PROTOCOLE D'ACCORD EN VUE DES ELECTIONS

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA MSA SUD CHAMPAGNE

Entre d'une part,

La Mutualité Sociale Agricole Sud Champagne

Allée Cassandre

52000 CHAUMONT

représentée par

Et d'autre part, les organisations syndicales représentatives de la MSA Sud Champagne,

• le syndicat FGA-CFDT

représenté par

• le syndicat FO

représenté par

• le syndicat CFE-CGC SYNAPSA

représenté par

Préambule

Le présent protocole a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de la MSA SUD CHAMPAGNE (CSE), dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales

Conformément à l’accord relatif à la mise en place du vote électronique du 21/11/2022, il a été décidé d'utiliser exclusivement un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur, selon les modalités définies ci après :

CADRE DES ÉLECTIONS

Ces élections concernent l’ensemble de l’entreprise à l’exception du Directeur Général, le CSE étant mis en place au niveau de l’entreprise dans sa globalité.

DATES ET LIEU DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des membres du Comité Social et Économique se déroulera par vote électronique, pendant une période délimitée, du 28 février 2023 au 7 mars 2023.

Les heures de vote seront les suivantes : pour l’ensemble des collèges, du 28/02 au 6/03 de 7h45 à 17h45. Le 7/03, le vote aura lieu entre 7h45 et 14h.

Les modalités pratiques du déroulement des élections feront l’objet d’une note d’information qui sera affichée au plus tard le 8 décembre 2022. Cette note sera publiée également sur l’intranet.

Au cas où le quorum ne serait pas atteint au premier tour, en cas d’absence de présentation de liste de candidatures, ou dans le cas où tous les sièges n’auraient pas pu être pourvus dès le premier tour, il y aura lieu de procéder à un second tour avec la participation des candidats libres.

En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 14/03/23 au 21/03/23.

Les heures de vote seront les suivantes : pour l’ensemble des collèges, du 14/03/23 au 20/03/23 de 7h45 à 17h45. Le 21/03/23, le vote aura lieu entre 7h45 et 14h.

NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR

Les parties constatent que l’effectif de l’entreprise est de 244.22 ETP.

Elles s’accordent à arrêter le nombre d’effectif au 2 janvier 2023.

En conséquence, le nombre de membres du Comité Social et Économique à élire est de :

10 titulaires

10 suppléants.

COLLÈGES ÉLECTORAUX

Les parties conviennent de répartir le personnel en 3 collèges électoraux pour l’élection des membres du Comité Social et Économique.

• 1^er Collège : Ouvriers/Employés, niveau 1 à 3

• 2^e Collège : Agents de maîtrise, niveau 4

• 3è Collège  : Cadres, niveau 5 à 8

L’effectif de chacun de ces collèges est le suivant :

• 1^er Collège : 140, 97 (129,2 CDI + 11,77 CDD)

• 2^e Collège : 31, 02 (29,6 CDI + 1,42 CDD)

• 3^e Collège : 72, 23 (70,8 CDI + 1,43 CDD)

RÉPARTITION DES SIÈGES

Compte tenu de l’importance numérique des effectifs de chaque collège, en ce qui concerne l’élection des membres du Comité Social et Économique, la répartition des sièges est la suivante :

• 1^er collège : 6 titulaires et 6 suppléants,

• 2^ème collège : 1 titulaire et 1 suppléant,

• 3^ème collège : 3 titulaires et 3 suppléants.

PROPORTION DE FEMMES ET D'HOMMES COMPOSANT CHAQUE COLLÈGE ÉLECTORAL

La proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège est la suivante :

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit être composée de :

• 1^er collège : 120, 22 femmes et 20, 75 hommes, soit 85 % femmes et 15 % hommes,

• 2^e collège : 27, 02 à femmes et 4 hommes, soit 87 % femmes et 13 % hommes,

• 3^e collège : 47, 27 à femmes et 24,98 hommes, soit 65 % femmes et 35 % hommes,

  Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit être composée de :

  - 1er collège : 5 femmes et 1 homme,

  - 2ème collège : 1 femme et 0 homme,

  - 3ème collège : 2 femmes et 1 homme,

  La Direction portera, par tout moyen permettant de donner une date certaine à cette information, cette proportion à la connaissance des salariés.

ÉLECTORAT ET ÉLIGIBILITÉ

Il est rappelé que sont électeurs les salariés qui, à la date du scrutin, ont 16 ans accomplis, ont travaillé pendant 3 mois dans l’entreprise et ne sont pas sous le coup d’une condamnation privant du droit de vote.

Sont également électeurs les salariés d’entreprises extérieures mis à disposition qui sont présents dans les locaux de l’entreprise et qui remplissent une condition de présence de 12 mois continus, à condition qu’ils aient exprimé le choix de voter dans l’entreprise qui les accueille.

Sont éligibles les électeurs inscrits sur les listes électorales qui, à la date du scrutin, ont 18 ans accomplis, ont travaillé pendant au moins un an dans l’entreprise, que cette durée soit continue ou non, et ne sont pas conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d’entreprise.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.

LISTES ÉLECTORALES

La liste des électeurs et des éligibles établie sera affichée le 13 février 2023 au plus tard.

Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant cet affichage.

Sur les listes des électeurs, les éligibles seront identifiés par une colonne dédiée à cette mention.

Ne figureront sur cette liste que les noms, prénom, collège, âge et ancienneté des salariés.

CANDIDATURES

• Premier tour :

Il est rappelé que sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour :

• les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise,

• les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise,

• les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel,

• les organisations syndicales qui, cumulativement, satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, sont légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

• Deuxième tour :

Un second tour sera organisé si, au premier tour de l’élection :

• aucun candidat n’a été présenté par les organisations syndicales,

• le quorum n’a pas été atteint (c’est-à-dire si plus de 50 % des électeurs n’ont pas voté),

• tous les sièges n’ont pas été pourvus.

Ces situations sont appréciées séparément, scrutin par scrutin et collège par collège.

Tout salarié remplissant les conditions d’éligibilité rappelées à l’article 7 du présent accord peut déposer une candidature individuelle à ce deuxième tour.

• Règles communes au premier et deuxième tour :

Les listes doivent être établies par collège en distinguant les titulaires et les suppléants.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Les doubles candidatures (titulaire et suppléant) sont admises.

En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.

Les listes de candidats devront être déposées, en main propre contre décharge ou envoyées par lettre recommandée à l’adresse suivante, ou par mail avec accusé de réception :

MSA SUD CHAMPAGNE

Service des Ressources Humaines

1 avenue Maréchal Joffre

10000 TROYES

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée :

• pour le premier tour, au plus tard le 7 février 2023 avant 12 h et la date de réception faisant foi,

• pour le deuxième tour éventuel, au plus tard le 9 mars 2023 avant 12 h l’heure et la date de réception faisant foi.

Les listes seront affichées dès que la Direction en aura connaissance, sur les panneaux qui leur sont réservés ainsi que dans le sharepoint soit, au plus tard le 8 février 2023 pour le premier tour et le 10 mars 2023 après midi pour le deuxième tour.

PROPAGANDE ÉLECTORALE

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales.

Les organisations syndicales devront remettre à la Direction des ressources humaines leur profession de foi, en même temps que leurs listes de candidats pour qu’elles soient affichées sur les panneaux prévus à cet effet et mises à disposition sur le site de vote par courriel électronique à l’adresse suivante : rh1052.blf@msa10-52.msa.fr au plus tard le 7/02/2023 pour le premier tour et au plus tard le 9/03/2023 à 12 heures pour le second tour.

Afin de respecter le principe de stricte neutralité, il est convenu que chaque organisation syndicale utilisera un document du même format intégrant les critères suivants :

• Possibilité d’utiliser de la couleur,

• Format A4 recto (pas de verso)

• Format pdf, (taille inférieure à 2 Mo)

  Les professions de foi des candidats pourront figurer sur le site en ligne de vote électronique, selon les contraintes techniques de la solution retenue.

  Les listes pourront être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo devra être transmis en même temps que la version électronique de la profession de foi, dans un fichier à part. Celui-ci devra répondre au format jpg ou png. Sa taille devra est inférieure à 500ko.

Organisation du scrutin par vote électronique

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de la MSA SUD CHAMPAGNE voteront de manière électronique, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur relatives aux modalités de mise en œuvre ainsi qu’à l’accord d’entreprise du 21/11/22.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société PARAGON TRANSACTION SA dont le siège social est 39 rue des Rivières Saint-Agnant, 58200 COSNE-SUR-LOIRE, ci-après dénommé le « Prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique (cahier des charges).

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés au sein de la MSA SUD CHAMPAGNE et sera également mis à disposition sur l’intranet.

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Matériel de vote – Codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance au système de vote, chaque électeur recevra des codes d’accès confidentiels.

Les identifiants, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

L’envoi de l’identifiant sera réalisé le 20/02/2023 pour le premier tour, et le 9/03/2023 pour le second tour. L’identifiant sera transmis par courrier à l’adresse postale du salarié par affranchissement prioritaire. Le mot de passe sera transmis le jour de l’ouverture des élections par email à l’adresse électronique professionnelle du salarié.

L’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés.

Le code secret nécessaire à la connexion ne sera pas transmis au salarié et correspondra au matricule du salarié. Ce dernier est présent sur le bulletin de salaire (en haut à gauche).

Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception du courrier renseignant les codes d’accès, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant :

• ses nom et prénom,

• son département de naissance,

• sa date de naissance,

• son code postal de résidence,

• son matricule.

Le prestataire lui adressera ses codes, à son adresse mail professionnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis préalablement au prestataire.

Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse suivante : https://msasc.paragon-élection.com

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe imprimés sur le courrier transmis à l’occasion de l’envoi du matériel de vote ainsi que le code secret non imprimé sur son courrier.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et modifiable.

À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

 Consultation de la participation

Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.

Il les consulte sur demande de la Direction de la MSA SUD CHAMPAGNE puis les lui communiquer afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.

Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

  7. Assistances aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin telle que définie à l’article 11.9 du présent protocole d’accord, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email : supportvote@paragon-cc.fr ou par téléphone (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès) 24/7

 Assistance aux personnes ne pouvant voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Bureau de vote

Un Bureau de vote est constitué pour l’ensemble des collèges, pour les élections des Titulaires et des Suppléants des deux tours.

Le Bureau de vote est en principe composé des deux électeurs les plus âgés et des 2 électeurs les moins âgés acceptant cette fonction.

Le plus âgé sera le Président, les trois autres membres du Bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur.

Les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que les personnes composant le Bureau de vote ne peuvent être un candidat.

Un représentant de la Direction pourra assister aux opérations électorales.

Un représentant de chaque liste de candidats, membre du personnel, ainsi qu’un représentant de la Direction, peuvent assister aux opérations électorales. Ces personnes n’ont aucune voix délibérative mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre :

• ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

• ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

• ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

• ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

  • ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

  • ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• les listes électorales,

• les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi),

• la composition du bureau de vote,

• l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

• le journal des événements,

• le code de scellement du Système de vote.

  10.  Dépouillement

1. Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat.

Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de représentation.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l’issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour devait avoir lieu, les électeurs seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

2. Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote.

Les procès-verbaux seront adressés par la société dans les quinze jours à l’Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Élections Professionnelles en un exemplaire.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la MSA SUD CHAMPAGNE aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

3. Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la MSA SUD CHAMPAGNE.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours, de 15 jours calendaires.

Proclamation des résultats

La Direction de la MSA SUD CHAMPAGNE communiquera les résultats par affichage et par voie électronique le jour des élections.

Formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration auprès du responsable RGPD sera effectuée par le service RH au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellées, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

DURÉE DES MANDATS

Le mandat des membres du Comité Social et Économique est de 4 ans.

Il débute dès la proclamation complète des résultats : soit le lendemain du premier tour si tous les mandats sont pourvus, soit le lendemain du deuxième tour dans le cas contraire.

DURÉE DU PROTOCOLE D’ACCORD

Le présent protocole n’est conclu que pour l’élection des membres du Comité Social et Économique organisée pour l’année 2023.

Annexe :

• Description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

Fait à Chaumont, le 06 décembre 2022

	La MSA Sud Champagne représentée par,
Le syndicat FGA-CFDT représenté par	Le syndicat FO représenté par	Le syndicat CFE-CGC SYNAPSA représenté par