ACCORD POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignées,

La Direction de l’Unité Economique et Sociale (UES) regroupant toutes les entités de l’UES MARIONNAUD (MARIONNAUD LAFAYETTE, MARIONNAUD PARFUMERIES, MARIONNAUD ESPACES), sis 115 rue Réaumur – 75002 Paris, représentée par XXXX en sa qualité de Responsable des Relations Sociales et Conditions de Travail dûment habilité aux présentes.

Ci-après dénommée « la Société » ou « la Direction de l’UES Marionnaud »,

D'une part,

Et :

Le Syndicat XXXX, Bourse centrale, situé au 3 Rue du château d’eau, 75010 PARIS, représenté par XXXX, en sa qualité de Déléguée syndicale centrale ;

La Fédération XXXX, situées Tour essor, 14 rue Scandicci, 93508 PANTIN Cedex, représentée par XXXX, en qualité de Déléguée syndicale centrale et Déléguée syndicale ;

La Fédération XXXX, située au 263 Rue de PARIS, 93100 MONTREUIL, représentée par XXXX, en leurs qualités de Déléguées syndicales ;

Le Syndicat XXXX, situé au 9 rue de Rocroy, 75010 PARIS représenté par XXXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale centrale

D’autre part.

Il a été conclu le présent accord

Préambule

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties ont par conséquent convenu des dispositions suivantes

Article 1 : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UES MARIONNAUD pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Article 2 : Modalités de vote - Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…)

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 4 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 5 : Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 : Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 7 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 « RGPD ».

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Article 8 : Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 9 : Dispositions finales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l’article L.2222-5 du Code du travail.

Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Puis conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du même Code, le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et remis également en un exemplaire, au Secrétariat-Greffe du Conseil de prud’hommes.

Fait à Paris le 10 juillet 2023

En 7 exemplaires originaux.

Pour l’UES MARIONNAUD

Représentée XXXXX - Responsable des Relations Sociales et Conditions de Travail

Pour l’Organisation Syndicale XXXX

Représentée par XXXX - Déléguée syndicale centrale

Pour l’Organisation Syndicale XXXX

Représentée par XXXX - Déléguée syndicale centrale et déléguée syndicale

Pour l'Organisation Syndicale XXX

Représentées par XXXX - Déléguées syndicales

Pour l’Organisation Syndicale XXXX

Représentée par XXXX Déléguée syndicale centrale

ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE

ELECTION DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

SOMMAIRE

1 Présentation générale des besoins : vote électronique 11

1.1 Contexte de mise en œuvre du vote électronique 11

1.2 Nature des prestations attendues. 11

2 Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 11

2.1 Système de vote électronique distant. 11

2.2 Période des élections. 11

2.3 Nature des élections. 12

2.4 Sécurisation du système proposé. 12

3 Scénario de vote 12

3.1 Étapes 12

3.2 Émargement électronique, unicité du vote 13

3.3 Enchaînement des élections 13

3.4 Traitements sous-jacents 13

4 Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections 13

4.1 Étapes 13

5 Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote 14

5.1 Étapes 14

5.2 Scellement du système. 14

5.3 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 14

5.4 Liste des émargements 14

6 Assistance technique 15

7 Dispositifs de secours 15

8 Autres prestations à fournir 15

8.1 Préparation des élections 15

8.1.1 Constitution du fichier électeurs 15

8.1.2 Objet du fichier électeurs 16

8.1.3 Transmission du fichier électeurs 16

8.1.4 Confidentialité du fichier électeurs 16

8.1.5 Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique 16

8.1.6 Composition des codes d’accès au système de vote électronique 17

8.1.7 Adressage des moyens d’authentification 17

8.1.8 Contrôle des listes électorales électroniques 17

8.1.9 Mise à jour du fichier électeurs 17

8.2 Prestations liées aux listes de candidats. 17

8.2.1 Généralités 17

8.2.2 Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique 18

8.2.3 Contrôles de conformité des listes de candidats 18

8.3 Phase de test et de recette du système de vote électronique 18

8.3.1 Objectifs des tests 18

8.3.2 Période de test 18

8.4 Scrutin à blanc 18

8.4.1 Objectifs du scrutin à blanc 19

8.4.2 Étapes du scrutin à blanc 19

8.5 Prestation de conseil et d’assistance de la DRH 19

8.6 Remise des résultats. 20

8.6.1 Listes d’émargement 20

8.6.2 Résultats bruts 20

8.6.3 Procès-Verbaux des élections 20

8.6.4 Calcul de la représentativité syndicale 20

9 Gestion informatique et technique du système de vote électronique 20

9.1 Disponibilité du système de vote électronique 20

9.2 Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire 20

9.3 Ticket d’enregistrement du vote 21

9.4 Conservation des données 21

Présentation générale des besoins : vote électronique

Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise , UES MARIONNAUD souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L 2314-4 à L 2314-10 du Code du travail.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Nature des prestations attendues.

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines;

• la mise en œuvre du système de vote électronique;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

   3. Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par l’UES MARIONNAUD mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

Période des élections

La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections

L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.

Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Par ailleurs, le prestataire fournira à l’UES MARIONNAUD les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de l’UES MARIONNAUD les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par l’UES MARIONNAUD. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.

3. Scénario de vote

   7. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :

• une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote.

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc ».

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.

• la confirmation par l’électeur du choix effectué.

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.

  8. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Enchaînement des élections

Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections

La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UES MARIONNAUD. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

Étapes

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.

• le contrôle du certificat serveur de l’application de vote.

• le contrôle du scellement du système de vote électronique.

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.

• le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection.

• le contrôle de la liste des émargements.

• la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète.

• la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

5. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

   12. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne  suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.

• la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote.

• l’édition en ligne  des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat.

• la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa.

• la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.

  13. Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• Les noms et prénoms des électeurs,

• Le collège de l’électeur.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.

Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.

Dispositifs de secours

Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

8. Autres prestations à fournir

   16. Préparation des élections

       1. Constitution du fichier électeurs

Les listes électorales sont constituées par l’UES MARIONNAUD. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.).

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du fichier électeurs. Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par l’UES MARIONNAUD et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège d’appartenance de l’électeur,

• Les droits de vote de l’électeur),

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• Des informations d’authentification (éventuellement).

  2. Objet du fichier électeurs

Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  3. Transmission du fichier électeurs

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’UES MARIONNAUD et lui-même.

Confidentialité du fichier électeurs

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs  pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs  à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.

Adressage des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par l’UES MARIONNAUD, les représentants des organisations syndicales et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à l’UES MARIONNAUD, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, un document de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Mise à jour du fichier électeurs

Le fichier électeurs  pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

Prestations liées aux listes de candidats.

Généralités

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de l’UES MARIONNAUD et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES MARIONNAUD ou par des candidats non affiliés.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• Le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…)

• L’appartenance syndicale le cas échéant

• Les nom et prénom de chaque candidat

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes

  2. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

18. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    1. Objectifs des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.

Période de test

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre l’UES MARIONNAUD et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

19. Scrutin à blanc

    1. Objectifs du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

Étapes du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.

Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• création par les Président et Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire,

• ouverture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote,

• réalisation de plusieurs votes,

• fermeture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote,

• remise au prestataire des clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques, édition des résultats et génération des Procès-Verbaux,

• contrôles de la conformité des résultats et des états obtenus,

• scellement de l’application de vote électronique.

  20. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la réalisation de la déclaration CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés),

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  21. Remise des résultats

      1. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront téléchargeables en ligne à l’issue des élections.

Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables en ligne dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats en ligne.

Procès-Verbaux des élections

Les Procès-Verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de l’UES MARIONNAUD par le prestataire.

Calcul de la représentativité syndicale

Le calcul de la représentativité syndicale sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué. Lors de la remise des listes de candidats et en cas de liste commune l’UES MARIONNAUD fournira au prestataire les règles de répartition des suffrages.

Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.

Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de l’UES MARIONNAUD (stockage et accès).

Ticket d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, , l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.