Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de la MSA Sud Champagne" chez MSA SUD CHAMPAGNE (Siège)

ACCORD RELATIF

A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

AU SEIN DE LA MSA SUD CHAMPAGNE

Entre d'une part,

La Mutualité Sociale Agricole Sud Champagne

Allée Cassandre

52000 CHAUMONT

représentée par

Et d'autre part, les organisations syndicales représentatives de la MSA Sud Champagne,

• le syndicat FGA-CFDT

représenté par

• le syndicat FO

représenté par

• le syndicat CFE-CGC SNEEMA

représenté par

Il a été négocié et conclu l’accord ci-après :

PREAMBULE

Cet accord s’inscrit dans la perspective du développement de la performance organisationnelle, de la souplesse et de la flexibilité dans l’organisation du travail dans l’entreprise permettant ainsi aux managers et aux salariés de développer leur maturité sur de nouvelles modalités de travail.

Durant la période de crise sanitaire qui a induit la mise en place du télétravail quasi généralisé, les collaborateurs de la MSA Sud Champagne ont démontré leur capacité à assurer les missions de service public qui leur ont été confiées, les managers démontrant quant à eux la capacité d’animer leurs équipes et de piloter leur activité à distance.

En lien avec l’accord sur le droit à la déconnexion et dans le cadre des engagements à la fois sur la qualité de vie au travail et sur l’environnement de la MSA Sud Champagne, il vise à participer à l’amélioration à de la qualité de Vie au Travail en conciliant vie professionnelle et vie privée, à réduire le risque routier et la fatigue liée aux déplacements en particulier dans les territoires exposés à des problématiques importantes de temps de transport, et à réduire l’empreinte carbone grâce à la réduction des temps de transport et des déplacements

Enfin, la réussite des dispositions mises en œuvre par cet accord est subordonnée à l’instauration d’une relation de confiance entre l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l'employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives, l'agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Article 1 : Objet

Conformément à l’article L1222-9-1, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

« Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinea »

Article 2 : Volontariat et réversibilité

Les parties signataires rappellent que, hors cas de circonstances exceptionnelles, le télétravail repose sur le principe de volontariat et de réversibilité à l’initiative du salarié ou de l’employeur.

Le télétravail ne peut pas être imposé au salarié. Le refus par le salarié d’accepter un passage en télétravail n’est pas un motif de rupture du contrat de travail et ne saurait entraîner de sanction disciplinaire à son égard.

L’accord du salarié et de son responsable est formalisé via un avenant au contrat de travail.

L’employeur et le salarié peuvent décider de mettre fin au télétravail à tout moment, par écrit motivé, moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois.

Au terme du télétravail, le salarié reprendra son activité sur son lieu de travail habituel.

Article 3 : Lieu du télétravail

Il est rappelé que le télétravail est un mode d’organisation du travail permettant au salarié de réaliser son activité hors des locaux de l’entreprise.

Le télétravail doit s’exercer :

• au domicile principal du salarié, tel qu’il l’a déclaré auprès de son employeur,

• dans un second lieu fixe et déclaré par le salarié sur le territoire métropolitain.

Article 4 : Conditions d’accès au télétravail

Le salarié concerné doit s’inscrire dans les conditions cumulatives ci-après :

4.1 Conditions relatives au maintien des objectifs de performance de l’organisme :

Dans le cadre d’un développement plus important du télétravail, les signataires du présent accord soulignent l’importance de, non seulement, préserver la communauté de travail et le lien social entre les salariés mais aussi garantir la continuité de la mission de service public.

Le télétravail doit être compatible avec les objectifs de performance de l’organisme.

Sous cette réserve, le télétravail sera accessible à tous les salariés susceptibles d’en bénéficier.

4.2 Conditions tenant au poste occupé :

Le télétravail ne pourra pas être mis en place lorsqu’un salarié n’a aucune activité télétravaillable.

Ainsi, ne sont pas concernés par le télétravail, les postes nécessitant :

• Une présence physique quotidienne dans les locaux de l’organisme

• Une manipulation quotidienne de documents ou des interventions physiques, relationnelles journalières

Pour un salarié disposant d’activités télétravaillables et non télétravaillables, le télétravail pourra être mis en place sous réserve que ses activités télétravaillables puissent être regroupées.

Dans une telle hypothèse, l’employeur examinera si un tel regroupement peut être envisagé à l’aune notamment de l’absence d’impact préjudiciable sur l’organisation, la performance et la continuité de la mission de service public.

Les parties signataires tiennent à souligner l’importance de veiller au maintien du collectif de travail en évitant que ce regroupement ait pour conséquence l’isolement des salariés et une fragilisation de la communauté de travail.

Par ailleurs, le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de reporter une charge de travail sur les salariés présents sur site.

4.3 Conditions tenant au salarié : 

Le télétravail est ouvert à tout salarié de la caisse, en CDI et en CDD et également aux praticiens, à l’exclusion des agents de Direction.

Sont exclus du dispositif, les stagiaires, les contrats de professionnalisation et d’apprentissage car leur présence dans l’entreprise est un élément essentiel de leur montée en compétence.

Le salarié doit disposer d’une capacité de travail à distance de façon régulière, d’être apte à pouvoir s’organiser, à gérer ses propres horaires de travail et de repos et ne doit pas avoir besoin d’un soutien managérial important.

Cette appréciation relève du responsable hiérarchique après échange avec le salarié.

Tout refus doit être motivé par le manager, validé puis notifié par écrit au salarié par le service RH.

Pour un salarié nouvellement recruté ayant la capacité de télétravailler, les signataires soulignent l’intérêt de mettre en place le télétravail de façon progressive afin de garantir une bonne intégration au sein du collectif.

En cas de changement d’emploi ou de mission, l’autonomie du salarié fait l’objet d’une réévaluation afin de s’assurer que la poursuite du télétravail est possible.

4.4 Conditions tenant au domicile du salarié : 

Les lieux d’exécution du télétravail du salarié déclarés auprès de l’employeur doivent être compatibles avec l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail, garantir la confidentialité des opérations réalisées à son domicile (secret professionnel) et respecter les règles en matière d’hygiène et de sécurité.

Afin d’exercer au mieux son activité en télétravail, il est conseillé au salarié de dédier tout ou partie d’un espace de son logement à son activité, en tenant compte :

- De la mise en place d’une surface de travail suffisante pour y installer les matériels informatiques sans avoir à les déplacer constamment.

- De l’éclairage du lieu dédié et de sa ventilation

- De l’isolement vis-à-vis des nuisances sonores éventuelles

- D’une installation conforme aux bonnes pratiques à l’ergonomie du poste de travail

L’employeur informe le salarié de la nécessité de disposer d’une installation électrique conforme et lui remettra un guide lui permettant de procéder visuellement à la vérification de l’installation électrique.

Le télétravailleur devra, chaque année, fournir à l’employeur une attestation d’assurance au titre de sa garantie multirisque habitation indiquant l’exercice professionnel d’une activité en télétravail pour les domiciles déclarés.

Le salarié doit également disposer d’un accès haut débit (minimum 512 Kb/s), condition indispensable à la réalisation du télétravail aux domiciles déclarés.

Une attestation sur l’honneur pour les lieux d’exécution du télétravail déclarés, sur l’accès haut débit devra être remise par le salarié à son employeur.

En cas de changement de domicile pour cause de déménagement, le télétravail est maintenu dès lors que le domicile remplit les conditions d’accès et que le salarié remet à l’employeur l’attestation de son assureur concernant ce nouveau domicile.

4.5 Période d’adaptation

Une fois mis en place, le télétravail débute par une période d’adaptation d’une durée de 3 mois. Cette période d’adaptation sert à évaluer et confirmer le bon fonctionnement du télétravail.

Pendant la période d’adaptation, le manager comme le salarié pourront mettre fin au télétravail.

Le salarié reprendra son activité en présentiel sur son site d’appartenance à l‘issu d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Article 5 : Durée du télétravail

Le télétravail est accordé dès la signature de l’avenant au contrat de travail et dans la limite de la durée du présent accord.

Cela n’exclut pas que l’employeur et le salarié puissent mettre fin au télétravail à tout moment, comme indiqué à l’article 2 du présent accord.

Article 6 : Organisation du télétravail

Les parties signataires considèrent que le télétravail est un mode d’organisation du travail performant dès lors qu’il se conjugue efficacement avec une présence sur site. Cette articulation entre présence sur site et télétravail doit garantir la cohésion du collectif et la performance de l’entreprise.

6.1 Information du salarié

Suite à l’agrément de cet accord, l’ensemble du personnel bénéficiera d’un temps d’échange privilégié avec son manager, sur l’opportunité de disposer de ce dispositif ou non.

Le salarié candidat au télétravail est informé par son responsable sur les points suivants :

• Les modalités de mise en place du télétravail

• Les règles concernant l’usage des matériels mis à disposition par la caisse

• Les modalités de contrôle des horaires et de la charge de travail

• Les règles de protection des données et de confidentialité

• Les règles d’hygiène et de santé au travail

• Modalités d’utilisation des outils collaboratifs et de la caméra (utilisation de fonds d’écran ou de flou d’arrière-plan)

6.2 Déroulement du télétravail

Le nombre de jours est à définir entre le manager et le salarié en fonction de la charge de travail transférable à domicile et selon les critères suivants :

Le nombre de jours de télétravail autorisé est de :

• 2 jours maximum par semaine pour un collaborateur à temps plein ou à 90%

• 1 jour maximum par semaine pour un collaborateur ayant un taux d’activité inférieur ou égal à 80%.

Les jours de télétravail ne sont pas reportables d’une semaine à l’autre.

Les heures supplémentaires réalisées le samedi matin ne sont pas comptabilisées dans le décompte des jours télétravaillés. Si ces dernières sont réalisées en télétravail, elles ouvrent droit à l’indemnité de télétravail mais pas au chèque déjeuner.

Tout changement de jour télétravaillé doit être validé au préalable par le manager du service concerné avec un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Les jours de repos sont décomptés des jours de présence ou des jours de télétravail.

Les demi-journées de télétravail ne sont pas autorisées sauf pour le personnel suivant :

• le personnel itinérant (Conseillers en Protection Sociale, Conseillers en prévention, Travailleurs Sociaux, Contrôleurs, personnel de la Relation de service, infirmiers, praticiens, échelons locaux,...), dans le cadre de réunions ou de missions extérieures

• les managers et cadres fonctionnels,

• le personnel à temps partiel sur une ½ journée.

• lors de la prise d’un ½ jour de repos pour l’ensemble du personnel

La ½ journée télétravaillée est comptabilisée à hauteur d’une journée qui ne peut donc être fractionnée.

La MSA Sud Champagne s’engage à faire bénéficier d’un jour de télétravail supplémentaire toutes les femmes enceintes si les conditions de l’article 4 sont réunies. Le personnel concerné par ce dispositif devra en faire la demande auprès de son manager. Ce dispositif se cumule à la mesure d’allègement du temps de travail déjà prévu par la Convention Collective.

6.3 Travail à distance occasionnel

Les parties signataires du présent accord rappellent que le télétravail peut également être mis en place de façon occasionnelle.

Ce télétravail occasionnel répond à des besoins ponctuels du salarié ou de l’employeur, besoins qui peuvent être imprévus. Ils viennent compléter les jours relevant du télétravail régulier.

Le télétravail occasionnel peut être mis en place dans des situations diverses, ainsi à titre d’exemple : conditions météorologiques, épisode de pollution, etc…

En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail occasionnel suppose l’accord des parties.

Ce dispositif de télétravail occasionnel doit être ponctuel ou limité sur 1 semaine continue avec possibilité d’être renouvelé une fois.

6.4 Travail à distance exceptionnel

Conformément à l’article L.1222-11 du code du travail, il est rappelé qu’ « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, d’arrêté préfectoral sur la qualité de l’air ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés ». Dans ce cas, l’accord sera suspendu et des dispositions spécifiques seront instaurées.

6.5 Equipement destiné au télétravailleur

Le service informatique met à disposition du télétravailleur l’équipement informatique et de téléphonie et les accessoires. L’usage de celui-ci est exclusivement professionnel et sous la responsabilité du salarié.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni.

Le salarié installe lui-même le matériel à son domicile après une information réalisée par le service informatique Une assistance à distance pourra intervenir à la demande du télétravailleur. Toute intervention technique sera réalisée sur un site de l’organisme par le personnel du service informatique.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié devra immédiatement restituer le matériel dédié au télétravail mis à disposition, dans le même état qui lui a été confié.

La caisse MSA SUD CHAMPAGNE s’assure que les salariés ayant le statut de travailleurs handicapés puissent accéder au télétravail, dans la mesure où les éventuels équipements particuliers à mettre en place à cet effet ne présentent pas une charge disproportionnée compte tenu des aides financières pouvant être obtenues en vue de l’insertion des travailleurs handicapés.

6.6 Suivi managérial

Il est rappelé que l’activité (charge de travail, délais d’exécution, objectifs, etc…) du télétravailleur doit être équivalente à celle qui est attendue lorsqu’il travaille dans les locaux de l’organisme.

Il appartiendra donc à chaque responsable de service de s’assurer que le fonctionnement du service n’est pas altéré par le télétravail à domicile.

A ce titre, il peut déterminer des modalités particulières d’exercice du télétravail au sein de son équipe, notamment réunions communes régulières, planification à plus long terme des activités…

Le manager détermine les travaux à réaliser dans le cadre du télétravail qui feront l’objet d’un suivi et d’un rendu compte.

Il est convenu de réaliser un bilan annuel sur ce qui a été réalisé selon les modalités suivantes : objectif fixé de manière concertée, taux d’atteinte de l’objectif, présentation des éventuelles contraintes rencontrées, identification des actions d’ajustement le cas échéant.

Cet échange portera sur l’évaluation de la charge notamment. Cet échange interviendra chaque année dans le cadre de l’EAE.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le salarié est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible. Si les objectifs ne sont pas atteints un accompagnement personnalisé sera mis en place en lien avec le service RH. Par ailleurs, les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l’entretien annuel.

7. Temps de travail

Il est rappelé que les dispositions relatives à la durée du travail au sein de la MSA SUD CHAMPAGNE s’appliquent aux télétravailleurs.

Les accords locaux portant sur la durée du travail s’appliquent aux télétravailleurs.

Le pointage se fera par l’outil de gestion du temps utilisé au sein de l’organisme.

Le télétravailleur doit être joignable facilement pendant les heures de travail qui correspondent à celles enregistrées sur l’outil de gestion du temps.

8. Droit à la déconnexion

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile.

Dans la pratique, le télétravailleur :

• Désactive ses notifications professionnelles en dehors de ses horaires de travail

• Instaure une réponse automatique pendant ses repos.

Les dispositions de l’accord relatif au droit à la déconnexion s’appliquent au télétravail.

Aucune activité à domicile ne pourra être demandée au télétravailleur en dehors de ses horaires de travail ni en cas d’absence pour maladie ou congé.

Même s’il en a connaissance, l’employeur s’engage à ne pas communiquer les coordonnées personnelles du télétravailleur.

9. Obligation du salarié

1. Conditions de travail

Le salarié n’a pas d’activité personnelle et ou familiale, comme la garde d’enfant, dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Il exerce celle-ci dans les conditions identiques au travail au sein des locaux de la caisse, notamment en matière de concentration et de bruit.

b. Protection des données

Le salarié en télétravail s’oblige à réserver l’exclusivité de son travail à l’entreprise. Il doit veiller à ce que les informations qu’il traite à son domicile restent confidentielles et ne soient pas accessibles à un tiers.

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par le salarié à des fins professionnelles. Ce dernier s’engage à respecter les règles de sécurité en vigueur dans l’entreprise et en particulier, à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise à son domicile. Il s’engage à respecter la charte d’utilisation du système d’information.

En cas d’utilisation des équipements ou données à des fins non professionnelles, le salarié en télétravail s’expose à des sanctions disciplinaires.

c. Arrêt de travail

Le salarié faisant l’objet d’un arrêt de travail prescrit par un médecin informe son supérieur hiérarchique dans les mêmes délais et conditions que les salariés effectuant leur activité dans les locaux de la caisse MSA SUD CHAMPAGNE.

d. Retour sur site en cas de problème technique

En cas de problème technique sur son lieu de télétravail, le salarié informe son manager dans les meilleurs délais.

Le salarié devra revenir sur son lieu de travail habituel, ou, à défaut, en accord avec son manager, il pourra modifier son planning de travail (RTT, CET).

• Si le collaborateur rencontre des problèmes lors de la première connexion, c’est-à-dire rencontre une difficulté de connexion avant même d’avoir commencé à travailler, il doit venir travailler sur site et doit badger à son arrivée sur site. Le temps de trajet n’est pas assimilé à du temps de travail.

• Si le collaborateur est déconnecté durant la journée de travail, il doit venir travailler sur site, le temps de trajet vers le lieu de travail est assimilé à du temps de travail effectif.

Si le problème technique intervient au second lieu de télétravail et que celui-ci se trouve hors circonscription (Aube-Haute Marne), le collaborateur devra alors poser une journée ou demi-journée d’absence pour revenir sur son site de rattachement ou à son domicile principal.

Article 7 : Procédure de mise en œuvre

Le salarié désirant effectuer du télétravail fera sa demande auprès de son manager.

Celle-ci sera accompagnée des documents nécessaires.

Toute demande validée fera l’objet d’un transfert au service RH.

L’employeur dispose d’un délai de 1 mois maximum pour formuler la réponse à une demande de télétravail.

Le passage au télétravail s’accompagnera de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail

Article 8. Prise en charge des frais professionnels

Les parties signataires s’accordent sur une prise en charge des frais liés à l’exercice du télétravail (internet, électricité, chauffage, eau, …) par le versement d’une indemnité égale à 1,00 € par jour de télétravail.

Les parties signataires se réuniront annuellement afin de suivre l’application du présent accord.

A cette occasion, la question de la revalorisation de l’indemnité forfaitaire pourra être examinée et pourra éventuellement donner lieu à une révision du présent accord.

L’indemnité de télétravail est due pour chaque journée ou demi-journée télé travaillée.

Le versement de cette indemnité n’est pas dû dès lors que le télétravailleur est absent.

Article 9 : sensibilisation et formation au télétravail

Afin de garantir le succès du déploiement du télétravail au sein de la MSA Sud Champagne, les partenaires sociaux et la direction s’accordent sur la nécessité de :

• sensibiliser l’ensemble des salariés sur ce dispositif (présentation, organisation, contact d’un salarié en télétravail,…)

• former les télétravailleurs aux outils confiés ainsi qu’aux adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

• d’offrir un accompagnement spécifique aux managers pour intégrer notamment les spécificités du management à distance.

Article 10 : droits individuels et collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’entreprise. De la même manière, le Règlement Intérieur leur est applicable à l’exception des mesures qui, par nature, ne peuvent concerner que les salariés présents dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié a accès, dans les mêmes conditions, aux dispositifs relatifs à la formation professionnelle et aux possibilités de déroulement de carrière.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés et peut exercer un mandat de représentation du personnel et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de télétravail

Le salarié en télétravail bénéficie d’un titre restaurant chaque journée travaillée.

Article 11 : Santé et sécurité

Il est rappelé que l’employeur et le télétravailleur doivent respecter les règles de prévention des risques professionnels applicables dans l’organisme.

Le télétravailleur bénéficie, comme les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, de la législation relative aux accidents du travail.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail au sens de l’article L.751-6 du code rural et de la pêche maritime.

Afin de prévenir toute difficulté, dont les phénomènes d’isolement, les parties signataires considèrent qu’il est essentiel que l’employeur rappelle aux télétravailleurs qu’ils ont la possibilité de solliciter le médecin du travail en cas de besoin.

Article 12 : Moyen de communication pour permettre l’expression collective de salariés et le droit syndical

Compte tenu d’un déploiement plus important du télétravail, les parties signataires soulignent la nécessité de préserver le lien entre les salariés en télétravail et les représentants du personnel afin de permettre l’expression collective de tous les salariés.

Les signataires du présent accord s’accordent à :

• Autoriser les réunions mensuelles des adhérents télétravailleurs par un outil collaboratif.

Les parties s’accordent sur la nécessité de négocier un accord sur l’accès aux messageries professionnelles des salariés et sur l’intranet de la caisse.

Article 13 : Consultation du CSE

La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation du CSE.

Article 14 : Information et suivi de la mise en place du télétravail

Le personnel de l’entreprise sera informé sur les modalités pratiques d’accès, de mise en place, d’organisation du télétravail via une note de service dédiée.

Un point de situation sur la mise en place du télétravail au sein de la MSA Sud Champagne sera présenté au CSE, au terme des 6 premiers mois, puis chaque année après la campagne des EAE.

Ce bilan sera établi à partir d’un questionnaire réalisé par le service RH et qui sera partagé avec le CSE, au préalable, avant diffusion.

Article 15 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord se substituera à la charte de télétravail et entrera en vigueur, après agrément, le 1/07/2022. Il est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.

Article 16 : Révision et dénonciation

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par l’employeur et les organisations syndicales dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail

Le présent accord peut être dénoncé, à tout moment, par les parties en respectant un délai de préavis de trois mois. La dénonciation doit avoir lieu dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.

Article 17 : Publicité et dépôt

Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, publicité et dépôt conformément à la réglementation en vigueur.

Fait à Chaumont, le

	La MSA Sud Champagne représentée
Le syndicat FGA-CFDT représenté par	Le syndicat FO représenté par	Le syndicat CFE-CGC SNEEMA représenté par