Accord relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles

16 février 2022

Entre les Soussignés :

Les Sociétés composant l’UES Sodexo Holdings, à savoir : SODEXO S.A. et BELLON S.A.

D’une part,

ET

L’organisation syndicale représentative suivante :

- La CFE-CGC,

D’autre part,

Conjointement appelées « Les Parties »

PREAMBULE

La Direction des Ressources Humaines Siège a rencontré les partenaires sociaux représentatifs de l’UES Sodexo Holdings.

Au cours de ces réunions, il a été convenu de signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique de l’UES Sodexo Holdings.

Les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de l’UES Sodexo Holdings d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, qui visent à permettre à tous les électeurs de voter où et quand ils le souhaitent, selon les modalités qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de façon sécurisée et depuis tout poste informatique connecté à Internet.

L’UES Sodexo Holdings s’engage au respect et à la garantie des principes fondamentaux régissant les opérations électorales. Elle prend les dispositions nécessaires pour assurer les conditions matérielles du vote.

L’UES Sodexo Holdings et les organisations syndicales définiront dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges entre les collèges.

Article 1 - Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Pour garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, le prestataire externe est désigné sur la base des dispositions du présent accord et d'un cahier des charges. La Direction veille à ce que le prestataire choisi respecte les prescriptions réglementaires relatives au vote électronique, notamment énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail.

Le prestataire devra être en mesure de fournir un rapport d’expertise informatique indépendante de moins de 6 mois. Cet expert devra avoir vérifié la conformité de la solution logicielle de vote électronique, des procédures d’ouverture et de fermeture du scrutin, et enfin de la destruction des données à l’issue de la période de conservation. Dans le cas où le prestataire n’aurait pas été audité dans ces délais, la Parties s’accordent à ce qu’un expert puisse être mandaté par la Direction à cet effet.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

-   la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

-   l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

-   l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

-   la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ;

- le caractère personnel du vote : par la vérification de l’identité des électeurs grâce à un système détaillé par le protocole d’accord préélectoral.

Article 2 - Respect de la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel

Dans le cadre des élections professionnelles, les Sociétés composant l’UES Sodexo Holdings, à savoir : SODEXO S.A. et BELLON S.A., sont amenées à traiter respectivement les données à caractère personnelles des employés (électeurs et élus) de ces Sociétés, en tant que responsables du traitement des données.

Les données des employés des Sociétés SODEXO S.A. et BELLON S.A (nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)) seront traitées pour les finalités suivantes :

• La préparation et l’établissement des listes électorales ;

• L’envoi des éléments permettant aux employés de voter ;

• La mise en œuvre des opérations de vote ;

• La gestion de l’authentification de l’électeur ;

• La gestion et la vérification des résultats de vote ;

• La gestion de toute opposition aux résultats de vote.

Pour les seules nécessités des finalités citées ci-dessus, le Sociétés SODEXO S.A. et BELLON S.A sont amenées à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel des Sociétés. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Toutes les données seront traitées au sein de la France.

Les données ne seront traitées pour ces finalités que pour la durée nécessaire à la mise en œuvre des opérations électorales, y compris pour la durée pendant laquelle les résultats peuvent être contestés et en cas de contestation, pour la durée nécessaire à la validation des résultats.

Est également tenu à la disposition des électeurs le cahier des charges, fixant les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique et remplissant les conditions légales, réglementaires et les recommandations de la Cnil pour tout le processus électoral.

Conformément à la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, les employés des Sociétés SODEXO S.A. et BELLON S.A peuvent :

• demander une copie des données à caractère personnel traitées et des informations sur le traitement des données ;

• demander la rectification des données à caractère personnel ;

• demander la suppression des données à caractère personnel ;

• s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel ;

• demander la limitation du traitement des données à caractère personnel ;

• demander la portabilité des données à caractère personnel ;

• introduire une réclamation auprès de la Cnil.

Pour exercer ces droits, les employés des Sociétés SODEXO S.A. et BELLON S.A peuvent remplir le formulaire en ligne suivant ou contacter le délégué à la protection des données des Sociétés de l’UES Sodexo Holdings en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante :

Néanmoins, étant donné que les données des employés sont traitées dans le cadre d’une obligation légale, certains de ces droits ne pourront pas être mis en œuvre de manière complète au risque de ne pas pouvoir participer aux opérations électorales.

Article 3 - Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour et, le cas échant, pour le second tour des élections professionnelles de la délégation du personnel au CSE.

Les dates et horaires de ces tours, ainsi que les modalités de déroulement des opérations électorales et d’organisation du vote électronique seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral, dans le respect des principes généraux du droit électoral. Il précisera, en outre, le nom du prestataire choisi et le nom de l’expert et/ou de la société d’expertise indépendante.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet sécurisé via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège grâce au chiffrage des données tout au long du processus de vote.

Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le formalisme des professions de foi (format du fichier, poids maximal, couleurs, logos, etc.) devra respecter les dispositions prévues par le protocole préélectoral.

Article 5 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre aléatoire.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Modalités d'accès au serveur de vote

Sur la base de la liste électorale consolidée, chaque électeur recevra avant le vote un code d’accès unique transmis par le prestataire. Cet identifiant unique est généré de façon aléatoire pour assurer l’anonymat des électeurs. Il est envoyé par courrier électronique sur l’adresse mail professionnelle

L’électeur est invité à cliquer sur le lien qui lui aura été transmis pour générer en ligne son mot de passe après authentification de sa part sur la base d’informations personnelles, à même de sécuriser cette authentification (Nom, Prénom, Code postal du lieu d’habitation, date de naissance et/ou numéro de Sécurité Sociale). L’identifiant contenu dans l’email, complété du mot de passe personnel, permet à l’électeur de s’authentifier sur le dispositif de vote.

Un mécanisme est mis en place pour que les mots de passe ne puissent être devinés, en bloquant toute tentative de recherches multiples. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Ce mail est accompagné des listes de candidats (titulaires et suppléants/remplaçants) et, le cas échéant, des professions de foi sous réserve qu’elles aient été transmises à la Direction des Ressources Humaines dans les délais prévus par le protocole d’accord préélectoral.

Article 7 – Assistance Electeurs

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter directement l’assistance téléphonique ouverte par le prestataire.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement au prestataire un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article 8 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, est communiquée aux électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle est également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert, par le prestataire et/ou le bureau de vote :

-   à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-   à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

De même, avant la date du premier tour, le prestataire assure une formation des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée par email décrit à l’article 6. Le vote est possible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 pendant toute la durée d’ouverture du scrutin, fixée par le protocole d’accord préélectoral.

En cas de panne, le rétablissement du service dans les plus brefs délais est contractuellement garanti par le prestataire.

Le déroulement des élections est le suivant :

• L’électeur pourra accéder au site de vote pendant toute la période prévue dans le protocole préélectoral (pendant les périodes de vote décrites dans l’article 1), gratuitement et à partir de tout terminal connecté à internet ;

• Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer ;

• Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique ;

• L’électeur choisit une élection ;

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur ;

• L’électeur peut :

• Choisir une liste complète ;

• Raturer et/ou sélectionner des candidats ;

• Voter blanc.

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier ;

• L’électeur confirme son vote après avoir éventuellement saisi une information personnelle d’authentification ;

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote ;

• À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Quand un vote est confirmé, l’ensemble du traitement de celui-ci est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De ce fait, aucune référence nominative ou technique n’apparait dans le bulletin de vote inséré dans l’urne. Cet ordonnancement séquentiel permet, en outre, de garantir l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés, empêchant qu’un même électeur puisse voter deux fois simultanément.

Pour garantir la confidentialité, les bulletins sont donc chiffrés tout au long du parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans interruption. A cette fin, la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL. Ce mécanisme permet également de garantir l’intégrité des votes : ils ne peuvent être altérés ni lors de leur saisie ni entre leur saisie et le dépouillement final.

Cette architecture permet de se conformer aux exigences de la Cnil sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 10 - Dépouillement - Procès-verbaux – Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité des membres du bureau de vote, avec la présence obligatoire du président du bureau, des assesseurs, et de l'employeur ou son représentant.

Les bulletins sont totalement anonymes, y compris après la clôture. Lorsqu’ils sont extraits de l’urne, ils sont par ailleurs mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• Clôture du site internet de vote ;

• Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote ;

• Calcul automatique des résultats et attribution des sièges ;

• Téléchargement des listes d’émargement accessibles uniquement aux membres du bureau de vote, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité ;

• Impression et signature des procès-verbaux ;

• Proclamation des résultats.

Les fichiers supports comprenant les copies des programmes, du matériel de vote, des listes d’émargement, de résultat et de sauvegarde sont conservés par le prestataire jusqu’à l’expiration du délai de recours prévue par la législation puis détruits. Dans le cas où une procédure contentieuse serait engagée, les fichiers seront détruits lorsque la décision juridictionnelle sera rendue définitive.

Article 11 – Champ d’application et durée

Le présent accord est applicable à l’UES Sodexo Holdings pour les élections des membres du comité social et économique de l’UES Sodexo Holdings.

Il est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Si un avenant de substitution est conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions contraires du présent accord.

Article 12 - Révision

Chacune des Parties signataires pourra demander la révision du présent accord, notamment si les dispositions légales ou réglementaires dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées.

La demande de révision pourra intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des Parties signataires.

Elle devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire.

Article 13 - Dénonciation

Chaque Partie signataire peut dénoncer le présent accord.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres Parties signataires ainsi qu’à la DREETS compétente, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception.

La durée du préavis précédant la dénonciation sera de trois mois.

Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

Article 14 – Dépôt et Publicité

Le présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarité des Hauts de Seine (DREETS) au travers d’un support électronique.

Un exemplaire sera adressé au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Boulogne Billancourt, ainsi qu’à chaque partie.

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel et une copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait à Issy-les-Moulineaux, le 16 février 2022

Pour la Direction Pour CFE-CGC