Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique" chez J.E.S - JES (Siège)

ACCORD COLLECTIF SUR L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignÉs :

La Société "CLERE",

Société par Actions Simplifiée au capital de 90.000 €uros,

Dont le siège social est au Moulin Neuf – 5 rue Guglielmo Marconi – 44800 Saint-Herblain

Immatriculée sous le numéro 443 769 864 RCS NANTES,

Représentée par son Président, Monsieur _____________,

La Société « JES »,

Société par Actions Simplifiée au capital de 1 315 504 €uros,

dont le siège social est situé au Moulin Neuf – 5, rue Guglielmo Marconi – 44800 Saint-Herblain,

immatriculée sous le numéro 305 024 382 RCS NANTES,

représentée par la société CLERE, Présidente, elle-même représentée par Monsieur __________,

d'une part,

ET,

le Comité Social et Economique, par décision a la majorité des membres presents lors de la seancE du 8 SEPTEMBRE 2022, selon procès-verbal ci-joint, REPRÉSENTÉ PAR :

• M. ____________

Ayant reçu mandat à cet effet, selon procès-verbal ci-joint

d'une part.

IL EST PREALABLEMENT EXPOSE QUE

Le Comité Sociale et Economique de l’UES CLERE doit être renouvelé lors d’élections se déroulant au cours du mois de novembre 2022. A cet effet, l’Employeur a constaté qu’un grand nombre des salariés du groupe étaient rattachés à d’autres établissements ou salariés itinérants.

Afin de favoriser la participation des salariés au scrutin, l’employeur a souhaité mettre en place la solution du vote électronique, rendue possible dans les conditions de l’article L. 2314-26 du Code du travail.

La mise en œuvre du vote électronique est formalisée par la signature du présent accord, préalablement et indépendamment du protocole d'accord préélectoral.

Cet accord a pour objectif de :

• Donner un cadre légal au vote par Internet pour les élections du CSE

• Simplifier et sécuriser l’organisation de ces élections

• Favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs et ainsi renforcer la légitimé des acteurs du dialogue social

• Supprimer les votes nuls

• Sécuriser et accélérer les dépouillements, la proclamation des résultats, et permettre la transmission du procès-verbal des élections à l’administration

• Participer à une démarche de développement durable.

CECI ETANT PREALABLEMENT EXPOSE, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Article 1 – Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet de prévoir le recours au vote par internet pour les élections du Comité Economique et Social de l’UES CLERE.

Article 2 – Modalités de mise en œuvre

La conception et la mise en place du système de vote électronique répond au cahier des charges en annexe du présent accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du code du travail, et par l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Le Protocole d’Accord Préélectoral désignera le Prestataire choisi ou, à défaut, certifiera que la solution développée en interne répond au cahier des charges susvisés.

Article 3 – Principes et caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La Direction s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• La sincérité et l’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• La sécurité des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement du vote

Le système garantit également que :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne sont accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système

• Le système de vote est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés

Le système édite trois clés de chiffrement connues seulement du président du bureau et de vote et de deux de ses assesseurs, et dont deux au moins doivent être activées pour le dépouillement du vote.

Le système est également doté d’un dispositif de secours pouvant prendre le relais en cas de panne du système principal, et permettre à l’électeur de demander une réédition de ses identifiants et code de façon sécurisée.

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Article 4 - Vote à bulletin secret sous enveloppe

L’utilisation du vote électronique peut permettre de supprimer totalement le vote à bulletin secret sous enveloppe, selon les dispositions du protocole préélectoral de chaque élection.

Article 5 – Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

Article 6 – Données personnelles - Responsable de traitement

L’Employeur demeure responsable de traitement des données personnelles collectées, même s’il fait éventuellement appel à un prestataire tiers.

Les données personnelles collectées sont les suivantes :

• Nom, prénom

• Date de naissance

• Date d’embauche au sein du groupe

Ces données sont collectées uniquement dans le but d’établir les listes électorales, conformément aux dispositions du Code du travail.

Article 11 – Durée, révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 5 ans à compter de la date de signature, il pourra faire l’objet d’avenants négociés avec les instances compétentes.

Il pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Si l’accord est dénoncé, il continuera à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord destiné à le remplacer ou pendant une durée maximum de 12 mois à défaut de conclusion d’un nouvel accord. A défaut de conclure un nouvel accord dans ce délai, les salariés conserveront les avantages individuels acquis, en application au présent accord.

Au cas où une partie ferait une demande de révision partielle du présent accord, l’autre partie pourrait se prévaloir du même droit. Les dispositions soumises à révision devront faire l’objet d’un accord dans un délai de trois mois. Passé ce délai, si aucune révision n’est intervenue, la demande de révision sera caduque.

Article 12 — Entrée en vigueur de l'accord

Le présent accord entrera en vigueur immédiatement et jour suivant son dépôt.

Le personnel est informé du contenu du présent accord par tout moyen (par exemple, affichage dans l’Entreprise sur les emplacements réservés à la communication avec le personnel, courriel, courrier, intranet…).

Fait à Saint-Herblain,

L’an deux mille vingt-deux

Le huit septembre,

En deux exemplaires originaux,

L'Entreprise :	Les représentants mandatés par chacun des comités d’entreprise/comités sociaux et économiques concernés :
En qualité de Président	ayant reçu mandat à cet effet, selon procès-verbal ci-joint.

Annexe 1 – Cahier des charges du vote électronique

Conformément aux dispositions de l’article R2314-6 du Code du travail, l’Employeur peut choisir un prestataire afin de concevoir et mettre en place un système de vote électronique, sur la base d’un cahier des charges.

Article 1 –Modalités pratique du vote électronique

1.1 Principes généraux

Le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

- L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

- L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

- L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

- La confidentialité : le secret du vote

La Société garantie l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

Les élections professionnelles par voie électronique amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le Prestataire en charge de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

1.2. Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice est consultable sur le site de vote et est également envoyée en pièce jointe dès les premières notifications par email.

1.3. Modalités d’organisation des opérations de vote

Dans le cadre des élections, un protocole préélectoral a été rédigé, définissant notamment le calendrier, le nombre et la répartition des sièges, les modalités de constitution du Bureau de vote, ainsi que les modalités opératoires par vote électronique.

Les membres du Bureau de vote bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique dispensée par le Prestataire.

Le Bureau de vote est chargé :

- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet

- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à blanc du système de vote à l’issue duquel le système est scellé

- Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système

1.5. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

1.6. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.1.6 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Article 2 – Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle est précisée dans le protocole préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections.

Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et est périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique par les salariés. La Société porte ainsi à la connaissance des salariés une note explicative détaillée avant le premier tour.

Chaque électeur reçoit par mail et par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.

Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principale et offrant les mêmes caractéristiques et garanties.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3 – Opérations de dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs désignés dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les résultats seront affichés au sein de la Société au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.

Article 4 – Transmission dématérialisée

Les résultats de l’élection seront consolidés automatiquement par le prestataire.

Les résultats seront ensuite envoyés automatiquement par le prestataire à l’administration (centre de traitement des élections professionnelles et inspection du travail), après accord de l’employeur.