ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION – X

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société GEFCO forwarding France, société SARL unipersonnelle dont le siège social est sis 15 Boulevard Charles de Gaulle – 92700 Colombes, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 302 304 373, représentée par Monsieur X, Directeur X, dûment habilité aux fins des présentes

(Ci-après dénommée « la Société »)

D'une part,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives représentées par les Délégués Syndicaux, dûment mandatés : 

• CFE-CGC, représentée par Monsieur X

• FO :UNCP, représentée par Monsieur X

(Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales représentatives »)

D'autre part,

Ensemble dénommées « les parties ».

PREAMBULE

Depuis de nombreuses années, les Nouvelles Technologies de l’information et de la Communication (NTIC) ont profondément bouleversé les modes d’organisation du travail des entreprises avec le développement des réseaux, d’Internet, des outils de communication (Teams, Skype, etc. …) ainsi que des outils de mobilité (smartphones, connexion à distance, etc.).

Elles font désormais partie intégrante de l’environnement de travail et sont devenues indispensables dans le fonctionnement de l’Entreprise en ce qu’elles facilitent l’accès à l’information, la communication et aux échanges à distance.

Toutefois, si les NTIC ont permis d’améliorer considérablement le travail des collaborateurs qui les utilisent, elles ont fait exploser les principaux repères de temps et d’espace avec la possibilité de se connecter à tout moment de la journée et de pouvoir réaliser des tâches depuis de multiples lieux dès lors qu’il existe une connexion internet, notamment avec le développement du télétravail lié à la période de pandémie actuelle.

Ainsi, l’usage permanent de ces outils en contexte professionnel suscite de fortes inquiétudes sur des risques d’atteinte à la santé et à la vie privée des collaborateurs, en particulier celles des collaborateurs disposant d’autonomie dans l’organisation du travail.

En effet, si les NTIC favorisent l’essor du télétravail, lequel est devenu pour les entreprises un moyen d’adapter et de moderniser l’organisation du travail de ses collaborateurs, force est de constater que l’utilisation excessive de ces moyens de communication peut conduire à ressentir une forte dépendance à l’information de nature à nuire à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Dans ce contexte et afin de réguler l’usage des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication, dans un monde où le digital est devenu omniprésent, le législateur est venu l’encadrer en instaurant un droit à la déconnexion ayant pour objectif d’améliorer la qualité de vie des collaborateurs.

Présenté comme une avancée, ce droit nouveau à désormais vocation à assurer le respect des temps de repos et de congés et préserver la vie privée et la santé des individus.

C’est dans ce cadre que la Direction de l’Entreprise a invité les Organisations Syndicales Représentatives à négocier un accord d’entreprise relatif au droit à la déconnexion.

De ce fait, la Direction de la société GEFCO forwarding France est venue réaffirmer son objectif de parvenir à trouver la traduction concrète du droit à la déconnexion avec les Organisations Syndicales, tout en souhaitant éviter de mettre en place un système trop rigide, incompatible avec le bon fonctionnement de l’entreprise.

A l’issue de 3 réunions qui se sont tenues les 17 & 24 Novembre, 15 décembre 2020, le présent accord introduit un système de régulation des outils numériques adapté à la culture et aux métiers de l’Entreprise. Ce dispositif s’inscrit dans une démarche globale de protection de la santé des collaborateurs.

IL A ETE, A L’ISSUE DE CETTE NEGOCIATION, CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet de définir les modalités du plein exercice pour le collaborateur de son droit à la déconnexion et de mettre en place des dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et des congés ainsi que de la vie personnelle familiale.

Il s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la société GEFCO forwarding France titulaire d’un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée, à temps complet et à temps partiel, quel que soit leur statut.

Cet accord concerne également les salariés collaborateurs sous contrat de travail temporaire, les salariés en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation et les stagiaires.

Article 2. DEFINITIONS ET PRINCIPE DU DROIT A LA DECONNEXION

Article 2.1 : Définitions du droit à la déconnexion

A titre liminaire, les parties entendent rappeler les définitions suivantes :

Le droit à la déconnexion : le droit pour tout collaborateur de ne pas être en permanence joignable par son employeur, en dehors de ses heures de travail, pour des motifs liés à l’exécution de son travail, afin de protéger son temps de repos et d’assurer le respect de la vie personnelle et familiale.

Autrement dit, il s’agit d’un droit pour tout collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Temps de travail : le temps de travail correspond aux horaires de travail du collaborateur durant lesquels il exerce habituellement son activité. Ce temps comprend les heures normales de travail du collaborateur et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaires, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, le temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d’absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Outils numériques professionnels : ce sont les outils numériques physiques (ordinateurs, téléphones portables, Accès VPN, etc.) et les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance (messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.).

Article 2.2 : Principes du droit à la déconnexion

Afin d’améliorer la qualité de vie des collaborateurs de l’Entreprise, il est rappelé que l’objectif principal de cet accord est de :

• Réguler l’usage des outils numériques tout en conciliant la liberté d’organisation autonomes ;

• Permettre le respect des temps de repos et de congés par la réduction du temps et de la charge de travail ;

• Et préserver la vie privée et la santé des collaborateurs par la garantie d’un réel droit à la déconnexion.

A ce titre, la société X réaffirme l’importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels par les collaborateurs et de la nécessaire régulation de leur utilisation.

En effet, bien que les Nouvelles Technologie de l’information et de la Communication (NTIC) fassent partie intégrante de l’environnement de travail, elles bouleversent en profondeur le contenu du travail, le rapport au travail et l’organisation de celui-ci, ce qui entraine des conséquences notamment en matière de temps de travail.

De ce fait, les parties rappellent qu’en application des dispositions légales et conventionnelles en vigueur au sein de l’Entreprise, tout collaborateur doit bénéficier d’un repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire d’au moins 35 heures consécutives, sans qu’il ne puisse se voir reprocher de ne pas avoir utilisé les outils mis à sa disposition et susceptibles d’être utilisés en dehors des temps et lieu de travail.

Quel que soit son niveau hiérarchique, il doit s’engager à veiller à sa santé et sa sécurité en respectant ses temps de repos minimum et en usant de son droit à la déconnexion.

Au titre de ce droit, l’objet de ce principe est d’inciter l’ensemble des collaborateurs à ne pas utiliser leur messagerie électronique ou autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire, de congés ou d’arrêts de travail, afin de garantir le respect de celles-ci.

Ainsi, aucun collaborateur n’est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu’en soit la nature.

Par exception, seule la gravité, l’urgence ou l’importance exceptionnelle peuvent justifier l’usage de messageries professionnelles en soirée ou en dehors des jours travaillés.

***

Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et pour que celle-ci soit efficace, la Direction de l’Entreprise fait appel à la responsabilité de chacun et à l’exemplarité des managers pour promouvoir les bonnes pratiques et faire usage des outils numériques mis à leur disposition de manière appropriée.

Par cette approche, les parties conviennent que l’exemplarité des managers est essentielle pour diffuser au sein de l’Entreprise une culture du bon usage des technologies de l’information et faire évoluer le comportement de chacun.

En effet, savoir se déconnecter relève autant d’un comportement au niveau individuel que d’une régulation au niveau de l’entreprise et de ses managers. Ainsi, l’effectivité du droit à la déconnexion exige de l’ensemble des collaborateurs la mise en œuvre de comportements responsables quant à l’usage des outils numériques et de la messagerie.

Enfin, il est rappelé que l’usage de la messagerie et de tout autre outil, notamment numérique, mis à la disposition de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise n’a pas vocation à se substituer au dialogue et aux échanges directs.

Article 3. LES MODALITES DU PLEIN EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION

Afin de mettre en œuvre les principes énoncés à l’article 2 du présent accord, les parties définissent ensemble les bonnes pratiques à adopter et les actions de sensibilisation à mener.

Article 3.1 : Intégration d’un message d’information dans la signature des e-mails

Les parties prévoient qu’afin de permettre aux collaborateurs d’exercer leur droit à la déconnexion, il sera ajouté automatiquement, en bas de chaque email reçu par un collaborateur ou envoyé par un collaborateur, la mention suivante :

« La lecture de ce mail hors temps de travail n’appelle pas de réponse immédiate de votre part (sauf exceptionnellement en cas d’urgence) »

Ainsi, en cas de réception par le collaborateur de mails en dehors de la période de durée du travail, son attention sera systématiquement attirée sur l’absence d’obligation à sa charge d’y apporter une réponse immédiate.

Article 3.2 : Utilisation de fonctions spécifiques d’envoi de messagerie

Les e-mails doivent en priorité être envoyés pendant les périodes habituelles de travail telles que définies à l’article 2.1 du présent accord.

Pour les collaborateurs qui décident de se connecter en dehors de ces périodes, il est fortement recommandé :

• Soit de préparer leurs messages en mode brouillon ou hors connexion ;

• Soit d’utiliser la fonction d’envoi différé.

De ce fait, il est demandé à chaque collaborateur de s’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ou encore de ne pas solliciter de réponse immédiate sauf si cela est indispensable.

Article 3.3 : Mise en place automatique de message d’absence

Lorsqu’un collaborateur est amené à être absent pendant plus d’une journée, hors week-end, il mettra en place un message automatique d’absence à l’attention des interlocuteurs internes et externes à l’Entreprise, les alertant sur l’absence et sa durée ainsi qu’éventuellement le nom et les coordonnées de l’interlocuteur à joindre si nécessaire.

Un interlocuteur pourra ainsi être défini au sein de chaque équipe en tenant compte de son domaine d’activité, de sa charge de travail ainsi que de la nature et la durée prévisible de l’absence.

Article 3.4 : Sensibilisation des collaborateurs et des managers

Pour s’assurer du respect de tous du droit à la déconnexion, le présent accord prévoit la mise en œuvre d’actions de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques à destination des managers et de l’ensemble des collaborateurs en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Plus particulièrement, la Direction de l’Entreprise s’engage à :

• Remettre à tous les collaborateurs dès l’entrée en vigueur de l’accord puis à tout nouvel embauché un fascicule sur le droit à la déconnexion ;

• Développer des outils de communication (affiches, fascicule, échanges directs, etc.) portant sur les règles d’utilisation des outils numériques et les comportements favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ;

• Impliquer la Médecine du travail dans la détection des collaborateurs qui seraient à risque du fait d’un usage des outils numériques inapproprié ;

• Prendre en compte le droit à la déconnexion dans le Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER), en collaboration avec la CSSCT.

Il est fondamental que les managers de l’Entreprise ainsi que, dans la mesure du possible, l’ensemble des collaborateurs soient pleinement sensibilisés à l’évaluation et à la détection des risques liés à l’utilisation des outils numériques. Ils doivent donc être en mesure d’apprécier la charge de travail de chacun afin de s’assurer du bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des collaborateurs.

Article 4. LES MESURES VISANT A LUTTER CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE

Chaque collaborateur, et plus particulièrement chaque manager, doit s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles que sont le face à face ou le téléphone.

Il est en effet recommandé à tous de favoriser les échanges directs lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation ou encore lorsque l’échange devient conflictuel.

Aussi, chaque collaborateur doit veiller, dans la mesure du possible, lors de l’utilisation de la messagerie électronique :

• A la pertinence des destinataires du courriel et à l’utilisation modérée des fonctions « répondre à tous » et « copie à » afin de s’assurer de l’adéquation entre le niveau de compréhension et le(s) destinataire(s) ;

• A la précision de l’objet du courriel, cet objet devant permettre au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• A la clarté, la neutralité et la concision de son courriel, cela évitant au destinataire de perdre du temps dans le traitement du message ;

• Au respect des règles élémentaires de politesse lors de l’envoi du courriel. Cette rigueur formelle dans la rédaction doit permettre d’éviter de s’adresser à son interlocuteur de manière positive ou négative ;

• A la pertinence du volume de fichiers joints au courriel.

Il est également recommandé à tous les collaborateurs de :

• Ne pas adjoindre un drapeau « urgent » à son courrier électronique, ou alors avec parcimonie et à bon escient ;

• Ne pas utiliser la messagerie électronique et les smartphones pendant les réunions ;

• Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau courriel.

Article 5. LES MESURES PREVENTIVES DU DROIT A LA DECONNEXION

Article 5.1 : Outils de prévention managériale : le DUER et l’entretien professionnel

Le Document Unique d’Evaluation des Risques sera complété d’un volet obligatoire relatif au droit à la déconnexion.

De la même façon, l’entretien professionnel annuel a été complété également d’une partie sur le droit à la déconnexion au cours de laquelle chaque collaborateur est invité à échanger avec son manager sur l’utilisation des outils numériques et son équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Plus largement, et à tout moment, le collaborateur peut s’entretenir avec son manager lorsqu’il rencontre des difficultés dans l’utilisation des outils numériques ou lorsqu’il est confronté à des sollicitations professionnelles en dehors de sa période habituelle de travail.

Article 5.2 : Outils de communication

Afin de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs au bon usage des nouvelles technologies de l’information et de la communication, il est rappelé qu’un fascicule sur le droit à la déconnexion sera communiqué individuellement et remis à tout nouvel embauché.

A ce titre, les parties rappellent qu’un groupe de travail – composé d’un membre par Organisation Syndicales représentatives dans l’Entreprise, d’un membre CSSCT et des Directions RH et QHSE – a été constitué pour élaborer ensemble les supports de communication des bonnes pratiques à adopter au sein de la société.

A ce titre, un fascicule ainsi qu’une affiche portant sur l’exercice du droit à la déconnexion ont été élaborées.

L’ensemble de ces supports ainsi que le présent accord seront accessibles sur les serveurs partagés de l’entreprise.

Article 5.3 : Dialogue avec la médecine du travail

Chaque collaborateur peut alerter son manager lorsqu’il rencontre des difficultés d’utilisation des outils numériques ou des situations d’usage anormal de ces outils.

Ainsi, afin d’assurer le respect des temps de repos, de congés, et de vie personnelle et familiale, un dialogue avec la médecine du travail pourra être initié à tout moment.

Article 6. LES MESURES DISCIPLINAIRES DU DROIT A LA DECONNEXION

En cas de non-respect des mesures préventives prévue à l’article 5 du présent accord, l’Entreprise se réserve le droit d’appliquer toutes les sanctions appropriées et proportionnées à la nature des infractions constatées.

A ce titre, les parties renvoient l’effectivité de ce volet à la Charte d’utilisation des moyens informatiques et de communication du groupe X qui consacre une partie du droit à la déconnexion.

Cette formalisation dans le règlement intérieur constitue un engagement solennel de la société GEFCO forwarding France.

Article 7. ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

L’ensemble des avantages et normes qu’il produit constitue un tout indivisible.

Article 8. REVISION DE L’ACCORD

Pourront engager la procédure de révision du présent accord l’employeur ainsi que, conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail :

• jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes à cet accord ;

• à l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.

Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres parties, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Dans cette hypothèse, la Direction et la ou les Organisation(s) Syndicale(s) Représentative(s) se réuniront pour envisager la révision de l’accord.

En tout état de cause, les parties conviennent de se réunir dans un délai de 1 an à compter de l’entrée en vigueur du présent accord afin de dresser un bilan de son application et définir ensemble un éventuel calendrier de suivi du présent accord.

Article 9. DEPOT ET PUBLICITE

Cet accord sera déposé en deux exemplaires signés, dont un en version électronique, à la DIRECCTE dont relève le siège social de l’entreprise, et en un exemplaire signé au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu du siège social de l’entreprise selon les formes requises par la loi. Un exemplaire signé sera remis à chaque Organisation Syndicale Représentative dans l’entreprise au moment de la signature de l’accord.

Par ailleurs, le présent accord sera diffusé par tout moyen au sein de la société et une communication sera adressée à l’ensemble des collaborateurs les invitant à le consulter.

Fait à Villepinte, le 15 décembre 2020.

En 6 exemplaires originaux, dont un remis à chacune des parties.

Pour la société GEFCO forwarding France SAS

Monsieur X, Directeur X

Pour les Organisations Syndicales :

• CE-CGC, représentée par Monsieur X

• FO/UNCP, représentée par Monsieur X