Elections professionnelles :

Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique

Entre :

La société DISTRICOM SALES AND MARKETING

SAS au capital de 120 000 euros

R.C.S NANTERRE 30497003100320

1 rue Louis Armand - 92 600 Asnières-sur-Seine

Représentée par Monsieur XXXXX, Directeur Administratif et Financier, dument mandaté pour conclure le présent accord ;

Et les organisations syndicales suivantes :

• CGT représentée par Madame XXXXX

• CGC CFE représentée par Madame XXXXX

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Préambule

Afin de faciliter 11 organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel du Siège Social DISTRICOM (Comité économique et social), le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s1 inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d'application (N°2007-602) et de l'arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au

comité d'entreprise.

Les articles L.2314-26, R2314-12 à R2314-18 du Code du travail, autorisent et fixent les conditions d'organisation du vote électronique.

Etant donné la situation géographique des salariés de DISTRICOM SAM qui interviennent dans toute la France et ne sont présents dans un établissement, le vote électronique est le moyen d'atteindre l'ensemble du personnel de DISTRICOM SAM travaillant à l'extérieur de

l'entreprise.

Les articles R 2314-5 et suivants et suivants prévoient << L'élection Du CSE peut être réalisé par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

La possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou

par un accord de groupe respectant les dispositions légales.

La mise en place du vote électronique n1 interdit pas le vote à bulletin secret sous enveloppe si l'accord n1 exclut pas cette modalité>>

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Les salariés n'ayant pas accès à Internet auront la faculté de voter par correspondance; les modalités seront déterminées dans le protocole d'accord préélectoral.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l'organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Le prestataire choisi est la société AGRUM 110 av B BUYER 69009 LYON.

Article 1. Principes généraux

Le système retenu par la société DISTRICOM SAM doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L'anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L'intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin

enregistré

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

Article 2. Champ d'application

Le présent accord est applicable à l1 ensemble du personnel de l'entreprise, employés et

cadres, ainsi qu'aux intervenants terrains.

Les intervenants terrains voteront de manière électronique et le personnel de structure également.

Article 3. Modalités d'organisation des opérations

3.1- Protocole d'accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront. un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

2. - Déclaration à la CNIL

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l'accord sont tenues informées par l'entreprise de l'accomplissement des formalités déclaratives

préalables auprès de la Cnil.

3. - Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique peut-être soumis à une

expertise indépendante. Dans ce cas, le rapport d'expertise est tenu à la disposition de la

Cnil.

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Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique peut-être soumis à une expertise indépendante. Dans ce cas, le rapport d'expertise est tenu à la disposition de la Cnil.

4. - Cellule d'assistance technique

L'entreprise met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Celle-ci est assurée par le prestataire AGRUME.

Article 4. Déroulement des opérations de vote

1. - Etablissement des listes électorales et transmission

Les listes électorales seront transmises au prestataire dans le système de vote électronique sous la responsabilité de l'entreprise.

2. - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d'accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, de n'importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l'ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés. L'entreprise établira ainsi une note d'information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du premier tour de scrutin.

4.3-Modalités d'accès au site de vote

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Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par mail et SMS, l'adresse du site et les moyens d'authentification générés de manière aléatoire par le prestataire

AGRUME.

A l'aide de ses identifiants, l'électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L'identification de l'électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l'utilisateur de ses codes accès.

.• ,

Les modalités de votes des électeurs n'ayant pas de possibilité d'accès au système électronique seront précisées dans le protocole préélectoral.

4.4 - Déroulement du vote

Le moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et garan t ira l'unicité de son vote.

Lorsque l'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l'écran .

A réception du vote, la saisie du code d'accès et du mot de passe par l'électeur vaut ainsi

signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le ou les votes viennent d'être réalisés.

4. - Mise en place et Mode opératoire

La mise en place de l'organisation sera effectuée par l'employeur, qui fournir les liste électorales au prestataire, qui mettra en ligne une notice explicative, les professions de foi des différentes listes et qui mettra en ligne les listes des candidats.

Le prestataire intègre les éléments fournis par les représentants des listes. Ces représentants fournissent les éléments nécessaires (liste, documentation, profession de foi à l’entreprise qui les transmettra au prestataire.

L'administrateur des élections crée une élection.

A chaque élection l'administrateur associe :

• Un certain nombre de documents à consulter avant de pouvoir voter

• Une date de début et de fin pour consulter les documents

• Une date avec heure de début et de fin pour l’ouverture-fermeture du vote

• Une liste de votants (nom, prénom, adresse mail)

Les votants reçoivent un mail et un SMS contenant :

• Une date de début et de fin pour consulter les documents

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• un login et mot de passe pour accéder à leur espace afin de consulter les documents

• une clé de vote qui doit être utilisée le jour du vote

Le vote n'est possible que dans l'intervalle prescrit par le protocole prélectoral.

Le jour du vote :

- Le votant doit saisir son code de vote.

- 11 peut choisir dans les lstes présentées, les candidats voulus

- Il valide son vote

• Un message lui est affiché et un mail envoyé confirmant son vote avec la date et l'heure

• Après validation Il ne peut plus voter

A la fin clôture du scrutin (et uniquement à la fin), le bureau de vote peut consulter les résultats des votes.

5. Intégration des votes par correspondance

Les enveloppés par correspondance seront dépouillées par une personne extérieure de confiance (huissier). Le résultat de ce dépouillement sera saisi dans le système de vote avec la list e des électeurs ayant voté par correspondance par cette même personne, avant le dépouillement général.

Article 5. Clôture et Résultats

1. - Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

2. - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l'ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seul le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l'exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d'accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

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Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin

d'être portée au procès verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir

l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée

de nouveau.

Pour les membres du bureau un ordinateur sera mis à disposition dans le bureau de vote.

3. - Délais de recours et destruction des données

Le prestataire AGRUME conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de

sauvegarde.

A l'expiration de ces délais, le prestataire AGRUME, procède à la destruction des fichiers

supports.

Article 6. Sécurité et confidentialité

1. -Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l'urne électronique dénommé

« contenu de l'urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu

inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de

l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

2. - Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont:

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, collège, date d'entrée dans

l'entreprise, date de naissance ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, adresses mails, et numéro de

téléphone.

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Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, liste d'appartenance;

• Pour les listes d'émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure

d'émargement, collège, titulaire ou suppléant;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, liste d'appartenance, collège, titulaire ou suppléant.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant;

• Pour les listes d'émargement : A l'issue du scrutin accessible à l'ensemble du

personnel;

• Pour les résultats : électeurs, inspection du travail, centre de traitement des élections professionnelles, syndicats, agents habilités des services du personnel.

  3. - Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d'une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

- Hébergement

L'hébergement du système de vote, du programme, et des résultats est effectué à l'extérieur de l'entreprise sur un serveur basé sur le territoire Français.

les bases étant hébergées à l'extérieur, elles ne peuvent être accessibles par des personnes internes à l'entreprise. Le principal risque que courent les données lorsqu'elles sont stockées en interne, c'est qu'elles soient accessibles par des utilisateurs, les mécanismes de 'social engineering' étant par définition extrêmement simples et répandus au sein d'une structure close qu'est une société.

Article 7. Durée, dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord est valable pour une durée indéterminée sauf dénonciation pour les élections du CSE.

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Dès sa notification aux organisations syndicales représentatives au sein de la société DISTRICOM SAM, celles-ci disposeront selon l'article L 2232-12 du code du travail, d'un délai de 8 jours pour exercer leur éventuel droit d'opposition. Cette opposition notifiée aux

signataires devra être exprimée par écrit, motivée et préciser les points de désaccord.

Après la fin du présent délai, l'accord sera adressé en 9 exemplaires, dont :

- 5 à la DIREECTE

• 1 à chaque partie signataire

• 1 à l'Inspection du travail

• 1 à la direction de l'entreprise

Fait à Asnières-sur-Seine, le 07 octobre 2019

Pour la Direction DISTRICOM Pour la CGT

Pour la CGC CFE

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