation à destination des managers.

La société s’engage à ce que les nouveaux managers suivent le module Managing@Fujitsu dans les 6 mois suivant leur prise de fonction managériale.

Article 5 – Evolution des organisations

L’évolution des organisations ainsi que le développement des moyens technologique rendent le travail de plus en plus dématérialisé et nomade.

La Qualité de Vie au Travail passe par une flexibilité accrue de l’organisation du travail

5.1 Télétravail

Il existe chez Fujitsu Technology Solutions un accord de télétravail. En effet, l’entreprise considère cette forme particulière de travail, qu’elle soit pérenne ou ponctuelle, comme étant notamment un des leviers offrant la possibilité à chaque salarié, lorsque l’organisation de travail le permet, d’organiser et de gérer l’équilibre entre sa vie privée et sa vie professionnelle.

Fujitsu Technology Solutions offre un cadre qui permet aux salariés qui répondent aux critères d’éligibilité au télétravail, d’avoir recours à ce mode particulier de travail lorsque l’organisation le permet.

Article 6 – Dialogue social

6.1 Droit d’expression auprès de la hiérarchie

Fujitsu France reconnaît le droit à un dialogue individualisé entre le salarié et son employeur hiérarchique. C’est dans ce contexte qu’elle organise :

• un entretien annuel d’évaluation

• un entretien de mi-année

• un entretien professionnel a minima tous les 2 ans afin d’évoquer : l’évolution professionnelle du collaborateur, les questions relatives au suivi des actions de formation/certification et progression salariale ou professionnelle, évaluation de l’employabilité et le projet professionnel

6.2 Droit d’expression collectif et individuel des salariés

Fujitsu France reconnaît à ses salariés un droit d'expression qui leur donne la possibilité de s'exprimer directement et collectivement sur le contenu, les conditions d'exercice et l'organisation de leur travail et de proposer les améliorations qui pourraient en transformer les conditions d'exercice. En effet, Fujitsu France est convaincue que le salarié qui exécute un travail occupe une place privilégiée pour en analyser les différents aspects et pour proposer les améliorations à y apporter.

Au-delà de l'identification des problèmes et aspirations des salariés, l'expression des salariés doit permettre de rechercher et de mettre en œuvre des actions concrètes dont les effets seront perceptibles par les salariés concernés.

Les réunions où des communautés de salariés peuvent s’exprimer seront montées ad hoc en fonction des besoins et de l’actualité. Elles donnent lieu à un compte-rendu.

Le droit d'expression des salariés s’exerce sur les lieux et pendant le temps de travail ; le temps consacré à l'expression est rémunéré comme temps de travail.

Les opinions émises par les salariés dans le cadre de leur droit d'expression, quelle que soit leur place dans la hiérarchie professionnelle, ne peuvent motiver une sanction ou un licenciement. Les propos tenus par les participants aux réunions d'expression des salariés échappent à toute possibilité de sanction tant qu’ils ne comporteront eux-mêmes aucune malveillance à l'égard des personnes.

L’Entreprise s’engage à informer le CSE en fonction des sujets des compte-rendu des réunions.

6.3 L’expression médiatisée des salariés par les représentants élus et les délégués syndicaux.

Fujitsu France croit à la pertinence du dialogue social entre Direction et instances représentatives du personnel dans la mesure où les échanges sont honnêtes et loyaux.

C’est dans ce contexte que l’Entreprise octroie les facilités suivantes supérieures à ses obligations légales :

• Nombre de membres présent au CSE supérieur au Code du Travail

• Nombre d’heures de délégation des membres titulaires et suppléants supérieur au Code du Travail

• Financement par l’Entreprise d’un prestataire externe pour les PV du CSE

Article 7 – Commission paritaire de suivi

Une Commission paritaire de suivi du présent accord, composée des syndicats signataires et de la Direction des Ressources Humaines sera mise en place et se réunira à l’initiative de l’une ou l’autre des parties.

Cette commission sera composée de :

• 1 à 2 représentants de chaque organisation syndicale

• 1 à 2 représentants de la direction

Cette commission aura pour mission de faire un suivi de la mise en œuvre de l’accord notamment sur les points suivants : suivi des entretiens professionnels, recensement des évènements extra professionnels organisés, suivi de l’évolution de l’aménagement des locaux.

Article 8 – Durée du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans.

Il pourra toutefois être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La dénonciation devra être faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée à chacune des parties signataires et donnera lieu aux formalités de dépôt conformément à l’article L.2231-6 du Code du travail.

Article 9 - Dépôt et publication

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, il est convenu que le présent accord sera déposé en deux exemplaires (dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) par la partie la plus diligente auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi de Nanterre et qu’un exemplaire sera envoyé au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.

Fait à Asnières-sur-Seine, le 24 octobre 2018

La Direction :

Les organisations syndicales :

CFDT CFE-CGC

SUD

Annexe : Charte de la vie en Collectivité chez Fujitsu

1. La vie en collectivité

1. Réunions

Afin de favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et pour ne pas perturber l’organisation familiale et personnelle, l’Entreprise s’engage à veiller dans la mesure du possible à ne pas commencer les réunions avant 9h30 et ne pas les terminer après 18h30 (sauf cas exceptionnel de type veille de remise d’appels d’offres).

2. Utilisation des salles de réunions

Les salles de réunions visent notamment à s’isoler de façon temporaire et garantir ainsi la confidentialité des informations.

Afin de garantir une disponibilité maximum de ces espaces, il est nécessaire de les réserver via outlook. Chacun est invité d’honorer les réservations et à les annuler si nécessaire afin de libérer l’espace.

Par ailleurs, les salles de réunions étant des espaces collectifs, chacun veillera à les laisser propres et à éteindre les lumières.

3. Open Space

De manière à pouvoir travailler dans de bonnes conditions, des casques sont mis à la disposition de tous les salariés. Chacun devra veiller à ne pas parler trop fort lors de l’utilisation de ceux-ci afin de ne pas déranger ses collègues.

2. L’utilisation des outils numériques

Comme vous le savez, bon nombre d’entre nous reçoivent une quantité très importante de mails.

Pour certains, une part importante de leur journée de travail est passée à la gestion des mails reçus, ce qui peut potentiellement entraver notre productivité et nos conditions de travail.

La constante augmentation du nombre d’e-mails nécessite de changer nos habitudes et il est important de rappeler les règles de bonne utilisation de notre messagerie.

Nous avons établi certaines règles d’utilisation de la messagerie de Fujitsu France.

1. Réduire autant que possible le nombre d’e-mails internes

Beaucoup d’entre nous reçoivent plus de 150 e-mails par jour. Sur une base de 2 minutes par e-mail, cela nécessite cinq heures de travail par jour. Par voie de conséquence, réduisez le nombre de courriers électroniques internes. Pour ce faire :

- Privilégiez le temps passé en face-à-face

- Utilisez les outils de conférence téléphonique voire la visioconférence

- Utilisez l’outil de messagerie instantanée pour une discussion interactive (en respectant bien le statut de votre collègue, comme : «Ne pas déranger", "en réunion ", etc.)

2. Les e-mails ne sont pas appropriés pour tous types de discussion

Les discussions pouvant potentiellement générer des émotions ou des débats complexes ne sont pas toujours bien servies par le canal de la messagerie électronique. Si vous avez un sujet de ce genre avec quelqu'un, nous vous suggérons de recourir à la réunion ou au téléphone.

Ne pas utiliser la messagerie pour éviter un conflit ou vous mettre à l’abri d’une erreur. La fameuse phrase "vous devez le savoir, je vous l’ai envoyé par e-mail" est à utiliser avec précaution.

3. Utilisez un langage correct

Nous utilisons parfois les abréviations souvent acceptées en matière d'e-mail, mais lorsque vous communiquez avec des partenaires ou des clients, adoptez une écriture plus littéraire. En effet, vous êtes le reflet de notre Entreprise; les règles d'orthographe, de grammaire et de ponctuation s'appliquent. Les majuscules sont perçues par le lecteur comme une envie de crier. L’utilisation exclusive de minuscules ressemble à de la paresse. Pour identifier les mots importants, utilisez des astérisques ou mettez en gras. Enfin, la politesse la plus élémentaire est également requise dans les emails.

4. Limitez la fonction de mise en copie ("cc…")

Ne mettez en copie "cc…" que lorsque c'est utile. Ne mettre en Copie que les personnes qui sont directement impliquées. N’utilisez la fonction "répondre à tous" que lorsque cela est nécessaire et uniquement si vous avez quelque chose à rajouter.

N’utilisez pas la copie cachée pour permettre à chacun de savoir à qui vous l’envoyez. Nous devons privilégier une communication ouverte et transparente. N’utilisez "cci…" que pour l'envoi à une liste de distribution.

5. Les e-mails sont présumés avoir un caractère professionnel

Notre système de courrier électronique et notre infrastructure IT sont la propriété de l'entreprise. En effet, les messages que nous envoyons à une personne extérieure ou interne à l'entreprise transitent par le système informatique de l'entreprise. Dès lors, Fujitsu peut potentiellement avoir accès aux messages qui ont un caractère professionnel.

Il convient de distinguer les messages à caractère professionnel et ceux à caractère privé.

Les premiers appartiennent à l’entreprise. L’employeur peut y avoir librement accès, dans la mesure où il informe préalablement le salarié et où le contrôle exercé est justifié par un intérêt légitime tel que des problèmes de sécurité (préservation du secret des affaires) ou bien la nécessité d'éviter des usages abusifs ou préjudiciables à l'entreprise.

Les messages à caractère privé font partie du domaine de la vie personnelle du salarié. Ils sont tolérés par l’Entreprise et protégés par le droit au respect de l’intimité de la vie privé et du secret des correspondances. L’employeur n’y a pas accès. Pour bénéficier de cette protection, il faut que ces messages soient identifiés comme « privé», soit dans son objet soit dans son classement. A défaut, ils sont présumés avoir un caractère professionnel. Attention, même dans le cas d’échanges privés, Fujitsu peut exceptionnellement accéder à vos messages personnels en cas d'atteinte aux intérêts de l'entreprise (transmission de messages confidentiels à la concurrence par exemple). Cet accès aux messages personnels doit notamment être motivé et autorisé par le DRH et s'effectuer en la présence de l’intéressé dans la mesure du possible (acte de terrorisme, piratage de données essentielles…), qui peut éventuellement demander la présence d'un représentant du personnel.

6. Manipulation de l'information et limitation des pièces jointes

La bonne utilisation de l'information est d'une importance primordiale pour Fujitsu Technology Solutions. Chaque employé a l’obligation de se conformer à notre politique en matière d’information.

Vérifiez le contenu des pièces jointes en matière de confidentialité avant d’envoyer tout mail.

Quand c’est possible, utilisez des liens plutôt que d’inclure des pièces jointes. Si les pièces jointes sont nécessaires, il est préférable de les compresser dans un fichier zip.

7. Signature de mail

Il est important de signer les mails (Nom Prénom, fonction, n° de téléphone…) que vous envoyez afin que votre correspondant puisse vous identifier et vous joindre facilement s’il le souhaite.

En résumé :