Accord d'entreprise "accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles des membres du comité social et économique au sein d'ATS-ATPE" chez ATS - ATS-ATPE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET

ECONOMIQUE AU SEIN DE ATS - ATPE

Entre

La Société ATS-ATPE dont le siège social est situé : Parc des Guillaumes Bât E2-E3

Rue de Neuilly 93130 NOISY LE SEC, siret 313402083

Représentée par M. Président

ET

Les organisations syndicales représentatives :

• FO représentée par M., Délégué Syndical

• La CFE-CGC représentée par M., Déléguée Syndicale

PREAMBULE :

Le présent accord a pour objet d’autoriser et de définir le cadre général des modalités de recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) de la société ATS-ATPE

Le vote électronique permettra notamment :

• De simplifier et de sécuriser l’organisation du processus électoral,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote,

• D’augmenter la participation des électeurs,

• D'inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement,

• De pallier les aléas postaux

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique et de la Ioi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la Confiance dans l’Economie Numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges et annexées au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein d’ATS-ATPE relèvent du protocole d'accord préélectoral.

C’est dans ce cadre que la Direction et les Délégués Syndicaux des Organisations Syndicales représentatives dans l’Entreprise FO et CFE-CGC se sont rencontrées au cours d’une réunion qui s'est tenue le 14 septembre 2023.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DU PRESENT ACCORD

Le présent accord s’applique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de l’Entreprise.

ARTICLE 2 : RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de permettre le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles visant au renouvellement des membres du Comité Social et Economique de l’Entreprise.

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique de vote par Internet. Le vote électronique est exclusif de toute autre modalité de vote. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

ARTICLE 3 : CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

La Direction a décidé de confier à un prestataire externe, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

En vue des élections professionnelles organisées pour le renouvellement du Comité Social et Economique de l’Entreprise sur la période 2023-2027, la Direction a choisi comme prestataire pour la mise en place du vote électronique la société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel « AlphaVote ».

ARTICLE 4 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours. Le calendrier sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal (PC, smartphone, tablette...) et à n’importe quel endroit connecté à lnternet (lieu de travail, domicile, etc...).

Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne sur Ie / les emplacements.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le protocole préélectoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l'ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d'augmenter le taux de participation.

ARTICLE 5 : FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique, au plus tard la veille de l’ouverture du premier tour du scrutin.

ARTICLE 6 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’ensemble des électeurs.

A cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité, l’anonymat et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par un canal de communication déterminé dans le protocole d’accord préélectoral, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Le paramétrage du logiciel répondra aux exigences légales et réglementaires afin de garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

ARTICLE 7 : DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 8 : DUREE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le jour suivant la date de son dépôt.

ARTICLE 9 : DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataire en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.

ARTICLE 10 : DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

En application des dispositions L.2231-6 et D.2231-4 du Code du Travail, la Direction s’engage à assumer les formalités de publicité et de dépôt.

Le présent accord est établi en autant d’exemplaires qu’il y a de signataires, ainsi que pour les dépôts suivants

• Dépôt sur le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortaiITeIeprocedures/;

• Un exemplaire signé destiné au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’homme compétent.

Ces dépôts, ainsi que le dépôt permettant la publication de l’accord sur la base de données électronique, seront effectués par l’employeur.

Le présent Accord fera l'objet d'une information particulière du Personnel de la société ATS-ATPE.

Un exemplaire sera affiché au sein de l’Entreprise ATS-ATPE sur les emplacements réservés à cet effet.

Fait à Noisy-le-Sec, le 14 septembre 2023 en 5 exemplaires

Pour la Direction d’ATS-ATPE :

M.

Président

Pour les Représentants des Organisations Syndicales d’ATS-ATPE :

CFE – CGC - M. FO – M.

ANNEXE – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

ANNEXE A L’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

PREAMBULE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction a souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « le prestataire », retenue par la Direction pour les élections professionnelles en vue du renouvellement du Comité Social et Economique sur la période 2023-2027 aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

MISSION DU PRESTATAIRE

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande de l’Entreprise, le rapport d’expertise le plus récent.

SECURITE

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

CONFIDENTIALITE DES DONNES TRANSMISES

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;

• aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)).

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’Entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis à l’Entreprise, sur demande.

CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

LES FICHIERS

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par l’Entreprise. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

CONTENU DES FICHIERS

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord préélectoral ;

• pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi »

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement

• pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

LISTES ELECTRORALES

Les listes électorales sont établies par l'Entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.

Il est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

TEST A BLANC – SCELLEMENT DU PARAMETRAGE

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord préélectoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’Entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

PROCEDURE DE REASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

• L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21

• Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681

• Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et numéro de matricule

• Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1. sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’Entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2. à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3. à défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

LE VOTE

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord préélectoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

CLOTURE DE DEPOUILLEMENT

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

CONSERVATION DES DONNEES

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à l’Entreprise. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.