Accord relatif à la qualité de vie au travail et à la prévention des risques psychosociaux au sein de SAGE

SOMMAIRE

Préambule 2

Titre 1 : Prévention des risques psychosociaux 2

Chapitre 1 : Les acteurs de la santé au travail dans l’entreprise 2

Chapitre 2 : Les mesures prises pour faire face aux principaux risques psychosociaux pouvant être présents dans l’entreprise 4

Section 1 : La Charge de travail 4

Section 2 Gestion de la performance/comportement au sein de l'entreprise 5

Section 3 : Évolution de l’entreprise, maintien dans l'emploi, parcours professionnels 7

Section 4 : Équilibre vie professionnelle / vie personnelle : mise en œuvre du droit à la déconnexion 11

Section 5 : Reconnaissance au travail et autonomie des managers 14

Section 6 : Procédure d’alerte, gestion des conflits et des situations sensibles 14

TITRE 2 : Qualité de vie au travail 15

Section 1 : Mesures prises pour garantir une qualité de vie au travail des personnes en situation de handicap 15

Section 2 : Flexibilité dans l'organisation du travail via le télétravail 15

Section 3 : Avantages sociaux des salariés chez SAGE 15

TITRE 3 : Les indicateurs de suivi et moyens 16

Section 1 : Indicateurs de suivi 16

Section 2 : Moyens alloués à la prévention des risques psychosociaux et à la qualité de vie au travail 17

TITRE 4 : Dispositions finales 17

Chapitre 1 : Durée, entrée en vigueur de l’accord et suivi 17

Chapitre 2 : Révision, dénonciation 17

Chapitre 3 : Commission de suivi paritaire 18

Chapitre 4 : Dépôt 18

Préambule

Selon l’INRS, les risques psychosociaux (RPS) correspondent à des situations de travail où sont présents, combinés ou non :

• du stress : déséquilibre entre la perception qu’une personne a des contraintes de son environnement de travail et la perception qu’elle a de ses propres ressources pour y faire face ;

• des violences internes commises au sein de l’entreprise par des salariés : harcèlement moral ou sexuel, conflits exacerbés entre des personnes ou entre des équipes ;

• des violences externes commises sur des salariés par des personnes externes à l’entreprise (insultes, menaces, agressions…).

Ce sont des risques qui peuvent être induits par l’activité elle-même ou générés par l’organisation et les relations de travail.

L’exposition à ces situations de travail peut avoir des conséquences sur la santé des salariés.

La Direction de SAGE et les Organisations Syndicales représentatives au sein de la société se sont rencontrées durant l’année 2018 afin d’entamer une négociation relative à la qualité de vie au travail conformément aux articles L. 2242-1 et L. 2242-17 du Code du Travail.

Le présent accord a pour objet de préciser les mesures prises afin de prévenir les situations de risques psychosociaux et d’améliorer la qualité de vie au travail au sein de SAGE.

Titre 1 : Prévention des risques psychosociaux

Chapitre 1 : Les acteurs de la santé au travail dans l’entreprise

Les parties souhaitent rappeler dans le présent accord l’existence des différents acteurs présents dans l’entreprise, leur rôle et les moyens d’accès à ces derniers s’agissant de la prévention des risques psychosociaux et de la santé au travail.

1. Le Médecin du travail et l’infirmière

Le Médecin du Travail a un rôle préventif. Il contribue aux décisions liées au handicap, d’inaptitudes, etc. Il surveille l’état de santé et les conditions de travail des salariés. Il a aussi un rôle d’Alerte.

Pour ce faire, il peut : visiter les locaux de l’entreprise en vue de donner des préconisations à l’employeur sur la santé, l’organisation et les conditions de travail des collaborateurs. Il est associé aux réunions de l’instance représentative du personnel en charge de l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail (CHSCT ou CSSCT pour l’avenir). Le médecin du travail réalise aussi les visites médicales (visite d’entrée, de reprise, périodique etc.) afin d’étudier l’aptitude des collaborateurs à leur poste.

Les rapports des médecins du travail des sites seront présentés une fois par an devant les CHSCT ou devant la Commission santé sécurité et conditions de travail du CSE/CSSCT.

L’infirmière assiste le Médecin du travail dans ses missions. Elle peut réaliser des actions de prévention et d’information ainsi que des études de poste.

2. L’assistante sociale

Une assistante sociale est présente au sein de la société. Elle intervient à la demande du collaborateur afin de l’assister face aux difficultés professionnelles ou extra-professionnelles qu’il a peine à surmonter sans assistance. Elle peut également effectuer un accompagnement lors d'une reprise de travail ou sur un poste aménagé pour raison de handicap. En fonction des situations, elle peut aussi assurer un soutien « administratif » ou si besoin « physique » avec un accompagnement vers les structures internes (DRH...) ou externes (service médical, hôpitaux, tribunaux, organismes sociaux...). Elle produit, au moins une fois par an au CHSCT ou à la Commission santé sécurité et condition de travail du CSE, un rapport d’activité. La Direction s’engage à donner de la visibilité aux salariés de l’entreprise concernant la présence dans l’entreprise d’une assistante sociale.

3. Les institutions représentatives du personnel

Les institutions représentatives du personnel peuvent alerter l’employeur sur une situation génératrice de risque psychosociaux. Elles peuvent analyser les situations et proposer des actions de préventions notamment lorsqu’elles sont consultées par l’employeur. Elles formulent des avis sur ce qui a trait à l’évolution des conditions de travail.

4. La Direction des Ressources humaines

Les membres de la Direction des Ressources humaines assurent la représentation de l’employeur vis-à-vis des salariés de la société. Ils ont pour rôle d’assurer un contact auprès des salariés de l’entreprise concernant les sujets liés à leur statut de salarié au sein de la société. La Direction des ressources humaines met en œuvre les politiques de préventions des risques psychosociaux à tous les niveaux en s’appuyant sur les remontées et les recommandations des autres acteurs de la prévention des risques psychosociaux.

5. Le responsable sécurité

Ce référent agit de concert avec les institutions représentatives du personnel. La mission de ce référent est notamment de participer à la rédaction du Document Unique de Sécurité d'évaluation des risques, de diffuser les consignes de sécurité, d'informer les nouveaux embauchés, intérimaires, saisonniers sur les dangers auxquels ils peuvent être confrontés, de s'assurer que les vérifications périodiques obligatoires du matériel et des équipements sont effectuées.

Chapitre 2 : Les mesures prises pour faire face aux principaux risques psychosociaux pouvant être présents dans l’entreprise

Section 1 : La Charge de travail

La charge et l’intensité du travail, si elles sont trop importantes, font partie des principaux facteurs de risques psychosociaux. À ce titre, les parties conviennent de l’importance d’identifier et analyser la charge de travail de chaque collaborateur et chaque équipe et d’apporter des solutions concrètes pour remédier à une surcharge individuelle ou collective de travail.

Les parties décident de la mise en place d’un entretien individuel annuel pour chaque collaborateur, d’un entretien d’expression collectif pour chaque service et d’un plan de renforcement des équipes par le biais de l’alternance.

Sous-section 1 : Généralisation de l’entretien sur la charge de travail

L’entretien individuel sur la charge de travail se déroulera avec le manager du collaborateur. Il sera fixé au moment de l’entretien annuel ou lors de tout autre entretien au cours de l’exercice fiscal si le collaborateur ou le manager en éprouvent le besoin.

Enfin si cette procédure reste sans résultat, le salarié peut saisir de droit la commission de suivi du présent accord ou la commission paritaire de recours sur l’évaluation.

L’entretien à un double objectif :

• D’une part, il doit permettre d’évaluer la charge de travail du collaborateur.

• D’autre part, il doit permettre d’identifier les raisons en cas de surcharge de travail afin de permettre une réorganisation du travail.

Pour ce faire, il est établi une échelle d’évaluation (annexe 1).

Lors de cet entretien, le manager et le collaborateur analyseront conjointement si de nouvelles missions n’ont pas engendré un déséquilibre de la charge de travail.

Lors de cet entretien, une attention particulière sera donnée au respect des horaires de travail afin de garantir pour tous une bonne adéquation vie privée / vie professionnelle.

En cas de désaccord entre le manager et le collaborateur concernant l’appréciation de la charge de travail, l’entretien fera l’objet, à la demande du collaborateur, d’une étude en présence d’un collaborateur RH et d’un représentant du personnel si le salarié le souhaite.

Si l’entretien conduit à l’existence d’une surcharge de travail, notamment mise en évidence par le formulaire d’évaluation en annexe 1, le manager devra mettre en place un plan de réduction de la charge de travail du collaborateur en sollicitant les interlocuteurs qu’il estime nécessaire. Par la suite, un bilan sera fait par le manager et le collaborateur afin d’analyser et valider l’efficacité du plan de réduction de la charge de travail mis en place dans un délai de trois mois à compter de la mise en place du plan.

Sous-section 2 : Entretien d’expression collectif au niveau du service

SAGE entend rappeler que les collaborateurs bénéficient d’un droit d’expression direct et collectif sur le contenu et l’organisation de leur travail ainsi que sur la définition et la mise en œuvre d’actions destinées à améliorer les conditions de travail dans l’entreprise.

Souhaitant garantir pour tous ses salariés une organisation du travail adaptée et efficace et favoriser la communication inter et intra service, la société SAGE souhaite permettre la mise en place de réunions d’échange lorsque cela sera réclamé par au moins deux salariés du ou des services concernés par la réunion.

Ainsi, à la demande d’au moins deux salariés d’un même service ou de services distincts amenés à collaborer, des entretiens collectifs ou réunions de service pourront être organisés par le ou les managers concernés afin de faire un point sur l’organisation, les conditions de travail et/ou la collaboration.

Ces réunions ou entretiens auront pour objectif de permettre une expression des salariés sur l'organisation et leurs conditions de travail. Cela permettra notamment au manager de connaitre les contraintes immédiates de son service (intérieures comme extérieures), de prioriser les actions de ses salariés, de les coordonner.

Le manager devra s’assurer que tous les salariés du service puissent s’exprimer s’ils le souhaitent. Ainsi en cas de temps partiel ou de tout autre situation pouvant justifier l’absence d’une personne de l’équipe, il devra organiser la réunion au moment le plus opportun pour tous et si nécessaire, organiser la réunion en plusieurs temps.

Les dysfonctionnements qui seraient identifiés au cours de ces réunions feront l’objet d’une réponse écrite à tous les membres concernés de la part du manager et d’une information à l’ensemble de la ligne managériale afin d’assurer l’information de tous et de permettre que soit apporté les réponses et solutions nécessaires. Le service des ressources humaines et les élus du personnel en charge de la sécurité et des conditions de travail pourront également être sollicités lorsque le sujet le nécessitera à la demande des participants.

Sous-section 3 : Renforcement des équipes notamment par le biais de l'alternance

La société SAGE rappelle sa volonté de favoriser l’alternance afin de permettre non seulement un renforcement de ses équipes mais aussi un partage des connaissances. Elle s’engage à recruter dans la mesure du possible un nombre d'apprentis correspondant au nombre d'apprentis pouvant être recrutés au regard de sa taxe d'apprentissage.

Au moment de la signature du présent accord, la société a 26 apprentis au sein de ses effectifs.

Section 2 Gestion de la performance/comportement au sein de l'entreprise

La gestion de la performance est une composante essentielle d’une gestion efficace d’une entreprise. Pour autant, elle peut être génératrice de risques psychosociaux si elle n’est pas correctement encadrée.

À ce titre, les parties tiennent à préciser les modalités d’évaluation de la performance et des plans d’amélioration de celle-ci. En outre, consciente que l’erreur ne doit pas systématiquement conduire à une sanction, SAGE a souhaité instaurer un droit à l’erreur.

Sous-section 1 Évaluation de la performance/comportement :

L'évaluation de la performance chez SAGE se fait tant sur l’atteinte des objectifs professionnels (le savoir-faire) que sur le comportement professionnel attendu (le savoir-être) de chacun dans la réalisation de ses fonctions.

Consciente que l’évaluation peut générer du stress pour les collaborateurs, l'entreprise s'engage à ce que chaque collaborateur connaisse les critères et les modalités de son évaluation de sa performance.

Elle s’engage également à :

• Garantir la prise en compte du contexte de l'exercice ;

• Définir des objectifs quantifiables avec des critères précis ;

• Redéfinir les objectifs si nécessaire en cas de changement de périmètre et ou de missions au cours de l’exercice ;

• Assurer la priorisation des objectifs ;

• Assurer la cohérence entre les objectifs fixés et les fonctions exercées ;

• S'assurer que des moyens adaptés soient disponibles et connus ;

• Permettre à chaque collaborateur d’avoir de la visibilité régulière sur la réalisation et l’atteinte de ses objectifs ;

• Garantir la connaissance des objectifs dès le début de sa période d’appréciation, à défaut garantir au collaborateur la prise en compte de cette remise tardive dans l’atteinte de leurs objectifs ;

• Permettre à tous d'avoir des objectifs traduits ;

• Harmoniser les objectifs des plans d’amélioration de la performance avec ceux fixés pour l'année afin qu'ils ne créent pas de nouveaux objectifs en eux-mêmes ;

• Définir un processus permettant d'exprimer les désaccords liés à l'évaluation.

En cas de désaccord sur l’application d’un de ces engagements, le salarié peut saisir la commission de suivi du présent accord ou la commission paritaire de recours sur l’évaluation.

Sous-section 2 Accompagnement de la sous-performance/comportement :

La société SAGE souhaite promouvoir une évaluation de la performance dont le but premier est de permettre aux collaborateurs de développer leurs compétences professionnelles. La société s’engage pour cela à mettre en œuvre les actions d’accompagnement nécessaires à la réussite de tous.

Le plan d’amélioration de la performance mis en place dans le cadre de difficultés rencontrés dans la réalisation des fonctions ou lié à un contexte particulier, est construit par le manager.

Le manager définit les objectifs du plan d’amélioration de la performance, son contenu, les moyens mis en œuvre (formations, coaching, tutorat etc.) ainsi que les modalités de suivi de l’évolution du plan. En outre, ce plan est constitué en tenant compte des particularités de l’emploi occupé par le collaborateur, des contraintes internes et externes pesant sur lui. Ce plan doit être conçu comme une opportunité pour un collaborateur en sous-performance de s’améliorer. Pour cela, il doit avoir un rôle actif à ce sujet.

En cas de désaccord sur l’application d’un de ces engagements, le salarié peut saisir la commission de suivi du présent accord ou la commission paritaire de recours sur l’évaluation.

Sous-section 3 Le droit à l’erreur

Consciente que la crainte d’une sanction systématique en cas d’erreur est source de stress, la Direction a convenu d’octroyer aux collaborateurs un droit à l’erreur.

Si elle n’est pas réitérée, intentionnellement provoquée et ne résulte pas d’une légèreté blâmable, une erreur fait partie intégrante du processus d’apprentissage de ses missions professionnelles et, une fois acquises et maitrisées, du plein exercice de celles-ci.

Dans cette approche, l’erreur ne se confond pas avec la faute, qui se conçoit comme un manquement à une procédure connue ou sensée être connue au regard des exigences minimales et des règles prudentielles élémentaires inhérentes aux fonctions concernées et du niveau d’expérience dans celles-ci. Dès lors, les managers seront sensibilisés à ce droit à l’erreur afin de prendre en considération le contexte professionnel dans l’appréciation de l’erreur, de permettre aux salariés qu’ils accompagnent de reconnaitre une erreur commise dans l’exercice de leurs missions et de pouvoir en tirer toutes les conséquences pour ne pas la reproduire à l’avenir.

Le droit à l’erreur garantit aux collaborateurs d’être avertis des insatisfactions relevées dans l’exercice de leurs fonctions permettant ainsi de corriger par eux-mêmes leurs carences ou erreurs. Par ailleurs, il est rappelé que ce droit à l’erreur constitue le fondement même du plan de retour à la performance. Les managers seront sensibilisés en ce sens dès le début des périodes des entretiens d’évaluation de la performance.

En outre, le droit à l’erreur garantit aux collaborateurs qu’une première évaluation en sous-performance ne saurait justifier à elle seule le bien-fondé d’un licenciement.

Par ailleurs, afin d’avoir une attention particulière vis-à-vis des salariés séniors, pouvant nécessiter un temps d’adaptation particulier concernant l’évolution et la tenue de leur poste, les parties conviennent que la commission de recours relative à la performance pourra être réunie, à la demande d’un salarié de plus de 55ans visé par une procédure de licenciement pour insuffisance, afin d’émettre un avis à ce sujet.  

Cette commission composée de deux représentants du personnel par organisation syndicale et deux représentants employeur se réunirait sur demande du salarié concerné par une procédure de licenciement pour insuffisance professionnelle.

Section 3 : Évolution de l’entreprise, maintien dans l'emploi, parcours professionnels

Les évolutions permanentes de l’environnement économique, règlementaire, commercial, technique et social imposent à l’entreprise d’adapter son organisation, sa structure, ses processus etc.

Consciente que l’incertitude est facteur de stress, SAGE s’engage à fournir aux collaborateurs des informations accessibles sur la stratégie de l’entreprise mais aussi sur la stabilité des emplois, des activités et sur l’accompagnement au changement dans le cadre de projets.

Sous-section 1 : Information des salariés sur la situation et la stratégie de l'entreprise

1. Réunion d'accueil des nouveaux salariés :

Afin de permettre une intégration optimale dans l’entreprise, chaque nouveau collaborateur est convié à une réunion d’accueil lors de laquelle est effectuée une présentation de l’entreprise, des avantages sociaux et culturels dont il bénéficie mais aussi des différents interlocuteurs à son écoute. Cette réunion donne lieu à une sensibilisation des collaborateurs des mesures existantes au sein de SAGE (existence d’un accord collectif, formations spécifiques proposées, présence de représentants du personnel…).

2. Communication annuelle à destination des salariés :

Chaque collaborateur reçoit une information annuelle sur le secteur d’activité, la stratégie et la situation de l'entreprise. Cette information est l’occasion d’une mise en perspective de l'impact pour chacun dans le cadre de son emploi au regard de la stratégie globale.

3. Création d’un canal d’information via les organisations syndicales :

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise pourra bénéficier d’une salle mise à disposition une fois par an afin d’échanger avec les collaborateurs. Ces temps de réunion devront être organisés en dehors du temps de travail.

Sous-section 2 : Information sur la stabilité des emplois, des activités et sur l'accompagnement au changement dans le cadre de projets

L’entreprise est en constante évolution, elle encourage chacun à être moteur dans la construction d’un parcours professionnel évolutif. Dans ce cadre afin d’encourager la prise d’initiatives professionnelles et de réduire le stress lié à un changement de conditions de travail, l’entreprise s’engage à rappeler à tous le droit à l’échec. L’entreprise s’engage notamment à assurer un accompagnement personnalisé pour tout collaborateur en situation d’échec professionnel afin de lui permettre d’être dans une situation de réussite.

1. Accompagnement de la gestion de carrière par le service des Ressources Humaines

Le dispositif d’accompagnement des collaborateurs par le service des Ressources Humaines a pour mission de réaliser, l’ajustement entre les besoins de l’entreprise et les souhaits d’évolution professionnelle de ses salariés. À cette fin, ce dispositif a notamment la charge d’anticiper et d’organiser les remplacements des postes vacants.

Il est néanmoins inévitable que certaines vacances de poste surviennent de façon imprévisible avant qu’il ne soit possible de mettre en place des solutions de remplacement, ces vacances temporaires de postes pouvant constituer des facteurs de stress.

Afin de faciliter l’identification de solutions à ces besoins, un outil spécifique est mis à la disposition des salariés, « la bourse de l’emploi » qui, en amont d’un recrutement externe, consiste à publier l’annonce en interne qui doit être prioritaire. Cet outil permet alors d’une part de porter à la connaissance des salariés des postes leur permettant une mobilité professionnelle, voire même de créer des vocations, et d’autre part de procéder plus rapidement aux remplacements sur les postes vacants en permettant un nombre plus grand de candidatures sur ceux-ci, réduisant ainsi les situations potentielles de stress.

2. Évolutions de carrières dans le cadre de mobilité interne

Afin d’encourager la prise d’initiatives professionnelles et de réduire le stress lié à un changement de conditions de travail, l’entreprise a un processus de mobilité professionnelle.

L’entreprise s’engage à ne pas laisser sans information un collaborateur s’étant inscrit dans un processus de mobilité professionnelle, ce dernier sera reçu par un représentant du service des Ressources Humaines. Cet entretien donnera lieu à un retour individuel sur sa candidature en tenant compte de l’évaluation réalisée sur le projet de mobilité professionnelle du collaborateur. En cas de refus du projet de mobilité professionnelle, le collaborateur sera personnellement informé par le représentant des Ressources Humaines qui l’a reçu en entretien par une décision motivée. Cette décision pourra faire l’objet d’un écrit à la demande du salarié. Le refus motivé doit permettre au collaborateur d’être informé des raisons objectives du rejet de sa demande et de lui permettre le cas échéant de représenter un projet suffisamment abouti afin qu’il soit fait droit à sa demande. Le représentant du service des Ressources Humaines annonçant au collaborateur le refus de lui accorder un processus de mobilité professionnelle devra veiller à ce que ce refus n’entraine pas une situation de stress à l’égard du salarié.

Par ailleurs, La société, consciente qu’un tel processus peut constituer une opportunité pour chaque collaborateur, souhaite mettre en place un dispositif d’encouragement à la mobilité. À ce titre, la mobilité du collaborateur sur son nouveau poste se fera à l’issue d’un préavis dont la durée sera déterminée conjointement par le manager initial et le manager d’accueil et le service des Ressources Humaines. Ce préavis permettra au manager de disposer du temps nécessaire pour réorganiser son périmètre.

Ensuite, lors de sa mobilité, le collaborateur sera en période de transition. Le poste pourra être adapté par le nouveau manager du collaborateur afin de permettre une prise de poste progressive. L’évaluation du collaborateur ayant fait une mobilité interne sur un nouveau poste sera réalisée en tenant compte de ce contexte. Le plan de commissionnement des commerciaux prévoira notamment l’adaptation des objectifs à réaliser dans ces situations ainsi que de la période d’adaptation nécessaire

3. Adaptation d’organisation ayant un impact sur l’organisation du travail

Dans le cadre de changements d’organisation ayant un impact sur l’organisation du travail des collaborateurs, la société SAGE s’engage à assurer une information complète sur le sens de l’évolution, ses conséquences et les mesures mises en place pour accompagner les changements. Une fiche-type d’information à destination des membres du Comité d’entreprise puis du Comité Social et Économique sera établie conjointement par la Direction et les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à cette fin.

Le collaborateur dont les missions sont amenées à évoluer du fait d’un changement ou d’une adaptation d’organisation fait l’objet d’un entretien avec son manager afin de lui présenter celles-ci. Ce contexte particulier sera pris en compte dans l’examen de performance du collaborateur.

4. Accompagnement du retour dans l'entreprise à la suite d’une longue absence

Il est rappelé que l’employeur est tenu d’une obligation de garantir au collaborateur de retour à la suite d’une longue absence un poste équivalent au poste qu’il occupait avant son absence et correspondant à ses compétences professionnelles.

 Il est rappelé qu’est considérée comme une longue absence toute absence d’une durée supérieure à 30 jours calendaires consécutifs.

Afin de préparer au mieux le retour du collaborateur en cas de longue absence anticipable, un entretien a lieu à sa demande avec son manager avant son départ. Lors de cet entretien, le manager rappelle ses droits au collaborateur notamment sur sa prise de contact afin de préparer son entretien de retour.

Par ailleurs, tout collaborateur ayant été absent pour une longue durée bénéficiera d’un entretien avec son manager. La date de l’entretien sera fixée dans la semaine précédant le retour du collaborateur. Pour ce faire, le collaborateur faisant l’objet d’une longue absence, prendra contact, directement ou par courrier, avec le service des ressources humaines à ce sujet.

Cet entretien permettra au manager de présenter au collaborateur l’actualité du service, de discuter de l'adaptation du poste et des objectifs du collaborateur en tenant compte de l'absence et des changements auxquels le collaborateur peut être exposé, fixer les objectifs annuels en tenant compte de l’absence du collaborateur si cela n'a pas pu être fait notamment en les proratisant par rapport à la période d’absence du collaborateur. En outre, le manager présentera au collaborateurs les mesures destinées à assurer la réussite de sa réintégration.

Par ailleurs, les objectifs des collaborateurs ayant fait l’objet d’une longue absence seront proratisés en fonction du temps de présence au cours de la période de référence.

Ces dispositifs doivent rassurer le collaborateur sur les incertitudes liées à une longue absence génératrices de stress.

Sous-section 3 : Information en français des salariés français dans une entreprise anglaise

Il est rappelé qu’aux termes de la loi du 4 aout 1994 (loi Toubon), l’usage de la Langue française est obligatoire pour tout document relatif au contrat de travail, pour le règlement intérieur, pour tout document nécessaire à la réalisation du travail, pour tout document faisant naître des obligations de la part du salarié.

La Direction s’attachera donc à présenter les informations, formations et les supports de celles-ci dans le respect de cette loi. Différents supports de communication doivent être mis à disposition des salariés en français, leur permettant ainsi d’accéder aux informations liées à l’exercice de leur fonction au sein de l’Entreprise.

Par ailleurs, la société SAGE rappelle qu’elle appartient à un groupe de dimension internationale dont la langue internationale de travail est l’anglais. A ce titre, des communications en langue anglaise qui ne rentrent pas dans le champ de la loi Toubon parviennent aux collaborateurs. Ces communications n’empêchent aucunement les collaborateurs de réaliser leurs missions. S’agissant des communications en langue anglaise entrant dans le champ d’application de la loi du 4 août 1994, ces dernières font l’objet d’une traduction systématique en langue française de la part de la société.

Néanmoins, toute directive donnée à un collaborateur et n’ayant pas fait l’objet d’une traduction ne saurait lui être opposée.

Section 4 : Équilibre vie professionnelle / vie personnelle : mise en œuvre du droit à la déconnexion

À titre liminaire, il convient de préciser les termes suivants :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : horaire/journée de travail du salarié durant lequel il est à la disposition de son employeur, tel que défini dans son contrat de travail. Pour les collaborateurs dont l’organisation de travail est déterminée en heures, le temps de travail s’entend comme les horaires contractuels (planifiés, hebdomadaires, individualisés ou variables…). Pour les cadres en forfait jours, le temps de travail est constitué par demi-journées ou journées de travail. Ce temps de travail exclut les temps de repos quotidien et hebdomadaires, les congés payés, les congés exceptionnels, les jours fériés chômés et les jours de repos.

Depuis ces dernières années, les outils numériques ne cessent d’évoluer et constituent de réels outils de travail pour les collaborateurs.

L’accélération du numérique permet de nouveaux moyens de communication et d’information, mais remet également en question les organisations et leur mode de fonctionnement, les métiers, les modes de travail et de management, ainsi que la vie quotidienne des salariés.

La Direction considère que les différents outils numériques de communication mis à disposition par l’entreprise sont fréquemment perçus comme un progrès par les collaborateurs, et leur confèrent plus de flexibilité dans leur organisation de travail : possibilité de travailler dans différents espaces (télétravail), limitation des déplacements inutiles, conciliation de la vie privée/vie professionnelle, facilitation des échanges et coopération...

En outre, le numérique constitue un moyen pour renforcer l’égalité professionnelle en permettant aux salariés parents d’organiser leur travail sans être pénalisés dans leur carrière.

Néanmoins, la connectivité permanente possible induite par ces outils de communication nomades ne permet plus toujours d’identifier clairement la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle. Ce changement culturel a entraîné la nécessité de rappeler et de préciser un « droit à la déconnexion » pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Ainsi, SAGE se doit de garantir une bonne utilisation des outils numériques en régulant leur utilisation pour garantir au collaborateur une bonne articulation entre vie professionnelle et personnelle.

Les outils numériques doivent demeurer des « outils » et non une finalité, un média supplémentaire d’information et de communication, qui doit préserver ou améliorer les conditions de travail.

Ces outils numériques ne doivent pas devenir un facteur conduisant à l’isolement des salariés sur leur lieu de travail ou à domicile, et ne doit impacter, ni la qualité du lien social au sein des équipes, ni le maintien d’une relation de qualité et le respect du salarié.

Dans ce contexte, la volonté de SAGESAGE est de veiller à ce que les outils numériques demeurent une source d’opportunité, en préservant la dimension humaine et en adoptant une position équilibrée, qui doit permettre de maitriser le numérique tout en le mettant au service des salariés et de la stratégie d’entreprise.

Sous-section 1 : Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

1. La place des outils numériques

La Société rappelle que même si les nouveaux moyens de communication et nouvelles technologies permettent de faciliter les échanges et l’accès à l’information, chaque collaborateur devra privilégier des modes de travail collaboratif, et agir de sorte à ce que l’usage des messageries électroniques et autres moyens de communication électroniques (mails, Skype,…), ne se substituent pas au dialogue direct et aux échanges, qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement.

2. Le respect des plages de repos

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, sauf exception prévue par la loi.

Ainsi, la Société rappelle le droit pour l’ensemble des collaborateurs de ne pas prendre connaissance des courriers électroniques (e-mails) reçus par le biais de la messagerie électronique de l’entreprise en dehors de leur temps travail tel que défini dans leur contrat de travail, mais également pendant leur temps de repos et de congés. Il en est de même s’agissant des appels, des messages téléphoniques professionnels et des SMS.

À cet effet, le présent accord laisse la possibilité aux collaborateurs qui le souhaitent de faire apparaître leur indisponibilité par le biais d’un message automatique en cas de réception d’un message électronique en dehors de leur temps de travail.

Par ailleurs, SAGE s’engage à mettre en place des actions dissuasives par exemple par le biais de pop-up mails en dehors des horaires collectifs rappelant aux collaborateurs leur droit à la déconnexion.

L’horaire de déclenchement de ces actions dissuasives commencera à 19h00 jusqu’à 8h00 en semaine ainsi que toute la journée du samedi, dimanche et les jours fériés.

Il n’existe aucune obligation de connexion, pour les collaborateurs, aux outils numériques en dehors du temps de travail, tel que défini dans leur contrat de travail. Il s’agit là d’un droit.

3. Un droit de plein exercice

La Direction rappelle qu’aucune sanction ne pourra être encourue par un collaborateur qui aurait exercé son droit à la déconnexion en dehors de son temps de travail.

Ainsi, un collaborateur qui, en dehors de son temps de travail, ne se serait pas connecté aux divers outils numériques mis à sa disposition par l’entreprise, n’aurait pas été joignable, ou bien n’aurait pas répondu à un éventuel e-mail ou message de son manager ou d’un collaborateur, ne pourra pas être sanctionné.

Par ailleurs, un collaborateur qui serait fréquemment sollicité en dehors de son temps de travail (jours de travail pour les cadres au forfait jours, et horaires de travail pour les collaborateurs en heures), peut alerter son/sa Responsable Ressources Humaines afin de trouver une solution à cette situation.

En outre, le/la Responsable Ressources Humaines pourra organiser, à la demande du collaborateur ou du manager, un échange entre le manager et le collaborateur concerné afin de les sensibiliser à la régulation de l’utilisation des outils numériques.

4. Une responsabilité individuelle et collective, pour soi et envers les autres

Chaque salarié veille personnellement à modérer son utilisation des outils électroniques mis à sa disposition en dehors de son temps de travail et à limiter cette utilisation aux situations exceptionnelles présentant un caractère grave ou urgent ou aux situations d’astreinte.

Un collaborateur qui souhaiterait à titre personnel se connecter en dehors de son temps de travail est également tenu de respecter le droit à la déconnexion des autres collaborateurs.

Ainsi, et de façon à utiliser les moyens de communication mis à disposition dans le respect de la vie personnelle des collaborateurs, il est préconisé d’utiliser les fonctions d’envoi différé des mails en dehors des temps de travail de chacun, et plus précisément les soirs et week-end.

Chaque manager est tenu de sensibiliser ses collaborateurs aux bonnes pratiques en matière d’utilisation des outils numériques, et de veiller à l’exercice effectif du droit à la déconnexion au sein de son équipe.

Le manager s’engage à respecter et à faire respecter au sein de son équipe l’ensemble des dispositions relatives au droit à la déconnexion prévues dans le présent accord.

Afin de lutter contre l’utilisation excessive des outils numériques professionnels il est donc recommandé à l’ensemble des collaborateurs de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate sauf en cas d’extrême urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des temps de travail.

Sous-section 2 : Actions d’information et sensibilisation au droit à la déconnexion

L’utilisation des outils numériques nécessite une sensibilisation à la fois sur leur utilisation, sur les bonnes pratiques associées, ainsi que sur leurs implications, notamment comme vecteur de communication, positive ou négative.

Ainsi, des actions d’information et de sensibilisation seront organisées à destination de l’ensemble des collaborateurs SAGE, en vue de les informer sur l’exercice effectif du droit à la déconnexion ainsi que les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, l’entreprise s’engage notamment à :

• Sensibiliser chaque salarié & manager à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ;

• Mettre à la disposition de chaque salarié un accompagnement personnalisé si cela s’avérait nécessaire.

Sous-section 3 : Suivi de l’exercice effectif du droit à la déconnexion

L’exercice du droit effectif à la déconnexion sera abordé entre le collaborateur et son manager notamment lors de l’entretien annuel de performance.

Dans le cas où cet échange ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre des actions de prévention spécifiques pour y mettre fin.

La Direction des Ressources Humaines veillera à alerter un manager si elle constate une utilisation des outils électroniques disproportionnée au sein de son équipe.

Section 5 : Reconnaissance au travail et autonomie des managers

 

Les managers ont un rôle d’interface entre la Direction et les collaborateurs. Ils sont aussi collaborateurs. Ils disposent d’une autonomie de gestion de leur secteur. Toutefois, étant à la fois collaborateurs mais avec des responsabilités de gestion, ces collaborateurs sont aussi sujets à des risques psychosociaux.

SAGE s’engage à reconnaître le statut du manager local au regard du fonctionnement global de l’entreprise afin de garantir l’autonomie des managers dans certaines prises de décisions et leur assurer la flexibilité nécessaire dans l’organisation du travail de leur équipe concernant notamment la réalisation des fonctions (aménagement des processus...), l’organisation du temps de travail, les prises de décisions permettant la réussite de tous.

Afin de mieux saisir les difficultés, facteurs de risques psychosociaux, inhérentes au poste de manager local et d’identifier les assouplissements permettant d’y remédier, un audit des processus de validation contraignants pour les managers sera effectué.

Section 6 : Procédure d’alerte, gestion des conflits et des situations sensibles

La prévention des risques psychosociaux est l’affaire de tous. Ainsi il sera mis en place une procédure d’alerte afin de permettre à chacun de faire remonter une situation de tension et savoir quel accompagnement via les interlocuteurs cités dans le chapitre 1 est disponible pour l’aider à faire face à sa situation.

Tout collaborateur qui souhaiterait faire part d’une situation générant chez lui des risques psychosociaux pourra le faire auprès de son manager ou de la Direction des Ressources Humaine via le document d’alerte joint au présent accord qui sera mise à disposition sur l’intranet de la société.

TITRE 2 : Qualité de vie au travail

 

La qualité de vie au travail vise d’abord l’amélioration des conditions de travail et la possibilité d’exercer celui-ci dans une ambiance agréable et est associée aux attentes légitimes de reconnaissance et d’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle.

Section 1 : Mesures prises pour garantir une qualité de vie au travail des personnes en situation de handicap

La loi n°2005-102 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées a, dans son article 114 défini la notion de handicap :

« Constitue un handicap, au sens de la présente loi, toute limitation d'activité ou restriction de participation à la vie en société subie dans son environnement par une personne en raison d'une altération substantielle, durable ou définitive d'une ou plusieurs fonctions physiques, sensorielles, mentales, cognitives ou psychiques, d'un polyhandicap ou d'un trouble de santé invalidant. »

Afin de garantir une juste évaluation des personnes en situation de handicap au sens de la présente loi, les objectifs du collaborateur en situation de handicap seront adaptés en tenant compte de ses facultés au regard du handicap déclaré. Cette adaptation se fera en partenariat avec le collaborateur concerné, son manager et les acteurs de la prévention de risques psychosociaux énoncés au chapitre 1.

Par ailleurs, afin d’accompagner au mieux les personnes en situation de handicap, SAGE s’engage à délivrer les informations aux collaborateurs concernés s’agissant du handicap et des mesures d’accompagnement existantes. Un dispositif d’assistance interne sera le cas échéant mis en place.

Section 2 : Flexibilité dans l'organisation du travail via le télétravail

Le déplacement parfois long des collaborateurs de leur domicile à leur lieu de travail peut être un facteur de fatigue et de stress. À ce titre SAGE rappelle la possibilité offerte aux collaborateurs de recourir au télétravail occasionnel ou régulier selon l’accord d’entreprise en vigueur à ce sujet.

Section 3 : Avantages sociaux des salariés chez SAGE

Consciente que la qualité de vie au travail englobe nécessairement les avantages sociaux des salariés, SAGE a tenu à rappeler ceux dont bénéficient ses collaborateurs.

Ainsi il est rappelé que les collaborateurs SAGE ont droit à :

• 1 jour ouvré de congé d’ancienneté supplémentaire au congé conventionnellement prévu pour les salariés ayant vingt-cinq ans et plus d’ancienneté. Ce jour de congé portant à 5 jours ouvrés le nombre de jours pouvant être acquis au titre de l’ancienneté.

• Un Congé exceptionnel d’une journée en cas de déménagement.

• Une autorisation d’une journée d’absence rémunérée par an permettant de faire face à l’un des évènements exceptionnels listé ci-après : décès d’un proche dont le décès ne donne normalement pas droit à un congé légal ou conventionnel exceptionnel, rendez-vous médical avec un médecin spécialisé, impossibilité de travailler du fait d’un problème de transport lié à une grève nationale ou à des intempéries (inondations, neige). L’ensemble de ces impossibilités devant être justifiée

Par ailleurs, afin de garantir un juste équilibre et une bonne adéquation entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle, la société SAGE s’engage à accorder à ses salariés les droits suivants :

• Diminution de la durée de travail quotidienne de 30min par jour à compter du 3eme mois de grossesse révolu pour les collaboratrices en état de grossesse ;

• Absence de réunion terminant après 17h sauf circonstances exceptionnelles ;

• Maintien de la rémunération à 100% de la rémunération nette dans le cadre du congé paternité qui est fractionnable comme suit : quatre jours calendaires / sept jours calendaires ;

• Deux journées de congés rémunérées pour assister un ascendant sous réserve de la transmission d’un justificatif médical. Ce nombre de jours pouvant être porté à trois en cas de circonstances exceptionnelles après accord de la RH.

Etant précisé que sont considérés comme ascendants : père, mère, grand-père, grand-mère, belle-mère, beau-père ;

• Cinq Journées d’absences rémunérées pour assister un enfant malade. Ces journées étant accordées sous présentation d’un certificat médical pour un enfant de moins de seize ans. Elle est élargie au-delà de seize ans pour les parents d’enfants en situation de handicap. Le compteur de cinq jours est un compteur établit pour une année civil propre à chaque salarié pour l’ensemble de ses enfants et non par enfant.

• Une acceptation automatique de la demande de réduction du temps de travail de 20% dans le cadre d’un temps partiel pour les salariés de plus de soixante ans. Dans le cadre de cette mesure l’entreprise prend en charge le paiement de la cotisation retraite sur la base d’un temps plein. Cette mesure étant maintenue jusqu’à l’acquisition de droit à la retraite à taux plein.

TITRE 3 : Les indicateurs de suivi et moyens

Section 1 : Indicateurs de suivi

Chaque entreprise souhaite mettre en avant ses initiatives relatives à la qualité de vie au travail et à la prévention des risques psychosociaux, comme un vecteur positif de son engament sociétal.

Toutefois, la qualité de vie au travail et la prévention des risques psychosociaux ne se résument pas à des chiffres ou des moyens. Elles peuvent parfois être complexes à mesurer, notamment afin d’évaluer l’efficacité des actions mises en place.

Cependant, les parties conviennent que certains indicateurs constituent des éléments d’étude afin d’évaluer la politique qualité de vie au travail et de prévention des risques psychosociaux mise en place afin d’améliorer la santé des collaborateurs tels que :

• Le nombre de démissions.

• Le nombre de demandes de Ruptures Conventionnelles.

• Le nombre de droits d’alerte déclenchés par des IRP.

• Le nombre de plans de progrès.

• Le nombre de plans de progrès se terminant par un départ de l’entreprise qu’elle qu’en soit la raison (mesure de licenciement, démission, …).

• Le taux d’absentéisme

• Le taux de turnover

• Le nombre d’arrêts de travail

Section 2 : Moyens alloués à la prévention des risques psychosociaux et à la qualité de vie au travail

Dans le cadre de la mise en place de cet accord et afin de prendre des mesures destinées à prévenir les risques psychosociaux ou à améliorer la qualité de vie au travail, la société SAGE met à disposition une enveloppe de 150,000.00 euros à dépenser sur 3ans à compter de la signature du présent accord.

L’utilisation de cette enveloppe sera décidée de manière conjointe par une commission paritaire constituée de deux collèges : un collège salarié, un collège employeur.

Cette commission sera composée, des membres de la commission de suivi paritaire constituée des organisations syndicales représentatives signataires telle que précisée au TITRE 4 chapitre 3 du présent accord, de 2 membres du CE ou du CSE lorsqu’il sera mis en place ; 2 membres de la Direction pour le collège employeur.

Chaque collège exprimera son vote à l’issue d’un vote majoritaire au sein de celui-ci.

Chaque collège disposant d’une voix et les décisions étant prises à l’unanimité.

TITRE 4 : Dispositions finales

Les parties conviennent que, s’il advenait que des dispositions légales ou d’accord de branche soient plus favorables que celles décrites dans le présent accord, lesdites dispositions s’appliqueraient.

Les parties convienne par ailleurs, que toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et/ou encadrées par le présent accord, relèvent des dispositions légales et réglementaires.

Chapitre 1 : Durée, entrée en vigueur de l’accord et suivi

Le présent accord prend effet à compter du 2 avril 2019.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Chapitre 2 : Révision, dénonciation

Le présent accord pourra faire l'objet d’une révision totale ou partielle par l'employeur et les organisations syndicales de salariés dans les conditions fixées par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

Le présent Accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties, conformément aux dispositions légales applicables.

Chapitre 3 : Commission de suivi paritaire

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place une commission de suivi paritaire pour l’application du présent accord.

Cette commission sera composée de 2 membres par organisation syndicale représentative signataire du présent accord et de 2 membres de la Direction.

Elle est chargée de veiller au déploiement du présent accord et pourra se saisir de dysfonctionnements non résolus sur le terrain.

Cette commission se réunira au moins tous les ans pour établir un bilan de l’année écoulée.

Les salariés mandatés pourront saisir cette commission de suivi en cas de difficultés d’interprétation et d’application du présent accord.

Elle se réunira 1 fois par an ou le cas échéant à la demande des signataires pour étudier les recours qui lui auront été soumis.

Chapitre 4 : Dépôt

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions légales et conventionnelles. Ainsi :

• un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent

• un dépôt sera réalisé auprès de la DIRECCTE sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail accessible à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

• un exemplaire sera déposé auprès de L’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective de la Convention collective nationale des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs-conseils et sociétés de conseil 

Fait à

Le

Pour la Société SAGE

Pour le syndicat CFTC

Pour le syndicat CFDT affilié à la Fédération F3C

Annexe 1 :

1	Comment estimez-vous globalement votre charge de travail ?	Très insuffisante	Insuffisante	Correcte	Importante	Très importante
2	Vous arrive-t-il de connaître des pics d'activité (surcharge de travail ponctuelle) ?	Jamais	Rarement	/	Parfois	Souvent
3	Comment estimez-vous la répartition de la charge de travail dans votre équipe ?	Très inégale	Inégale	/	Bien répartie	Très bien répartie
4	Pouvez-vous anticiper votre charge de travail ?	Impossible	D'un jour à l'autre	/	Une semaine à l'avance	Un mois à l'avance
5	Arrive-t-il que des tâches imprévues vienne s'ajouter à votre travail ?	Jamais	Rarement	/	Parfois	Souvent
6	Vous réalisez des tâches dont vous ne comprenez pas le sens…	Jamais	Rarement	/	Parfois	Souvent
7	Il m'arrive de réaliser des tâches que mes collègues n'ont pas le temps de faire.	Jamais	Rarement	/	Parfois	Souvent
8	Il m'arrive de travailler pendant mes temps de repos (week-end, soirée ou congés)	Jamais	Rarement	/	Parfois	Souvent
9	Je connais le degré de priorité des tâches que j'ai à réaliser.	Pas d'accord	Plutôt pas d'accord	/	Plutôt d'accord	Tout à fait d'accord
10	Les objectifs qu'on me donne sont réalisables.	Pas d'accord	Plutôt pas d'accord	/	Plutôt d'accord	Tout à fait d'accord
11	Je connais des périodes de travail intenses.	Jamais	Rarement	/	Parfois	Souvent
12	J'ai le temps (toujours ou souvent) de bien-faire mon travail.	Pas d'accord	Plutôt pas d'accord	/	Plutôt d'accord	Tout à fait d'accord
13
14
…

Annexe 2 :

Modèle CFTC doc Note Alerte Risque Psychosocial/Souffrance au travail

<Vos Nom et Prénom> <Nom Entreprise>

<Adresse> <Nom de votre interlocuteur>

<Poste occupé > <Adresse>

A <lieu>, le <date>

<Nom ou qualité de votre interlocuteur>, <Nom ou qualité de votre interlocuteur RH>,

Commission suivi accord RPS SAGE

Objet :

Je porte à votre connaissance les faits suivants.

J’estime être victime, (le cas échéant) avec mes collègues, d’un certain nombre de faits qui n’ont pas lieu d’être sur un lieu de travail et dans une relation normale de travail.

<Listez et exposez précisément les faits que vous comptez dénoncer ou porter à la connaissance de votre employeur>.

--

-

-

Dans l’intérêt de mon état de santé et de la qualité de mon travail il est nécessaire que cette situation cesse immédiatement. Je n’aspire qu’à des conditions sereines pour effectuer mon travail au mieux. Je vous demande donc de faire cesser ces agissements.

Je vous remercie de me tenir informé des démarches engagées dans ce sens.

Je vous prie d’agréer, <nom ou qualité de votre interlocuteur>, l’expression de mes salutations distinguées.

<Signature>