Accord d'entreprise "Un accord relatif à la mise en place du télétravail" chez MSA SUD CHAMPAGNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF

A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

AU SEIN DE LA MSA SUD CHAMPAGNE

Entre d'une part,

La Mutualité Sociale Agricole Sud Champagne

Allée Cassandre

52000 CHAUMONT

représentée par

Et d'autre part, les organisations syndicales représentatives de la MSA Sud Champagne,

• le syndicat FGA-CFDT

représenté par

• le syndicat FO

représenté par

• le syndicat CFE-CGC SNEEMA

représenté par

Il a été négocié et conclu l’accord ci-après :

PREAMBULE

Dans le cadre de la démarche sur la Qualité de Vie au Travail (QVT), initiée par l’accord national de méthode du 4 juillet 2017 et au regard des résultats du Baromètre Social Institutionnel réalisé en 2017, qui font apparaitre l’intérêt porté par les salariés de la MSA Sud Champagne au télétravail, les partenaires sociaux ont souhaité négocier un accord sur la mise en place du télétravail au sein de l’organisme. Celui-ci s’inscrit également dans la volonté de la Direction de la MSA Sud Champagne de favoriser la conciliation vie familiale et vie professionnelle, dans le respect des nécessités de service, ainsi que de saisir l’opportunité d’adapter l’organisation du travail dans l’entreprise,

Cet accord a pour but, de définir un cadre commun de mise en œuvre du télétravail au sein de l’organisme, dans le respect des ordonnances dites « Macron » du 22 septembre 2017, et la loi de ratification du 29 mars 2018 publiée au Journal Officiel du 31 mars 2018.

Il est rappelé que le télétravail régulier est un mode d’exécution du travail qui n’augmente ni ne diminue la charge de travail ou le nombre d’heures de travail. Il s’inscrit dans la recherche d’un équilibre entre les nécessités des services et les rythmes personnels du télétravailleur ainsi que la préservation de sa vie privée et de sa santé.

L’organisation du télétravail dans le cadre d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un processus particulier a, dans ce cas, vocation à être mis en œuvre.

Ainsi, les partenaires sociaux de la MSA Sud Champagne souhaitent, par le présent accord, s’entendre sur la mise en œuvre du télétravail et les modalités d’application afférentes.

Article 1 : Définitions

Conformément à l’article L1222-9-1, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

« Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinea »

Conformément à l’article L1221-11, il est rappelé qu’ « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés ».

Article 2 : principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire, il ne peut faire l’objet d’une obligation imposée au salarié. Il fait l’objet d’un avenant au contrat de travail.

Article 3 : conditions d’accès au télétravail

Le salarié concerné doit s’inscrire dans les conditions cumulatives ci-après :

• Conditions tenant à l’organisation du service :

Dans le but d’assurer la continuité du service et la réponse aux adhérents (téléphone par exemple), le nombre de télétravailleur est fixé à 50% des effectifs (personnes physiques) en CDI par service. Les mercredis et jeudis sont exclus du dispositif de télétravail, afin de garantir à la fois la continuité de service et, la possibilité d’organiser des réunions par les managers avec l’ensemble des personnels des services concernés.

Dans le cadre de la première année de mise en œuvre de l’accord (exercice 2019) et afin de garantir une bonne montée en charge technique et organisationnelle, le nombre de collaborateurs autorisés à bénéficier du télétravail est limité à 20 (15 pour les secteurs de production, 5 pour les services transverses)

• Conditions tenant au poste occupé :

Seuls sont éligibles au télétravail les postes compatibles avec cette forme d’organisation du travail. Les postes concernés sont ceux dont les activités peuvent être exécutées de façon partielle et régulière à distance et utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Ainsi, ne sont pas concernés, les postes nécessitant :

• Une présence physique quotidienne dans les locaux de l’organisme

• Une manipulation quotidienne de documents ou des interventions physiques, relationnelles

Une liste des postes non éligibles, portée à la connaissance des salariés, est définie par l’employeur.

Cette liste de postes non éligibles pourra faire l’objet d’une révision lors d’une négociation entre partenaires sociaux. Elle est révisable en fonction de l’évolution de l’organisation interne des services. Une note de service à l’attention de l’ensemble du personnel confirmera les postes non éligibles.

• Conditions tenant au salarié : 

Le télétravail est ouvert aux salariés en CDI et en CDD, à l’exclusion des praticiens et des agents de direction. Ils doivent avoir une ancienneté minimale de 1 an dans leur poste. Le salarié doit disposer d’une capacité de travail à distance de façon régulière.

Le salarié doit être apte à pouvoir s’organiser, gérer ses propres horaires de travail et de repos et ne doit pas avoir besoin d’un soutien managérial important.

Sont exclus du dispositif, les stagiaires, les contrats de professionnalisation et d’apprentissage car leur présence dans l’entreprise est un élément essentiel de leur montée en compétences.

Article 4 : priorités d’accès

Chaque année, avant le 31 octobre (à l’exception de l’année de mise en œuvre de l’accord), les demandes d’accès au télétravail seront examinées par le service des ressources humaines, en lien avec le manager concerné, dans le respect du quota par service (50%) et des conditions d’accès arrêtés par le présent accord. Dans l’hypothèse de demandes dépassant le quota, elles seront priorisées comme suit :

• Salariés bénéficiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé à condition que leur poste de travail soit compatible avec ce mode d’organisation et qu’il ne nécessite pas d’adaptation du poste à domicile.

• Distance d’éloignement du salarié (adresse du collaborateur par rapport au lieu de travail (donnée mappy)

• Salarié étant parent d’enfant porteur de handicap

• Aidant familial qui s’occupe quotidiennement d’un proche dépendant, handicapé ou malade et quel que soit son âge.

En cas de situation nécessitant un arbitrage entre plusieurs salariés, l’âge sera un critère de différentiation. Ainsi, le plus âgé sera prioritaire.

Compte tenu de cette priorisation, les salariés n’ayant pu bénéficier d’un accord, seront répertoriés sur une liste d’attente et pourront se voir proposer un accord en cas d’arrêt de télétravail d’un collaborateur engagé dans le dispositif.

Au moment du renouvellement des demandes, les salariés n’ayant pas bénéficié du télétravail seront prioritaires par rapport aux anciens télétravailleurs. Ceci sur une période d’un an.

Article 5 : procédure d’accès

L’accord de télétravail vaut pour une année civile (éventuellement renouvelable) et doit être sollicité au plus tard le 30 septembre précédant l’année d’entrée dans le dispositif (à l’exception de l’année de mise en œuvre de l’accord). Un renouvellement pourra être sollicité, dans les mêmes conditions mais la priorisation intègrera les collaborateurs positionnés en liste d’attente en cas de refus l’année précédente.

1. Le salarié souhaitant s’engager dans le dispositif formule à son manager, pour avis et via le formulaire dédié (disponible sous l’Intranet de l’entreprise), une demande précisant le ou les jours de télétravail souhaités. Le salarié motivera également sa demande en indiquant s’il est concerné par les critères de priorités (bénéficiaire d’une RQTH, la distance domicile/travail, salarié ayant un enfant porteur d’un handicap, aidant familial).

2. Le manager examine la compatibilité de la demande (fonction, contraintes en matière de planning), le degré d’autonomie du collaborateur pour garantir une exécution conforme au cadre préalablement arrêté (cf. supra) et l’adresse au service Ressources Humaines et son Agent de direction pour priorisation (si nécessaire) et validation définitive.

3. En cas d’accord, au plus tard le 31 octobre, un avenant au contrat de travail sera réalisé par le service Ressources Humaines et signé par le collaborateur en télétravail.

4. En cas de refus, après étude du dossier du candidat au télétravail et conformément à l’article L 1222-9-III, le salarié sera informé de la décision par un courrier motivé au plus tard au 31 octobre..

Pour la première année de mise en œuvre, les demandes devront être formulées au plus tard dans les trois mois à l’issue de l’agrément de cet accord. Pour cette première année, le télétravail prendra fin le 31 décembre 2020.

Article 6 : Durée du télétravail

L’autorisation de télétravail est accordée pour une durée d’un an (à l’exception du premier cycle qui prendra fin au 31/12/2020). Elle pourra être renouvelée sur demande expresse du salarié et suivra la même procédure que pour une demande initiale.

L’employeur et le salarié peuvent décider de mettre fin au télétravail à tout moment, par écrit motivé, moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois.

Au terme du télétravail, le salarié reprendra son bureau de travail dans son service.

Article 7 : organisation du télétravail

Le salarié doit être présent au moins 3 jours par semaine (nombre de jours de travail hebdomadaire) dans son service de rattachement, quelle que soit sa durée de travail. Il est important de souligner que le télétravail s’effectue par journée entière.

Par ailleurs, lorsque le contexte le nécessite, le salarié pourra être amené à ne pas effectuer une journée de télétravail, de sa propre initiative ou à la demande de son responsable. Dans ce cas, un délai de prévenance de 7 jours calendaires, sauf circonstances exceptionnelles, devra être respecté permettant au salarié et au manager de s’organiser en conséquence.

La prise de jour de congé sur un jour de télétravail ne constitue pas une modification ou un report de jours télétravaillés et obéit aux mêmes règles de validation préalable par le cadre.

En cas de problème technique, le salarié devra, revenir sur son lieu de travail habituel. En tout état de cause, l’employeur ne pourra pas imposer au salarié la prise d’un jour de congé.

Article 8 : temps et charge de travail

Les journées de télétravail doivent être égales à l’horaire théorique journalier du salarié et se situer entre 6 heures et 8 heures. Le pointage se fera par l’outil de gestion du temps utilisé au sein de l’organisme. Le télétravailleur est joignable durant les plages fixes de l’entreprise et ou permanences liées à son activité.

Le manager détermine les travaux à réaliser dans le cadre du télétravail qui feront l’objet d’un suivi et d’un rendu compte. A cet effet, il est élaboré une fiche mensuelle de suivi pour permettre au cadre de réaliser des points réguliers avec le collaborateur sur la bonne exécution du télétravail et les résultats attendus.

Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d’entre eux, un bilan tous les mois sur ce qui a été réalisé selon les modalités suivantes : objectif fixé de manière concertée, taux d’atteinte de l’objectif, présentation des éventuelles contraintes rencontrées, identification des actions d’ajustement le cas échéant.

Cet échange portera sur l’évaluation de la charge notamment.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui ont été confiés au salarié, il est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible. Par ailleurs, les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l’entretien annuel.

Aucune activité à domicile ne pourra être demandée au télétravailleur en dehors de ses horaires de travail ni en cas d’absence pour maladie ou congé.

Article 9 : équipement destiné au télétravailleur

• Locaux :

L’habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité qui s’appliquent dans l’entreprise.

Afin d’exercer au mieux son activité en télétravail, il est conseillé au salarié de dédier tout ou partie d’un espace de son logement à son activité, en tenant compte :

- De la mise en place d’une surface de travail suffisante pour y installer les matériels informatiques sans avoir à les déplacer constamment.

- De l’éclairage du lieu dédié et de sa ventilation

- De l’isolement vis-à-vis des nuisances sonores éventuelles

- D’une installation conforme aux bonnes pratiques à l’ergonomie du poste de travail

Une attestation sur l’honneur du salarié sur la conformité des installations électriques du domicile devra être fournie à l’employeur avec la demande de ce dernier souhaitant opter pour le télétravail.

Le télétravailleur devra, chaque année, fournir à l’employeur une attestation d’assurance au titre de sa multirisque habitation indiquant l’exercice professionnel d’une activité en télétravail au domicile.

Le salarié doit également disposer d’un accès haut débit (minimum 512 Kb/s), condition indispensable à la réalisation du télétravail à son domicile et garantir la confidentialité des opérations réalisées à son domicile (secret professionnel). Une attestation sur l’honneur, sur l’accès haut débit devra être remise par le salarié à son employeur.

• Equipement :

L’avenant au contrat de travail précise la liste du matériel mis à disposition du télétravailleur par l’employeur (équipement informatique et accessoires, liaison téléphonique intégrée). L’usage de celui-ci est exclusivement professionnel et sous la responsabilité du salarié.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni et décrit ci-dessus.

Le salarié installe lui-même le matériel à son domicile après une formation réalisée en entreprise. Une assistance à distance pourra intervenir à la demande du télétravailleur. Toute manutention sera réalisée sur un site de l’organisme par le personnel du service informatique.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié devra immédiatement restituer le matériel mis à disposition, dans le même état qui lui a été confié.

Article 10 : Protection des données

Le salarié en télétravail s’oblige à réserver l’exclusivité de son travail à l’entreprise. Il doit veiller à ce que les informations qu’il traite à son domicile restent confidentielles et ne soient pas accessibles à un tiers.

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par le salarié à des fins professionnelles. Ce dernier s’engage à respecter les règles de sécurité en vigueur dans l’entreprise et en particulier, à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise à son domicile. Il s’engage à respecter la charte d’utilisation du système d’information.

En cas d’utilisation des équipements ou données à des fins non professionnelles ou de fautes intentionnelles, le salarié en télétravail s’expose à des sanctions disciplinaires.

Article 11 : respect de la vie privée du salarié en télétravail

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile. Dans ce but, l’avenant au contrat de travail fixe les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur exerce son activité à domicile. Ces plages horaires seront portées à la connaissance des collègues du télétravailleur. En dehors de ces plages, le salarié ne pourra être contacté, sollicité.

Même s’il en a connaissance, l’employeur s’engage à ne pas communiquer les coordonnées personnelles du télétravailleur.

Article 12 : sensibilisation et formation au télétravail

Afin de garantir le succès du déploiement du télétravail au sein de la MSA Sud Champagne, les partenaires sociaux et la direction s’accordent sur la nécessité de déployer :

• Une sensibilisation de l’ensemble des salariés sur ce dispositif (présentation, organisation, contact d’un salarié en télétravail,…)

• Une formation du télétravailleur aux outils confiés ainsi qu’aux adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

• Un accompagnement spécifique envers les managers pour intégrer notamment les spécificités du management à distance.

Article 13 : droits individuels et collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’entreprise. De la même manière, le Règlement Intérieur leur est applicable à l’exception des mesures qui, par nature, ne peuvent concerner que les salariés présents dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié a accès, dans les mêmes conditions, aux dispositifs relatifs à la formation professionnelle et aux possibilités de déroulement professionnel.

Il bénéficie des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés, de l’information diffusée par les IRP et peut exercer un mandat de représentation du personnel.

Le salarié en télétravail bénéficie d’un titre restaurant chaque journée travaillée.

Article 14 : Information et suivi de la mise en place du télétravail

Un point de situation sur la mise en place du télétravail au sein de la MSA Sud Champagne sera présenté au terme des 6 premiers mois, puis chaque année, au CSE.

Article 15 : sécurité et santé au travail

L’employeur et le salarié doivent respecter les règles de prévention des risques professionnels applicables dans l’entreprise. Comme les salariés exerçant leur activité dans les locaux, il bénéficie de la législation relative aux accidents du travail. En cas d’accident, la déclaration est à réaliser au service Ressources Humaines par messagerie dans les meilleurs délais.

Article 16 : information de l’entreprise

Le personnel de l’entreprise sera informé sur les modalités pratiques d’accès, de mise en place, d’organisation du télétravail via une note de service dédiée.

Article 17 : suivi de l’accord

Un bilan d’application de cet accord sera effectué tous les deux ans à l’occasion d’une réunion des négociations annuelles obligatoires.

Article 18 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur dès son agrément.

Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Article 19 : Révision et dénonciation

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par l’employeur et les organisations syndicales dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail

ARTICLE 20 : Publicité et dépôt

Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, publicité et dépôt conformément à la réglementation en vigueur.

Fait à Chaumont, le 25 février 2019

	La MSA Sud Champagne représentée par, Directeur Général
Le syndicat FGA-CFDT représenté par	Le syndicat FO représenté par	Le syndicat CFE-CGC SNEEMA représenté par