Protocole d’accord pré-électoral relatif aux élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration

Février 2022

CAF972-BP-RS_QVT 25/01/2022 Maj 27/01/2022

Entre les soussignés

La Direction de la CAF DE LA MARTINIQUE, représentée par en qualité de Directeur ayant mandat pour négocier,

Et

Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :

- Pour la CGTM

- Pour la CGTM-FSM

Il a été convenu ce qui suit :

Le présent accord a pour objet d’organiser les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la CAF de la Martinique dans le cadre des :

• Dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du Conseil d’Administration

• Dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Ces élections seront organisées dans le respect des dispositions légales et selon les modalités suivantes.

Article 1. Recours au vote électronique

Compte tenu de la situation d’état d’urgence du territoire relatif au COVID19, l'élection se déroulera par vote électronique.

La mise en place du système de vote électronique est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

Sa mise en œuvre sera confiée à la société KERCIA SOLUTIONS – ALPHAVOTE (siège social 30 Chemin du Vieux Chêne – 38240 MEYLAN), ci-après dénommé le « Prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.

Article 2. Cadre géographique des élections

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la CAF de la MARTINIQUE pour élire les représentants du personnel mis en place au niveau du Conseil d’Administration.

Article 3. Dates et lieu des élections

Le premier tour des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration se déroulera par vote électronique le vendredi 18 février 2022.

Les salariés pourront voter du jeudi 17 février 2022 à 12 heures (heure locale) au vendredi 18 février 2022 à 12 heures (heure locale) pour l’ensemble des collèges.

En cas de second tour, celui-ci se déroulera le mardi 8 mars 2022 un avenant au présent protocole sera rédigé dans les mêmes termes.

Article 4. Organisation de la représentation du personnel

4.1 — Nombre et répartition des sièges

Le nombre de sièges à pouvoir est de 3 dont :

• 2 au titre du collège des employés et assimilés.

• 1 au titre du collège des cadres et assimilés.

4.2 — Effectif de la Caf de la Martinique

L’effectif de référence à la date du jour est de 274 agents dont 23 en contrat à durée déterminée, est réparti comme suit :

• 183 agents de niveau 2 à 4

• 86 agents de niveau 5A et plus

• 5 agents de Direction

4.3 — Répartition des effectifs dans les collèges électoraux

Deux collèges sont prévus :

• Collège « Cadres »

  • Les agents de niveau 5A et plus.

  • Les informaticiens de niveau VA et plus.

  • Les agents de Direction.

• Collège « Employés »

  • Les employés de niveau 2 à 4 inclus.

  • Les informaticiens de niveau IA à IVB.

4.4 — Électorat

Sont électeurs, pour chaque collège à la date du scrutin, tous les agents de la caisse y compris les agents de direction, remplissant les conditions suivantes :

• Etre âgé de 16 ans accomplis ;

• Justifier d'au moins 3 mois de présence sans interruption dans l'entreprise.

4.5 — Éligibilité

Sont éligibles les électeurs, à l’exception des directeurs, agents comptables et autres agents de direction, qui remplissent les conditions suivantes à la date du scrutin :

• Avoir l'âge minimum légal pour être éligible : 18 ans ;

• Justifier d'au moins 6 mois de présence sans interruption dans l'organisme ;

• N'avoir pas été condamnés pour indignité nationale et n'avoir pas été déchus de leurs fonctions syndicales.

4.6 — Affichage des listes électorales

Les listes électorales établies par collège, d’une part pour le collège « Employés » et d’autre part pour le collège « Cadres », seront apposées sur les panneaux d’affichage Direction, et mis à disposition sur le Cafcom, au plus tard le vendredi 28 janvier 2022.

Ces listes comporteront les nom, prénom, date de naissance, date d’entrée dans l’organisme, emploi, niveau et type de contrat des électeurs.

4.7 — Dépôt des candidatures et professions de foi

Les candidatures seront déposées auprès du Directeur des Ressources et de la Clientèle Interne au plus tard le 31 janvier 2022, soit contre récépissé au secrétariat de la direction, soit par mail avec accusé de réception à l’adresse suivante : rs_qvt@caf972.caf.fr, soit envoyées au Directeur par lettre recommandée avec accusé de réception.

La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d’une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste.

Cette déclaration précise :

• Le collège électoral ;

• Le titre de la liste ;

• L’ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.

A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles signées de chacun des candidats de la liste.

Les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale (profession de foi) pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote du prestataire.

Il est précisé que les supports de propagande électorale (profession de foi) acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 1 page au maximum.

Article 5. Déroulement des opérations de votes

5.1. Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

5.2 Matériel de vote – Codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur leur adresse mail professionnelle un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé le mardi 15 février 2022 pour le premier tour, sur une adresse mail professionnelle du salarié.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés : un envoi sur la boite professionnelle du salarié et l’autre via le portail du prestataire où le salarié fera le choix du mode d’envoi de son mot de passe.

Lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

5.3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :

• son code postal de résidence,

• son matricule.

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur.

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

5.4. Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire (comme par exemple : https://CAF DE LAMARTINIQUE.alphavote.com).

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 6. Consultation de la participation

Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.

Il les consulte sur demande de la Direction, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.

Article 7. Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection) ;

• Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;

• Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

Article 8. Assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 9. Matériel mis à disposition

Des postes en libre-service au siège de la Caf de la Martinique, dans des bureaux réservés à cet effet seront mis à disposition et permettront à tout électeur de voter sur internet sur toute la durée du vote.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de vote déterminées par ce protocole.

Article 10. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Article 11. Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre, :

- ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,

- ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

- ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront tout décision utile,

- ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

▪ ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,

▪ ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

- les listes électorales,

- les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

- la composition du bureau de vote,

- l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,

- le journal des événements,

- le code de scellement du Système de vote.

Article 12. Dépouillement

Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.

Article 13. Formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 14. Durée du mandat

La durée du mandat pour les représentants du personnel au Conseil d’administration est de 4 ans.

Article 15. Publicité et dispositions particulières

Les parties conviennent que :

• les mandats actuels des élus sont prorogés jusqu’à proclamation des résultats.

Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.

Une note de service sera diffusée à l’ensemble du personnel pour l’informer des dates des élections ainsi que des modalités du déroulement des opérations électorales

Lamentin, le 28 janvier 2022

Pour la Direction de la CAF,

Pour la CGTM- CAF972,

Pour la CGTM-FSM, TEPH