Accord d'entreprise "Accord Collectif relatif à la mise en place du vote électronique en vue de l'élection des membres du CSE" chez SGB - HARSCO INFRASTRUCTURE - BRAND FRANCE SAS (Siège)

1. Accord collectif relatif à la mise en place du vote électronique en vue de l’élection des membres du Comité Social et Economique

Entre

La société Brand France dont le siège social est situé à Trévoux (01600), sis 256, allée de Fétan

Représentée par M,

D'une part,

Et

Les Organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise,

Représentées par

D'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Afin d’organiser les élections de ses représentants du personnel au Comité Sociale Economique (dénommé ci-après CSE), les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections de ses représentants du personnel au CSE, le vote électronique, au moyen d’un vote par internet.

L’objectif est double : faciliter les démarches relatives au vote et augmenter la participation des salariés.

Cette modalité de vote sera utilisée pour l’ensemble des élections relatives au CSE (mise en place, renouvellement, élections partielles).

Le présent accord a pour objet de définir notamment :

• Le principe du recours à un prestataire et son cahier des charges

• Le respect de la législation relative à la protection des données

• Les modalités d’organisation du vote électronique

• Les modalités de transmission des données.

  1. Article 1 : Champ d’application du présent accord :

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de BRAND France tel que défini dans l’accord de mise en place du CSE du 25 avril 2018 ayant la qualité d'électeurs à la date du premier tour de scrutin de l'élection des membres du CSE.

Article 2 : Portée de l’accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

Il a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la société BRAND France pour les élections du CSE, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, repris par le protocole d’accord préélectoral.

L'ensemble des dispositions du présent accord complète celles de l’accord existant sur la mise place du Comite Social et Economique Unique du 25 avril 2018.

La définition des modalités d’organisation des élections relèvera du protocole d’accord préélectoral. Celui-ci détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site d’appartenance aura été doté d’un poste en accès libre.

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Date d’effet & Durée de l’accord

Le présent accord est à durée indéterminée. Il annule et remplace les dispositions antérieurement convenues et ayant le même objet.

Il est conclu dans le but d'être appliqué dès les prochaines élections des membres du CSE, durant tout le temps du déroulement du processus électoral prévu dans le protocole d’accord pré-électoral pour chaque élection dans le cadre d’un renouvellement des instances ou le cadre d’élections partielles.

Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, et prendra effet le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Article 4 : Dénonciation & Révision

Conformément aux articles L 2261-7 et L 2261-9 du Code du Travail, l’accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires avec un préavis de 3 mois sur notification écrite par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie.

Par « partie signataire » au sens du présent article, il convient d'entendre :

• D'une part la société,

• D'autre part, l'ensemble des organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement en totalité et sans réserve.

Si une seule organisation syndicale dénonce le présent accord, celui-ci continuera à lier, s'ils existent, les autres signataires et donc à produire effet dans les relations de travail au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L 2261-7 du code du travail.

Article 5 : Principe du recours à un prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

A cette fin, un appel d'offres de marché sera lancé, afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires et de sélectionner celui qui sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique.

L’employeur fera le choix du prestataire.

Le nom du prestataire ayant remporté le marché sera communiqué aux organisations syndicales représentatives signataires du présent accord.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d'établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l'électeur et bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation qui sera en charge de la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée. l’Employeur choisira après un appel d’offres afin de mettre en concurrence plusieurs prestataire, le prestataire extérieur avec lequel il contractera un contrat de prestation de services.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions légales en vigueur.

Article 6 : Respect de la législation relative à la protection des données

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de l’ensemble de la législation nationale et européenne relative à la protection des données.

Par conséquent, les diligences évoquées ci-dessous, et à destination des organismes, institutions ou personnes dont la liste suit, seront accomplies par Brand France SAS :

• vis-à-vis des représentants du personnel : information et consultation quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique ;

• vis-à-vis des salariés électeurs de Brand France SAS : information de chaque salarié(e) quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique et aux conditions d'utilisation ou de transmission à des tiers d'éventuelles données personnelles le concernant ;

• inscription des fichiers dans le Registre des activités de traitement tenu par la société par le responsable du traitement ou son Délégué à la protection des données (DPO).

  7. Article 7 : Modalités d’organisation du vote électronique et cahier des charges

Un protocole d'accord préélectoral réglant, le détail des modalités d'organisation de l'élection des membres du CSE de Brand France SAS (dont celles du vote électronique) sera proposé à la signature des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise au cours du processus d'organisation des élections des représentants du personnel.

La conception et la mise en place du système de vote électronique est confié au prestataire choisi par l’employeur dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail figurant en annexe du présent accord.

D'ores et déjà, les signataires du présent accord s'accordent pour dire que :

• Une note d'information sera envoyée par Brand France SAS à ses salariés électeurs au cours du processus électoral. Cette note sera rédigée par le prestataire choisi et détaillera, dans un style clair et accessible à tous, les modalités, conditions et règles de fonctionnement du vote électronique afin de faciliter l'appropriation de cette technique de vote.

• Le cahier des charges sera également mis à disposition des salarié(e)s sur l’intranet de l’entreprise.

• Une formation à l'utilisation du système de vote électronique pour les membres du Bureau de vote sera organisée par Brand France SAS

Elle sera dispensée par le prestataire choisi.

Le temps passé à la participation à la formation visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.

• Préalablement à sa mise en service opérationnelle à l'occasion du processus électoral, le système de vote électronique sera soumis à une démonstration visant à évaluer ses performances, sa fiabilité et sa conformité générale aux exigences du protocole préélectorale.

Cette démonstration sera organisée dans les conditions définies par le prestataires et avec les participants suivants :

• le prestataire choisi ;

• un représentant de Brand France SAS ;

• un représentant de chacune des organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ;

• un représentant désigné de la délégation du personnel du CSE actuellement élus;

• Les membres du Bureau de vote ;

Le temps passé à la participation à la série de tests visée au présent article est décompté et payé comme temps de travail effectif.

• La mise en place du vote électronique interdit toute forme de vote à bulletin sous enveloppe qui pourrait être transmis par voie postale ou remis en main propre lors des élections.

Par ailleurs, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

• Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

• L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

• Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

• Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction

• Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

  8. Article 8 : Vote électronique et expertise du système

Le Code du travail prévoit que la conception, la mise en place ou la modification du système de vote électronique soient soumises à une expertise indépendante.

Le prestataire choisi remettra un rapport d’audit justifiant que le système et l’outil de vote électronique utilisé répond aux exigences de la législation en vigueur.

Article 9 : Cellule d’Assistance Technique

Les modalités de mise en place de la cellule d’assistance technique seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 10 : Dépôt & Publicité

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Une copie sera remise aux institutions représentatives du personnel.

Le présent accord sera déposé, en nombre suffisant :

• sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccord » accessible en suivant le lien www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures en transmettant :

  • une version intégrale de l’accord signée par les parties au format « PDF »,

  • une version en « docx » qui sera rendue publique sur la base de données dédiée à la publication des accords collectifs, laquelle aura été anonymisée (absence de noms, prénoms, paraphes et signatures des personnes physiques) et le cas échéant de laquelle auront été supprimées les mentions devant rester confidentielles conformément à l’acte signé entre les parties.

  • Un exemplaire du présent accord sera par ailleurs déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion (1 exemplaire en lettre recommandée avec accusé de réception).

Ces formalités de dépôt seront accomplies par l’employeur.

Pour les organisations syndicales

Pour la société

CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE A l’ATTENTION DU PRESTATAIRE

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique par Internet (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les engagements attendus de la part du Prestataire dans le cadre de la mise en place du vote électronique par Internet.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

Article I. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

- Vérifier l’identité des électeurs,

- Assurer l’intégrité du vote,

- Assurer l’unicité du vote,

- Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

- Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

- Assurer la publicité du scrutin.

Article II. Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

- La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

o L’organisation et l’administration du processus de vote ;

o L’expression du vote par les électeurs ;

o Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

o L’archivage puis la destruction des fichiers.

- La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

- La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs et sa mise à disposition auprès des électeurs;

- L’accompagnement des membres du bureau de vote (formation adaptée à la tenue du vote par internet)

- La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ; - La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

- La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

A - Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

B - Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions légales en vigueur précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

C - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

D - Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

E - Information et formation

Chaque electeur(trice) dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel bénéficie d'une présentation du le système de vote électronique. Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Article IV. Déroulement des opérations de vote

A - Ouverture et clôture du scrutin

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques. Les électeurs devront avoir la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

B - Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères.

De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

C - Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur(trice) reçoit, avant le premier tour des élections :

- l'adresse du serveur de vote,

- des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe,

- la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro non surtaxé sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

C - Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

C - Opération de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

Article V. Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service :

1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ;

2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation ;

3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique