Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CSE DE NEOLIA" chez NEOLIA (Siège)

Accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique de NEOLIA

Entre :

L’entreprise sociale pour l’habitat Néolia, représentée par le Directeur Général, assisté de la Directrice des Ressources Humaines

Ci – après « l’Entreprise »

D’une part

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de Néolia au jour de la signature des présentes

D’autre part

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, la Direction de Néolia a étudié la solution du vote électronique suggérée par la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

ARTICLE 1 - Objet de l’accord

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux prochaines élections des représentants du personnel de l’Entreprise (membres du Comité Social et Economique) qui se dérouleront en avril 2019, le vote électronique par internet pour tous les électeurs.

Les parties signataires conviennent par ailleurs d’en confier la conception et la mise en place à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, choisi par Néolia dans le respect des prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du code du travail.

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 2 - Principes généraux

Le système retenu par l’Entreprise, et développé par le Prestataire reposera sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

ARTICLE 3 - Modalité d’organisation des opérations

3.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, un protocole d’accord préélectoral, définira, notamment, les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires de vote et de dépouillement et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

3.2 RGPD

Le référent RGPD de NEOLIA sera informé du prestataire retenu.

3.3 Formation au système de vote électronique

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Les parties conviennent que la réunion à prévoir avec le prestataire, au cours de laquelle sera présenté le système de vote conçu par le Prestataire tient lieu de formation pour les besoins du présent article.

3.4 Expertise indépendante

Le prestataire devra avoir fait l’objet d’une expertise indépendante.

ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote

4.1 Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire sera effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, seront effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’Entreprise.

4.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote, et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

4.3 Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, pour chaque tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification associés.

A l’aide de ses identifiants (code d’accès et mot de passe), l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses identifiants personnels imprimés sur le courrier, code d’accès et mot de passe, ainsi qu’un code secret non imprimé sur le courrier.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

4.4 Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

4.5 Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

ARTICLE 5 - Clôture et Résultats

5.1 Clôture

Dès la clôture du scrutin par Internet, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

5.2 Décompte et attribution des sièges

Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe des quatre (4) clés de déchiffrement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les acteurs du scellement/descellement du système de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel du prestataire retenu.

Quatre (4) membres du bureau de vote saisissent chacun une clé de déchiffrement distincte, lors de la saisie dans l’interface du prestataire retenu.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5.3 Délais de recours et destruction des données

Le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité

6.1 Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6.2 Les fichiers

Les données devant être enregistrées sont : liste des éligibles, listes des électeurs, listes des candidats, listes d’émargement, résultats des élections.

ARTICLE 7 - Application de l’accord

Il est conclu, à la date des présentes, pour une durée déterminée lié aux élections du comité social et économique d’avril 2019, et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive, (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).

ARTICLE 8 - Révision 

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de 7 jours suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

ARTICLE 9 - Publicité de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès :

• de la Direction Régionale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle du Doubs et sur la plateforme en ligne TéléAccords

• du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Montbéliard.

Il est remis un exemplaire au délégué syndical

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord préélectoral par les moyens de communication habituels.

Fait en 6 exemplaires originaux

Montbéliard, le 5 février 2019

Pour les organisations syndicales, Pour Néolia,

Pour la CFDT Le Directeur Général,

La Directrice des Ressources Humaines