Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2023 des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Économiques de la société SEDE Environnement

Entre les soussignés :

La Société SEDE ENVIRONNEMENT, Société par Actions Simplifiée au capital de 1 874 216 euros dont le siège social est sis à ARRAS (62000) 1 Rue de la fontainerie et représentée par MonsieurXXXX en sa qualité de Président, ci-après dénommée « la Société »

Ci après dénommée “ la société”

D’une part :

Et

Monsieur XXXX, Délégué Syndical de la CFDT, Ci-après dénommé la « CFDT »

Monsieur XXXX, Délégué Syndical de la CGT, Ci-après dénommé la “CGT”

Ci après dénommé “ la partie”

D’autre part :

Préambule :

Le 09 mars 2023, la société SEDE Environnement a conclu dans le cadre du renouvellement des mandats des membres du Comité Social et Économique, un accord “ Accord sur la mise en place des établissements distincts” visant à revoir l’organisation de ses instances représentatives du personnel.

La société SEDE Environnement et les partenaires sociaux ont alors signé un accord identifiant les 7 établissements distincts suivant :

• Etablissement n°1 = Le Siège :

Établissement d’Arras composé des salariés basés à Arras et des salariés rattachés administrativement pour des raisons d’organisation et de rattachement hiérarchiques.

• Etablissement n°2 = La Direction régionale Nord Est :

Ensemble des salariés situés dans les établissements de la région et rattaché hiérarchiquement ou pour des raisons d’organisation à la DR NORD EST

• Etablissement n°3 = La Direction régionale Ouest :

Ensemble des salariés situés dans les établissements de la région et rattaché hiérarchiquement ou pour des raisons d’organisation à la DR OUEST

• Etablissement n° 4 = La Direction régionale de l’Ile de France et du Centre :

Ensemble des salariés situés dans les établissements de la région et rattaché hiérarchiquement ou pour des raisons d’organisation à la DR Ile de France Centre

• Etablissement n°5 = La Direction régionale du Sud Ouest :

Ensemble des salariés situés dans les établissements de la région et rattaché hiérarchiquement ou pour des raisons d’organisation à la DR SUD OUEST

• Etablissement n°6 = La Direction régionale du Sud Est :

Ensemble des salariés situés dans les établissements de la région et rattaché hiérarchiquement ou pour des raisons d’organisation à la DR SUD EST

• Etablissement n°7 = La Direction de la division MSS :

Établissement composé des salariés basés sur les sites MSS et des salariés rattachés administrativement pour des raisons d’organisation et de rattachement hiérarchiques à la Division MSS.

Compte tenu de l’organisation en vigueur dans notre société et dans les différents établissements, il apparaît à la société que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du personnel.

Par conséquent, la société a choisi de mettre en place, de manière exclusive, le procédé de vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Économiques, lesquelles doivent se dérouler au sein des établissements de la société SEDE Environnement au cours de l’année 2023.

Article 1 : Le choix du prestataire

Un appel d'offres a été lancé dans le but de trouver la meilleure solution digitale vis à vis de nos besoins. A l'issue d'un audit mené par un groupe de collaborateurs du groupe Véolia, un contrat-cadre a été conclu pour une durée de 4 ans allant du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2026. ( Annexe 1 : Kit de déploiement)

Ainsi, la société a convenu de confier à la société VOXALY-DOCAPOSTE (ci-après nommé “le prestataire”), l’organisation matérielle et technique du processus du vote électronique, conformément à ce contrat-cadre.

Le système retenu, proposé par le prestataire, respecte les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularisation du scrutin.

Article 2 : Champ d’application du présent accord de recours au vote électronique

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société appartenant aux différents établissements qui la compose, ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Économique pour l’année 2023.

Article 3 : Le respect de la loi informatique et libertés et le respect des règles du vote électronique

Dans le cadre de ces élections, la société devra transmettre au prestataire les données individuelles des salariés présents sur les listes nécessaires afin de paramétrer le système de vote. La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés », notamment en matière de confidentialité et de sécurité.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;

• Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• Sécurisation du vote au moyen de :

  • Chiffrement et cryptage ;

  • Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• Création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;

• Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote du prestataire est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions du prestataire avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

Article 4 : Modalités du vote électronique

Le vote électronique vaut à la fois pour le premier tour et pour le second tour des élections (le cas échéant) des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Économiques.

Chaque électeur aura la possibilité de voter, dans son périmètre (établissement et collège), via sa messagerie professionnelle durant toute la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet (ordinateur, tablette, téléphone portable,....). Ce lien donnera accès directement au site du prestataire.

Il est toutefois demandé aux électeurs de s’assurer que la connexion internet soit sécurisée.

Pour les électeurs qui ne sont pas équipés d’un ordinateur professionnel, pendant toute la période d’ouverture des scrutins, les établissements mettront à leur disposition des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

• Communication des listes électorales et des listes de candidats

Pour chaque tour des élections, le prestataire va recevoir, à la date prévue dans le protocole d’accord préélectoral, la liste des candidats. La forme et le contenu de ces listes devront respecter les indications du prestataire reprises par le protocole d’accord préélectoral.

• Formation du bureau de vote

Avant le début de l’ouverture du scrutin du premier tour, les membres du bureau désigné par le protocole d’accord préélectoral seront formés soit directement par la société, soit par le prestataire.

• Bulletins de vote

Le prestataire assure le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, les bulletins de vote seront strictement identiques dans la forme et dans le contenu, dans le respect des règles fixées par le prestataire.

• Déroulement des opérations de vote

En même temps que l’envoi du lien pour effectuer le vote électronique, une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance de chaque électeur.

Le prestataire met à disposition, durant toute la période des élections, une assistance technique, dont le numéro sera accessible à l’ensemble des salariés directement sur la page d'accueil du site de vote.

Article 5 : Garantie de confidentialité du vote électronique et dans le stockage des données pendant la durée du scrutin

En application et dans le respect des dispositions de l’article R.2314-7 du Code du travail, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours, les votes électroniques de chaque tour pendant 15 jours.

Article 6 : Durée de l’accord et éventuel renouvellement

L’accord est pris dans le but d’être appliqué à la seule élection des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Économiques de l’année 2023, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.

Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein des établissements de la société. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.

Ce renouvellement sera formalisé par l’affichage d’une nouvelle note indiquant au personnel l’utilisation exclusive du vote électronique comme moyen d’expression à l’élection concernée.

Article 7 : Publicité de l’accord :

Le présent accord sera déposé sur la plateforme “téléAccords” accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du code du travail par l’entreprise.

En application de l’article D.2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’homme d’Arras.

Fait à Arras, le 10 mai 2023

Pour la société : Monsieur XXXX

Pour la CGT : NON SIGNATAIRE

Pour le CFDT : Monsieur XXXX

Annexe 1 : Kit de déploiement.