Accord d'entreprise "Accord relatif au droit à la déconnexion et au bon usage professionnel des outils numériques" chez PORTAKABIN (Siège)

Accord relatif au droit à la déconnexion et

Au bon usage professionnel des outils numériques

Au sein de l’UES Portakabin SAS – Portakabin Modulaire SAS

Entre :

L’Unité Economique et Sociale (UES) Portakabin SAS et Portakabin Modulaire SAS, dont le siège social est situé ZI de Lille-Templemars, 8 rue de l’Epinoy 59175 Templemars, représentée par , Directeur Général Délégué,

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales :

CGT, représentée par , Délégué Syndical,

CFE-CGC, représentée par , Délégué Syndical,

D’autre part.

SOMMAIRE

Préambule

Objectifs de l’accord

Article préliminaire – Définitions

Partie I – Le droit à la déconnexion

1.1- Champ d’application

1.2- Principe du droit à la déconnexion

1.3- Modalité d’exercice du droit à la déconnexion

Partie II – Responsabilités individuelles et collectives et Exemplarité managériale

2.1- Responsabilités individuelles

2.2- Responsabilités collectives

2.3- Exemplarité managériale

Partie III – Les engagements de l’entreprise

3.1- Engagements sur les mesures de régulation des usages des outils numériques professionnels

3.2- Engagements sur les modalités et les mesures de suivi

Partie IV – Effet, durée et suivi, révision et publicité de l’accord

4.1- Date d’effet

4.2- Durée

4.3- Révision

4.4- Publicité

Formalités

Préambule

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ont considérablement évolué au cours des deux dernières décennies et impactent aujourd’hui le quotidien des personnes et des entreprises.

Les TIC et les outils numériques professionnels qui permettent de communiquer à distance par voie électronique font partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Utilisées à bon escient, les TIC et les outils numériques professionnels offrent aux entreprises et aux individus de nombreuses opportunités : accès facilité voir gratuité d’accès à certaines informations ou ressources pour communiquer et se former, coûts publicitaires réduits, facilitation des échanges avec audience élargie, possibilité de réseauter plus aisément et donc de se faire plus facilement connaître.

Les TIC peuvent présenter des conséquences négatives : augmentation du rythme et de l’intensité de travail, amoindrissement de la qualité des relations interpersonnelles, brouillage des frontières spatiales et temporelles entre travail et hors-travail et aussi, surcharge émotionnelle.

Il existe des études établissant un lien entre l’hyperconnexion ou l’usage intensif des TIC (à titre professionnel comme à titre personnel) et la santé, la connexion permanente au moyen des smartphones et l’accessibilité croissante des outils numériques mobiles pourraient dans certains cas occasionner des risques.

De ce fait, les signataires se sont réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8,7° du Code du Travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016.

Objectifs de l’accord

Au regard de ce qui vient d’être énoncé et afin de préserver la santé au travail, le contenu du présent accord vise l’atteinte des objectifs suivants :

• L’amélioration de la qualité de vie au travail afin de contribuer au bien-être et à l’épanouissement de chaque collaborateur et favoriser ainsi l’implication et la performance individuelle et collective,

• L’évolution de chacun dans un environnement de travail respectueux :

  • De l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle,

  • Des durées minimales de repos et de congés prévues par les dispositions légales et conventionnelles.

• La maîtrise et le bon usage des outils numériques professionnels par une utilisation raisonnable et régulée de ceux-ci par tous,

• L’exercice du droit à la déconnexion,

• L’évaluation objective des effets de cet accord dans le temps.

Il a été convenu ce qui suit :

Article préliminaire – Définitions

• Droit à la déconnexion : le droit pour le collaborateur de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

• TIC ou Outils numériques professionnels : équipements informatiques et outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires, etc.), et outils technologiques dématérialisés (logiciel, connexions sans fil, messagerie électronique, intranet/extranet, etc.) qui permettent une connexion et donc une disponibilité à distance.

• Temps de travail (au sens de l’article L.3121-1 du Code du Travail) : temps pendant lequel « le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ». Ce temps comprend les heures normales de travail et les heures supplémentaires et exclue les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les congés payés, les congés exceptionnels, les jours fériés, les jours de repos, toute période au titre de laquelle le contrat de travail est suspendu ; telle que, notamment, maladie, maternité, arrêt suite à accident de travail, etc.

PARTIE I – Le droit à la déconnexion

1. – Champs d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES Portakabin SAS – Portakabin Modulaire SAS quelle que soit la nature du contrat de travail.

Il s’applique en premier lieu à tous les collaborateurs en possession d’outils numériques mis à leur disposition à des fins professionnelles (smartphone, ordinateurs, messagerie électronique).

Il s’applique en second lieu à tous les collaborateurs pouvant être contactés via leurs outils numériques personnels (notamment via leur téléphone portable, adresse e-mail personnelle si donnée avec accord exprès, réseaux sociaux…).

2. – Principe du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit pour les collaborateurs :

• De ne pas être sollicités, que ce soit par courriel, messages ou encore appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de leur temps habituel de travail.

• Et de ne pas être connectés à un outil de communication professionnel ou personnel pour un motif professionnel pendant les temps de repos et de congés.

Ce droit a pour objectif d’assurer le respect de la vie familiale et privée de tous les collaborateurs de l’entreprise, ainsi que d’imposer le respect au repos quotidien tel qu’il est prévu par l’article L3131-1 du Code du Travail.

3. – Modalité d’exercice du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion dans le cadre du présent accord sera réglementé en tenant compte :

• Des outils numériques professionnels mis à disposition des collaborateurs par l’entreprise durant les heures de travail,

• Des outils numériques personnels des collaborateurs qui ne doivent pas être sollicités pour des raisons professionnelles en dehors du temps de travail des intéressés.

Les collaborateurs de l’entreprise ne sont aucunement tenus de prendre connaissance des courriels qui leur sont adressés sur leur messagerie professionnelle ni d’y répondre en dehors de leur temps de travail.

Aucun appel téléphonique professionnel ne sera émis à destination des collaborateurs en repos ou en congés sauf situations exceptionnelles visées ci-dessous.

Les situations exceptionnelles et exceptions liées aux cas d’urgence :

En vertu du présent accord, les membres de l’encadrement doivent s’abstenir, sauf situation exceptionnelle en cas d’urgence avérée, de contacter leurs collaborateurs en dehors des temps de travail de ces derniers. Il ne doit pas s’agir d’un sujet qui ne concerne pas une mesure d’urgence. Sont donc à bannir toute sollicitation ayant pour objet des sujets d’importance mineure.

Les parties au présent accord entendent définir le caractère d’urgence du sujet en cause pour éviter d’éventuelles dérives. Ainsi seuls les cas suivants seront considérés comme un cas d’urgence :

• Catastrophe ou risque avéré de catastrophe, survenant ou pouvant survenir dans l’un des établissements de l’entreprise telle que par exemple : incendie, écroulement, accident de personne, piratage informatique, effraction, cambriolage…, nécessitant d’informer, en dehors de son temps de travail, les collaborateurs dont la fonction requiert une intervention particulière.

• Survenue d’un imprévu de dernière minute (annulation d’une formation, d’une réunion, d’un chantier par exemple) nécessitant d’informer, en dehors de son temps de travail, un collaborateur de la nécessité de reporter son déplacement prévu pour le lendemain.

• Survenue d’un incident sérieux avec un client ou un partenaire de l’entreprise qui serait de nature à mettre en péril l’organisation d’une affaire ou d’un chantier et/ou de nuire à l’image ou à l’activité de l’entreprise, l’intervention du collaborateur contacté étant déterminante pour solutionner cette difficulté.

Les parties signataires de cet accord conviennent que les sollicitations en dehors du temps de travail en cas de situation exceptionnelle liée à un cas d’urgence devront être effectuées via appel téléphonique ou SMS, le courriel n’étant pas un canal approprié en cas d’urgence.

PARTIE II –Responsabilités individuelles et collectives, et Exemplarité managériale

2.1 – Responsabilités individuelles

Toute communication au moyen des outils numériques professionnels doit être effectuée pendant le temps habituel de travail. Cependant, au regard du fait que les temps de travail de chacun peuvent varier au sein de l’entreprise selon l’appartenance à une entité ou à une autre, la fonction occupée dans l’entreprise, les signataires de l’accord conviennent du fait qu’il existe une « plage de déconnexion dite valable pour tous » qui se situe entre 20h et 7h tous les jours ouvrés. En conséquence de quoi, il est demandé à l’ensemble des collaborateurs de recourir systématiquement à l’envoi en différé des messages électroniques afin de garantir l’absence de communications électroniques et le repos nécessaire au cours de cette plage horaire.

Il est demandé à l’ensemble des collaborateurs de ne pas utiliser ses outils numériques personnels pour travailler en dehors de son temps de travail.

Il est rappelé à l’ensemble des collaborateurs que les dispositions légales en matière de temps de repos quotidien et hebdomadaire doivent être respectées. De même, les durées du travail telles que définis au sein de l’entreprise doivent être respectées.

Parce que la déconnexion concerne aussi la sécurité routière, il est interdit à un collaborateur de faire usage des outils numériques lorsqu’il est au volant d’un véhicule.

Pour notifier son indisponibilité lors d’une période de congé, il est demandé d’activer impérativement le gestionnaire d’absence de la messagerie électronique et d’indiquer les coordonnées d’une personne à joindre.

Il convient de prendre conscience que sa propre utilisation des outils numériques peut être inappropriée dans certains cas. Le fait d’être dérangé(e) en réunion, lors d’une formation ou lors d’un rendez-vous avec la clientèle par des communications électroniques n’ayant aucun caractère d’urgence peut être jugé perturbateur, désagréable et irrespectueux par ses interlocuteurs. Parce que la déconnexion pendant certains espaces du temps de travail correspond également à un principe de bienséance et de respect des interlocuteurs, le présent accord entend également viser la déconnexion au cours du temps de travail, spécifiquement lors des réunions, des formations et des moments d’interaction avec la clientèle. Les signataires du présent accord décident d’instituer le principe de non-utilisation de la messagerie électronique et des téléphones portables pendant le temps de travail dédié aux réunions, formation et rendez-vous avec la clientèle.

2.2 – Responsabilités collectives

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Il est demandé à l’ensemble des acteurs de l’entreprise de respecter le principe d’une absence totale de sollicitation les weekends et jours fériés, en dehors des collaborateurs amenés à travailler tout ou partie d’un weekend ou un jour férié.

Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors du temps habituel de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause, conformément à l’alinéa 1.3 du présent accord.

2.3 – Exemplarité managériale

Le management doit veiller au respect du droit à la déconnexion en adoptant dans ses propres actions et comportements les principes énoncés dans le présent accord.

PARTIE III – Les engagements de l’entreprise

3.1 – Engagements sur les mesures de régulation des usages des outils numériques professionnels

Par mesure de régulation des usages des outils numériques professionnels, il faut entendre les dispositifs permettant d’assurer aux collaborateurs le respect de leur temps de repos et congés pour permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. L’objectif de ces dispositifs est de prévenir la survenue de risques associés à des usages inadaptés et/ou intensifs et/ou risqués des outils numériques professionnels.

Dans ce cadre, l’entreprise s’engage à :

• Mettre en œuvre des actions de sensibilisation et d’information à destination des managers et de l’ensemble des collaborateurs en vue de les sensibiliser sur l’importance et les enjeux d’adopter les bonnes pratiques en matière d’utilisation des outils numériques, ainsi que de démontrer les principales fonctionnalités de la messagerie : gestionnaire d’absence, liste de diffusion, recherches, envoi en différé, etc.

• Mettre à disposition de chaque collaborateur un guide du bon usage des outils numériques contenant des recommandations pour une utilisation raisonnable et optimisée des outils numériques : bonnes pratiques et usages recommandés, usages déconseillés, usages interdits, caractérisation de l’objet d’un courriel, contenu approprié, donner la bonne information au bon interlocuteur au bon moment, etc.

• Désigner au sein de la Direction des Ressources Humaines un interlocuteur spécifiquement chargé du recueil des cas de dysfonctionnement qui pourraient être éventuellement identifiés.

• Diffuser une note d’utilisation lors de la mise en place ou de l’évolution d’outils disponibles en ligne comme le report de l’activité commerciale (CRM) par exemple.

3.2 – Engagements sur les modalités et les mesures de suivi

L’entreprise s’engage à :

• Insérer dans la trame de l’entretien annuel une rubrique portant sur le droit à la déconnexion afin de permettre au collaborateur et à son manager d’échanger sur l’usage des outils numériques professionnels et l’exercice du droit à la déconnexion.

Etant précisé que d’une manière générale, chaque collaborateur peut alerter son supérieur hiérarchique lorsqu’il rencontre des difficultés dans l’utilisation des outils numériques ou lorsqu’il est confronté à des situations d’usage anormal des outils numériques.

• Intégrer dans les enquêtes sociales au moins une question sur l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise et l’exercice du droit à la déconnexion,

• Offrir la possibilité à tout collaborateur, en cas de difficulté avérée en matière d’application du droit à la déconnexion, de contacter un membre de la Direction des Ressources Humaines ou les représentants du personnel pour signaler ce fait.

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions nécessaires pour mettre fin au risque. Le résultat des données collectées fera l’objet d’une communication aux institutions représentatives du personnel dans l’entreprise.

PARTIE IV – Effet, durée et suivi, révision et publicité de l’accord

4.1 – Date d’effet

Les dispositions du présent accord prennent effet à compter de sa signature.

4.2 – Durée et suivi

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée et fera l’objet d’un suivi annuel entre les parties.

4.3 – Révision

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du Travail.

En cas de contrôle de conformité effectué par la Direccte conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

4.4 – Publicité

Afin d’assurer la publicité de cet accord auprès des collaborateurs et promouvoir ainsi les dispositions prévues au sein de celui-ci, il est prévu une diffusion sous la forme :

• D’une communication orale faite par l’un des membres de la direction de l’entreprise au cours de réunions. Ces interventions physiques seront l’occasion de :

  • D’expliquer le contenu du présent accord,

  • D’échanger sur le contenu du guide du bon usage des outils numériques,

  • De procéder à une démonstration de l’usage des fonctionnalités obligatoires ou recommandées des messageries électroniques et des appareils mobiles le cas échéant.

• D’une note d’information adressée avec les bulletins de paie pour les salariés à l’effectif à la date de signature du présent accord, puis remise avec les documents d’embauche et commentée lors de l’intégration de futurs salariés,

• D’un affichage dans nos locaux,

• D’un guide du bon usage des outils numériques diffusé au plus tard en septembre 2018 pour les salariés à l’effectif, puis remis avec les documents d’embauche et commentée lors de l’intégration de futurs salariés.

Formalités

La société notifiera le texte à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera :

• Déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail accessible à l’adresse : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des documents requis,

• Adressé au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille.

Ces dépôts seront effectués par l’employeur.

Fait à Templemars, le 14/06/2018, en 6 exemplaires originaux.

Pour la Direction,

Pour la CGT,

Pour la CFE-CGC,