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Guide de traitement

TABLE DES MATIÈRES

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PRÉAMBULE 3

INTRODUCTION 5

Article 1 – champ d’application et OBJET 6

ARTICLE 2- les critères d’eligibilite au teletravail 7

ARTICLE 3- Modalites organisationnelles et EQUIPEMENTS 8

ARTICLE 4- PASSAGE EN teletravail 10

Article 5- Suspension, reexamen ou cessation du télétravail 14

Article 6- Les cas particuliers de recours au télétravail 15

ARTICLE 7- Définition des modalités de contact avec l’entreprise 16

Article 8- Droits et devoirs du télétravailleur 16

ARTICLE 9- suivi de l’accord 18

ARTICLE 10- DUREE ET DISPOSITIONS DIVERSES DE L’ACCORD 18

PRÉAMBULE

Le premier accord sur la mise en place du télétravail à la SHLMR a été signé le 28 avril 2018, il avait pour objectif exclusif de préserver la santé des salariés et répondait à la démarche volontariste d’accompagner l’emploi des personnes en situation d’handicap.

Le 17 mars 2020, à l’occasion du confinement lié à la crise sanitaire du Covid-19, 70% des collaborateurs de la SHLMR ont été mis dans une situation de télétravail sans aucun formalisme particulier. Nous nous sommes ainsi trouvé face à la généralisation d’une forme particulière de télétravail, car contraint, permanent et soumis aux contraintes personnelles.  

A la sortie de confinement, dans le respect du protocole mis en place pour accompagner les entreprises dans la lutte contre le coronavirus publié par le ministère du Travail, il a été nécessaire d’organiser le travail et d'aménager le temps de présence en entreprise afin de réduire les interactions sociales.

Cette période particulière a appellé plus que jamais un dialogue social efficace et adapté et à une communication permanente avec les représentants du personnel pour assurer un suivi très régulier de la situation dans l’entreprise.

C’est dans ce contexte que les partenaires sociaux, désireux d’adapter l’accord se sont réunis afin de proposer un avenant à l’accord

Cet avenant signé le 24 juin 2020 répondait à plusieurs enjeux :

• Repenser les espaces de vie au travail en y associant souplesse et réactivité, impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement grâce aux nouvelles technologies de communication

• Double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés, en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée, en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise

• Répondre aux engagements de l’entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone des transports.

Des mesures spécifiques ont été défini selon 4 grands axes :

1. La définition des plages et des horaires de travail : mise en place des modalités de contrôle du temps de travail adaptées (outils dédiés à la gestion du temps.) et définition des plages horaires de disponibilité durant lesquelles le salarié doit être joignable 

2. La définition du contrôle de la charge de travail par la mise en place d’indicateurs de performances : renforcement du pilotage par les indicateurs de performances

3. La définition des modalités de contact avec l’entreprise, les collègues et les managers : objectif de prévention des risques psychosociaux associés au télétravail / limitation à 2 jours maximum par semaine

4. La définition des modalités organisationnelles et mise à disposition du matériel nécessaire : mise à dispositions des outils nécessaires et adaptés aux besoins de l’activité du salarié en télétravail

Plus d’un an et demi après la signature de l’avenant 117 collaborateurs effectuent du télétravail régulier (chiffre au 31/12/2021) à raison d’un ou deux jours par semaine.

Un baromètre social spécial QVT a été diffusé au premier semestre 2021, deux enquêtes dédiées au télétravail ont été réalisées au cours du second semestre 2021 avec l’ensemble des collaborateurs et chaque personne en télétravail a bénéficié d’un entretien et d’un bilan personnel avec son manager avant la fin de l’année.

Ces enquêtes et ces bilans nous ont renseigné sur les attentes des collaborateurs et des managers :

Les avantages suivants sont mis en avant par les collaborateurs de la SHLMR :

• Réduction des trajets pendulaires

• Concentration accrue des travailleurs sur leurs tâches, sans les interruptions du travail en présentiel

• Meilleur équilibre entre le travail et la vie personnelle

• Pour certains la possibilité de bénéficier d’horaires plus flexibles et de travailler hors des locaux de l’entreprise

Le rythme de 2 jours par semaine prévu dans l’accord préserve des risques tels le sentiment d’isolement et la perte de contact avec les autres employés qu’il serait sinon essentiel de prévenir.

Les collaborateurs actuellement en télétravail souhaite continuer à bénéficier de cette opportunité. Ils savent maintenant qu’ils peuvent effectuer leur travail autrement qu’en présentiel et se sont familiarisés avec la technologie requise pour le télétravail. Les cadres auparavant réticents à l’idée que leurs équipes travaillent à domicile ont constaté que c’est possible et la majorité y sont désormais favorables.

Ils soulignent qu’ils souhaitent bénéficier de plus de flexibilité et de souplesse pour mieux s’adapter aux contraintes de l’activité et du service et aux besoins de présence physique.

Le recours au télétravail n’a pas pris fin avec la pandémie mais au contraire, il fait à présent partie intégrante de la nouvelle normalité pour les années à venir, grâce aux avancées de la numérisation, des communications et des technologies informatiques dématérialisées.

L’Organisation Internationale du Travail le confirme : « les entreprises doivent prendre en compte les besoins et préoccupations des télétravailleurs (situation personnelle et obligations familiales). Cette nouvelle ère du télétravail suppose un recours beaucoup plus important à de nouveaux modes de gestion, plus axés sur la confiance et les résultats, ainsi qu’à de nouvelles modalités de travail, plus souple et mieux adaptées qu’auparavant à la situation et aux préférences individuelles des salariés. »

Il était donc important pour la SHLMR de prendre en compte ces éléments :

• Tirer les enseignements des expériences vécues ces derniers mois, qui resteront pertinents pour l’avenir – tenir compte des avis des collaborateurs et des managers sur les aspects qui fonctionnent et ceux qui peuvent être améliorés – évaluer les technologies numériques utilisées susceptibles d’améliorer l’efficacité du télétravail à long terme

• Mettre à jour nos pratiques de télétravail et actualiser les règles existantes

• Mettre en place des modalités de télétravail efficaces et envisager un cadre plus flexible et axé sur les résultats

• Accompagner les managers pour améliorer la gestion de leurs équipes par les objectifs et les résultats, pour améliorer la confiance et ainsi permettre que le maintien de la performance des équipes en télétravail et le respect des engagements pris ne constitue pas une sources de stress supplémentaire pour eux – développer leurs compétences en leadership

• Entretenir la motivation des salariés

• Se préparer à une future évolution des espaces de travail dans le cadre du réaménagement du siège social

Le présent accord sur le télétravail sera par ailleurs intégré à l’accord de QVT qui fera l’objet d’une négociation ultérieure.

Compte tenu des éléments précités et comme prévu par l’article 8 de l’accord sur le télétravail signé le 21 juin 2020, les partenaires sociaux ont négocié et conclu un nouvel accord sur des bases nouvelles et adaptés.

Entre,

La société SHLMR, dont le siège social est à Saint-Denis – 31, rue Léon Dierx - Bât A - BP 20700 - 97474 représentée par Madame XXX, Directrice Générale et dûment habilité à cet effet ;

d’une part,

et les organisations syndicales représentées dans l’entreprise :

Sud Logement social représentée par Monsieur XXX

FO représentée par Monsieur XXX

CFTC représentée par Monsieur XXX

d’autre part,

Il a été exposé et convenu ce qui suit :

INTRODUCTION

Organiser le travail de manière agile en prenant en compte les collaborateurs est un axe majeur dans la politique générale pour les prochaines années :

• Pérenniser le travail hybride (mix présentiel /télétravail) sans casser la cohésion et l’esprit d’équipe

• Réussir à concilier performance économique et bien être des salariés au travail

• Améliorer la marque employeur et par là l’attractivité de l’entreprise

« Le groupe Action Logement a été créé par les partenaires sociaux et est encore plus vigilant que d’autres à la qualité de vie au travail et au bien-être des salariés, dans l’exercice d’une mission sociale qui se veut exemplaire, à la pointe du progrès et du service.

La crise COVID19 a fortement impacté les organisations sur les années 2020 et 2021. Ce qui a longtemps été pensé comme impossible, ou inadapté est devenu la norme en moins d’un an.

Cette crise a été un révélateur des attentes profondes des salariés sur l’organisation du travail et des besoins réels actuels des entreprises en matière d’organisation. »

Issues en dernier lieu de la loi n°2018-217 du 29 mars 2018, les dispositions légales relatives au télétravail ont été codifiées dans les articles L. 1229 à L. 1222-11 du Code du travail. Elles sont complétées par deux accords interprofessionnels étendus, l’ANI du 19 juillet 2005 et l’ANI du 26 novembre 2020

La définition du télétravail est donnée par l’article L. 1222-9 du Code du travail : « Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

En principe, le télétravail ne peut donc pas être imposé au salarié. C'est un principe d'ordre public énoncé par la loi, laquelle prévoit néanmoins quelques dérogations. On en a vu l'illustration avec l'épidémie de Covid-19. Il est à noter que ce volontariat est double, l'employeur n'étant pas obligé de l'organiser, sauf si une loi en dispose autrement. On notera toutefois que le législateur n'a pas utilisé cette voie, même dans le cadre de la pandémie, le Gouvernement s’étant contenté de recommandations.

Concernant sa mise en place la loi mentionne en premier lieu l'accord collectif ou, à défaut, une charte élaborée par l'employeur après avis du CSE. En l'absence de l'une de ces deux modalités, l'accord individuel, formalisé par tout moyen, est possible.

La loi prévoit un certain nombre de rubriques devant obligatoirement figurer dans l’accord ou la charte :

• Les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement, et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

• Les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

• Le contrôle du temps de travail ou la régulation de la charge de travail

• La fixation des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail

• L’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, en application des mesures prévues à l’article L. 5213-6 du Code du travail.

Il est rappelé, comme cela était déjà mentionné dans le précédent accord, que cette organisation du travail n’est possible qu’à partir du moment où chacun, managers et salariés, adopte une attitude fondée sur la confiance, le sens des responsabilité et l’autonomie.

Article 1- champ d’application et OBJET

Le présent accord s’applique au sein de la SHLMR, le siège et les agences présentes sur tout le territoire de la Réunion.

L’article 2 encadre les personnels et les activités concernées.

Le présent accord a pour objet d’encadrer le télétravail régulier, le télétravail occasionnel demandé ponctuellement par le salarié ou l’employeur, le télétravail exceptionnel imposé par des évènements indépendants de la volonté du salarié ou de la société (épidémie, cyclone…) et enfin le télétravail médical.

Les parties signataires au présent accord ont souhaité inscrire le télétravail dans la démarche sur la qualité de vie au travail.

Ils rappellent que le télétravail, dans le respect des intérêts tant du salarié que de l’entreprise, ne peut s’inscrire que dans une démarche fondée sur un double volontariat et une double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Ainsi, l’entreprise conserve la possibilité d’accepter ou de refuser toute demande de télétravail, après examen de chaque demande individuelle, sur le base du profil des candidats et de la compatibilité de leur activité avec cette organisation.

L’employeur ne peut imposer le télétravail au salarié dont le refus ne sera en aucun cas constitutif d’un motif de sanctions disciplinaires ou de rupture du contrat de travail.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur le sens commun des responsabilités et sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

ARTICLE 2- les critères d’eligibilite au teletravail

La mise en place du télétravail doit répondre à certaines conditions :

1. Les critères d’éligibilité liés au collaborateur :

Sont éligibles au télétravail les collaborateurs :

• Hors période d’essai. Il est toutefois précisé que le recours au télétravail pour les personnes en période d’essai pourra toutefois s’exercer de manière occasionnelle ou exceptionnelle (cf. article 6)

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein.

• Pour les salariés à temps partiel, les demandes seront étudiées au cas par cas. Afin de préserver des risques d’isolement et de perte de contact avec les autres employés, il sera pris en compte la durée du travail et le temps de télétravail pourra être proratisé. Si le temps partiel est inférieur à 60% d’un travail à temps plein le télétravail pourra être exclu.

• Le recours au télétravail pour les personnes titulaires d’un contrat à durée déterminé pourra être admis, de manière occasionnelle, ou de manière régulière à la condition que la durée du contrat soit au minimum d’une durée de 6 mois. En effet la présence dans l’équipe et dans le service est une condition indispensable à leur intégration.

• Disposant d’une maîtrise et d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ou de l’aide en permanence de ses collègues. L’autonomie étant la capacité d’organiser son activité, de savoir définir les priorités et d’être en capacité de gérer son temps pour atteindre ses objectifs. Elle est évaluée par le manager. Le collaborateur devra par ailleurs maitriser les outils technologiques disponibles permettant un télétravail efficient.

• Disposant chez soi d’un espace adapté, propice à la concentration, d’une installation électrique conforme, d’une connexion haut débit et d’un ordinateur

Bien qu’aucune condition d’ancienneté dans le poste ne soit exigée pour accéder au télétravail, le responsable hiérarchique sera particulièrement vigilant à l’impact d’une mise en télétravail pour les candidats disposant d’une ancienneté inférieure à un an sur le poste occupé.

La SHLMR considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage, les apprentis et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail. Les travailleurs temporaires sont exclus du dispositif.

2. Les critères d’éligibilité liés à l’activité et au poste :

Seules les activités pouvant être exercées de manière sédentaire et à distance sans perturber l’organisation du travail et la performance de l’entreprise pourront s’exercer en télétravail. Les missions qui ne sont pas réalisables à distance sont donc exclues du champ d’éligibilité : c’est le cas des activités qui nécessite le maintien d’une relation physique avec les clients, la tenue de permanence ou une présence sur le terrain

Les collaborateurs dont le travail par nature ne s’exerce que sur le terrain et les collaborateurs qui assurent un accueil ou une réception physique des clients sont donc exclus du dispositif.

Ainsi seuls les collaborateurs qui exercent une activité tout ou partie dématérialisée et pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance seront éligibles au télétravail.

Le nombre de jours accordés devra être compatible avec ces caractéristiques.

En outre, de manière à ne pas désorganiser l’entreprise, le responsable devra veiller qu’il n’y ait pas plus de 50% des salariés éligibles en télétravail le même jour dans un même service. Il devra en outre porter une attention particulière à la représentation des différents métiers éligibles.

ARTICLE 3- Modalites organisationnelles et EQUIPEMENTS

3.1. Lieux de télétravail 

Le télétravail devra s’exercer au domicile de salarié au sens de sa résidence habituelle et à partir de laquelle il se rend sur son lieu de travail habituellement. Le lieu du domicile est déclaré par le salarié au moment de son entrée dans le télétravail. Il sera mentionné dans le formulaire de demande de télétravail.

Si toutefois le salarié souhaite travailler d’un autre lieu que son domicile, il est de sa responsabilité de s’assurer qu’il dispose d’une connexion internet suffisante à l’exercice de ses fonctions et de respecter les obligations de discrétion et de confidentialité et protection des données. Le salarié s’engage à informer son manager et les ressources humaines du lieu d’exercice du télétravail.

3.2. Conditions requises

1.  Environnement de travail dédié :

Le télétravailleur devra disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Il prendra soin de signer le modèle de déclaration intégré au formulaire de demande de télétravail (Cf. Annexe 1).

Le salarié pourra demander des conseils en ergonomie auprès du médecin du travail et organiser avec ce dernier une étude de poste à distance (appel téléphonique ou vidéo). Par ailleurs, la situation de télétravail pourra être abordée avec la médecine du travail lors de la visite médicale du salarié.

2. Equipements du télétravailleur à domicile

Dans l’hypothèse où le salarié ne serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, l’employeur fournira les outils nécessaires adaptés aux besoins de l’activité du salarié concerné, à savoir un ordinateur et un téléphone portable.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur est réservé à un usage strictement professionnel, et l’entreprise reste la propriété de celui-ci. L’entreprise s’engage à entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail comme ils le seraient dans les locaux.

En contrepartie, le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le salarié doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité et créer les conditions de la remise en état du matériel.

Le salarié doit disposer d’une connexion internet avec un débit suffisant

Il doit également s’assurer d’une installation électrique conforme et il fournira une attestation sur l’honneur le spécifiant.

3. Assurance

L’employé en télétravail doit déclarer sa situation auprès de sa compagnie d’assurance. Ainsi, il devra informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil de public à raison d’un ou deux jours par semaine, (ou plus en fonction de ce qui a été établi avec sa hiérarchie) et que son assurance multirisque habitation doit couvrir sa présence pendant ces journées de travail. Le collaborateur devra transmettre au service RH une attestation d’assurance en conséquence avant de commencer son activité en télétravail.

Le matériel fourni par l’entreprise pour l’exercice du télétravail n’entre pas dans la couverture de l’assurance de l’employé car il serait remplacé par l’entreprise le cas échéant.

3.3. Remboursement des frais liés au télétravail à domicile :

Le télétravail est mis en place sur le système du volontariat.

Il est rappelé que depuis l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, l’article L. 1222-10 du code du travail ne prévoit plus le fait que l’employeur doit prendre en charge les coûts découlant de l'exercice du télétravail.

Le mobilier pourra être pris en charge dans le cadre du maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés dans les situations d’aménagement de poste en lien avec le médecin du travail et l’Agefiph.

ARTICLE 4- PASSAGE EN teletravail

4.1. Procédure :

1. Candidature du salarié

Le salarié qui exprime le désir d’opter pour le télétravail en informe son responsable hiérarchique par écrit en complétant le formulaire de demande relatif au télétravail (Cf. Annexe 1).

2. Proposition de l’employeur

Le télétravail peut être proposé au salarié par sa hiérarchie. Celui-ci est libre d’accepter ou de refuser cette forme d’organisation de son travail. Les parties rappellent que, conformément aux dispositions légales, le refus du salarié de travailler en télétravail à domicile ne sera en aucun cas constitutif d’un motif de sanctions disciplinaires ou de rupture du contrat de travail.

3. Examen de la demande

Les managers sont les garants de l’efficacité de leurs équipes, il leur appartient d’examiner la faisabilité de la demande et de formuler un avis sur la proposition. En ce sens, ils veilleront à examiner avec soin l’opportunité d’accepter les demandes ou de les refuser.

Le Directeur du service et le Responsable des ressources humaines prendront une décision commune de refus ou d’acceptation, au regard des critères d’éligibilité énoncées à l’article 2 du présent accord.

Le Directeur sera le garant de la bonne organisation de sa Direction au regard des objectifs stratégiques de l’entreprise et le responsable RH sera le garant du respect du code du travail.

Les parties s’engagent à apporter une réponse dans un délai d’un mois après que la demande de passage en télétravail ait été formulée.

En cas de réponse négative de la Direction, celle-ci sera portée à la connaissance du salarié par le biais du formulaire annexé au présent accord et motivée au regard de l’article 2 exposé précédemment.

4. Exemple de motifs de refus :

Cette liste ne revêtant aucun caractère exhaustif :

• Le non-respect des conditions d’éligibilité ;

• Des raisons tenant à une impossibilité matérielle et/ou technique ;

• Un risque d’une désorganisation au sein du service ou de l’activité ;

• Une autonomie insuffisante du salarié dans la réalisation des tâches attachées à ses fonctions ;

• Contacts et échanges nécessitant la présence et proximité dans les locaux pour la réalisation de la mission ;

• L’exercice d’une activité nécessitant déjà une absence importante et régulière du lieu de travail habituel du salarié ;

5. Le formulaire de demande de passage en télétravail

Le salarié et son responsable hiérarchique fixeront ensemble les modalités d’exécution du télétravail. L’accord sera formalisé par le biais d’un formulaire de passage en télétravail (Cf. Annexe 1), précisant notamment :

• Le lieu du télétravail principal

• Le nombre de jours maximum télétravaillés ;

• Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté, dans le respect des dispositions prévues dans les accords d’entreprise et d’établissement sur le temps de travail.

Le salarié devra veiller à signer l’attestation sur l’honneur précisant que les conditions liées au domicile du salarié sont bien remplies (Cf. Annexe 1).

Il appartient au responsable hiérarchique du salarié de communiquer le formulaire dûment rempli au service RH.

Toutefois, avant de pouvoir exercer une partie de son activité en télétravail, le salarié devra transmettre au service RH l’attestation d’assurance couvrant le télétravail à domicile.

4.2. Le rythme du télétravail :

Le télétravail à domicile sera mis en œuvre par journée entière de travail ou par demi-journée, fixe ou variable, selon l’accord du Directeur.

Le nombre de jour maximum de télétravail autorisé par accord est de 2 jours par semaine. Il constitue une base et pourra être étudié et ajusté en fonction des besoins du service et de l’activité. Ils seront systématiquement précisés dans le formulaire de demande de télétravail (annexe 1)

Il peut être prévu au niveau de l’équipe que certains jours de la semaine ne soient pas ouverts au télétravail.

En outre, selon l’activité exercée, certains collaborateurs devront se soumettre à des jours de présence définis (exemple : le centre de la relation client)

En cas de circonstances exceptionnelles (formation, nécessité de service…) le ou les jours de télétravail pourront être reportés, sans que cela ne soit pas obligation, un autre jour de la semaine avec l’accord du supérieur hiérarchique qui informera le service RH. Toutefois, les jours de télétravail ne pourront être reportés d’une semaine à l’autre.

Les journées de télétravail non exercées, du fait notamment de la coïncidence avec des jours fériés ou arrêts maladie ne pourront pas donner lieu à un crédit cumulé ou être reportés ultérieurement.

En cas de changement définitif, la modification du rythme du télétravail sera formalisée par les parties via le formulaire relatif au télétravail (Cf. Annexe 1) que le manager adressera au service RH

Le salarié doit, sans pouvoir opposer à la Direction son statut de télétravailleur, se rendre impérativement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est rendue obligatoire par l’activité ou le fonctionnement de l’entreprise ou du service.

Il s’agit notamment des hypothèses suivantes selon la fonction du salarié : réunion d’équipe, formation, rencontre avec des clients ou des prestataires, entretien avec la hiérarchie.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés…).

4.3. Le temps de travail :

Les collaborateurs en télétravail doivent organiser leur temps de travail dans le respect des accords sur le temps de travail en vigueur au sein de la société, de la convention collective et de la législation

Les jours ou demi-journées en télétravail devront être saisis dans l'outil de gestion des temps préalablement

Tous les salariés devront se soumettre à ces modalités. Le CSE est informé du choix de l’outil.

Plages horaires de disponibilité durant lesquelles le salarié doit être joignable :

Le passage en télétravail est sans incidence sur les horaires et la durée collective de travail en vigueur au sein de la SHLMR et les collaborateurs en télétravail s'astreignent au respect de cet horaire collectif à leur domicile en s'attachant à télétravailler selon les mêmes horaires que ceux de leur lieu de travail habituel. »

Les heures supplémentaires ne sont pas reconnues si elles n'ont pas été effectuées à la demande expresse de l'employeur

Les plages horaires durant lesquelles le collaborateur est impérativement joignable correspondent ainsi à l’horaire de travail collectifs pour les salariés soumis à cet horaire.

Elles pourront être ajustées en tenant compte des besoins du service et de l’activité. Elles seront alors définies en concertation entre le manager et le salarié et seront systématiquement mentionnées dans le formulaire de demande de télétravail (annexe 1)

Les télétravailleurs en forfait en jours organisent eux-mêmes leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire. Ces plages horaires seront définies d'un commun accord entre les salariés et leurs managers. Les télétravailleurs s'engagent par ailleurs à se rendre disponibles pour les réunions qui seraient imposées par leur supérieur hiérarchique.

Pendant son temps de travail, le salarié s’engage à consulter sa messagerie professionnelle régulièrement et à répondre aux sollicitations formulées par l’entreprise (par le biais du téléphone ou de la messagerie) dans les meilleurs délais.

4.4. Le contrôle de la charge de travail et la mise en place des indicateurs de performances :

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicables habituellement au sein des locaux. L’appréciation de la qualité du travail des collaborateurs en télétravail et l’atteinte de leurs objectifs, tout en veillant au respect des équilibres des temps de vie, relèvent de la responsabilité de chaque manager.

Le télétravail doit reposer sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et l’encadrement. Il est mis en œuvre sur la base du volontariat et doit permettre au salarié de bénéficier d’une plus grande flexibilité dans l’organisation de son travail, sans pour autant porter atteinte à l’efficacité. Ainsi, il convient d’opter de manière générale pour un management par objectifs.

Les indicateurs de performances courants actuels seront d’autant plus présents, et le pilotage par indicateur sera renforcé.

Le formulaire de demande de télétravail (annexe 1), en cas d’acceptation, mentionnera les objectifs et les indicateurs de performance qui devront être atteints individuellement.

Le télétravailleur s’engage à atteindre les objectifs fixés et à justifier systématiquement le cas échéant de la non atteinte de ses derniers auprès de son manager.

Le responsable hiérarchique effectuera un suivi régulier et attentif des réalisations du télétravailleur.

En cas de difficultés des mesures correctrices devront être mises en œuvre immédiatement.

Il est précisé qu’en cas de non atteinte des objectifs de performances, au-delà des mesures ou des sanctions qui pourraient être prises, une réversibilité du télétravail pourra être décidée selon les modalités prévues par l’article 5 du présent accord.

Par ailleurs l’organisation du travail du télétravailleur devra faire l’objet d’un suivi régulier et devront être abordées de manière régulière entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Plusieurs moments sont notamment à privilégier :

• Lors du passage en télétravail

• En cours et à l’issue de la période d’adaptation

• Dans le cadre de l’entretien annuel

• Dans le cadre du bilan annuel sur le télétravail

Ces échange porteront notamment sur l’évaluation de la charge de travail et seront également l’occasion de s’assurer du respect des durées maximales de travail, d’amplitude et des durées minimales de repos et d’échanger sur la conciliation de sa vie professionnelle et de sa vie personnelle.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les missions qui lui ont été confiées, le salarié est tenu de prévenir son manager, afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

La déconnexion :

Enfin et en tout état de cause, il est rappelé que l’exercice du télétravail ne doit pas remettre en cause le droit à la déconnexion.

Les parties réaffirment que chaque salarié dispose d’un droit à la déconnexion et rappellent l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle. Les outils numériques, s’ils constituent une opportunité notamment en matière de développement de nouvelles organisations du travail, comme le télétravail, ne doivent pas conduire à confondre le temps de travail et le temps de repos.

4.5. Période d’adaptation

Une période d’adaptation individuelle de 2 mois permettra à chacune des parties d’expérimenter le télétravail et de vérifier si le télétravail est compatible avec l’organisation du travail et les compétences techniques du salarié.

Durant cette période chacune des parties est libre de mettre fin unilatéralement à cette forme d’organisation du travail moyennant un délai de prévenance de 5 jours. Ce délai pourra être réduit ou supprimé sous réserve d’un accord réciproque des parties.

Un bilan de situation entre le manager et le salarié à l’issue de cette période d’adaptation devra être réalisé. Les parties décideront conjointement de la poursuite ou non du télétravail.

Un accompagnement à destination des managers visant à les soutenir dans l’intégration du télétravail et à l’organisation du travail de leur équipe pourra être mis en place.

Article 5- Suspension, reexamen ou cessation du télétravail

5.1. Suspension de la situation de télétravail :

Des circonstances exceptionnelles tenant à des incidents techniques ou des impératifs opérationnels peuvent amener l’entreprise à suspendre pour une certaine durée la situation de télétravail sans pour autant que cela ne remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail. Notamment en cas de nécessité d’un renfort dans le service suite à un arrêt maladie ou congés payés, à des retards importants ou des tâches exceptionnelles dans l’activité, le responsable peut demander au collaborateur en télétravail de le suspendre pendant un certain délai sans que le collaborateur ne puisse s’y opposer.

De même des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une certaine durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur.

Lorsque l’évènement à l’origine de la suspension cesse, la situation de télétravail sera rétablie et le salarié exercera à nouveau son activité selon les conditions qui lui étaient antérieurement applicables.

Si le salarié rencontre des perturbations techniques au cours de sa journée de travail (par exemple un dysfonctionnement des équipements technologiques et informatiques), il est tenu d’informer immédiatement son responsable et de revenir travailler sur son lieu de travail ou avec l’accord de ce dernier, de poser une journée ou une demi-journée de congés.

5.2. Réversibilité après la période d’adaptation 

Le formulaire de télétravail est valable pour une durée d’un an, renouvelable tous les ans par tacite reconduction. La partie qui ne souhaite pas le renouveler devra en informer l’autre partie, par écrit, en respectant un délai de prévenance d’un mois et la tenue d’un entretien.

Le formulaire est valable et applicable uniquement pour le poste que le salarié occupe à la date de celui-ci. En cas de changement de poste ce document devient automatiquement caduc.

Par ailleurs il est rappelé le télétravail ne constitue pas un droit acquis. Les salariés comme la direction peuvent y mettre fin à tout moment sous réserve de respecter un délai de prévenance d’un mois qui pourra être réduit en cas d’accord des parties.

La réversibilité sera automatique lorsque :

• Des circonstances particulières liées à l’activité du service exigent le retour du salarié dans les locaux

• Des modifications importantes des conditions de travail devenant incompatibles avec la situation de télétravail 

• Des changements substantiels dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail

• Des circonstances particulières imprévisibles affectent la situation personnelle du salarié et ne lui permettent plus de télétravailler dans les conditions prévues par le présent accord

• Les règles de protection des données et de confidentialité ne sont pas respectées

• Les règles relatives au fonctionnement et à l’organisation du télétravail ne sont pas respectées (horaires de travail, plages durant lesquelles le salarié doit être joignable, etc.)

• Le salarié change de poste ou de lieu de travail : la situation de télétravail sera réexaminée avec le nouveau responsable

• Le salarié change de domicile alors que le nouveau n’est pas déclaré conforme

Enfin, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin à l’activité en télétravail, dans le cas où la tenue du poste et la manière dont les missions sont remplies ne sont pas en accord avec les attentes dudit poste ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction (incapacité à atteindre les objectifs de performances fixés, manque d’autonomie dans la réalisation de ses tâches…)

Article 6- Les cas particuliers de recours au télétravail

6.1. Le télétravail occasionnel :

Certaines fonctions dans l’entreprise ne sont pas compatibles avec un télétravail régulier et fixe (en termes de jours et de plages horaires). Ce sont généralement des personnes qui disposent d’une autonomie suffisante dans la réalisation de leurs missions.

Dans cette situation le collaborateur pourra recourir au télétravail occasionnel.

Le télétravail occasionnel pourra être sollicité également dans le cadre des travaux réalisés en mode projet afin de pouvoir bénéficier de plus de souplesse dans son organisation.

Le télétravail occasionnel est réservé aux salariés ne bénéficiant pas du télétravail régulier. Pour recourir au télétravail occasionnel, le salarié doit impérativement disposer du matériel nécessaire et conforme à la réalisation de ses missions en télétravail.

Les jours de télétravail seront déclarés dans l’outil dédié à la gestion des temps.

6.2. Le télétravail exceptionnel :

Le télétravail peut intervenir en cas, par exemple, de phénomènes climatiques exceptionnels, de menace d’épidémie, de grèves importantes, de graves difficultés de circulation, ou dans le cas où les locaux de l’entreprise seraient inutilisables, et permettre ainsi la continuité de l’activité en cas de circonstances exceptionnelles pour les salariés disposant d’un ordinateur portable et d’une connexion VPN.

Conformément à l’article L.1222-11 du Code du travail, la mise en œuvre du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

6.3. Le télétravail médical :

Lorsqu’un salarié présentera des restrictions particulière liées à son état de santé lequel nécessiterait la mise en place du télétravail, sa situation sera traitée en concertation avec le médecin du travail.

Pour favoriser la poursuite ou la reprise de l’activité, le salarié pourra solliciter une période de télétravail pour une durée déterminée et pour un nombre de jours éventuellement plus important que celui autorisé dans le cadre du présent accord, sous réserve notamment que son poste de travail soit bien éligible au télétravail.

Le recours au télétravail dans ce contexte est conditionné par l’avis du médecin du travail et la validation préalable de la direction. Ces dispositions s’appliquent également aux salariées enceintes.

6.4. Autres :

Il est rappelé que le télétravail ne saurait être organisé dans des cas inhabituels auxquels des autorisations d’absence légale, conventionnelle ou relevant des usages de la société, répondent déjà ou dont les caractéristiques sont incompatibles avec l’exercice du télétravail. Ainsi la garde par le salarié d’un enfant, malade ou pas, à son domicile n’est, par exemple, pas compatible avec le télétravail.

De même celui-ci ne peut être convenu, à l’occasion d’un arrêt de travail pour maladies ou accidents professionnelles, des congés maternité et paternité ou d’un congé parental total.

Les demandes particulières seront étudiées par le service RH et soumise à la validation de la Direction.

ARTICLE 7- Définition des modalités de contact avec l’entreprise

Dans le cadre des situations de télétravail exceptionnel ou du télétravail médical, les managers veilleront à faire un point régulier avec les collaborateurs concernés.

Il s’agit de prévenir la surcharge de travail et la sur sollicitation de certains salariés, mais aussi la sous-charge et l’isolement d’autres salariés, particulièrement pendant les périodes « dégradées ».

Ce management à distance nécessite aussi des temps collectifs afin de redéfinir les objectifs et les moyens.

Certains risques psychosociaux sont associés au télétravail : isolement social et professionnel, conflit entre la vie privée et la vie professionnelle, flexibilité des horaires susceptible d’entrainer une surcharge de travail.  

Ces risques "classiques" associés au télétravail sont alourdis dans les situations « dégradées »,

En cas de difficulté, le salarié ou le manager pourra solliciter le service RH pour mettre en œuvre un accompagnement plus adapté si nécessaire.

Article 8- Droits et devoirs du télétravailleur

En télétravail le salarié bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

8.1. Droits et devoirs individuels

L’activité du télétravailleur à domicile doit s’exercer dans le respect des dispositions légales réglementaires et conventionnelles en vigueur en matière de durée du travail. Il est rappelé qu’il doit être porté une attention particulière aux durées maximales de travail quotidiennes, hebdomadaires, ainsi qu'aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire

Il est rappelé que télétravailleur bénéficie des mêmes politiques d’évaluation et de rémunération que les autres salariés de l’entreprise, et aussi des mêmes droits en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

Le salarié est également soumis aux mêmes obligations que les autres salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. A ce titre, il doit respecter les différents règles édictées par l’entreprise.

Le télétravail étant un mode d’organisation susceptible de s’appliquer à une population large de salariés, il permettra une plus grande souplesse dans l’utilisation des bureaux et des locaux, les salariés bénéficiant du télétravail pourraient ainsi être amenés à un partage des bureaux ou à rendre son bureau disponible à d’autres collaborateurs.

8.2. Droits collectifs

Le télétravailleur à domicile a également les mêmes droits collectifs que l’ensemble des salariés de l’entreprise notamment en ce qui concerne les relations avec les représentants du personnel et l’accès aux informations syndicales. Il compte dans la détermination des seuils d’effectifs de l’établissement auquel il est rattaché et est électeur et éligible aux élections des instances représentatives du personnel de l’établissement.

En ce qui concerne l’attribution des titres-restaurants l’entreprise s’en tiendra aux règles de l’Urssaf et s’adaptera à leurs évolutions le cas échant.

8.3. Protection des données et confidentialité

Le télétravailleur à domicile s’engage à respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par la SHLMR dans le cadre des règles en vigueur dans l’entreprise notamment la charte informatique signé le 24/09/2013 et révisée le 21/12/2017 ainsi que, le cas échéant, la charte informatique des administrateurs signée le 21/12/2017.

Il doit préserver la confidentialité des accès et données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les éléments confidentiels qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité. Plus généralement, il se doit de protéger son outil de travail et de sécuriser son travail afin de préserver les informations sensibles dont il pourrait avoir connaissance dans le cadre de ses fonctions. Les manquements à ces dispositions pourront donner lieu à sanction disciplinaire.

Le matériel mis à disposition du salarié est réservé à usage strictement professionnel et demeure la propriété de l’entreprise. Sauf accord de l’employeur, le salarié ne peut utiliser un autre matériel que celui fourni par l’entreprise.

La négligence de ces dispositions peut entrainer une suspension ou un terme à la situation de télétravail.

8.4. Couverture sociale et accident du travail

Le télétravailleur à domicile bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du salarié est présumé être un accident du travail. Cette présomption s’applique conformément aux dispositions légales et réglementaires propres au régime accident du travail et maladies professionnelles en vigueur. Dans ces cas,

Par ailleurs, il est précisé que le salarié est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu'il se déplace pour se rendre dans les locaux de l'entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu'il est amené à faire dans l'exercice de ses missions.

En cas d’accident ou de maladie le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.

L’accès d’un tier au domicile (représentant de l’employeur ou du personnel) pourra être effectué dans le cadre de l’enquête consécutive à un accident du travail.

En outre, conformément aux dispositions légales, les instances représentatives du personnel compétentes et les autorités administratives compétentes ont accès au lieu de travail afin de vérifier la bonne application des dispositions relatives à la santé et sécurité au travail. Dans ce cas, le télétravailleur doit préalablement donner son accord.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels sera mis à jour en incluant les risques auxquels s’exposeraient les télétravailleurs.

Pendant les absences (maladies, congés...), le salarié habituellement en télétravail ne doit pas télé-travailler de son domicile.

ARTICLE 9- suivi de l’accord

Un bilan du télétravail sera effectué annuellement dans le cadre du bilan social de la SHLMR

Les indicateurs suivants seront présentés :

• Nombre de demande de télétravail

• Nombre de demandes acceptées

• Nombre de demandes refusées

• Nombre de jours télétravaillés

Le baromètre social spécial télétravail sera diffusé chaque année pour suivre l’évolution de la perception et des attentes des collaborateurs.

ARTICLE 10- DUREE ET DISPOSITIONS DIVERSES DE L’ACCORD

Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à la SHLMR.

Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il se substituera à tout accord antérieur portant sur les mêmes sujets, sous réserve des formalités de dépôt légal. Ainsi à sa date de prise d’effet, le présent accord se substituera à l’accord du 24 juin 2020

Les formulaires validées restent valables.

Il entre en vigueur à compter du lendemain de sa signature, le déploiement du télétravail étant subordonné :

• Aux modalités techniques ainsi qu’à la disponibilité des matériels et applicatifs devant être affectés aux télétravailleurs

• Aux contraintes d’organisation propres à chaque service

Information des salariés

Le présent accord sera diffusé sur le portail RH de l’entreprise afin qu’il soit consultable par tous des salariés. Cette diffusion sera accompagnée d’une note d’information adressée au personnel de l’entreprise.

Notification

Conformément à l’article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise

L’accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues par les textes légaux et règlementaires à tout moment.

L’accord pourra être révisé par voie d’avenant conclu entre les parties si les modalités de mise en œuvre n’apparaissent plus conformes aux objectifs et aux principes ayant servi de base à son élaboration.

Il est rappelé que conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise et signataires ou adhérentes de cet accord ;

• à l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise.

Les négociations s’engageront alors dans un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande de révision.

Les demandes de révision ou de modification du présent accord doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise. La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Si un avenant de révision est valablement conclu dans ces conditions, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.

Dépôt – publicité :

Le présent accord entre en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Il a donné lieu à un avis du Comité social et économique en date du 28 juin 2022.

Dès sa conclusion, le présent accord sera, à la diligence de l’entreprise, adressé en deux exemplaires à la Direction régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi par lettre recommandée avec accusé de réception et par voie électronique.

Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et remis au greffe du conseil de prud'hommes de Saint Denis

Conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord est déposé en version électronique sur la plateforme « TéléAccords » qui le transmettra ensuite à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) compétente, selon les formes suivantes :

• une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l’accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l’enregistrement ;

• une version électronique de l’accord déposé en format .docx, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les nom et coordonnées de l’entreprise devront continuer à apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales signataires et le lieu et la date de signature ;

• si l’une des parties signataires de cet accord souhaite l’occultation de certaines autres dispositions, une version de l’accord anonymisée en format .docx, occultant les dispositions confidentielles et accompagnée du dépôt de l’acte d’occultation signé par les parties signataires de l’accord.

Un exemplaire signé est par ailleurs déposé au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Les deux dépôts seront effectués par la Direction.

Fait en 8 exemplaires

A Saint-Denis, le 28 juin 2022

La Directrice Générale CFTC

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Sud Logement Social F.O.

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