ACCORD COLLECTIF PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

LEASEPLAN FRANCE, société par actions simplifiée dont le siège social est situé au 274, avenue Napoléon Bonaparte – 92500 RUEIL-MALMAISON, immatriculée au RCS de NANTERRE sous le numéro 313 606 477,

SOCIÉTÉ DE COURTAGE D’ASSURANCES GROUPE (SCAG), société à responsabilité limitée, dont le siège social est situé au 274, avenue Napoléon Bonaparte – 92500 RUEIL-MALMAISON, immatriculée au RCS de NANTERRE sous le numéro 318 332 988,

ces sociétés constituant entre elles l’Unité Economique et Sociale LEASEPLAN FRANCE, ci-après indifféremment dénommées « l’UES LEASEPLAN FRANCE » ou « l’entreprise », représentées aux présentes par xxxxxxxxx, représentant tant la société LEASEPLAN FRANCE que la société SCAG,

D’une part,

ET :

Le Syndicat des Métallurgistes CGT-FO, représenté aux présentes par xxxxxxx, agissant en qualité de Délégué Syndical, dûment habilité à cet effet,

D’autre part,

Ci-après également dénommées collectivement « les Parties ».

ÉTANT PRÉALABLEMENT EXPOSÉ QUE :

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du Travail, les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) peuvent avoir lieu par voie électronique.

Les Parties ont échangé sur l’opportunité de mettre en place une telle modalité de vote au sein de
l’UES LEASEPLAN FRANCE, et ce dans la mesure où ce procédé permet :

• de faciliter le vote des salariés amenés à se déplacer fréquemment dans le cadre de leurs fonctions ;

• de limiter les inquiétudes relatives aux délais d’acheminement des votes par correspondance ;

• de permettre le recours à une solution de vote adaptée à l’organisation du travail des salariés (ce qui est le cas, notamment, de ceux en situation de télétravail) ;

• d’augmenter le niveau de participation lors des scrutins et, par conséquent, de favoriser le dialogue social.

Soucieuses de respecter les principes fondamentaux du droit électoral, et notamment ceux tenant au secret du scrutin, au caractère personnel, libre et anonyme du vote, à la sincérité des opérations électorales et à la surveillance et au contrôle des opérations de vote, les Parties ont souhaité négocier et conclure le présent accord, distinct du protocole d’accord préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce dispositif.

En tant que de besoin, il est précisé que les modalités pratiques de mise en œuvre du vote électronique (notamment, fonctionnement du système et déroulement des opérations de vote) seront discutées et précisées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

IL A ÉTÉ ARRÊTÉ ET CONVENU CE QUI SUIT :

1. Article 1 – Champ d’application – Objet

   Le présent accord s’applique à l’ensemble des sociétés de l’UES LEASEPLAN FRANCE et a pour objet d’autoriser le vote électronique en vue des élections du CSE dans ce périmètre.

   Ce vote électronique, tel que défini ci-après, s’entend exclusivement du vote par Internet.

   Le principe du vote par correspondance sera toutefois maintenu pour les salariés ne disposant pas d’un accès à Internet, afin qu’ils puissent utilement exercer leur droit de vote, étant cependant précisé que le recours au vote électronique doit permettre de limiter le recours au vote par correspondance.

   Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées avant chaque élection, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, et notamment s’agissant du calendrier électoral, de la répartition des sièges, ainsi que des modalités de gestion des opérations de vote.

   Le protocole d’accord préélectoral se référera au présent accord et comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du dispositif du vote électronique et du déroulement des opérations électorales.

   Article 2 – Recours à un prestataire externe spécialisé

Afin d’offrir les meilleures garanties quant à la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la mise en place du dispositif du vote électronique sera confié à un prestataire externe spécialisé.

Le prestataire ainsi retenu devra présenter les caractéristiques suivantes :

• Répondre au cahier des charges défini par l’article 3 du présent accord et, plus généralement, à l’ensemble des obligations légales et réglementaires en matière d’organisation du vote électronique ;

• Être un interlocuteur reconnu, ayant déjà une expérience nationale en matière d’organisation du vote électronique dans le secteur privé ou public ;

• Utiliser les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique, assurant ainsi une facilité d’accès à un vote totalement sécurisé, confidentiel et anonyme.

Le choix final du prestataire relèvera de la compétence de l’UES LEASEPLAN FRANCE, étant toutefois précisé que, dans le cadre de la négociation du protocole préélectoral, les Organisations syndicales seront associées à ce choix.

Article 3 – Garanties du dispositif de vote électronique

3.1. Principes généraux

Le dispositif retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin, et notamment les suivants :

• Intégrité du vote (identité entre le vote émis par l’électeur et le vote enregistré) ;

• Anonymat et sincérité du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur) ;

• Unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin) ;

• Confidentialité et secret du vote (exercice du droit de vote sans pression extérieure).

3.2. Confidentialité et sécurité des données

Le dispositif devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Plus précisément :

• le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement ;

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, ainsi que le contenu de l'urne ne devront être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du dispositif ;

• le dispositif sera conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

3.3. Obligations concernant le traitement des données

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés
« fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Plus précisément :

• Le « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales et aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, ainsi que d’identifier chaque électeur ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

L’émargement indiquera la date et l’heure du vote.

Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur, lequel devra être ininterrompu ;

• Le fichier « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur et ne devront pas comporter de lien permettant son identification, afin de garantir la confidentialité du vote.

3.4. Contrôle de la conformité du dispositif du vote électronique par un expert indépendant

Préalablement à sa mise en place, et avant toute modification substantielle de sa conception, le dispositif du vote électronique devra être soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier que celui-ci est conforme aux prescriptions légales et réglementaires en vigueur, et notamment celles des articles
R.2314-5 à R.2314-8 du Code du Travail. Le rapport de l'expert indépendant sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), conformément aux exigences de l’article R.2314-9 du Code du travail.

3.5. Gestion des données à caractère personnel et Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD)

Le dispositif du vote électronique constituant un traitement automatisé de données à caractère personnel, celui-ci s’inscrit donc dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit RGPD), qui est entré en vigueur le 25 mai 2018.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique :

• s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

• prendra toutes les mesures requises, tant techniques qu’organisationnelles, afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

3.6. Cellule d’assistance technique

Une Cellule d'assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du dispositif du vote électronique et sera composée des membres du bureau de vote, d’un ou plusieurs représentants de l’UES LEASEPLAN FRANCE et des Organisations syndicales, ainsi que, le cas échéant, d’un ou plusieurs représentants du prestataire choisi.

Cette Cellule aura notamment pour mission de procéder :

• avant l’ouverture du vote :

• à un test du dispositif du vote électronique et à la vérification que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée avec des clés délivrées à cet effet ;

• à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel celui-ci est scellé ;

• à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, au contrôle du scellement de ce système.

3.7. Système de secours en cas de panne – Dysfonctionnement informatique

Le dispositif du vote électronique devra comporter un système de secours, susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique (attaque du système par un tiers, infection virale, défaillance technique ou altération des données), le bureau de vote aura compétence pour prendre toutes les mesures d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le bureau de vote devra, préalablement à toute mesure, solliciter l’avis des représentants du prestataire externe.

3.8. Conservation des données

Après le dépouillement des votes, le prestataire externe conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, au cas où une action contentieuse aurait été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Au-delà de la période de conservation obligatoire définie supra, le prestataire externe procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 4 – Déroulement du vote électronique

Le vote électronique pourra être réalisé sur le lieu de travail ou à distance, pendant une période déterminée.

Les électeurs pourront voter pendant ou en dehors de leur temps de travail.

Pour se connecter au dispositif du vote électronique, l’électeur se fera connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été préalablement transmis selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote (de sorte qu’il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification).

La transmission aux électeurs des identifiants et des mots de passe leur permettant de participer au vote devra faire l’objet de mesures de sécurité spécifiques permettant de s’assurer que les électeurs en seront bien les seuls destinataires.

Les électeurs seront informés par e-mail ou par tout autre moyen adapté :

• de l’ouverture de la période de vote électronique ;

• et quelques heures avant la fermeture de la période de vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du vote électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé en cours de scrutin, à la demande de l’UES LEASEPLAN FRANCE, laquelle pourra alors communiquer à l’ensemble du personnel le taux de participation.

Article 5 – Assistance téléphonique

Durant la période de vote, le prestataire externe mettra à la disposition des électeurs un service d’assistance téléphonique, chargé de traiter les problèmes techniques éventuellement rencontrées et, le cas échéant, l’hypothèse de perte des codes d’authentification.

Article 6 – Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation, par les salariés de
l’UES LEASEPLAN FRANCE, de cette technique de vote.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le dispositif du vote électronique, laquelle pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 7 – Clôture et déroulement du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement des votes ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui devront être éditées.

La génération de ces clés de chiffrement devra être réalisée avant l’ouverture du vote, publiquement, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clefs, à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le président du bureau de vote et les deux assesseurs recevront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clefs de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés. Un ou plusieurs représentants de la Direction pourront assister aux opérations de dépouillement.

Article 8 – Durée de l’Accord – Date d’effet

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur après son dépôt légal.

Article 9 – Adhésion – Révision – Dénonciation

9.1. Adhésion

Toute Syndicat représentatif non signataire du présent accord pourra y adhérer.

9.2. Révision

Conformément à l’article L.2261-7-1 du Code du Travail, jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel il a été conclu, toute demande de révision du présent accord ne pourra être engagée que par un Syndicat signataire du présent accord ou y ayant adhéré.

A l’issue de cette période, la procédure pourra être engagée par un ou plusieurs Syndicats représentatifs dans le champ d’application dudit accord.

Tout avenant de révision du présent accord devra être négocié et conclu dans les conditions prévues par le Code du Travail.

9.3. Dénonciation

Le présent Accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des Parties, cette dénonciation devant alors être notifiée par son auteur aux autres par lettre recommandée avec A.R. et déposée auprès de la DIRECCTE Ile-de-France et du Conseil de Prud’hommes de NANTERRE.

La durée du préavis de dénonciation sera alors de 3 mois.

Cette dénonciation devra nécessairement comporter le(s) motif(s) de la dénonciation.

En tout état de cause, une telle dénonciation constituera un toute indivisible, de sorte qu’elle ne pourra être mise en œuvre de façon fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

Article 10 – Dispositions finales

Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié, au jour de sa signature, par la partie la plus diligente, à l’ensemble des Syndicats représentatifs présents au sein de l’UES LEASEPLAN FRANCE.

L’Accord sera déposé, à l’initiative du représentant légal de l’UES LEASEPLAN FRANCE, sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail (TéléAccords) et en un exemplaire original auprès du Conseil de Prud’hommes de NANTERRE.

Ce même Accord sera également rendu public sur le site internet Legifrance.fr, conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du Travail, et établi en nombre suffisants d’exemplaires originaux pour remise à chacune des Parties.

En outre, un exemplaire sera tenu à la disposition des salariés, qui en seront avisés par voie d’affichage, et ce, aux emplacements réservés aux communications destinées au personnel.

Fait à Rueil-Malmaison, le 11 décembre 2018, en trois exemplaires originaux.

PARAPHER CHAQUE PAGE DU PRÉSENT ACCORD ET SIGNER LA DERNIÈRE PAGE.

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Pour l’UES LEASEPLAN FRANCE, Pour le Syndicat des Métallurgistes CGT-FO,

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