Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique au sein de l'UES AECF/AEPSL/AEPE" chez AECF - AMERICAN EXPRESS CARTE FRANCE

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
AU SEIN DE L’UES AECF/AEPSL/AEPE

ENTRE :

• La société AMERICAN EXPRESS CARTE FRANCE (AECF), dont le siège est situé 4 rue Louis Blériot, 92500 Rueil-Malmaison représentée par XXXXXXX, en qualité de Responsable des Relations Sociales ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

• La société AMERICAN EXPRESS PAYMENT SERVICES LIMITED (AEPSL), dont le siège est situé 4 rue Louis Blériot, 92500 Rueil-Malmaison représentée par XXXXXX, en qualité de Responsable des Relations Sociales ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

• La société AMERICAN EXPRESS PAYMENTS EUROPE – SL (AEPE), dont le siège est situé 4 rue Louis Blériot, 92500 Rueil-Malmaison représentée par XXXXXXX en qualité de Responsable des Relations Sociales ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

Les sociétés précitées étant membres de l’unité économique et sociale AECF/AEPSL/AEPE.

D'une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’unité économique et sociale AECF/ AEPSL/AEPE au sens des articles L. 2121-1, L. 2121-2 et L. 2122-2 du Code du travail :

• L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par XXXXXX, Déléguée syndicale ;

• L’organisation syndicale FO, représentée par XXXXXX, Déléguée syndicale ;

• L’organisation syndicale CGT, représentée par XXXXXX, Déléguée syndicale ;

• L’organisation syndicale CFDT, représentée par XXXXXX, Déléguée syndicale ;

• L’organisation syndicale UNSA, représentée par XXXXXX, Délégué syndical

D’autre part,

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT:

Préambule :

Dans le cadre de l’organisation des élections des membres du Comité social et économique (CSE) mis en place au sein de l’Unité Economique et Sociale (UES) composée des sociétés AMERICAN EXPRESS CARTE France (AECF), AMERICAN EXPRESS PAYMENT SERVICES LIMITED (AEPSL) et AMERICAN EXPRESS PAYMENTS EUROPE – SL (AEPE), prévue au mois de novembre 2019, et afin de permettre au maximum de collaborateurs de pouvoir participer au vote, y compris et notamment les collaborateurs dont l’activité ne s’exerce pas sur le site de Rueil-Malmaison, il a été décidé après échanges entre les organisations syndicales et la Direction de continuer à recourir au vote électronique pour la mise en place de cette nouvelle instance, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

A ce titre, les parties signataires conviennent de confier de nouveau la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Les parties rappellent que ce dispositif s’inscrit dans le processus de négociation du protocole préélectoral, organisé dans le cadre de la mise en place du Comité Social et Economique (CSE). Ainsi, le principe du recours au vote électronique devra être expressément entériné par le protocole d’accord préélectoral.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) de l’UES composée des sociétés AECF AEPSL et AEPE. Toutefois, le principe du recours au vote électronique devra être, pour chaque élection, expressément entériné par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral comportera (dans son corps ou en annexe) la description détaillée de l’organisation et du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales, le nom du prestataire de service et fera référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique.

Le vote électronique se déroule à distance ou sur le lieu de travail, depuis un ordinateur ou depuis un téléphone portable, pour les salariés munis d’un accès à internet.

Le système retenu par la Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

- l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré,

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité : le secret du vote.

Le dispositif de vote électronique respectera les conditions fixées par la CNIL dans sa délibération N° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Le respect de cette recommandation sera soumis au contrôle d’un expert indépendant.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur, en concertation avec les Délégués syndicaux. Il s’agit de la société PARAGON, située au 1 rue du 1^er mai, Immeuble parallèle, Axe Seine 92752 NANTERRE Cedex.

Les coordonnées de ce prestataire seront également précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4 : Propagande syndicale

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction des Ressources Humaines le logo de son organisation en vue de le faire figurer lors du processus du choix de la liste sur le site de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire peut également mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi par organisation syndicale présentant des candidats si l’organisation syndicale le souhaite.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et de leur profession de foi.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

Article 5 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 5.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article 5.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• les noms et prénoms des inscrits,

• leur date d’entrée dans l’entreprise,

• leur date de naissance,

• le collège d’appartenance.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les personnes habilitées au sein de la Direction des Ressources Humaines.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• les civilités, noms, prénoms des électeurs,

• leur collège d’appartenance,

• leur moyen d’authentification,

• leurs coordonnées postales pour la transmission des codes de vote,

• leur matricule,

• leur date de naissance.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification doit lui permettre :

• de s’identifier et de voter,

• de compléter la liste d’émargement.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

• le collège des électeurs,

• leurs noms et prénoms.

• Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.

Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les personnes habilitées au sein de la Direction des Ressources Humaines à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

• leurs civilités, noms et prénoms,

• le collège des candidats,

• la mention « titulaires » ou « suppléants »,

• leur date de naissance en cas d’égalité de voix,

• leur matricule,

• le nom de liste candidate,

• leur rang au sein de la liste,

• le rang de leur liste par rapport aux autres listes,

• le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente,

• le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Seuls sont destinataires d’une partie ou de la totalité de ces données les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi le cas échéant, les syndicats et la Direction des Ressources Humaines.

Article 5.3. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7, R2314-8, R. 2314-10, R. 2314-11, et R. 2314-15 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture, garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin, et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

Article 5.4. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 5.5. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, ainsi que par email sur son adresse professionnelle, l’adresse du site et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ces codes sont modifiés pour un éventuel 2^nd tour.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Article 5.6. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément à l’article L. 2314-29 du code du travail.

Les professions de foi au format PDF seront accessibles à tous les électeurs par simple accès au site de vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Article 5.7. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distinct.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 5.8. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R.2314-17 du Code du travail.

A l’expiration des délais de recours, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.

Article 5.9. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique sera soumis, dans le cadre de sa mise en place ou avant toute modification substantielle, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-11 du Code du travail. L’expert sera choisi par l’entreprise sur la liste des experts établie par la CNIL. Ces experts sont habilités à procéder à une expertise relative au vote électronique.

Le rapport de l’expert sera communiqué aux organisations syndicales ainsi qu’au Délégué à la Protection des Données (ou « Data Protection Officer »).

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 5.10. Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1°. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2°. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3°. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5.11. Formation du bureau de vote

Une formation aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique sera dispensée, avant le premier tour de scrutin, par le prestataire :

• aux représentants de l’entreprise,

• à un représentant de chacune des organisations syndicales dans l’entreprise,

• aux membres du bureau de vote.

Article 6 : Information du personnel et de ses représentants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera transmise par courrier en même temps que les codes de vote.

Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès du Délégué à la protection des données (DPO).

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’à l’issue des élections des représentants du personnel prévues en novembre 2019.

Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles au sein de l’entreprise. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.

Ce renouvellement sera formalisé par :

• une proposition de renouvellement diligentée par l’entreprise et notifiée à l’ensemble des autres signataires du présent accord dans le mois précédant le démarrage du futur processus électoral à venir,

• un avenant de renouvellement signé par l’ensemble des signataires du présent accord avant le démarrage du futur processus électoral à venir.

Il entrera en vigueur à compter du jour de sa signature.

Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 8 : Dépôt et publicité

Un exemplaire signé du présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’unité économique et sociale.

Cette obligation ouvrira le délai d’opposition aux organisations syndicales non signataires.

Il sera déposé dans les 15 jours au plus tard suivant sa conclusion en deux exemplaires, dont l’un sur support papier signée des parties et l’autre sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi du siège de la société, sis 13 Rue de Lens à 92000 Nanterre et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes du siège de la société.

Fait en 10 exemplaires, dont un pour chacune des parties.

A Rueil, le 26/09/2019

Pour la société AECF, AEPSL, AEPE

XXXXXXX

L’organisation syndicale CFE-CGC

XXXXXX

L’organisation syndicale FO

XXXXXX

L’organisation syndicale CGT

XXXXXX

L’organisation syndicale CFDT

XXXXXX

L’organisation syndicale UNSA

XXXXXX