Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections du comité social et économique" chez CLINIQUE VIA DOMITIA (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre les soussignées :

- La CLINIQUE VIA DOMITIA, SARL, SIRET 31847643900027 dont le siège social est sis Chemin des Alicantes 34400 LUNEL, représentée par, agissant en qualité de ,

D’UNE PART,

Et

- L’organisation syndicale représentative de salariés :

Le syndicat, représenté par, Déléguée Syndicale.

D’AUTRE PART,

PREAMBULE

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles du Comité Social et Economique d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord d’entreprise a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, pour le renouvellement du Comité Social et Economique de la Clinique Via Domitia en 2023.

CECI ETANT RAPPELE, IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

1. PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société LEGAVOTE dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

2. MODALITES DE VOTE

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique se déroulant, pour le premier tour et le second tour le cas échéant, sur plusieurs jours, qui seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidé de l’imposer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletins papiers sera donc exclu.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité s’ils le souhaitent, de se rendre sur le site de travail pour voter, ou ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

3. communication des listes electorales et listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date qui sera prévue par ledit protocole.

Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier A4 au format PDF couleur, d'un poids au maximum égal à 5 Mo sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format PNG ou JPEG de 200 Ko maximum. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

4. BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

5. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Une notice de vote explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le scellement du système entraînera l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique.

6. modalites d’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Une double authentification est mise en place afin que l’accès soit sécurisé (numéro de sécurité sociale et envoi d’un code par sms ou serveur vocal)

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra se munir de son numéro de sécurité sociale pour s'authentifier. Cette information personnelle, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes via son adresse mail (communiquée par l'électeur).

7. garanties de confidentialite du vote et stockage des donnees pendant la duree du scrutiN

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter le taux de participation en temps réel.

8. DEPOUILLEMENT – Proces-verbaux – RESULTATS

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduira ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifiera l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indiquera la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signera.

Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.

9. entree en vigueur et duree de l’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, lié aux élections professionnelles du Comité Social et Economique de 2023. Il cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

10. CONDITIONS DE VALIDITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu dans les conditions visées aux articles L. 2232-12 et suivants du Code du travail.

Pour être valable, cet accord devra être signé soit :

• par l’employeur et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisation(s) reconnue(s) représentative(s) au 1er tour des dernières élections des membres titulaires de la délégation du personnel au Comité social et économique, quel que soit le nombre de votants,

• par l’employeur et un ou plusieurs syndicats représentatifs ayant recueilli plus de 30% des suffrages exprimés en leur faveur au premier tour lors des dernières élections professionnelles (sans avoir atteint 50%), sous réserve de l’approbation des salariés à la majorité des suffrages exprimés dans les conditions prévues par le Code du travail.

11. ADHESION

Toute organisation syndicale représentative, non signataire d’origine du présent accord, pourra décider d’adhérer à tout moment et sans réserve au présent accord, dans les conditions prévues aux articles L. 2261-3 et suivants du Code du travail.

Cette adhésion devra être notifiée à la Direction de la Société ainsi qu’à l’organisation ou aux organisations syndicale(s) représentative(s) signataire(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative non signataire du présent accord emporte adhésion et agrément sans réserve à l’ensemble des dispositions de cet accord en vigueur à la date de l’adhésion.

Conformément à la loi, l’adhésion fait l’objet d’un dépôt administratif et un exemplaire est adressé au greffe du Conseil de Prud’hommes dans les conditions prévues par l’article D. 2231-2 du Code du travail.

La déclaration d’adhésion n’est opposable qu’une fois les formalités ci-dessus réalisées.

12. interpretation de l’ACCORD

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 7 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

13. revision de l’ACCORD

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai d’un mois après la prise d’effet de ces textes, afin d’adapter au besoin lesdites dispositions.

Par ailleurs, une révision de l’accord pourra s’effectuer dans les conditions prévues aux articles
L 2222-5, L 2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail à compter de la réception de la demande :

• de la Direction ;

• de toute organisation syndicale représentative habilitée à initier la procédure de révision en application des articles précités.

Toute demande de révision sera présentée par son auteur par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à chacune des autres parties et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Au plus tard dans un délai d’un mois, la Direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision, qui sera soumis aux mêmes conditions de validation par l’autorité administrative que le présent accord.

Si un avenant de révision est valablement conclu dans ces conditions et validé par l’autorité administrative, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.

14. DEPÔT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail. Un exemplaire signé sera déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Montpellier.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et signataires de l’accord ainsi que du préambule et de certains articles dans la mesure où leur divulgation porterait atteinte aux intérêts stratégiques de l’entreprise, rendu public et versé dans la base de données nationale des accords collectifs.

Un exemplaire de cet accord, signé par les Parties, sera remis aux organisations syndicales représentatives et vaudra notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Enfin, en application des articles R. 2262-1, R. 2262-2 et R. 2262-3 du Code du travail :

- un exemplaire de cet accord sera transmis au Comité Social et Économique,

- un avis sera communiqué par tout moyen aux salariés les informant de la signature de cet accord, précisant où ce texte sera tenu à leur disposition sur le lieu de travail, ainsi que les modalités leur permettant de le consulter pendant leur temps de présence.

Ainsi, les salariés seront informés de la mise en œuvre et du suivi de l’accord par voie d’affichage.

Le présent accord est établi en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à Lunel, le 7 septembre 2023,

En 4 exemplaires originaux

Pour la SARL Clinique Via Domitia,

Pour l’organisation syndicale,

Le Syndicat, représenté par

Annexe : Cahier des charges