Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique des élections professionnelles" chez ADT 44 - ASSOCIATION DEPARTEMENTALE D AIDE A DOMI (Siège)

Accord collectif portant sur le vote électronique

pour les élections professionnelles au sein de ADT44

ENTRE :

L’Association Aide à Domicile pour Tous de Loire-Atlantique (ADT44),

Association Loi 1901, dont le siège est sis 9 Rue Marcel Sembat à Nantes, enregistrée sous le numéro SIRET 305 833 543 000 39,

Représentée par Madame, présidente,

D’UNE PART,

ET :

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise :

Le Syndicat CFDT Santé Sociaux 44 Nantes représentée par, Déléguée syndicale

D'AUTRE PART,

PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Économique ( article R2314-9) d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-602 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016, Décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

Le présent accord a pour objectifs de

• Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections du comité social et économique (CSE)

• Augmenter la participation des salariés lors de ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus au CSE.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• Les modalités de mise en œuvre du vote électronique ;

• Les caractéristiques du système ;

Article 1 : Objet et champ d'application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des membres du CSE de l’association ADT44 devant se dérouler en novembre et décembre de l'année de 2023.

Article 2 : Modalités de mise en œuvre

1. Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’association ADT44 dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu' à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Cnil. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte.

Le prestataire et le système retenu doivent respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

• La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire de service externe : Legavote, neovote ou people vox

Caractéristiques du système

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote

  • L’expression du vote par les électeurs

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote

  • L’archivage puis la destruction des fichiers dans le délai de conservation légal.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé " contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci­ dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de la Société.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès­ verbal.

Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Information du personnel

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-6 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place parmi Legavote, Neovote et People Vox

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 : Modalités d’organisation du vote :

3-1.Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail, adresse postale pour les salariés ne disposant pas d’adresse mails ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi et les logos des organisations syndicales doivent également être communiqués au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

3.2. Bureau de vote centralisateur.

Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour l'ensemble des collèges.

Seul un électeur, non candidat, pourra être membre du Bureau de vote.

Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.

Les électeurs feront connaître à l’association leur volonté de faire partie du Bureau de vote.

A défaut de volontaires, les 2 électeurs les plus âgés dont l’un sera désigné président et l’électeur le plus jeune constitueront le Bureau de vote.

3.3. Formation des membres du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote électronique bénéficieront d’une formation et auront accès à tous les documents utiles sur le système de vote électronique.

3.4. Déroulement des opérations de vote

Le vote électronique par Internet sera la modalité exclusive de vote.

Le protocole d’accord pré-électoral fixe la durée des élections en se conformant au calendrier fixé.

La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période via tout terminal usuel (ordinateur, tablette, smartphone) connecté à internet.

Des postes réservés seront mis à la disposition des électeurs sur chaque agence pendant les heures d’ouvertures habituelles pendant la durée du scrutin prévu par le protocole d’accord préélectoral

L’employeur s’assure que les conditions nécessaires à l’anonymat, la confidentialité et le secret du vote sont respectées.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel (courrier pour les électeurs ne disposant pas d’adresse mail) contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

Pour voter, l’électeur accède aux listes de candidats des organisations syndicales, lesquelles apparaîtront simultanément à l’écran. L’électeur pourra : choisir une liste complète, raturer des candidats, voter blanc

L’électeur sera invité à exprimer son vote. Le vote apparaîtra clairement à l’écran avant validation et pourra être modifié avant validation. La validation de l’électeur par la saisie de son mot de passe rendra définitif le vote et interdira toute modification ou suppression du suffrage exprimé. Un accusé de réception lui confirmera l’enregistrement définitif de son vote.

Une procédure de réassort, à l’attention des électeurs ayant perdu ou n’ayant pas reçu leurs identifiants, sera mise en place. Elle permettra aux électeurs de recevoir à leur convenance par email leurs identifiants personnels après authentification auprès de l’assistance téléphonique mise en place par le prestataire de vote ou via un formulaire de support en ligne. L’authentification des demandes reposera sur des données personnelles définies dans le protocole.

3.5 Garantie de confidentialité pendant le scrutin.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Le Président du Bureau de vote seul a accès à la liste d’émargement en cours de scrutin. Les membres du bureau auront la possibilité de consulter la liste d’émargement à la fin du scrutin, quand les urnes auront été dépouillées. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

3.6. : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle sera composée :

Pour l’administration : Geoffroy VERDIER

Pour le Syndicat CFDT Santé Sociaux 44 Nantes : Lévêque Eléna

Dans ce cadre,

Les représentants de l’Administration veilleront à la bonne organisation matérielle des opérations de vote au sein des établissements, notamment à : la transmission sécurisée des données et documents électoraux au Prestataire ; la mise en place des actions de communication auprès des électeurs ; l’installation des postes réservés; l’organisation des réunions de formation ; scellement et dépouillement. Ils auront accès à l’espace de vote, avec le profil d’Observateur, et pourront contrôler l’évolution du taux de participation et l’intégrité des informations publiées à l’attention des électeurs. De plus, ils sollicitent le Prestataire sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du système de vote.

• Les représentants du Prestataire veilleront à la préparation et au fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A cette fin, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place. Il alertera les représentants de l’administration en cas d’anomalie réclamant une intervention soit de la part de l'administration soit de la part du Prestataire. Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

• Les représentants des Organisations Syndicales ayant déposé une candidature auront accès aux locaux dans lesquels des postes informatiques seront mis à disposition des électeurs et pourront contrôler le bon déroulement des opérations électorales. Ils auront également accès à l’espace de vote avec le profil d’Observateur, et pourront contrôler l’évolution du taux de participation et l’intégrité des informations publiées à l’attention des électeurs. Ils alertent les représentants de l'administration sur toutes anomalies constatées.

3.7 Répartition des clés de chiffrement

Les membres des bureaux de vote électronique centralisateur détiendront les clés de chiffrement permettant le chiffrement et le déchiffrement du système de vote électronique.

Les clés de chiffrement seront attribuées dans les conditions suivantes :

• Une clé pour le président ;

• Une clé par assesseur (deux assesseurs)

Au minimum trois clés de chiffrement seront éditées et attribuées à des membres du bureau de vote électronique centralisateur.

3.8 Dépouillements et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 4 : Entrée en vigueur et dépôt légal

4.1.Entrée en vigueur de l'accord et durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.

Il est convenu entre les Parties que cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles de ADT44 organisées en novembre et décembre de l'année de 2023.

4.2.Portée de l'accord

Le présent accord constitue un accord d'entreprise, au sens du Code du travail.

4.3 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d'un nouvel accord.

Une déclaration de cette dénonciation devra être déposée auprès de l’Unité Territoriale de Loire Atlantique de la DREETS des Pays de la Loire par la partie la plus diligente

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

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4.4 Dépôt et publicité

Un exemplaire original est remis à chaque partie signataire de l’accord.

Le présent accord sera affiché sur les panneaux d’information et syndicaux prévus à cet effet.

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nantes et à la DREETS des Pays de Loire via la plateforme internet dédiée à cette question.

Fait à Nantes le 05/09/2023 en trois exemplaires,

Pour le Syndicat CFDT

Santé Sociaux 44 Nantes Pour l’Association ADT,

La Déléguée syndicale  La Présidente