Accord d'entreprise "UN ACCORD COLLECTIF D'ENTREPRISE SUR L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU CSE" chez P.R.B. - PRODUITS DE REVETEMENT DU BATIMENT (Siège)

PRB

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Entre les sociétés :

La société P.R.B. dont le siège est situé 16 Rue de la Tour ; Les ACHARDS (85150) et représentée par :

Monsieur Mr XXX, en sa qualité de Directeur Général,

Immatriculée au RCS de la Roche sur Yon sous le numéro B 303789127

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

D'une part,

Et les Représentants de Section Syndicale CGT d’une part et CFDT d’autre part, tous deux ayant reçu mandat pour négocier des accords d’entreprise du fait de l’absence de Délégués Syndicaux au sein des sociétés PRB et PCB :

- M. ………………………., RSS CGT,

- M. ………………………., RSS CFDT,

Ci-après dénommés les « RSS CGT et CFDT »

D’autre part

II a été convenu ce qui suit :

Préambule et consultation préalable du CSE :

Les mandats en cours devaient venir à expiration le 13 janvier 2023 et les élections étaient envisagées en fin d’année 2022.

Du fait de la fusion des sociétés PRB PCB sur le premier semestre 2023, il a été proposé de reporter exceptionnellement les élections professionnelles et de proroger la durée des mandats des membres du CSE jusqu’à fin juin 2023 maximum.

Les signataires du présent accord se sont réunis afin de discuter de l’adoption du vote électronique dans le cadre des élections du CSE.

Préalablement, la Direction a échangé avec le CSE sur ce projet entre autre le 20 mars 2023.

Lors de la réunion du 20 mars 2023, le CSE a été consulté et les membres titulaires ont été amenés à voter. Le CSE a alors donné, à l’unanimité, son avis favorable à la conclusion d’un accord en vue de l’adoption du vote électronique pour les élections du CSE.

De ce fait, la Direction et les Syndicats, représentés exceptionnellement par les 2 RSS CGT et CFDT désignés au sein de l’entreprise, ont unanimement décidé d’adopter le vote électronique pour les élections du CSE et ont négocié le 04 avril 2023 le présent accord y afférent.

Le présent accord a pour objet de définir en particulier les conditions de ce vote électronique.

Le cadre juridique est le suivant :

1/ Vote électronique sous condition d’accord d’entreprise :

Conditions :

L’article R 2314-5 du code du travail, Modifié par Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art. 1, dispose : « L'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2314-5 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat.

Un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants est établi dans le cadre de l'accord mentionné au deuxième alinéa ou, à défaut, par l'employeur.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur l'intranet de l'entreprise lorsqu'il en existe un.

La mise en place du vote électronique n'interdit pas le vote à bulletin secret sous enveloppe si l'accord ou l'employeur n'exclut pas cette modalité”

Par ailleurs, il est rappelé que :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 Avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’entreprise dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

- de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

- de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

- d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

- d’augmenter le niveau de participation,

- d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Conséquences :

L’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique dans le cadre et selon les modalités décrites ci-après.

2/ Négociation avec les RSS ayant reçu pouvoir de négocier des accords d’entreprise :

En principe, le Représentant de Section Syndicale (RSS) ne peut pas négocier d'accords collectifs avec l'employeur, contrairement au Délégué Syndical (DS).

Toutefois, le RSS peut négocier un accord avec l'employeur, sur mandatement de son organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel dans l'un des cas suivants :

- Aucun Délégué Syndical n'a été désigné au 1^er tour des élections professionnelles ;

- Il n'existe pas de Délégué Syndical dans l'entreprise.

Ainsi, à titre dérogatoire, et uniquement en l’absence de toute autre possibilité de négociation, le RSS peut être amené à négocier un accord d’entreprise ou d’établissement dans les conditions mentionnées à l’article L. 2143-23 du code du travail, à savoir :

“Par dérogation à l'article L. 2142-1-1 et lorsqu'en raison d'une carence au premier tour des élections professionnelles, un délégué syndical n'a pu être désigné au sein de l'entreprise ou de l'établissement ou lorsqu'il n'existe pas de délégué syndical dans l'entreprise ou l'établissement, le représentant de la section syndicale visé aux articles L. 2142-1-1 et L. 2142-1-4 désigné par une organisation syndicale de salariés affiliée à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel peut disposer, sur mandatement par son organisation syndicale, du pouvoir de négocier et conclure un accord d'entreprise ou d'établissement.

Si, à l'issue des élections professionnelles suivant le mandatement du représentant de la section syndicale, l'organisation syndicale à laquelle il est adhérent n'est pas reconnue représentative et nomme un autre représentant de la section syndicale, celui-ci ne peut pas être mandaté jusqu'aux six mois précédant les dates des élections professionnelles dans l'entreprise.”

En l’espèce il y a eu carence de candidats au 1^er tour des précédentes élections et aucun Délégué Syndical n’existe dans l’entreprise. Par conséquent, un accord d’entreprise peut être conclu avec les RSS dûment mandatés par leur Organisation Syndicale respective pour négocier et conclure des accords d’entreprise. Tel est le cas des 2 RSS désignés au sein de la société :

- M. ………………, désigné RSS CGT le 31 janvier 2021, a reçu mandat de pouvoir négocier des accords d’entreprise par son Organisation Syndicale CGT aux termes d’un courrier en date du 28 février 2022 : « Notre RSS reçoit ce jour selon l’article L 2143-23 du code du travail, le mandat de négociation et de conclusions d’accords. En effet, à ce jour, votre société est dépourvue d’un quelconque délégué syndical ».

- M. ………………, désigné RSS CFDT le 8 septembre 2022, a reçu mandat de pouvoir négocier des accords d’entreprise par son Organisation Syndicale CFDT Construction et Bois de Vendée aux termes d’un courrier en date du 24 octobre 2022.

Le CSE ayant donné son accord le 20 mars 2023 pour l’adoption du vote électronique aux élections du CSE, la Direction a alors invité les RSS CGT et CFDT à une réunion de négociation fixée au 04 avril 2023.

Compte tenu notamment de l’objet de la négociation, la remise préalable d’informations n’était pas apparue utile selon les parties.

Suite aux négociations intervenues, le présent accord a été conclu dans les termes suivants :

Article 1 – Adoption du vote électronique

Les parties conviennent que le vote électronique sera adopté dans le cadre des élections du CSE 2023, au siège de la société PRB et à distance.

1.1 Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

- Vérifier l’identité des électeurs,

- S’assurer de l’intégrité du vote,

- S’assurer de l’unicité du vote,

- S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

- S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

- Permettre la publicité du scrutin.

1.2 Objet et champ d’application

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

1.3 Définition et choix du moyen de vote électronique

Il est précisé que la mise en place du vote électronique n'interdit pas le vote à bulletin secret sous enveloppe si l'accord ou l'employeur n'exclut pas cette modalité.

Au cas particulier, l’entreprise convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

1.4 Modalités de mise en œuvre du vote électronique

1.4.1 * Recours au tiers de confiance Neovote

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par Neovote, mandaté par la Direction.

1.4.2 * Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

1.4.3 * Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système Neovote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Neovote, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

1.4.4 * Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

* Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

* Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

* Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

1.4.5 * Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

1.4.6 Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

1.5 - Déroulement des opérations de vote

1.5.1 * Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

1.5.2 * Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

1.5.3 * Caractéristiques du site de vote

Neovote assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

1.5.4 * Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

- son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

- son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

- l'adresse de connexion au site de vote,

- la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

1.5.5 * Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

1.5.6 * Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 2 – Règlement des litiges

Les partenaires signataires conviennent d’appliquer le présent accord dans le même esprit de loyauté et d’ouverture que celui qui a présidé aux négociations et à la conclusion de celui-ci.

En cas de survenance d’un litige ou de difficultés sur/dans la mise en œuvre ou l’interprétation du présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans les meilleurs délais, afin de rechercher la ou les solutions nécessaires au règlement amiable du différend.

Article 3 – Durée indéterminée de l’accord, Date d’entrée en vigueur et durée d'application

Le présent accord entrera en application le lendemain du jour de son dépôt pour une durée indéterminée (article L 2222-4 du code du travail).

Article 4 – Révision

A la demande d’une ou plusieurs des parties signataires, il peut être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Les demandes de révision du présent accord devront être portées à la connaissance des autres parties et présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception mais aussi par lettre remise en main propre contre décharge et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, les propositions de modifications du texte, de suppression et / ou d’ajouts de texte. (cf notamment article L2222-5 et L2222-6 du code du travail).

Article 5 - Dénonciation de l’accord (article L 2261-9 du code du travail).

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions fixées par l’article L. 2261- 9 du Code du travail et moyennant le respect d’un délai de préavis de 3 mois.

Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent.

Conformément à l’article L2261-9 du code du travail, la dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de la convention ou de l'accord et elle est déposée dans des conditions prévues par voie réglementaire.

La direction et l’ensemble des membres du CSE se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 6 – Formalités

6.1 * Notification

Le présent accord collectif d’entreprise sera remis soit par Lettre Recommandée avec AR, soit en main propre contre décharge, soit par courriel aux deux RSS signataires dûment mandatés et fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité légales.

6.2 * Mesures de publicité - Dépôt légal

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2, D.2231-4 et suivants du code du travail, le présent accord collectif d’entreprise sera communiqué, à la diligence de la Société, à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités compétente (DREETS) compétente et ainsi qu’au Secrétariat du Greffe du Conseil de prud’hommes des Sables d’Olonne.

Il est précisé à ce titre que :

Le présent accord fera l'objet d’une publicité au terme du délai d'opposition de 8 jours à compter de la notification de l’accord d’entreprise. (cf articles L 2231-8 et 2232-12 du code du travail et 641 et 642 du Code de Procédure Civile).

Ainsi, à l’expiration du délai d’opposition de 8 jours courant à compter de la notification du texte du présent accord à l’ensemble des organisations représentatives, celui-ci sera déposé, conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, par la Société, par l’intermédiaire de la plateforme de télé-procédure légalement prévue à ce titre et dénommée «Télé Accords » du Ministère du Travail accessible depuis le site « www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr », accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail et de sa transmission automatique, en deux exemplaires, dont une version de l'accord original signé par les parties au format PDF et une version au format docx anonymisée et éventuellement sans les éléments confidentiels en cas de demande de publication partielle ou d'éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de la société, à savoir :

- Une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement ;

- Une version électronique de l’accord déposé en format .docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les noms, les coordonnées de l’entreprise devront continuer à apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales signataires, le lieu et la date de signature.

Si l’une des parties signataires de cet accord souhaite l’occultation de certaines autres dispositions, une version de l’accord anonymisée en format .docx, occultant les dispositions confidentielles et accompagnée du dépôt de l’acte d’occultation signé par les parties signataires de l’accord.

Un exemplaire signé est par ailleurs déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes territorialement compétent, à savoir celui des Sables d’Olonne.

Les deux dépôts, auprès de la DREETS et du Conseil de prud’hommes, seront effectués par la Direction.

6.3 * Information des Salariés et des Représentants du Personnel et Communication de l’accord

La Société fournira un exemplaire du présent accord à chaque signataire du présent accord.

Mention de cet accord sera faite sur les tableaux d’affichage réservés à la Direction pour sa communication et mis à la disposition du personnel sur l’intranet.

Le cas échéant, il sera tenu à la disposition de l’ensemble du personnel auprès du service des Ressources Humaines et du CSE.

Fait aux ACHARDS, le 04 avril 2023, en 5 exemplaires originaux.