Accord d'entreprise "Accord relatif à l'utilisation des nouvelles technologies d'information et communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la société Bureau Veritas Services" chez BUREAU VERITAS SERVICES (Siège)

Accord relatif à l’utilisation des nouvelles technologies d’information et communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la société Bureau Veritas Services

Entre les soussignés :

BUREAU VERITAS SERVICES, dont le siège social est situé 8 cours du Triangle 92 800 PUTEAUX,

D’UNE PART

ET

Les organisations syndicales représentatives des salariés de la société BUREAU VERITAS SERVICES :

CFDT,

CFE-CGC,

D’AUTRE PART

SOMMAIRE

Préambule

Article 1 : Moyens de communications pour les organisations syndicales représentatives

1.1 - Panneaux d’affichage sous Lotus Notes

1.1.1 Principes de l’espace dédié

1.1.2 Les conditions d’utilisation

1.1.3 Les dispositions techniques

1.1.4 Publicité sur la mise en place de cet espace

1.1.5 Procédures de diffusion

1.2 - Adresse syndicale électronique

1.2.1 Adresse e-mail

1.2.2 Les conditions d’utilisation

1.2.3 Publicité

Article 2 : Moyens de communications pour la Délégation Unique du Personnel

2.1 - Panneaux d’affichage

2.1.1 Principes de l’espace dédié

2.1.2 Les conditions d’utilisation

2.1.3 Les dispositions techniques

2.1.4 Procédures de diffusion

2.2 - Adresse e-mail DUP

2.2.1 Adresse e-mail

2.2.2 Les règles d’utilisation

2.2.3 Procédures de diffusion

Article 3 : Procès-Verbaux du Comité de Groupe et du Comité Européen

Article 4 : Utilisation de la messagerie entre la Direction et les représentants du personnel

Article 5 : Utilisation non conforme et sanctions

Article 6 : Suivi de l’accord

Article 7 : Durée

Article 8 : Dépôt

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Suite à la filialisation de la société Bureau Veritas au 1^er janvier 2017 et à la mise en place de nouvelles instances au sein de la société Bureau Veritas Services, la Direction et les organisations syndicales représentatives par ce nouvel accord définissent les règles d’utilisation des systèmes d’information et de ressources informatiques de la société Bureau Veritas Services par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la société Bureau Veritas Services.

Les stipulations de cet accord annulent et remplacent toutes les dispositions conventionnelles antérieures ayant le même objet.

Article 1 : Moyens de communications pour les organisations syndicales représentatives

1.1 - Panneaux d’affichage sous Lotus Notes

1.1.1 Principes de l’espace dédié

Chaque organisation syndicale peut disposer au sein de l’entreprise Bureau Veritas Services, d’un panneau d’affichage sous intranet sur la base Lotus Notes accessible à tous les salariés à partir de l’icône intitulée « Représentants du personnel».

A l’intérieur de cette icône, chaque organisation syndicale au sein de la société Bureau Veritas Services est classée par ordre alphabétique et dispose d’un espace dédié.

Chaque syndicat au sein de la société Bureau Veritas Services peut mettre à disposition des salariés des informations à caractère syndical, en lien avec la situation économique et sociale de l’entreprise ou en lien avec l’actualité sociale.

Ces panneaux d’affichage de communication syndicale ne peuvent être que consultés.

Sur cet espace, chaque syndicat aura la faculté de communiquer l’adresse de son site syndical si celui-ci est compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise.

1.1.2 Les conditions d’utilisation

Le contenu de la communication est librement déterminé par l’organisation syndicale sous sa seule responsabilité. Cette communication ne doit contenir aucune injure, ni propos insultant, ni diffamation. La protection de la vie privée et le droit à l’image doivent être respectés.

Cette information ne doit pas comporter des informations confidentielles.

Chaque page doit comporter le sigle de l’organisation rédactrice.

L’utilisation des identités visuelles propres à la société Bureau Veritas (logo de la société, charte graphique…) ne peut être utilisée qu’avec l’accord préalable de la Direction.

Chaque organisation syndicale de la société Bureau Veritas Services s’engage à respecter la charte d’'utilisation des systèmes d'information et des ressources informatiques.

La traçabilité des connexions est inhérente à l’utilisation des outils informatiques internes à l’entreprise. Les représentants du personnel ne peuvent pas demander l’accès à un réseau spécifique. Toutefois, la direction s’engage à ne pas connaître ni rechercher l’identitification des salariés consultant ces espaces. Un message sera mis en place sur ces espaces indiquant la liberté de chaque salarié de les consulter et qu’aucune identification ne pourra être demandée. Ces espaces sont libres d’accès aux salariés.

1.1.3 Les dispositions techniques

La capacité de chaque site syndical ne pourra pas dépasser 150 mégaoctets.

Les communications syndicales devront se faire sous format PDF.

Les communications syndicales sont sur l’espace dédié pendant une durée de 12 mois glissants puis ensuite archivées et consultables pendant une durée de 2 ans.

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs aux contraintes imposées par l’utilisation de moyens informatiques (délais, encombrements, panne…). Elles bénéficient comme l’ensemble des utilisateurs du « Helpdesk».

1.1.4 Publicité sur la mise en place de cet espace

La Direction informe l’ensemble des salariés de Bureau Veritas Services par voie électronique de la signature de cet accord dans le mois qui suit son dépôt.

Dans cette information, elle informe les salariés qu’ils ont la possibilité de s’inscrire aux alertes les prévenant qu’une nouvelle communication est diffusée sur l’espace du ou des syndicats de son choix. Les salariés doivent communiquer une adresse e-mail afin de recevoir ces alertes.

Cet espace dédié est indiqué sur RH info ou tout autre système d’information ainsi que la procédure d’installation permettant à tout salarié de l’installer à tout moment.

1.1.5 Procédures de diffusion

Les communications à afficher sur cet espace seront adressées à la Direction des Relations Sociales. Le nom de la personne en charge de cet affichage sera communiqué aux délégués syndicaux.

La Direction des Relations Sociales procédera à l’affichage sur les panneaux électroniques 3 fois par mois selon les délais ci-dessous :

Communication	Affichage au plus tard
lundi	jeudi
mardi	Vendredi
mercredi	Lundi
jeudi	Mardi
vendredi	mercredi

En cas de jours fériés, l’affichage est effectué le jour suivant.

1.2 - Adresse syndicale électronique

1.2.1 Adresse e-mail

Une adresse interne e-mail selon le format en vigueur comportant le sigle de l’organisation est attribuée à chaque organisation syndicale représentative qui en fait la demande sous ce format :

Syndicat xxx : xxx.syndicat.dupservices@bureauveritas.com

Exemples :

• Syndicat CFE-CGC : cfecgc.syndicat.dupservices@bureauveritas.com

• Syndicat CFDT : cfdt.syndicat.dupservices@bureauveritas.com

Il s’agit d’une boîte aux lettres générique. Elle est consultable par le délégué syndical. Il pourra accéder à distance à cette boite aux lettres depuis son ordinateur professionnel.

La Direction s’engage à ne demander aucune identification.

1.2.2 Les conditions d’utilisation

Cette messagerie est réservée aux échanges suivants au sein de la société Bureau Veritas Services :

• Entre le syndicat et les autres organisations syndicales représentatives au sein du groupe Bureau Veritas,

• Entre le syndicat et sa fédération ou confédération ou syndicat,

• Entre le syndicat et un cabinet d’expert, avocat ou prestataires,

• Entre le syndicat et la Direction pour tout courrier usuel : convocation, ordre du jour documents. Pour toute réclamation ou interpellation, un courrier par voie électronique ou par voie postal est adressé au destinataire,

• Un salarié de la société peut s’adresser à l’organisation de son choix. La réponse qui lui est adressée a un caractère individuel, ne peut être démultipliée, faire l’objet d’un envoi collectif ou utiliser tout autre mode aboutissant à adresser la même information à plusieurs salariés,

• La réponse adressée au salarié sera protégée afin que le salarié ne puisse transmettre la réponse à un ou plusieurs salariés,

• Le syndicat ne peut pas utiliser les groupes de diffusion répertoriés dans Veritas Distribution Groupe et dans le carnet d’adresses BV.

Toute autre utilisation est interdite.

1.2.3 Publicité

De cette adresse e-mail, chaque syndicat de la société Bureau Veritas Services a la possibilité de faire une alerte de la présence de nouvelles communications syndicales sur l’espace réservé. Cette communication est adressée aux salariés de la société qui se seront inscrits auprès du ou des syndicat(s) pour intégrer une liste de diffusion. Chaque syndicat de la société construit sa liste à partir de l’adresse que le salarié lui transmet.

Cette alerte ne doit pas contenir de pièces jointes ou de reprise de la communication publiée sur l'espace réservé. L’alerte prévient qu’une nouvelle information est publiée sur l’espace dédié. Cette alerte peut comporter le titre de la communication syndicale ou autre phrase limitée à 90 mots.

Cette alerte est adressée au même moment à la Direction des Relations Sociales à l’adresse suivante bvdrh-relations-sociales@bureauveritas.com.

Le nombre d’alerte par syndicat est limité à 36 par an.

Article 2 : Moyens de communications pour la Délégation Unique du Personnel

2.1 - Panneaux d’affichage

2.1.1 Principes de l’espace dédié

La Délégation Unique du Personnel peut disposer, d’un panneau d’affichage sous intranet sur la base Lotus Notes accessible à tous les salariés de l’entreprise Bureau Veritas Services, à partir de l’icône intitulée « Représentants du personnel» et à l’intérieur de cette icône d’un espace dédié à la communication de la Délégation Unique du Personnel.

2.1.2 Les conditions d’utilisation

Cet espace est réservé à la communication des activités sociales et culturelles et aux procès verbaux approuvés par les membres de la DUP et le Président, des 12 derniers mois glissants.

Les PV approuvés de l’année 2017 seront affichés sur cet espace.

Les procès-verbaux ne doivent pas comporter des informations confidentielles.

L’utilisation des identités visuelles propres à la société Bureau Veritas (logo de la société, charte graphique…) ne peut être utilisée qu’avec l’accord préalable de la Direction.

Chaque membre de la DUP s’engagent à respecter la charte d’'utilisation des systèmes d'information et des ressources informatiques.

2.1.3 Les dispositions techniques

La capacité de cet espace ne pourra pas dépasser 150 mégaoctets par an.

Les communications de la DUP devront se faire sous format PDF. Les communications pour les activités sociales et culturelles pourront être adressées sous format Word ou Excel, lorsqu’un document est à retourner par le salarié.

La DUP est soumise comme l’ensemble des utilisateurs aux contraintes imposées par l’utilisation de moyens informatiques (délais, encombrements, panne…). Elle bénéficie comme l’ensemble des utilisateurs du « Helpdesk».

2.1.4 Procédures de diffusion

La Direction informe l’ensemble des salariés de la société Bureau Veritas Services, par voie électronique, de la mise en place de cet espace dédié à la DUP, au même moment que la communication pour l’espace syndical.

Cet espace dédié sera indiqué sur RH info ou tout autre système d’information.

Les procès-verbaux approuvés de l’année 2017 seront affichés sur cet espace.

Ils seront adressés à la Direction des Relations Sociales. Le nom de la personne en charge de cet affichage sera communiqué au secrétaire.

La Direction des Relations Sociales procédera à la mise en consultation dans les conditions suivantes :

Communication	Affichage au plus tard
lundi	jeudi
mardi	vendredi
mercredi	lundi
jeudi	mardi
vendredi	mercredi

En cas de jours fériés, l’affichage se fera le jour suivant.

2.2 - Adresse e-mail DUP

2.2.1 Adresse e-mail

Une adresse interne e-mail selon le format en vigueur est attribuée à la Délégation Unique du Personnel :

DelegationUniqueDuPersonnel-Services

Il s’agit d’une boîte aux lettres générique. Elle est consultable par les personnes mandatées par la Délégation Unique du Personnel (maximum 3 personnes).

2.2.2 Les règles d’utilisation

Cette messagerie est réservée aux échanges suivants au sein de la société Bureau Veritas Services :

• Entre la DUP et ses membres ou représentants,

• Entre la DUP et les correspondants activités sociales et culturelles,

• Entre la DUP et les organisations syndicales représentatives au sein de la société,

• Entre la DUP et les autres instances du personnel en appartenant au sein du groupe Bureau Veritas,

• Entre la DUP et les représentants du personnel de la société,

• Entre la DUP et un cabinet d’expert, avocat ou prestataires,

• Un salarié de la société peut adresser un message à cette adresse. La réponse qui lui est adressée a un caractère individuel, ne peut être démultipliée ou faire l’objet d’un envoi collectif ou utiliser tout autre mode aboutissant à adresser la même information à plusieurs salariés,

• La réponse adressée au salarié sera protégée afin que le salarié ne puisse transmettre la réponse à un ou plusieurs salariés,

• La DUP ne peut pas utiliser les groupes de diffusion répertoriés dans Veritas Distribution Groupe et dans le carnet d’adresses BV.

Toute autre utilisation est interdite.

2.2.3 Procédures de diffusion

De l’adresse e-mail «DelegationUniqueDuPersonnel-Services» il pourra être adressé des circulaires concernant les activités sociales et culturelles au niveau national (maximum 3) une fois par trimestre.

Seront adressés à la Direction des Relations Sociales les documents et les circulaires activités sociales et culturelles. Le nom de la personne en charge de cet affichage sera communiqué au secrétaire.

La DRH prendra contact avec la Direction Informatique pour déterminer les modalités de cet envoi (message pour l’ensemble des salariés ou plusieurs messages).

Article 3 : Procès-Verbaux du Comité de Groupe et du Comité Européen

Les salariés de la société pourront consulter les procès-verbaux du Comité de Groupe et du Comité Européen, sur le panneau d’affichage sous intranet sur la base Lotus Notes, à partir de l’icône intitulée « Représentants du personnel».

Article 4 : Utilisation de la messagerie entre la Direction et les représentants du personnel

La messagerie entre la Direction et les représentants du personnel est utilisée dans les situations suivantes au sein de la société Bureau Veritas Services :

• Les convocations à des réunions et les informations associées. Le message précise si cette convocation est suivie d’un courrier. La convocation sera adressée sur la messagerie professionnelle du représentant du personnel. Il pourra demander l’envoi de la convocation sur son adresse électronique personnelle qu’il aura préalablement communiquée à la Direction des Relations Sociales,

• Courriers usuels : demande de salle, de matériel, de procès-verbaux,

• Comptes rendus de réunions.

L’utilisation de la messagerie entre la Direction et les représentants du personnel doit être utilisée de manière responsable et courtoise.

L’utilisation de la messagerie électronique au sein de la société Bureau Veritas Services demeure autorisée pour les communications suivantes :

• entre détenteurs d’un mandat électif titulaires ou suppléant ou désignatif,

• entre membres de la DUP et de leurs commissions.

Chaque représentant du personnel disposera d’une adresse e-mail.

Toute autre utilisation de la messagerie professionnelle par le représentant du personnel est interdite.

Dans le cas où la messagerie serait utilisée à d’autres fins pour saisir la Direction, elle se réserve le droit de ne pas répondre au message.

Article 5 : Utilisation non conforme et sanctions

Après un premier rappel à l’ordre, toute utilisation non conforme aux règles précitées et à la charte d’'utilisation des systèmes d'information et des ressources informatiques entraîne la fermeture immédiate et définitive de l’espace et de l’adresse e-mail de l’organisation syndicale ou de l’instance représentative du personnel concernée jusqu’à la fin de l’application de cet accord.

Le représentant du personnel qui ne conformerait pas aux dispositions de cet accord se verra rappeler à l’ordre. En cas de récidive, des mesures disciplinaires pourraient être prises à titre individuel.

Article 6 : Suivi de l’accord

Chaque année, il sera fait un point avec les délégués syndicaux de l’application de cet accord soit à la suite d’une réunion de négociation soit par conférence téléphonée.

Article 7 : Durée

Cet accord est conclu pour une durée déterminée et cessera de plein droit de s’appliquer

le 31 décembre 2019 au soir.

Il est applicable à compter du jour suivant son dépôt.

Dans l’hypothèse où les conditions de mise en œuvre de cet accord ne sont plus conformes aux systèmes d’information ayant servi à l’élaboration de l’accord, les parties signataires se réuniront pour procéder aux adaptations nécessaires. En cas d’échec, les dispositions du présent accord cesseront de s’appliquer de plein droit.

Article 8 : Dépôt

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions de l’article D2231-2 du code du travail par la Direction.

Fait à Puteaux, le 15 mai 2018

Pour Bureau Veritas Services

CFDT

CFE-CGC