Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections de la délégation du personnel des CSE de HERTA

Entre les soussignés :

La Société HERTA SAS, Société par Actions Simplifiées, au capital de 12.908.610 € dont le Siège Social est situé, 7 Bld Pierre CARLE 77186 NOISIEL, représentée par XXXXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• C.F.D.T., représentée par XXXXX

• C.F.E - C.G.C., représentée par XXXXX

• CGT, représentée par Monsieur XXXXX

• F.O, représentée par Monsieur XXXXX

• UNSA, représentée par Monsieur XXXXX

D’autre part.

Il a été arrêté et convenu ce qui suit en vue de l’élection des membres de la délégation du personnel des Comités Sociaux et Economiques (CSE) de HERTA.

Préambule 3

ARTICLE 1 - Principes généraux 3

ARTICLE 2 - Respect de la loi informatique et libertés 4

ARTICLE 3 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 4

ARTICLE 4 - Modalité d’organisation des opérations 4

SECTION 4.1 - Protocole d’accord préélectoral 4

SECTION 4.2 - Déclaration CNIL 4

SECTION 4.3 - Formation au système de vote électronique 4

SECTION 4.4 - Expertise indépendante 5

SECTION 4.5 - Cellule d’assistance technique 5

ARTICLE 5 - Déroulement des opérations de vote 5

SECTION 5.1 - Établissement des listes électorales et transmission 5

SECTION 5.2 - Lieu et temps du scrutin 6

SECTION 5.3 - Modalités d’accès au site de vote 6

SECTION 5.4 - Déroulement du vote 7

SECTION 5.5 - Programmation du site 7

ARTICLE 6 - Clôture et Résultats 7

SECTION 6.1 - Clôture 7

SECTION 6.2 - Décompte et attribution des sièges 7

SECTION 6.3 – Procès - Verbal 8

SECTION 6.4 - Délais de recours et destruction des données 8

ARTICLE 7 - Sécurité et confidentialité 8

SECTION 7.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages 8

SECTION 7.2 - Existence et contenu des fichiers 8

SECTION 7.3 - Le dispositif de secours 9

ARTICLE 8 - Application de l’accord 9

ARTICLE 9 - Révision et dénonciation 9

ARTICLE 10 - Publicité de l’accord 10

ANNEXE 1

1 - Nature des prestations attendues 2

2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. 3

2.1 - Fonctionnalités générales. 3

2.2 - Scénario de vote 4

2.3 - Procédure d’ouverture de l’élection 4

2.4 - Procédure de clôture de l’élection 5

2.5 - Dépouillement des urnes électroniques 5

2.6 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 5

2.7 - Liste des émargements 6

2.8 - Assistance technique 6

2.9 - Dispositifs de secours 6

3 - Autres prestations à fournir 7

3.1 - Préparation de l’élection 7

3.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique 9

3.3 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH 10

3.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique 11

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (délégation du personnel des CSE), le vote électronique par Internet.

Le recours ou non au vote électronique sera discuté dans le cadre des protocoles électoraux. 

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles  R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Principes généraux

Le système retenu par HERTA doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité, et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

La société prestataire retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux susvisées du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Modalité d’organisation des opérations

SECTION 4.1 - Protocole d’accord préélectoral¹

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

SECTION 4.2 - Déclaration CNIL²

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

SECTION 4.3 - Formation au système de vote électronique³

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

SECTION 4.4 - Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

• D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté du 25 avril 2007.

SECTION 4.5 - Cellule d’assistance technique⁴

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire⁵.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique⁶ :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

SECTION 5.1 - Établissement des listes électorales et transmission⁷

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

SECTION 5.2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁸, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales⁹.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote¹⁰ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

SECTION 5.3 - Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

SECTION 5.4 - Déroulement du vote¹¹

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

SECTION 5.5 - Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Clôture et Résultats

SECTION 6.1 - Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs¹².

SECTION 6.2 - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

SECTION 6.3 – Procès - Verbal

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de HERTA les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis.

SECTION 6.4 - Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

SECTION 7.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages¹³

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

SECTION 7.2 - Existence et contenu des fichiers¹⁴

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées, date de naissance, clé NIR

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ; 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

SECTION 7.3 - Le dispositif de secours¹⁵

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra faire l'objet de révisions ou d'une dénonciation conformément aux dispositions légales (art.L.2261-9).

La durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de l'accord.

Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par le représentant légal de l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail dans un délai de quinze jours suivant la date limite de conclusion de l’accord.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud'hommes.

Fait à Noisiel, le 10 octobre 2018

Pour les Organisations Syndicales, Pour la Direction,

C.F.D.T. XXXXX XXXXX

C.F.E. – C.G.C. XXXXX

C.G.T. XXXXX

F.O. XXXXX

U.N.S.A. XXXXX

---

1. C. trav., art. R. 2314-13↩

2. C. trav., art. R. 2314-11↩

3. C. trav., art. R. 2314-12↩

4. C. trav., art. R. 2314-10 et R. 2314-15↩

5. C. trav., art. R. 2314-10↩

6. C. trav., art. R. 2314-15↩

7. Articles 2, 3 et 4 du décret du 25 avril 2007↩

8. C. trav., art. R. 2314-14 ↩

9. Article 6 du décret du 25 avril 2007↩

10. C. trav., art. R. 2314-8 ↩

11. Article 6 du décret du 25 avril 2007↩

12. C. trav., art. R. 2314-8 et article 6 du décret du 25 avril 2007↩

13. C. trav., art. R. 2314-7 et article 2 du décret du 25 avril 2007↩

14. Articles 3, 4 et 5 du décret du 25 avril 2007↩

15. Article 3 du décret du 25 avril 2007↩