Accord d'entreprise "accord de fonctionnement du comité Sociale et Economique" chez XERIA (Siège)

ACCORD DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE :

La Société XERIA SAS, inscrite au R.C.S. de Pointe à Pitre sous le numéro 314 900 838, dont le siège social est sis 204 impasse Augustin Fresnel – ZI JARRY – 97122 Baie Mahault, représentée par xxxxxxx agissant en qualité de Chef Entreprise,

ci-après désigné « l’Entreprise »

D’une part,

ET :

Les membres du Comité social et économique à la majorité des membres titulaires ;

D’autre part.

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le comité social et économique (CSE).

Ces textes accordent aux partenaires sociaux de l’entreprise la possibilité de s’approprier, par la négociation, les règles applicables en matière de dialogue social afin de les adapter à leurs besoins et aux réalités opérationnelles de l’entreprise.

Dans ce cadre, les parties au présent accord ont décidé de se saisir de cette opportunité pour rationaliser le fonctionnement de leurs instances de représentation du personnel et apporter davantage de lisibilité dans les relations entre l’employeur et les représentants.

Dans le but de promouvoir le développement du dialogue social au sein de l’entreprise, les parties ont convenus de

Déterminer les attributions et modalités de fonctionnement du Comité social et Economique.

Fixer les modalités de mise en place et de fonctionnement d’une Commission santé, sécurité et conditions de travail au sein du CSE.

Il est par ailleurs convenu que les modalités pratiques de fonctionnement de l’instance qui n’auraient pas été défini par le présent accord pourront être abordées, le cas échéant, dans le règlement intérieur.

En tout état de cause, pour les sujets qui n’auront pas fait l’objet d’un accord, les dispositions légales s’appliqueront.

Le présent accord est applicable pour le CSE de la société XERIA.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

PARTIE I : COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ARTICLE 1 : COMPOSITION DU CSE

Le CSE est composé de titulaires et de suppléants dont le nombre est fixé dans le protocole d’accord préélectoral.

Un secrétaire et un trésorier (obligatoire pour les CSE qui ont un compte bancaire cad société +50 et sociétés -50 avec compte bancaire) sont/est choisis parmi les titulaires lors de la 1^ère réunion du CSE.

Il est procédé à la désignation des membres du bureau par décision prise à la majorité des voix exprimées à main levée. Le ou les candidats ayant obtenu le plus de voix sont désignés ou élus. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. En cas de nouvelle égalité des voix entre deux candidats, le plus âgé sera désigné.

Les rôles du secrétaire et du trésorier du CSE, et le cas échéant de leurs adjoints, seront rappelés dans le cadre du Règlement intérieur.

Le CSE est présidé par le Chef d’entreprise qui peut éventuellement se faire assister dans les conditions légales en vigueur.

ARTICLE 2 : REUNIONS DU CSE

1. Périodicité des réunions

Le CSE se réunit au moins une fois par mois.

Les parties conviennent qu’au moins 4 Réunions porteront sur des sujets santé/sécurité.

Ces réunions pourront être concomitantes avec le Comité de Pilotage MASE. Les membres du CSE seront, dans ce cas, invité au COPIL MASE.

Ces réunions pourront également être concomitantes de celles réalisées au sein de la Commission santé, sécurité et conditions de travail : CSSCT.

Le Président établira un calendrier prévisionnel annuel des réunions portant sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, pour transmission au médecin du travail, à l’agent de l’inspection du travail, de la CARSAT et au représentant de l’OPPBTP. Le respect de ce calendrier et la tenue de ces réunions leur seront confirmés, par l’employeur, au moins 15 jours avant la réunion.

2. Ordre du jour

L'ordre du jour est établi conjointement par le secrétaire et le président du CSE. Les consultations du CSE rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail peuvent être inscrites de plein droit par l'un ou par l'autre.

L'ordre du jour est communiqué par le secrétaire du CSE aux membres du CSE au moins 3 jours avant la réunion.

La convocation et les éléments liés à la réunion seront transmis par lettre remise en main propre aux membres du CSE

Les membres du CSE qui désirent qu'une question soit inscrite à l'ordre du jour doivent en informer le secrétaire au moins 5 jours avant la réunion.

Pour les réunions portant en tout ou partie sur les questions santé sécurité, l’ordre du jour doit être envoyé au plus tard 3 jours avant la réunion aux personnes suivantes :

• Médecine du travail ;

• Inspecteur du travail ;

3. Convocation aux réunions

Le président convoque les titulaires, les suppléants et les éventuels représentants syndicaux à chaque réunion plénière. Cette convocation est adressée par courrier interne ou par courrier électronique.

Cette convocation doit comporter au minimum les indications relatives à la réunion : objet, date, lieu, heure de début. Celle-ci est accompagnée :

-  de l'ordre du jour de la réunion 

-  et des informations et/ou documents nécessaires au bon déroulement de la réunion et la bonne réalisation de la consultation.

La convocation est envoyée dans un délai permettant le bon déroulement de ladite réunion et la bonne réalisation de la consultation, soit au moins 3 jours avant la date fixée.

4. Procès-verbaux de réunions

Les parties conviennent de l’importance du procès-verbal de réunion dans la mesure où ce dernier permet :

• aux salariés de prendre connaissance des échanges entre l’employeur et les élus, le procès-verbal devant les retracer fidèlement ;

• d’indiquer le sens de l’avis rendu, lorsque le CSE est saisi en vue d’une consultation.

Dans ce cadre, les parties réaffirment la nécessité, pour le secrétaire du comité, d’être vigilant dans la rédaction et la transmission des procès-verbaux.

A ce titre, pour l’ensemble des réunions, le procès-verbal de réunion sera rédigé et adopté en cours de séance, ce PV devant nécessairement faire apparaître l’avis rendu par les élus consultés pour l’occasion.

Ce n’est qu’après avoir été adopté par le CSE et signé par le secrétaire que le procès-verbal sera affiché ou diffusé au personnel selon les modalités suivantes : lecture en séance pour le personnel chantier n’ayant pas accès au boite mail XERIA, diffusion par e-mail à tous les salariés ayant une boite mail XERIA.

5. Présence de tiers aux réunions

Conformément à la législation en vigueur, le Président ou son représentant peut se faire assister par des collaborateurs dans la limite de 3 et du nombre d’élus présents à la réunion.

Il peut avec l'accord du CSE (donné par un vote à la majorité des voix exprimées) inviter à la réunion une personne extérieure à l'entreprise.

Avec l'accord du président, le CSE peut inviter jusqu’à trois personnes extérieures à l'entreprise à participer à la réunion. Le CSE doit, après avoir fait inscrire cette question à l'ordre du jour, voter l'invitation de la personne dont elle souhaite la présence à la majorité de ses membres, puis demander à l'employeur son accord.

6. Délai de consultation du CSE

Pour les consultations pour lesquelles les dispositions légales ne fixent pas de délai préfixes, conformément aux dispositions légales, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s’il ne s’est prononcé à l’expiration d‘un délai de :

• 1 mois à compter de la mise à disposition des informations ;

• 2 mois en cas d’expertise ;

Le point de départ du délai de consultation court à compter

• Soit de la communication par l’employeur des informations prévues par le code du travail nécessaires à la consultation ou de l’information par l’employeur de la mise à disposition dans la BDES des informations nécessaires à la consultation.

• Soit de la communication par l’employeur, d’un document technique reprenant l’ensemble des informations nécessaires à la consultation, peu important que ces éléments ne soient pas retranscrits dans la BDES.

7. Obligation de discrétion

Il est rappelé que les membres du comité sont soumis à l'obligation de discrétion et de confidentialité s'agissant des informations, documents et débats qui sont expressément visés comme tel par le président.

Les informations de la BDES présentées comme étant confidentielles par l'employeur ne doivent pas être divulguées ni à l'extérieur de l'entreprise ni au personnel de celle-ci.

Les membres du CSE seront également tenus de se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (RGPD) et de prendre toutes précautions afin de protéger la confidentialité des informations auxquelles ils auront accès au cours de leur mandat, et en particulier d’empêcher qu’elles ne soient communiquées à des personnes non expressément autorisées à recevoir ces informations.

Ils ne pourront notamment à ce titre utiliser les données auxquelles ils auront accès à des fins autres que celles prévues par leurs attributions, ni faire aucune copie de ces données sauf à ce que cela soit nécessaire à l’exécution de leur mandat. En cas de cessation de leur mandat, ils devront en tout état de cause, restituer intégralement les données, fichiers informatiques et tout support d’information relatif à ces données.

ARTICLE 3 : MOYENS DU CSE

1. Budget de fonctionnement et budget des activités sociales et culturelles

1. Budget

L’employeur prendra en charge en frais réel sur justificatifs ou sur présentation d’au moins deux devis validés par le chef d’entreprise, les dépenses de fonctionnement du CSE, dans la limite d’un montant annuel équivalent à 0,8 % de la masse salariale brute. (le compte alloué à ce budget dans la DUP/DP, est ajouté : « après épuisement du reliquat des sommes allouées au fonctionnement dans le cadre de l’ancienne DUP »)

2. Local, matériel mis à la disposition du CSE et affichage

Le comité social et économique dispose d'un local pour accomplir ses missions et pour s'y réunir dans les conditions prévues à l’article L. 2315-26 du code du travail.

Le local du comité est notamment équipé d’une imprimante et d’une ligne téléphonique fixe.

Concernant l'affichage, les membres du CSE peuvent faire afficher les renseignements qu'ils ont pour rôle de porter à la connaissance du personnel sur des emplacements prévus et destinés aux communications syndicales.

ARTICLE 4 : CREDIT D’HEURES DES MEMBRES DU CSE (partie optionnelle)

Chaque élu titulaire du CSE dispose d’un contingent mensuel d’heures de délégation lui permettant d’accomplir les missions en lien avec son mandat et le fonctionnement du CSE.

Ce contingent est fixé par la loi en fonction de l’effectif de l’entreprise.

Ces heures de délégation :

• Sont prises sur le temps de travail ;

• Entrainent la cessation de la prestation de travail ;

• Donnent lieu à paiement sans perte de salaire pour l’élu. Le temps passé en heures de délégation par chaque élu titulaire est décompté et assimilé à du temps de travail effectif et payé comme tel aux échéances normales de la paie à condition de se situer à l’intérieur du volume fixé.

Un élu ne peut disposer au cours d’un mois de plus de 1,5 fois le crédit d’heures mensuel.

En cas de mutualisation ou d’annualisation, le titulaire doit informer par écrit l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue pour l’utilisation des heures ainsi cumulées. L’information se fait par un document écrit précisant l’identité des élus concernés ainsi que le nombre d’heures cumulées pour chaque élu.

Le suppléant remplaçant un titulaire bénéficie des crédits d'heures non encore utilisés par le titulaire en cours de mois.

Le temps passé en réunion plénière de CSE ou en CSSCT étant décompté comme temps de travail effectif et payé comme tel par l'entreprise, il n'est donc pas imputé sur le crédit d'heures de délégation.

De même, le temps passé à effectuer le trajet pour se rendre en réunion plénière de CSE ou en CSSCT étant décompté comme temps de travail effectif et payé comme tel par l'entreprise, il n'est donc pas imputé sur le crédit d'heures de délégation.

Est également payé comme temps de travail effectif et n'est pas décompté du crédit d'heures de délégation, le temps passé par les membres du CSE à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité notamment lors de la mise en oeuvre de la procédure légale de danger grave et imminent ainsi que le temps nécessaire aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave.

Le temps passé par l'élu en réunion préparatoire est déduit du crédit d'heures.

ARTICLE 5 : FORMATION DES MEMBRES DU CSE

Les Parties au présent accord conviennent de la nécessité de former les élus à leur rôle afin d’inscrire leur action au service d’un dialogue social de qualité.

Les nouveaux membres élus titulaires et suppléants du CSE bénéficient à leur demande d’une formation économique ainsi que d’une formation aux questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

La formation en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail est prise en charge par l’employeur conformément aux dispositions légales en vigueurs, au même titre que les frais y afférents éventuellement engagés par les élus, sur présentation de justificatifs et après validation d’au moins deux devis.

La formation économique est prise en charge par le CSE sur son budget de fonctionnement conformément aux dispositions légales en vigueurs ;

Le temps passé pour ces formations est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

PARTIE II : COMMISSION SANTE, SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL

ARTICLE 1 : MISE EN PLACE DE LA CSSCT

• Rappeler l’accord ou la DUE signé(e) avant l’élection (date de signature, contenu).

• Rappeler que, compte tenu de l’effectif, la mise en place d’une CSSCT n’est pas une obligation légale mais une volonté de l’entreprise en sus de ses obligations légales (accord VE sur représentation du personnel)

• Fixer le niveau de mise en place de la CCSCT :

  • Si existence établissements distincts, mise en place CSSCT au sein de chacun des CSE d’établissement mais pas au niveau de la société

  • En l’absence établissement distinct, mise en place commission au niveau de la société

ARTICLE 2 : MEMBRES DE LA CSSCT

• Fixer le nombre de représentants à désigner au sein de la CSSCT

  • Nombre de représentants fixé librement entre les parties

  • Rester cohérent par rapport à l’effectif de la société et au nombre d’élus au CSE

  • Essayer de prévoir minimum 2 membres au sein de la CSSCT

  • A noter : Pour les entreprises légalement tenues de mettre en place une CSSCT (+ 300 salariés, activités dangereuses), la loi fixe un minimum de 3 représentants à la CSSCT. Une cour d’appel a pu juger que ce minimum s’appliquait aussi aux entreprises mettant en place une CSSCT au-delà de leurs obligations légales. Selon-nous ce jugement ne devrait pas être suivi.

• Déterminer quelles sont les personnes pouvant être désignées au sein de la CSSCT

  • Titulaires et/ou suppléants au CSE (choisir de préférence les titulaires au CSE mais si peu d’élus au CSE il peut être opportun d’ouvrir l’accès à la CSSCT aux suppléants)

  • Exceptionnellement possibilité de prévoir désignation de salariés non élus ( ex : Un salarié non-élu au CSE ou le Responsable santé et sécurité de la Société peut être désigné membre de la CSSCT afin d’assurer une complémentarité d’expertise. Ce membre non-élu au CSE bénéficie du même statut protecteur que les membres élus du CSE. Conseil : prévoir plutôt le QSE en invité permanent)

  • Opportunité de prévoir une désignation au sein de chaque collège / réserver des sièges à certains collèges.

• Fixer les conditions de désignation des membres de la CSSCT

  • Les membres de la CSSCT sont désignés par les élus au CSE

  • Définir quels sont les membres élus pouvant participer à la désignation : en principe seuls les titulaires votent, pour autant, selon le nombre d’élus et CSE, et notamment si la CSSCT est ouverte aux suppléants, il peut être possible de prévoir qu’exceptionnellement les membres suppléants pourront voter pour désigner les membres de la CSSCT

  • Indiquer que la désignation se fera par une résolution adoptée à la majorité des membres présents

  • Préciser si la désignation se fera à main levée ou à bulletins cachés

• Un Secrétaire-rapporteur est désigné par le CSE, parmi ses membres élus titulaires, à la majorité des membres titulaires présent

• Préciser la durée des mandats à la CSSCT en précisant que ces mandats prendront fin avec l’arrivée à échéance des mandats des membres du CSE en cours.

ARTICLE 3 : ATTRIBUTIONS DE LA CSSCT

La CSSCT se voit confier, par délégation du CSE les attributions et missions suivantes :

• Procéder à des inspections/visites périodiques en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail ;

• Procéder à des enquêtes en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail ;

• Contribuer à promouvoir la prévention des risques professionnels dans l’entreprise et de susciter toute initiative qu'elle estime utile dans cette perspective ;

• Préparer les documents nécessaires aux réunions du CSE portant en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail ;

• Etre saisie par les salariés dans les situations de harcèlement moral, harcèlement sexuel et des agissements sexistes ;

• Procéder à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L. 4161-1 du Code du travail ;

• Se réunir à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ;

• Procéder à une analyse de la sinistralité sur la base des remontées en termes de presqu’accidents et d’accidents du travail ;

• Participer aux travaux relatifs à l’établissement du Document unique d’évaluation des risques (DUER) et du programme annuel de prévention des risques professionnel (PASE) ;

• Procéder à l’analyse du rapport annuel d’activité de la médecine du travail ;

• Analyser les projets de rénovation / de modernisation / d’aménagement des locaux de l’entreprise.

Il est rappelé que la CSSCT n’a aucune attribution consultative et ne peut décider de recourir à un expert.

Chaque année, le CSE pourra faire le choix de confier à la CSSCT un travail sur un ou plusieurs thèmes bien déterminés (ex : si volonté de modifier les EPI, le CSE, sur un temps donné, peut demander à la CSSCT se travailler sur ce sujet particulier).

ARTICLE 4 : FONCTIONNEMENT DE LA CSSCT

1. Organisation de la Commission

• Indiquer que la commission est présidée par l’employeur ou son représentant

• Rappeler la désignation d’un secrétaire rapporteur et fixer éventuellement sa mission

• Pas de distinction titulaires/suppléants

2. Réunions de la Commission

• Nombre de réunions

• Nombre et périodicité des réunions fixées librement par les parties.

• Ces réunions doivent être décorrélées des 4 réunions du CSE devant aborder les sujets santé/sécurité dans les sociétés +50 elles viennent en plus des 4 réunions du CSE devant porter sur les sujets santé/sécurité (elles peuvent toutefois se tenir juste avant ces réunions)

Exemple

• Convocation de la CSSCT en amont des réunions CSE abordant les points SSCT (4 fois/an min)

• + Convocation de la CSSCT sur les 2 autres réunions CSE où les points santé-sécurité ne sont pas abordés (sur les 6 annuelles)

• + Possibilité de prévoir des réunions sans lien avec celles du CSE

• +Possibilité de réunir de manière extraordinaire la CSSCT suite à certains évènements.

• + Possibilité de prévoir des réunions sous la forme de visite chantier (point de vigilance, médecin et inspecteur du travail doivent être invités à ses réunions…)

• Convocation aux réunions

• Initiative de la convocation : l’employeur seul ou employeur et secrétaire si secrétaire

• Qui convoquer :

  • Membres de la CSSCT

Délai de convocation non fixé par la loi mais conseillé de s’aligner sur les délais de convocation de d’ordre du jour du CSE (mini 3 jours)

• Membres extérieurs

  • Médecine du travail

  • Inspecteur du travail

Délai de convocation : Non fixé mais conseille de s’aligner sur ceux du CSE : Envoi d’un calendrier annuel + rappel de la tenue de la réunion 15 jours avant la tenue de la réunion + ODJ 3 jours avant la réunion

• Ordre du jour : fixé par l’employeur avec le secrétaire

• Déroulement des réunions

• Définir les modalités de communication : établissement d’un PV, affichage en entreprise…

Le Secrétaire-rapporteur est chargé de rédiger un compte-rendu retraçant les échanges tenus lors de ces réunions et de faire le relai entre les travaux de la CSSCT et le CSE.

• Crédit d’heures

Les membres de la CSSCT bénéficient de 8h (+-4h/mois) heures de délégation par mois pour l’exercice de leurs missions, en sus de leur crédit en tant que membre du CSE le cas échéant.

Eventuellement : Ce crédit d’heures ne peut faire l’objet ni d’une mutualisation, ni d’une annualisation.

Si existence de bon de délégation (cf article 4/partie I) : Sauf circonstances exceptionnelles, le représentant disposant d’un crédit d’heures de délégation qui souhaite s’absenter pour l’exercice de son mandat informe au moins 48 heures à l’avance sa hiérarchie de l’utilisation de ses heures de délégation, conformément aux dispositions définies à l’article 4, partie I du présent accord.

Le temps passé aux réunions de la CSSCT est rémunéré comme temps de travail effectif et n'est pas déduit du crédit d'heures.

3. Moyens alloués à la Commission

Afin d’accomplir leur mission, les membres de la CSSCT bénéficient des mêmes moyens que ceux mis à disposition des membres du CSE.

4. Formation des membres de la CSSCT

Les membres de la commission bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail dans les conditions légales en vigueur.

PARTIE III: DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 1 : PORTEE DE L’ACCORD

Les dispositions du présent accord remplacent toutes celles pouvant exister dans l’entreprise qu’elles résultent d’accords, d’usages ou d’engagements unilatéraux ayant pour objet le fonctionnement des instances représentatives du personnel.

ARTICLE 2 : DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt à la DIRECCTE

Il pourra, à tout moment, être dénoncé après mise en oeuvre de la procédure en vigueur concernant la dénonciation. Il est précisé qu’un préavis de trois mois doit précéder la dénonciation.

ARTICLE 2 – SUIVI ET REVISION DE L’ACCORD

Le comité social et économique issu des dernières échéances électorales est chargé, en lien avec les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, de s’assurer de la bonne exécution des dispositions du présent accord.

Ils procéderont, le cas échéant avant chaque échéance électorale, à leur évaluation au regard de l’objectif fixé par l’accord.

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur. Ainsi, à l’initiative de l’une des parties signataires, une réunion pourra être organisée dans les deux mois de la demande afin de négocier les ajustements qui s’avéreraient nécessaires au regard de la mise en oeuvre des dispositions du présent accord.

ARTICLE 3 : NOTIFICATION ET DEPOT

Le présent accord sera déposé par la direction auprès du secrétariat-greffe du conseil des prud'hommes de Pointe à Pitre ainsi qu'à la Direccte compétente via son dépôt sur la plate-forme de télé-procédure du ministère du travail.

Conformément aux dispositions légales en vigueurs, une version rendue anonyme du présent accord, ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sera également déposé par la société auprès de la DIRECCTE, en même temps que l’accord.

Il sera notifié aux organisations syndicales représentatives. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut par remise en mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Un exemplaire original est remis ce jour aux membres du CSE.

Les salariés seront informés de la signature de cet accord par une information figurant sur les panneaux de la Direction réservés à la communication avec le personnel ou intranet.

Fait à BAIE MAHAULT, le 21/02/2020

En 4 exemplaires

Pour la Société XERIA :

xxxxxxxx

Chef d’Entreprise

Pour les organisations syndicales / le Comité social et économique :