Accord d'entreprise "MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez AVAF - ASSOCIATION VAROISE D'ACCUEIL FAMILIAL (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L'Association Varoise d’Accueil Familial (AVAF), dont le siège social est sis à TOULON (83000), 274 Avenue Amiral Collet

Représentée aux présentes par Monsieur

Son Directeur Général,

D’UNE PART

Et l’organisation syndicale :

CFDT, représentée par Madame, déléguée syndicale

D’AUTRE PART

PREAMBULE 

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Les informations relatives au processus électoral seront, tout au cours de ce dernier, réalisées dans le respect des dispositions légales.

ARTICLE 1 – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la société VOXALY- DOCAPOST, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R 2314-5 et suivants du code du travail.

Il sera tenu à disposition des salariés dans chacun des établissements de l’Association Varoise d'Accueil Familial ainsi que sur l’Intranet.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société VOXALY DOCAPOST, dont le siège social est situé à 45-47, Boulevard Paul Vaillant couturier 94200 IVRY/Seine

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

ARTICLE 2 – CADRE GEOGRAPHIQUE DES ELECTIONS

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de l’Association Varoise d'Accueil Familial.

ARTICLE 3 – DATES ET LIEU DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des membres de la délégation du personnel au CSE se déroulera du 25 au 27 avril 2023.

Les salariés pourront voter du 25 avril 2023 à 8 heures, jusqu’au 27 avril 2023 à 18 heures, pour l’ensemble des collèges.

En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 9 mai 2023 à 8 heures jusqu’au 11 mai 2023 à
18 heures.

ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTES

1. Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

2. Matériel de vote – Code confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra par courrier nominatif pour l’envoi des codes de connexion permettant le vote électronique.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par la société VOXALY – DOCAPOST, sans qu’ils soient communiqués à l’association.

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé le 12 avril 2023 pour le premier tour, et le
28 Avril 2023 pour le second tour, dans les mêmes conditions que le 1^ier tour.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés par courrier nominatif à l’adresse des salariés.

De nouveaux codes seront générés pour le deuxième tour du 12 mai 2023 selon les mêmes modalités.

Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3^ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception des codes confidentiels, l’électeur pourra s’adresser à la hotline de la Société VOXALY-DOCAPOST ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms, et au choix :

• son département de naissance ;

• une partie du numéro de sécurité sociale ;

• son code postal de résidence.

La Société VOXALY-DOCAPOST lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle (ou personnelle sur demande expresse et écrite du salarié), qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis à la société VOXALY-DOCAPOST.

4. Modalités de vote

La société VOXALY-DOCAPOST assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentées et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, la Société VOXALY – DOCAPOST veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

5. Déroulement du vote

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans l’émail mentionné au point 2) ci-avant : https:// AVAF.IRP.com

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet ;

• l’électeur devra répondre à un ensemble de questions personnelles, afin de pouvoir recevoir ses codes de connexion personnels sur l’adresse e-mail ou le numéro de téléphonique mobile de son choix ;

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer ;

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables ;

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur ;

• l’électeur peut :

• choisir une liste complète ;

• raturer des candidats ;

• voter blanc.

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier ;

• l’électeur confirme son vote ;

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote ;

• à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

ARTICLE 5 – CONSULTATION DE LA PARTICIPATION

La Société VOXALY-DOCAPOST est autorisée à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l’ouverture du vote électronique.

Il les consulte sur demande de la direction de l’Association Varoise d'Accueil Familial, puis les lui communique afin qu’elle se charge de les diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.

ARTICLE 6 – LE SCELLEMENT

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, la société VOXALYS-DOCAPOST formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• figer les données de l’élection (fichiers électeurs, fichiers candidats, professions de foi, paramétrage global de l’élection) ;

• remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;

• créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

ARTICLE 7 – ASSISTANCE AUX UTILISATEURS

La cellule technique de la société VOXALY-DOCAPOST sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

ARTICLE 8 – MATERIEL MIS A DISPOSITION POUR LES SALARIES NON EQUIPES D’UN ORDINATEUR PROFESSIONNEL

Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés.

Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu’aucun moyen n’est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par le présent accord.

Les électeurs sont donc informés qu’en cas d’arrivée tardive ou d’arrivées nombreuses peu avant la fermeture su site internet, il peut arriver qu’ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 9 – ASSISTANCE AUX PERSONNES NE POUVANT VOTER SEULES

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

ARTICLE 10 – BUREAUX DE VOTE

Les membres du Bureau de vote, pour chacun des collèges, contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entrainera aucune réduction de salaire.

A ce titre :

• ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées ;

• ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;

• ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;

• ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

• ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement ;

• ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• les listes électorales ;

• les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos) ;

• la composition du bureau de vote ;

• l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin ;

• le journal des évènements ;

• le code de scellement du système de vote.

ARTICLE 11 – DEPOUILLEMENT

Le dépouillement des élections des membres de la délégation du personnel au CSE aura lieu pour le 1^er tour le 27 avril 2023 à partir de 18 heures 15.

Dans l’éventualité d’un 2^nd tour, il se tiendra le 11 mai 2023 à partir de 18 heures 15.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat des votes sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote ;

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote de chacun des collèges ;

• calcul automatique des résultats et attributions des sièges ;

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité ;

• impression et signature des procès-verbaux ;

• proclamation des résultats.

  ARTICLE 12 – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL  

Dans le cadre des élections à venir, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Association Varoise d'Accueil Familial.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 13 –ENTREE EN APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le premier jour du mois civil suivant la publication au Journal Officiel de l’arrêté d’agrément.

Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet accord produira ses effets à compter des élections professionnelles organisée en 2023.

ARTICLE 14 - agrement

Le présent accord sera déposé sur le site DEMAT-AGREMENT, aux fins d’agrément dans les conditions fixées à l’article L 314-6 du Code de l’action sociale et des familles.

ARTICLE 15 – REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD D’ENTREPRISE

A la demande de l’une des parties, le présent accord pourra faire l’objet d’une révision pendant la période d’application.

Cette demande devra être faite par lettre recommandée avec accusé de réception, adressés à tous les signataires, par le signataire qui demande la révision.

Le présent accord pourra être dénoncé totalement par l’une des parties en respectant un préavis de 3 (trois) mois.

Cette dénonciation devra se faire par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à tous les autres signataires par le signataire qui dénonce.

Le préavis indiqué ci-avant court à compter de la date de réception de la dénonciation. Toute dénonciation doit faire l’objet des dépôts prévus par les articles L 2231-6 et D 2231-2 du Code du travail.

ARTICLE 16 – FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Un exemplaire du présent accord signé par les parties sera affiché au sein de chacun des établissements de l’Association Varoise d'Accueil Familial.

En application des articles L 2231-6 et D 2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé à la diligence de l’Association en 2 exemplaires, dont une version sur support papier signée par les parties et adressée à la DDETS et une version sur support électronique à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et en un exemplaire au greffe du Conseil de Prud’hommes de TOULON.

Fait à TOULON

Le 15 février 2023

En 4 exemplaires originaux

Pour l’Association Le Directeur Général Monsieur	Pour la CFDT La Déléguée Syndicale Madame

ANNEXE : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique