Accord d'entreprise "Accord collectif relatif aux modalités d'organisation de l'utilisation du numérique et des téléphones" chez SERVICE AUXILIAIRE DE VIE - AIDE DOMICILE AUX RETRAITES REGION FOURM (SERVICE D'AIDE MENAGERE)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION DE L’UTILISATION DU NUMERIQUE ET DES TELEPHONES AU SEIN DE L’ASSOCIATION

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

Le directeur général, représentant l’Association ADAR SAMBRE AVESNOIS par délégation du Président, dont le numéro de SIRET est le n°317 167 435 000 21 et dont le siège social se situe au 54, rue Berthelot – 59610 FOURMIES, mandaté pour conclure le présent accord collectif relatif aux modalités d’organisation de l’utilisation du numérique et des téléphones au sein de l’association, D'une part,

Et,

La CGT, sous la délégation de l’Union Départementale de la CGT située au Boulevard de l’Usine – 59000 LILLE,

La CFDT, sous la délégation de l’Union Régionale Interprofessionnelles de la CFDT située au 145, rue des Stations – 59000 LILLE, D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

L'ADAR utilise un système d'information et de communication nécessaire à son activité, comprenant notamment un réseau informatique et téléphonique, ainsi que des outils mobiles, notamment la télégestion.

Les salariés, dans l'exercice de leurs fonctions, sont conduits à utiliser les outils informatiques et téléphoniques mis à leur disposition et à accéder aux services de communication de l’association ADAR. L'utilisation du système d'information et de communication doit se faire exclusivement à des fins professionnelles, sauf exception prévue dans le présent accord.

Dans un but de transparence à l'égard des utilisateurs, de promotion d'une utilisation loyale, responsable et sécurisée du système d'information et de communication, le présent accord pose les règles relatives à l'utilisation de ces ressources.

Il définit aussi les moyens de contrôle et de surveillance de cette utilisation mise en place, non seulement pour la bonne exécution du contrat de travail des salariés, mais aussi dans le cadre de la responsabilité pénale et civile de l’employeur. Il dispose d’un aspect réglementaire et vient compléter les éléments du Règlement Intérieur. Il ne remplace en aucun cas les lois en vigueur que chacun est censé connaître.

1. Champ d'application

Utilisateurs concernés

Sauf mention contraire, le présent accord s'applique à l'ensemble des utilisateurs du système d'information et de communication de l'association ADAR, quel que soit leur statut, y compris les administrateurs, salariés, intérimaires, stagiaires, employés de sociétés prestataires, visiteurs occasionnels…

Les salariés veillent à faire accepter valablement les règles posées dans le présent accord à toute personne à laquelle ils permettraient d'accéder au système d'information et de communication.

Système d'information et de communication

Le système d'information et de communication de l'association ADAR est notamment constitué des éléments suivants : ordinateurs (fixes ou portables), périphériques y compris clés USB, réseau informatique (serveurs, routeurs et connectique), photocopieurs, télécopieurs, téléphones, smartphones, tablettes et clés 3G, logiciels, fichiers, données et bases de données, système de messagerie, connexion internet, intranet, extranet, abonnements à des services interactifs.

Pour des raisons de sécurité du réseau, est également considéré comme faisant partie du système d'information et de communication le matériel personnel des salariés connecté au réseau de l'association ADAR, ou contenant des informations à caractère professionnel concernant l'association ADAR.

Autres accords sur l'utilisation du système d'information

Le présent accord ne préjuge pas des accords particuliers pouvant porter sur l'utilisation du système d'information et de communication par les institutions représentatives, l'organisation d'élections par voie électronique ou la mise en télétravail de salariés.

2. Confidentialité

Paramètres d’accès

L'accès à certains éléments du système d'information (comme la messagerie électronique ou téléphonique, les sessions sur les postes de travail, le réseau, certaines applications ou services interactifs) est protégé par des paramètres de connexion (identifiant, mot de passe).

Ces paramètres sont personnels à l'utilisateur et doivent être gardés confidentiels. Ils permettent en particulier de contrôler l'activité des utilisateurs.

En tout état de cause, ils ne doivent pas être transmis à des tiers ou aisément accessibles.

Des consignes de sécurité sont élaborées par le Chargé de Développement Informatique afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.

Données

Chaque utilisateur est responsable pour ce qui le concerne du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations qu’il est amené à détenir, consulter ou utiliser.

Les règles de confidentialité ou d’autorisation préalable avant diffusion externe ou publication sont définies par la direction et applicables quel que soit le support de communication utilisé.

3. Sécurité

Rôle de l’association ADAR

L'association ADAR met en œuvre les moyens humains et techniques appropriés pour assurer la sécurité matérielle et logicielle du système d'information et de communication.

Le responsable du système informatique est garant de la mise en œuvre et du contrôle du bon fonctionnement du système d'information et de communication.

Il doit prévoir un plan de sécurité et de continuité du service, en particulier en cas de défaut matériel. Il veille à l'application des règles du présent accord. Il est assujetti à une obligation de confidentialité sur les informations qu'il est amené à connaître.

Responsabilité de l’utilisateur

L'utilisateur est responsable quant à lui des ressources qui lui sont confiées et doit signaler au responsable du système informatique toute violation ou tentative de violation de l’intégrité de ces ressources

La sortie de matériel appartenant à l’association ADAR doit être justifiée par des obligations professionnelles et restent sous sa responsabilité.

En cas d'absence, même temporaire, il est impératif que l'utilisateur verrouille l'accès au matériel qui lui est confié.

L'utilisateur doit effectuer des sauvegardes régulières des fichiers dont il dispose sur le matériel mis à sa disposition.

Il doit régulièrement supprimer les données devenues inutiles sur les espaces communs du réseau, les données anciennes mais qu’il souhaite conserver doivent être archivées.

4. internet

Accès aux sites

Dans le cadre de leur activité, les utilisateurs peuvent avoir accès à Internet. Pour des raisons de sécurité ou de déontologie, l'accès à certains sites peut être limité ou prohibé par la direction.

Seule la consultation de sites ayant un rapport avec l’activité professionnelle est autorisée. Hors temps de travail et dans le cadre d’un usage raisonnable, une utilisation d’internet en dehors du champ professionnel est tolérée à condition qu’elle ne pénalise pas les autres utilisateurs (utilisation abusive de la bande passante du réseau) et qu’elle respecte les règles de sécurité et de déontologie.

Il est aussi prohibé de créer ou mettre à jour à titre non professionnel au moyen de l’infrastructure de l’association tout site internet ou réseau.

Il est aussi prohibé de créer ou mettre à jour au moyen de l’infrastructure de l’association tout site Internet, notamment des pages personnelles.

Bien sûr, il est interdit de se connecter à des sites Internet dont le contenu est contraire à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou à l’image de marque de l’association ADAR, ainsi qu’à ceux pouvant comporter un risque pour la sécurité du système d’information de l’association ADAR ou engageant financièrement celle-ci.

Autres utilisations

Tout téléchargement de fichier sur les outils mis à disposition (ordinateur, téléphone,…), en particulier de fichier média, est prohibé, sauf justification professionnelle dûment validée par la hiérarchie.

Il est rappelé que les utilisateurs ne doivent en aucun cas se livrer sur Internet à une activité illicite ou portant atteinte aux intérêts de l'association ADAR.

Ils sont informés que le responsable du système informatique enregistre leur activité sur Internet et que ces traces pourront être exploitées à des fins de statistiques, contrôle et vérification dans les limites prévues par la loi, en particulier en cas de perte importante de bande passante sur le réseau de l’association ADAR.

5. Messagerie électronique

Chaque salarié dispose, pour l'exercice de son activité professionnelle, d'une adresse de messagerie électronique normalisée attribuée par le responsable du système informatique.

La messagerie est accessible à partir d’un navigateur Internet grâce à un Webmail.

Les messages électroniques reçus sur la messagerie professionnelle font l'objet d'un contrôle antiviral et d'un filtrage anti-spam. Les salariés sont invités à informer le responsable du système informatique des dysfonctionnements qu'ils constateraient dans ce dispositif de filtrage.

Conseils généraux

L'attention des utilisateurs est attirée sur le fait qu'un message électronique a la même portée qu’un courrier postal : il obéit donc aux mêmes règles, en particulier en matière d’organisation hiérarchique.

Un message électronique peut être communiqué très rapidement à des tiers et il convient de prendre garde au respect d'un certain nombre de principes, afin d'éviter les dysfonctionnements, de limiter l'envoi de messages non sollicités et de ne pas engager la responsabilité civile ou pénale de l'association ADAR et de l'utilisateur.

Avant tout envoi, il est impératif de bien vérifier l'identité des destinataires du message et de leur qualité à recevoir communication des informations transmises.

Les correspondances électroniques ne doivent pas comporter d’éléments illicites, tels que des propos diffamatoires, injurieux, contrefaisants ou susceptibles de constituer des actes de concurrence déloyale ou parasitaire. Il est demandé également que tous les échanges s’inscrivent systématiquement dans la bienveillance.

La forme des messages professionnels doit respecter les règles définies par la direction, pour ce qui concerne la mise en forme et surtout la signature des messages.

En cas d’absence supérieure à 3 jours, le salarié doit mettre en place un message d’absence automatique.

En cas d’absence supérieur à 7 jours, les outils seront déconnectés.

En cas d’absence supérieur à 30 jours, le matériel doit être retourné au référent informatique de l’association.

Les Responsables de Service, dans le cadre de la gestion de leurs services, ont la responsabilité de veiller à la remonter des informations (périodes absences).

Limites techniques

Pour des raisons de capacité mémoire, les messages électroniques devront être sauvegardés ou supprimés par les utilisateurs afin de ne pas engorger le serveur.

Utilisation personnelle de la messagerie

Les messages à caractère personnel sont tolérés, à condition de respecter la législation en vigueur, de ne pas perturber et de respecter les principes posés dans le présent accord. Les messages envoyés doivent être signalés par la mention "Privé" ou "Perso" dans leur objet et être classés dès l'envoi dans un dossier lui-même dénommé de la même façon. Les messages reçus doivent être également classés, dès réception, dans un dossier lui-même dénommé "Privé" ou "Perso". En cas de manquement à ces règles, les messages sont présumés être à caractère professionnel. Toutefois, les utilisateurs sont invités, dans la mesure du possible, à utiliser leur messagerie personnelle via un client en ligne pour l'envoi de messages à caractère personnel plutôt que la messagerie de l’association ADAR.

Utilisation de la messagerie par la délégation du personnel

Afin d'éviter l'interception de tout message destiné à une institution représentative du personnel, les messages présentant une telle nature doivent être signalés et classés de la même manière que les messages à caractère personnel, mais en utilisant la mention "Délégué" dans leur objet à l’émission et dans le dossier où ils doivent être classés.

6. Téléphonie

Pour leur activité professionnelle, les utilisateurs peuvent disposer d’un poste fixe et d’un terminal mobile, smartphone...

Pour ce qui est de l’utilisation des terminaux mobiles en connexion pour accès à des sites Internet ou à la messagerie électronique, les règles édictées ci-dessus s’appliquent de la même manière. De plus, il est rappelé que l’envoi de SMS est réservé aux communications professionnelles et qu’il engage la responsabilité de l’émetteur au même titre que l’envoi d’un courriel. Il est donc soumis aux mêmes règles rappelées plus haut.

Enfin, les connexions depuis l’étranger sont strictement interdites sauf autorisation exceptionnelle de la hiérarchie en cas d’urgence professionnelle.

Utilisation personnelle de la téléphonie

L’utilisation à caractère personnel du téléphone, fixe ou mobile, est tolérée, à condition qu’elle reste dans des limites raisonnables en termes tant de temps passé que de quantité d’appels.

Les surcoûts pour l’association ADAR engendrés par l’utilisation de la téléphonie à des fins personnelles devront être remboursés par les utilisateurs concernés. Il s’agit tout particulièrement des appels à des numéros surtaxés et des appels depuis l’étranger ou à destination de l’étranger, au sens de la facturation téléphonique. Les utilisateurs sont informés que Le responsable du système informatique enregistre leur activité téléphonique, aussi bien sur les postes fixes que sur les mobiles. Ces traces seront exploitées à des fins de statistiques, contrôle et vérification dans les limites prévues par la loi. Toutefois, seule la direction pourra avoir accès aux numéros détaillés, permettant d’identifier les interlocuteurs d’un utilisateur, et seulement en cas de différend avec lui.

7. Télégestion

En dehors des services administratifs, les salariés disposent, pour l'exercice de leur activité professionnelle, d’un smartphone leur permettant de pointer au début et à la fin de chaque intervention à domicile et de transmettre à leur collègues des informations confidentielles au sujet de l’usager.

L'accès au smartphone est protégé par des paramètres de connexion (identifiant, mot de passe). Ces paramètres sont personnels à l'utilisateur et doivent être gardés confidentiels. Ils permettent en particulier de contrôler l'activité des utilisateurs selon les modalités arrêtées par le présent accord. Il ne doit pas non plus déléguer à un tiers les droits d’utilisation qui lui sont attribués.

Chaque utilisateur est responsable pour ce qui le concerne du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations qu’il est amené à détenir, consulter ou utiliser avec télégestion. L’utilisateur doit être particulièrement vigilant sur la transmission et la formulation des informations dont il aura connaissance à domicile et qu’il inscrira dans son outil de télépointage.

Les salariés sont invités à informer le responsable du système informatique des dysfonctionnements qu'ils constateraient dans ce dispositif. De plus, il est rappelé que les appels et les envois de SMS sont réservés aux communications professionnelles, dans le cadre du répertoire pré-enregistré et qu’ils engagent la responsabilité de l’émetteur au même titre que l’envoi d’une information sur le patient. Il est donc soumis aux mêmes règles rappelées plus haut. Enfin, les connexions depuis l’étranger sont strictement interdites sauf autorisation exceptionnelle de la hiérarchie en cas d’urgence professionnelle. L’application DATI (dispositif d’alarme du travailleur isolé) permet d'alerter les secours en cas de problème, ne doit pas être utilisé de façon abusive.

8. Contrôle des activités

Contrôles automatisés

Il est précisé que chaque utilisateur pourra avoir accès aux informations enregistrées lors de ces contrôles le concernant sur demande préalable à la direction. De plus, les fichiers journaux énumérés ci-dessus sont automatiquement détruits dans un délai maximum de 6 mois après leur enregistrement.

Procédure de contrôle manuel

En cas de dysfonctionnement constaté par le responsable du système informatique, il peut être procédé à un contrôle manuel et à une vérification de toute opération effectuée par un ou plusieurs utilisateurs. Le contrôle concernant un utilisateur peut porter sur les fichiers contenus sur le disque dur de l’ordinateur, sur un support de sauvegarde mis à sa disposition ou sur le réseau de l’association ADAR, ou sur sa messagerie. Alors, sauf risque ou événement particulier, la direction ne peut ouvrir les fichiers ou messages identifiés par l’utilisateur comme personnels ou liés à la délégation de personnel conformément au présent accord, qu'en présence de l’utilisateur ou celui-ci dûment appelé et éventuellement représenté par un délégué du personnel.

Les modalités de vérification et de contrôle :

• Pour un contrôle dans le cadre d’une sanction, celui-ci doit être réalisé en présence du Directeur Général ainsi qu’un représentant du personnel.

• Pour un contrôle de l’utilisation du matériel, le référent informatique peut repérer des problèmes. Il informe uniquement le Responsable de Service dans le but d’éviter des problèmes ou permettre un fonctionnement optimum. Si cela s’inscrit dans le cadre d’une sanction, il réfère de l’organisation indiqué précédemment.

• La géolocalisation est strictement interdite. Elle ne peut s’effectuer que par le Directeur Général en présence d’un représentant du personnel. Ce n’est pas parce qu’un téléphone est géolocalisable qu’il est géolocalisé. Toute recherche de localisation du matériel fait l’objet d’une traçabilité.

10. Information et sanctions

L’ensemble des salariés a l’obligation d’utiliser uniquement le matériel professionnel. L’utilisation de matériel personnel doit faire l’objet d’un accord écrit du Responsable de Service de « date à date » ainsi qu’une évaluation régulière de la raison pour laquelle l’autorisation est donnée. Le document est transmis au Référent Informatique afin d’évaluer et d’amener les changements nécessaires permettant au salarié d’utiliser du matériel professionnel.

Le responsable du système informatique est à la disposition des salariés pour leur fournir toute information concernant l'utilisation du système d’information, en particulier sur les procédures de sauvegarde et de filtrage.

Chaque utilisateur doit se conformer aux procédures et règles de sécurité édictées par Le responsable du système informatique dans le cadre du présent accord.

L’utilisation reconnue à des fins personnelles de certains services payants à travers le système de communication de l’association ADAR donnera également lieu à remboursement de la part de l’utilisateur concerné.

11. Entrée en vigueur

Le présent accord est applicable à compter du lundi 1^er mai 2023.

Fait à Fourmies,

Le jeudi 27 avril 2023,

Le Président, CGT

Le Directeur Général, CFDT