Avenant à l’accord d’entreprise sur le recours au vote électronique
pour les élections des Représentants du Personnel de la société SII

Entre les soussignés

• La société SII dont le siège social est situé 87 quai Panhard et Levassor – 75013 PARIS, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 315000943 et représentée par ---- en sa qualité de Président du Directoire,

Ci-après dénommée « SII » ou « l’entreprise ».

d’une part,

• Les organisations syndicales de salariés représentatives :

• L’organisation syndicale CFDT représentée par ---, en sa qualité de délégué syndical central

• L’organisation syndicale CFTC représentée par ---, en sa qualité de délégué syndical central

• L’organisation syndicale FO représentée par ---, en sa qualité de délégué syndical central

Ci-après dénommées « les organisations syndicales »,

d’autre part.

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Article 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES 3

Article 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES 3

2.1 Modalités des élections 4

2.2 Bulletins de vote 5

2.3 Listes des candidats 5

2.4 Cellule d’assistance technique 5

Article 3 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS 5

3.1 Assistance aux électeurs 6

3.2 Modalités d’accès au serveur de vote 6

3.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 6

3.4 Dépouillement 6

3.5 Conservation des fichiers après le scrutin 6

Article 4 : DUREE ET PRISE D’EFFET 7

Article 5 : ADHESION ET REVISION 7

Article 6 : NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD 7

Annexe : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE 8

PREAMBULE

La direction de SII et les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise ont signé un accord d’entreprise sur le recours au vote électronique le 18 février 2015.

L’ordonnance N° 2017-1386 du 22 septembre 2017 a créé une nouvelle instance : le comité social et économique (CSE). Cette nouvelle instance vient en remplacement des instances existantes (CE, DP, CHSCT, CCE) actuellement au sein de l’entreprise. Sa mise en place est obligatoire au plus tard au 1^er janvier 2020.

Cet avenant a pour objectif d’étendre le recours au vote électronique pour les élections des Représentants du Personnel au CSE.

Les parties conviennent que pour des facilités de lecture, l’ensemble de l’accord initial, éventuellement modifié, est repris en intégralité dans cet avenant.

A la signature du présent avenant, SII est constituée de 10 établissements, y inclus le siège social, sur le territoire français. Compte tenu de la validité indéfinie de cet accord, les parties signataires conviennent que, quelque soit, les changements d’organisation de l’entreprise, le recours au vote électronique pour les élections des Représentants du Personnel, demeure valide sauf dénonciation express du présent accord par une ou plusieurs parties intéressées.

Afin de faciliter l’organisation des élections des Comités Sociaux et Economiques, la Direction de SII en collaboration avec les partenaires sociaux a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que SII a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

SII est responsable du traitement au sens de la loi du 6 janvier 1978 dite "informatique et liberté".

Article 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

À chaque élection, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Ce protocole d’accord préélectoral comporte également la description du déroulement des opérations électorales ainsi qu’en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu.

Les parties conviennent que lorsqu’il est retenu, dans le cadre du protocole préélectoral, les élections auront lieu par vote électronique, le recours au vote à bulletin secret est exclu, quelle qu’en soit sa forme (urne ou correspondance).

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire, mandaté par SII.

Elles veillent à ce que le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement ou du dépouillement des votes.

SII devra veiller au respect du cahier des charges en annexe du présent accord par le prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique.

SII tient à la disposition du bureau de vote et des personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales le rapport d'expertise du système de vote par un expert indépendant.

Article 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

1. Modalités des élections

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction de SII établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes :

• noms et prénoms des inscrits,

• date d’entrée dans l’entreprise,

• établissement d’appartenance.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra d’une part de s’identifier et de prendre part au vote, et d’autre part de compléter la liste d’émargement. Il est convenu que le fichier électeur enregistre les données suivantes :

• noms et prénoms des inscrits,

• date d’entrée dans l’entreprise,

• date de naissance,

• collège d’appartenance,

• établissement d’appartenance

• adresse postale ou électronique en fonction du mode d’envoi du matériel de vote.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les modalités de génération et d'envoi des codes personnels seront conçues de façon à garantir leur confidentialité et en particulier, que les divers prestataires éventuels ne puissent pas en prendre connaissance.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes :

• Collège d’appartenance,

• Nom et Prénom des électeurs ayant voté,

• Heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction de la Société SII habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

2. Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

3. Listes des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes :

• Collège d'appartenance,

• Noms et Prénoms des candidats,

• Titulaires ou suppléants,

• et, le cas échéant, l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote. Elles devront correspondre au format préconisé par le prestataire et indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. Pour une accessibilité optimale des électeurs, les professions de foi ne devront pas excéder 500 Mo.

4. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique composée de représentants de la Direction et du prestataire sera mise en place. Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Article 3 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

1. Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant interne désigné à cet effet. Une cellule d’assistance des électeurs par téléphone et mail sera mise à disposition des électeurs par le prestataire afin d’aider et renseigner les électeurs. Le site de vote dispose également d’une rubrique d’aide en ligne.

2. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie d’un identifiant de vote et d’un mot de passe. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie d’un code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

En cas de non réception ou perte des identifiants, un service de relivraison des codes d’accès au serveur de vote est mis en place et précisé dans le protocole d’accord préélectoral.

3. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la dure du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

4. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions légales et règlementaires.

A cet effet, le système de vote est scellé avant l’ouverture du scrutin. Il reste scellé pendant la durée du scrutin. Il devra également être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

L’intégrité du scrutin pourra être contrôlée pendant la durée du vote.

5. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues aux articles R 2314-20 et R2324-16 du Code du travail. Le prestataire fournira un PV attestant de la destruction des données.

Article 4 : DUREE ET PRISE D’EFFET

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de sa date de dépôt.

Article 5 : ADHESION ET REVISION

Toute organisation syndicale représentative dans l’entreprise et non signataire du présent accord a la possibilité d’y adhérer ultérieurement en application des dispositions de l’article L.2261-4 du Code du travail.

Par ailleurs, les parties signataires ont la faculté de réviser le présent accord dans les conditions prévues aux articles L.2222-5 et L.2261-7 et 8 du Code du travail.

Article 6 : NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié, après signature de la Direction et d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, par la Direction aux organisations syndicales représentatives.

Puis, conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, il sera déposé par les soins de la Direction, à l’expiration du délai d’opposition majoritaire de 8 jours et à défaut d’opposition valablement exercée dans ce délai, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi d’Ile de France et en un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le

En 6 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.

Pour la Direction Pour les organisations syndicales

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

Ce cahier des charges précise les exigences de SII pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections au Comité d’établissement et des Délégués du personnel.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

EXPRESSION DU BESOIN

Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Direction sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

- Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du Code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postale et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

- La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote,

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement, il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique composée de représentants de la Direction et du prestataire veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système,

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurité informatique (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, systèmes informatiques distincts en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,

- La formation des Représentants du Personnel, des Délégués syndicaux et des membres du bureau de vote,

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,

- L’accès (seulement) au nombre de votants pendant le scrutin,

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, de l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes,

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir dans les cas précisés plus haut,

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,

- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1^er tour et le 2^nd tour éventuel des élections, à son domicile, par courrier simple, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un code confidentiel. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^nd tour.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessus et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du Code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

CONTEXTE JURIDIQUE :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral

• Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

SII confie au prestataire la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission sera détaillée dans le contrat que la direction signera ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions. Ce contrat sera tenu à la disposition des organisations syndicales au sein de l’entreprise.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à SII en France dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assuré de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le Prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à SII devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.