ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

LE PRESENT ACCORD EST CONCLU ENTRE :

La société AIA Architectes immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 316 173 160 dont le siège social est situé au 7, boulevard de Chantenay – 44100 NANTES représentée par M. XXX en qualité de directeur général délégué,

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

SYNATPAU CFDT représentée par Mme YYY, déléguée syndicale dument mandatée

Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »

D’autre part.

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

PREAMBULE 

La Société et les Organisations Syndicales ont souhaité, par le présent accord, prendre en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment l’article L2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour l’élection du comité social et économique.

Les Parties ont en effet admis que le choix de ce mode de scrutin était pertinent à plusieurs égards. Cette dématérialisation est tout d’abord un vecteur de simplification et de fiabilisation s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats. Par ailleurs, les parties sont convaincus que le recours à cette modalité de vote permettra d’optimiser la participation des électeurs, notamment de ceux étant régulièrement en déplacement, et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social.

Toutefois, les parties rappellent que le choix du recours au vote électronique doit être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels figurent la confidentialité et la sécurité du vote.

C’est dans ces conditions qu’une négociation a été engagée lors d’une réunion qui s’est tenue le 30 janvier 2023 au sein de la société en présence des organisations syndicales représentatives.

Cette négociation a abouti à la conclusion du présent accord.

Table des matières

Article 1 - Champ d’application du présent accord 3

Article 2 - Objet 3

Article 3 - Recours à un prestataire 3

Article 4 - Modalités d’organisation du vote électronique 3

Article 5 - Durée de l’accord et entrée en vigueur 3

Article 6 - Révision 3

Article 7 - Dénonciation 4

Article 8 - Dépôt et publicité 4

ANNEXE

5

Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société AIA Architectes ayant la qualité d’électeur.

Objet

Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidé de l’imposer comme unique mode d’expression à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Recours à un prestataire

Au regard des dispositions en vigueur, la société fera appel à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges annexé au présent accord.

Le nom du prestataire retenu sera communiqué aux parties signataires du présent accord ainsi qu’à l’ensemble des salariés et indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Modalités d’organisation du vote électronique

Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités d’organisation, prises en accord avec les organisations syndicales qui seront présentes pour la négociation. Après signature, celui-ci sera affiché pour que l’ensemble des salariés en prennent connaissance avant le premier tour du scrutin.

Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et régira l’ensemble des élections à venir. Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Révision

Le présent document pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L2222-5, L2261-7-1 et L2261-8 du Code du travail, dans les conditions suivantes :

• Toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement,

• Les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision,

• Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du travail, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires.

Une déclaration de cette dénonciation devra être déposée auprès de l’Unité Territoriale de Loire-Atlantique de la DREETS des Pays de la Loire.

Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231- 2 et suivants du code du travail. Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords» accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nantes.

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, l’accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de la Société.

Le présent accord sera mis à la disposition des salariés de la Société sur la docuthèque RH interne.

Fait à Nantes, le 06 février 2023, en 3 exemplaires,

Signatures :

Pour la société AIA Architectes M. XXX Directeur général délégué

Pour le SYNATPAU CFDT Mme YYY Déléguée syndicale

ANNEXE

Cahier des charges : Modalités pratiques du recours au vote électronique

Selon les dispositions de l’article R2314-6 du Code du travail, la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le présent cahier des charges, reprendra donc un à un les différents points énoncés dans le code du travail afin d’être parfaitement conforme aux attentes réglementaires.

Table des matières

Article 1 - Objet 6

Article 2 - Durées des scrutins 6

Article 3 - Missions du prestataire 6

Article 4 - Modalités pratiques du vote électronique 7

a. Matériel de vote 7

b. Protocole en cas de perte ou de non-réception 7

c. Cellule d’assistance technique 7

d. Membres du bureau de vote 7

e. Candidats 8

f. Assistance aux électeurs 8

g. Affichage sur la plateforme de vote 8

h. Listes d’émargement 9

Article 5 - Expertise indépendante 9

Article 6 - Confidentialité 9

Article 7 - Formation 9

Article 8 - Procès-verbaux 9

Article 9 - Conservation des données 10

Objet

Ce cahier des charges a pour finalité d’établir les modalités pratiques du recours au vote électronique.

Durées des scrutins

Le premier tour et le second tour éventuel des élections se dérouleront chacun sur 2 journées.

Missions du prestataire

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la société AIA Architectes souhaite recourir à un système de vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales.

En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.

Le prestataire aura pour mission :

• La préparation des élections en tenant compte du protocole d'accord préélectoral,

• La formation des membres du bureau,

• L’envoi des moyens d'authentification aux électeurs,

• La mise à disposition d’une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales,

• La mise en œuvre du système de vote par Internet,

• L’émission des listes d'émargement, des procès-verbaux et de tous documents justificatifs relatifs au bon déroulement du scrutin,

• La mise à disposition de la participation par site géographique

• De procéder au scellement des urnes et au dépouillement des bulletins électroniques,

• La mise en place d’une cellule d'assistance téléphonique pendant le vote (numéro non surtaxé),

• La destruction des données et des fichiers à l’issue des délais de recours.

4. Modalités pratiques du vote électronique

   1. Matériel de vote

Chaque électeur recevra des identifiants personnels de connexion par courriel, dans les jours précédant l'ouverture du vote. Ces identifiants seront strictement personnels et confidentiels, ils ne devront en aucun cas être transmis à un tiers et devront être générés de manière aléatoire. Conformément aux dispositions de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), le prestataire devra être en mesure de proposer une seconde étape d’authentification intégrant une question non triviale et un second canal de communication.

L'adresse de la plateforme de vote, les dates et heures d'ouverture seront précisées dans ce même courriel ainsi que le numéro de la cellule d’assistance en cas de problème de connexion.

Chaque électeur disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Protocole en cas de perte ou de non-réception

Dans le cas où un électeur se trouverait dans l’incapacité d’accès au courriel contenant ses identifiants ou dans le cas où il ne l’aurait pas reçu, le prestataire de vote devra être en mesure de fournir de nouveaux accès sécurisés. Après vérification de l’identité de l’électeur, par tout moyen garantissant son effectivité, le prestataire doit pouvoir envoyer à l’adresse déclarée dans le système ou par un autre canal sécurisé, un nouveau matériel de vote.

Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demander la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la société sera mise en place.

Membres du bureau de vote

Il sera constitué un bureau de vote centralisateur pour l’ensemble des collèges.

Avant l’ouverture du vote, il devra procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l'urne électronique est vide avant de sceller le système.

A l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, il devra contrôler le scellement du système.

Durant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote devront avoir accès à une interface leur permettant de suivre les opérations électorales, notamment :

• Suivre la participation

• Avoir accès à la liste électorale et d’émargement

• Pouvoir déclencher manuellement un contrôle de l’intégrité de la plateforme

  5. Candidats

Durant toute la durée du scrutin, les candidats aux élections professionnelles auront accès à une interface leur permettant de suivre la participation.

Assistance aux électeurs

Chaque salarié devra disposer d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, fournie par le Prestataire sélectionné.

En cas de problème de connexion à la plateforme de vote, chaque électeur devra pouvoir contacter une hotline prévue à cet effet.

Affichage sur la plateforme de vote

La plateforme de vote sera entièrement disponible en français.

Après avoir suivi les étapes d’authentification, l’électeur aura accès à son espace votant où il pourra prendre connaissance des listes pour lesquelles il est appelé à voter (CSE membres titulaires et suppléants), en fonction de son collège électoral.

L’étiquette syndicale de la liste sera affichée. Idéalement, il en sera de même du logo de l’organisation syndicale.

Les listes devront être présentées dans un ordre aléatoire, c’est-à-dire que l’ordre pourra être différent entre chaque affichage de la page de présentation des candidatures.

Une fois le choix effectué, l’électeur devra voir clairement à l’écran son bulletin avant de le valider définitivement. Plus aucune modification ne sera possible après cela.

Listes d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique devra faire l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l’expert devra par ailleurs être tenu à la disposition des autorités compétentes.

Confidentialité

Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges.

Il doit également garantir la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Formation

Le prestataire fournira une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, par visio-conférence. Une notice d'utilisation leur sera également transmise.

Procès-verbaux

A la suite du dépouillement, les membres du bureau devront être en mesure de télécharger les procès-verbaux correspondants à leur collège dûment remplis afin qu’ils puissent directement les signer.

Conservation des données

Aucune donnée ne devra être conservée par le prestataire de vote après l'expiration des délais de recours.

Les documents ayant servi à constituer les fichiers électeurs ne devront en aucun cas être utilisés à d’autres fins que l’organisation du scrutin.

Un procès-verbal de destruction des données devra être émis par le prestataire.