Table des matières

Article 1. Champ d’application de l’accord 5

Article 2. Principes généraux 5

Article 3. Modalités de vote 5

Article 4. Déroulement des opérations de vote 6

Article 5. Dépouillement et résultats 6

Article 6. Information et formation 7

Article 7. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 7

Article 8. Gestion des données à caractère personnel et RGPD 8

Article 9. Cellule d’assistance technique et sécurité 8

Article 10. Expertise de la solution de vote 8

Article 11. Révision de l’accord 9

Article 12. Durée du présent accord 9

Article 13. Publicité et dépôt 9

Article 1. Principes généraux 11

Article 2. Prestations attendues 12

Article 3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique 12

3.1. Choix de la modalité du vote électronique 12

3.2. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 12

3.3. Cellule d’assistance technique et sécurité 13

3.4. Expertise indépendante 13

3.5. Information et formation 14

Article 4. Déroulement des opérations de vote 14

4.1. Ouverture et fermeture des scrutins 14

4.2. Caractéristiques du site de vote 14

4.3. Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote 14

4.4. Suivi des opérations de vote 15

4.5. Opérations de dépouillement 15

Article 5. Garanties apportées par le Prestataire 16

Entre les soussignées :

Les Sociétés de l’unité Economique et Sociale « Citédia UES » visées dans le champ d'application du présent accord, représentées par Monsieur XX, agissant en qualité de Directeur Général de Citédia services et de Citédia métropole, d’Administrateur unique de Citédia GIE, de Président du GE Citédia, de Président Directeur Général de Citédia sécurité et de PSR.

Ci-après dénommées « l’Entreprise » ou « les sociétés de Citédia UES », (le terme « l’entreprise » désignant chaque entreprise prise individuellement),

D’une part et :

L’organisation syndicale signataire CFDT représentative au sein des sociétés de Citédia UES, représentée par Monsieur YY Délégué syndical

D’autre part,

Préambule :

Les parties signataires sont convenues, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de l’unité économique et sociale Citédia UES d’intégrer le vote électronique en application de l’article L.2314-26 du Code du travail.

Les articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection professionnelles.

Ce procédé favorise le vote des collaborateurs en permettant notamment de :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• Faciliter le vote pour les collaborateurs depuis n’importe quel lieu et en quelques minutes, sans avoir à se déplacer,

• Augmenter le niveau de participation,

• Obtenir des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole d’accord préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

L’entreprise et les organisations syndicales procéderont, ultérieurement à la signature de l’accord d’entreprise sur la mise en place du vote électronique, à la négociation et à la signature du protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités techniques et fonctionnelles du vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Les parties signataires conviennent donc de mettre en place dès les prochaines élections professionnelles de l’unité économique et sociale Citédia UES, le vote électronique.

Champ d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des personnels des sociétés de Citédia UES (Citédia Services, Citédia Métropole, Citédia GIE, GE Citédia, Citédia sécurité, PSR), présent et à venir, quelle que soit la nature de leur contrat de travail.

Principes généraux

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’unité économique et sociale Citédia UES pour les élections professionnelles.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le moyen unique du vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le vote émis et le vote enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R. 2314-5 à
R. 2314-18 du code du travail.

Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique.

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales ainsi qu’une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, afin de faciliter l’appropriation du vote électronique.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Déroulement des opérations de vote

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. Celui-ci doit apparaitre clairement et doit pouvoir être modifié avant sa validation.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique et clôturera définitivement l’accès à l’élection. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur peut conserver.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Dépouillement et résultats

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les opérations de dépouillement seront effectuées par le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président et les assesseurs introduisent leurs codes sécurisés délivrés par le système. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats font apparaître, lisiblement à l’écran, le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, une note d’information détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote (notamment les dates d’ouverture et de fermeture du vote ainsi que le numéro d’assistance technique) sera communiquée aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres du bureau de vote et les délégués de liste bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés au protocole d’accord préélectoral peuvent consulter le taux de participation grâce à une clé d’accès personnelle. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration du délai de recours ou, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive lorsqu’une action contentieuse a été engagée, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Cellule d’assistance technique et sécurité

Conformément à l’article R2314-10 du Code du Travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ayant déposé une candidature au scrutin ainsi qu’un représentant du prestataire.

Ainsi chaque organisation syndicale qui aura déposé une candidature au scrutin pourra désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique. Le nom du délégué de liste devra être communiqué à la Direction en même temps que le dépôt des candidatures.

Elle aura pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique du prestataire, préalablement à sa mise en place, devra faire l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-26 à 28 et R.2314-6 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités effectuées, à savoir la déclaration de ce traitement dans le registre des traitements que la Direction est tenue d’établir et la mise à disposition du rapport auprès de la CNIL conformément aux dispositions du Règlement Général relatif à la Protection des Données Personnelles n°2016/67 et de la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

Révision de l’accord

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

Durée du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE). Il est conclu dans le but d’être appliqué à la seule élection des membres du CSE et ce pour toute la durée des mandats des membres du CSE.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt et il cessera de produire effet l’échéance du terme précité.

Publicité et dépôt

La direction des sociétés de Citédia UES notifiera sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres contre décharge, le présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein des sociétés de Citédia UES.

Le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version à déposer en ligne sous forme dématérialisée à partir de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire du présent accord sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Rennes.

Il sera porté à la connaissance du personnel des sociétés de Citédia UES par diffusion via la messagerie interne. A titre informatif, un exemplaire de cet accord sera également librement consultable au sein du service RH et sur le réseau interne de l’entreprise. Une copie sera remise aux membres du CSE.

Annexe :

• Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

Fait à Rennes, le 3 mai 2023

En trois exemplaires originaux,

Pour les sociétés signataires Pour l’organisation Syndicale CFDT

M. XX M. YY

CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Préambule

Article 1. Principes généraux

Article 2. Prestations attendues

Article 3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1. Choix de la modalité du vote électronique

3.2. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

3.3. Cellule d’assistance technique et sécurité

3.4. Expertise indépendante

3.5. Information et formation

Article 4. Déroulement des opérations de vote

4.1. Ouverture et fermeture des scrutins

4.2. Caractéristiques du site de vote

4.3. Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

4.4. Suivi des opérations de vote

4.5. Opérations de dépouillement

Article 5. Garanties apportées par le Prestataire

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, les sociétés de Citédia UES souhaitent mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, titulaires et suppléants.
Les électeurs pourront participer à l’ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• Faciliter le vote pour les collaborateurs depuis n’importe quel lieu et en quelques minutes sans avoir à se déplacer,

• Augmenter le niveau de participation,

• Obtenir des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le vote émis et le vote enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de l’Entreprise :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote ;

  • L’expression du vote par les électeurs ;

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

  • L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec la Direction des Ressources Humaines de l’Entreprise.

Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Choix de la modalité du vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la Direction, mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette, etc.).

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de chiffrement et de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote.

Le Prestataire fournira à la Direction les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.

De plus, les membres du bureau de vote et les délégués de liste bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

Déroulement des opérations de vote

Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :

• L'adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone.

Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège. L’électeur devra choisir une liste parmi celles proposées ou devra voter « blanc ». Il aura la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.

Une fois le choix fait par l’électeur, il verra apparaitre le bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.

L’électeur valide son vote et recevra une confirmation du choix effectué et de la prise en compte de son bulletin de vote. Il aura la possibilité d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Cet accusé de réception mentionnera les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Après confirmation du vote par l’électeur, le système de vote électronique enregistrera un émargement et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (principe d’unicité du vote).

Dans le cas où l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système lui proposera de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Suivi des opérations de vote

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés au protocole d’accord préélectoral peuvent consulter le taux de participation grâce à une clé d’accès personnelle. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :

• Les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste et par candidat,

• Les Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa,

• L’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service :

• Fonctionnera conformément à toute documentation fournie,

• Sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation,

• Sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.