Accord collectif portant sur le vote électronique

pour les élections professionnelles au sein de l’INSUP

Le présent accord est conclu :

Entre d'une part,

L’association INSUP, dont le siège social est situé 37 rue Labottière 33000 Bordeaux, représentée par Monsieur XXXX, Directeur,

Et

Monsieur XXXX Délégué syndical CFE/CGC,

Monsieur XXXX Délégué syndical CFDT

en leur qualité de Délégués Syndicaux d'autre part,

PREAMBULE

Le présent accord a pour objectifs de :

• Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections du comité social et économique ;

• Réduire l'abstention des salariés lors de ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus du CSE.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• Les modalités de mise en œuvre du vote électronique ;

• Les caractéristiques du système ;

• Le prestataire retenu.

ARTICLE A : Objet et champ d'application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des prochaines élections des membres du CSE.

ARTICLE B : Modalités de mise en œuvre

1 - Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

L’INSUP a décidé de confier la mise en place de ce dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée : ELIGIBILIS (ci-après « le Prestataire »), conformément au cahier des charges précisé dans la présente décision. L’INSUP veille à ce que le Prestataire soit en mesure de respecter le cahier des charges transmis et s’assure que son système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante de conformité et qu’il a été enregistré auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

2 - Principes généraux

Le système retenu par L’INSUP repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

-L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

-L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

-L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

-La confidentialité : le secret du vote

L’INSUP garantit l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

Les élections professionnelles par voie électronique amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le Prestataire en charge de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

3 - Information du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice est consultable sur le site de vote et est également envoyée en pièce jointe dès les premières notifications par email.

4 - Modalités d’organisation des opérations de vote

Dans le cadre des élections, un protocole préélectoral sera rédigé, définissant notamment le calendrier, le nombre et la répartition des sièges, les modalités de constitution du Bureau de vote, ainsi que les modalités opératoires par vote électronique. Les membres du Bureau de vote bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique dispensée par le Prestataire.

Le Bureau de vote est chargé de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à blanc du système de vote à l’issue duquel le système est scellé

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système

5 - Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les responsables du service du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

6 - Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

7 - Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes. Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de L’INSUP.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle est précisée dans le protocole préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections.

Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et est périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique par les salariés L’INSUP porte ainsi à la connaissance des salariés une note explicative détaillée avant le premier tour. Chaque électeur reçoit par mail et par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.

Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principale et offrant les mêmes caractéristiques et garanties. En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

8 - Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

9 - Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs désignés dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les résultats seront affichés au sein de L’INSUP au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.

10 - Conservation des fichiers après le scrutin

L’INSUP (ou Le prestataire retenu) devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail.

11 - Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats. Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

ARTICLE C : Entrée en vigueur de l'accord et durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans.

Il est convenu entre les Parties que cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles de l’INSUP, organisées en 2023.

ARTICLE D : Portée de l'accord

Le présent accord constitue un accord d'entreprise, au sens du Code du travail.

ARTICLE E : Dépôt légal

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l'employeur, en quatre exemplaires dont une version sur support électronique, auprès de la DDETS de Bordeaux.

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes de Bordeaux.

L'accord sera également affiché aux panneaux réservés au CSE pour sa communication avec le personnel.

Fait à Bordeaux, le 11/07/2023, en 4 exemplaires originaux,

Pour l’INSUP

XXXX – Directeur

Délégués syndicaux

XXXX XXXX

Délégué syndical CFE/CGC Délégué syndical CFDT