accord collectif relatif auX MODALITES D’oRGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE VAVA

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société COOPERATIVE GIPHAR « GIPHAR GROUPE » société anonyme coopérative à capital variable dont le siège social est situé 38 bis, rue du Fer à Moulin, 75005 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 310 173 968, représentée par ……………….., en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité aux fins des présentes,

D’une part,

Ci-après dénommée, « la Société »,

ET :

L’organisation Syndicale CFDT, représentée par …………………….. En sa qualité de délégué syndicale

D’autre part,

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêté d'application ainsi que des Ordonnances du 22 septembre 2017 dites
« Macron », les élections des membres du Comité social et économique (ci-après le « CSE ») peuvent être organisées par voie électronique.

Les Parties au présent accord ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel du CSE de la société en vue d’améliorer le processus électoral et permettre, notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont décidé de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les modalités techniques et fonctionnelles du vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges, seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Cela étant exposé, il est convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 : Principes généraux

La société prestataire (ELIGIBILIS) qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R 2314-5 à R 2314-18 du Code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord

Article 2 : Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société à l’occasion des élections professionnelles relatives aux membres du CSE, étant précisé que le principe du vote électronique doit également être prévu par le protocole d’accord préélectoral pour chaque scrutin.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles du CSE.

Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1. Principe du recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société, spécialisé dans la conception et la mise en place de systèmes de vote électronique et respectant les prescriptions des articles R 2314-5 à R 2314-18 du Code du travail.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

3.2. Expertise indépendante

Conformément aux dispositions de l’article R 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales) et dans le respect du RGPD, la Société sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’Entreprise.

Le Prestataire s’engage à ce que toutes les données transmises par la Société, notamment les données nominatives, ne puissent être utilisées à d’autres fins que le processus électoral, ni transmise de quelque façon que ce soit à un tiers.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.

3.3. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3.4 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés pourra être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.5 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote et dont la composition sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Conformément aux dispositions de l’article R 2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique dématérialisé et vérifié que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3.6 Information et formation

La société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

De plus, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Celle-ci sera transmise suite à la conclusion du protocole d’accord préélectoral, sous réserve de sa signature.

Elle sera également mise en ligne sur Yammer et auprès des assistantes de site pour le personnel des entrepôts de l’entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Les membres des bureaux de vote ainsi que les délégués de liste bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 4 : Déroulement des opérations électorales

4.1. Protocole d’accord préélectoral

Le protocole préélectoral fera référence au présent accord d’organisation du vote électronique et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.

En l’absence de protocole préélectoral signé à la double majorité, les modalités de mise en œuvre du vote électronique pourront être fixées par l’employeur dans les conditions prévues au présent accord.

4.2. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

4.3. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Le site est accessible sur un PC, tablette, smartphone, mac.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés, le prestataire établit une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du scrutin.

4.3. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant les élections, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer le code d’accés (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d’un envoi papier à son adresse personnelle précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site du vote ainsi que les codes d’accès.

Seul le prestataire aura connaissance du code d’accès.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

4.4. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité du vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible durant le déroulement du scrutin.

4.5. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Article 5 : Dépouillement – Procès-verbaux – Résultats

5.1. Clôture

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants générés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La cellule d’assistance technique, en présence des membres du bureau de vote, procède alors au contrôle du scellement de ce système.

5.2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque scrutin.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5.3. Délais de recours et destruction des données

La Société et/ou le prestataire conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours légal en vigueur ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, la Société ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 6 : Dispositions finales

6.1. Durée de l’accord

Le présent accord est applicable à la société GIPHAR GROUPE pour les élections des membres du CSE.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

6.2. Dépôt et publicité

Le présent accord est notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de la Société et fait l’objet des formalités de dépôt, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Un exemplaire du présent accord sera établi pour chaque Partie.

Le présent accord sera déposé auprès de l’Administration, par le biais de la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Fait à Paris, le 13 mai 2022

En 6 exemplaires, un pour chaque partie

Pour la Société GIPHAR GROUPE, représentée par XXXXXX en qualité de DRH

Pour l’Organisation Syndicale CFDT, XXXXXX en qualité de Délégué Syndicale