Accord d'entreprise "ACCORD VOTE ELECTRONIQUE" chez MAN TRUCK & BUS FRANCE (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF

AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société MAN Truck & Bus France, inscrite au registre du Commerce et des Sociétés d’Evry sous le numéro 318 919 065, dont le siège est sis 12 Avenue du Bois de l’Epine – CP8005 ZI Courcouronnes – 91008 EVRY CEDEX, représentée aux fins des présentes par en qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée,

Ci-après dénommée : « la Société »

ET LES ORGANISATIONS SYNDICALES SUIVANTES :

• Le syndicat CFTC organisation syndicale représentative représentée par son délégué syndical en exercice,

Ci-après dénommées : « Les organisations syndicales représentatives »

PREAMBULE

La Société MAN Truck & Bus France dispose d’instances représentatives du personnel [Comité d’Entreprise et délégués du personnel] dont les mandats arrivent à échéance le 31 décembre 2019, étant rappelé que :

- ces instances sont élues -depuis 2013- sur la base d’un dispositif de vote électronique,

- le recours au vote électronique a notamment fait l’objet d’une décision unilatérale en date du 27 juin 2017, ce dispositif de vote ayant été appliqué sans difficultés.

Dans le cadre de la préparation des élections du Comité Social et Economique, les partenaires sociaux ont souhaité poursuivre la mise en œuvre du vote électronique au sein de la Société MAN Truck & Bus France, notamment en négociant un accord collectif, visant à :

- pérenniser le recours au vote électronique, lors des élections de mise en place et/ou de renouvellement du Comité Social et Economique,

- adapter les termes de la décision unilatérale du 27 juin 2017 à l’élection de cette nouvelle instance représentative,

- actualiser, en tant que de besoin, les termes de l’annexe technique à la décision unilatérale du 27 juin 2017.

C’est dans ce contexte que les partenaires sociaux se sont réunis les 17 septembre et 19 septembre 2019, le présent accord -conclu conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail- étant le fruit de ces négociations.

TITRE I - DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er - Objet du présent accord

1.1- Les parties confirment par la présente leur volonté de voir se poursuivre -dans le cadre des élections relatives à la mise en place et/ou au renouvellement du Comité Social et Economique- le recours au vote électronique, ce dispositif ayant notamment permis :

- d’améliorer le taux de participation de façon significative,

- de permettre une plus grande flexibilité des opérations matérielles de vote,

- de respecter l’ensemble des principes généraux du droit électoral, qu’il s’agisse du secret et/ou de la sincérité du scrutin.

1.2- Le vote électronique mis en œuvre au titre du présent accord porte sur l’ensemble des dispositifs techniques répondant aux conditions visées notamment à l’article 2, comme par exemple :

- le vote par internet,

- le vote par l’intermédiaire d’un smartphone,

- ou tout autre dispositif similaire.

Article 2 - Cadre général du vote électronique

Le recours au vote électronique mis en œuvre au titre du présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi pour la confiance dans l’économie numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004), et devra ainsi respecter :

- les termes du décret n°2007-602 en date du 27 avril 2007,

- les termes de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique,

- les orientations issues de la CNIL, notamment dans sa délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

A ce titre, et conformément aux dispositions de l’article R. 2314-6 du Code du travail, le système de vote électronique retenu devra impérativement assurer :

. le secret du vote, c’est-à-dire l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

. l’intégrité du vote, c’est-à-dire l’identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin de vote enregistré,

. l’unicité du vote, c’est-à-dire l’impossibilité de voter plusieurs fois,

. la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

. la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes,

. la sincérité du scrutin, les résultats devant être exactement conformes aux votes enregistrés.

 

Article 3 - Champ d’application du vote électronique

3.1- Le dispositif de vote électronique sera mis en œuvre pour l’ensemble des opérations électorales concernant le Comité Social et Economique de la Société MAN Truck & Bus France, qu’il s’agisse :

- de la mise en place de cette instance,

- du renouvellement de cette instance,

- d’élections partielles.

3.2- Par dérogation aux dispositions qui précédent, et lorsque les opérations électorales concernées ne concerneront qu’un nombre restreint d’électeurs [par exemple, en cas d’élections partielles], il est convenu que les partenaires sociaux pourront -pour des raisons de simplicité et de coût notamment- prévoir que ces opérations électorales donneront lieu à un vote physique.

3.3- Les parties au présent accord entendent également souligner qu’elles souhaitent avoir recours -de façon privilégiée- au vote électronique, pour l’ensemble des consultations du personnel de la Société MAN Truck & Bus France qui pourraient intervenir, notamment dans le cadre de l’application des dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail.

Article 4 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe et du vote par correspondance

Les parties au présent accord conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe et du vote par correspondance.

Le vote électronique constituera ainsi la seule modalité de vote.

TITRE II - MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 5 - Choix du prestataire

5.1- Au titre du présent accord, les parties signataires choisissent de confier le soin de mettre en œuvre le dispositif de vote électronique à la Société PARAGON, cette entreprise étant un prestataire reconnu dans ce domaine d’activité.

Pour la mise en œuvre du vote électronique, la Société PARAGON a établi un cahier des charges, étant précisé que :

- Ce cahier des charges respecte les prescriptions législatives et réglementaires notamment visées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail,

- Ce cahier des charges -annexé au présent accord- rappellera que les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système [cf. article R. 2314-7 alinéa 1 du Code du travail].

5.2- En tant que de besoin, il est rappelé que le système de vote électronique mis en œuvre par la Société PARAGON a fait l’objet -lors de sa mise en place, comme lors de ses modifications substantielles- d’un contrôle par un expert indépendant ayant suivi les formations dispensées par la CNIL, en matière de sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise a ainsi mis en évidence la capacité de la solution de vote électronique de la Société PARAGON à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté du 25 avril 2007.

A ce titre, la Société PARAGON garantit expressément aux partenaires sociaux que le système de vote mis en œuvre est conforme en tous points avec les termes :

- de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique et/ou des orientations de la CNIL en matière de vote électronique,

- du décret n° 2007-602 du 27 avril 2007.

5.3- Il est expressément convenu que -lors des opérations électorales visées à l’article 3.1 des présentes- le protocole d'accord préélectoral conclu devra :

- faire référence, pour la mise en œuvre du vote électronique, aux dispositions du présent accord,

- mentionner le nom -et si nécessaire les coordonnées- du prestataire,

- comporter un exemplaire du cahier des charges du prestataire, celui-ci décrivant, de façon détaillée, le fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 6 - Garanties prévues

6.1- Informations et formations sur la système de vote électronique

Conformément aux termes de l’article R. 2314-12 du Code du travail, la Société PARAGON mettra en œuvre les dispositifs suivants dans le but de permettre l’appropriation de cette technique de vote :

- L’établissement d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, cette notice étant remise à chaque salarié,

- L’organisation -au bénéfice des membres de la délégation du personnel et des membres du bureau de vote - de formations sur le système de vote électronique retenu.

6.2- Cellule d’assistance technique

6.2.1- Au titre des opérations électorales visées aux articles 3.1 et 3.3, la Société MAN Truck & Bus France mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule d’assistance technique sera composée :

- de représentants de la Société MAN Truck & Bus France,

- de représentants du prestataire de vote.

6.2.2- En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

 

6.3- Déclaration CNIL - conformité RGPD

Conformément aux termes de l’article R. 2314-11 du Code du travail, la Société MAN Truck & Bus France informera les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise, de l'accomplissement des formalités éventuellement nécessaires auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les données personnelles devront faire l’objet d’un traitement conforme aux dispositions du Règlement Général de Protection des données.

6.4- Dispositif de secours

Le prestataire de vote -soit la Société PARAGON- garantit également que le dispositif de vote électronique proposé comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 - Préparation des opérations électorales

7-1- Etablissement des listes électorales

Les parties conviennent que les listes électorales sont établies par la Société MAN Truck & Bus France.

Le contrôle de la conformité des listes électorales importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société MAN Truck & Bus France.

L’intégration et le contrôle des candidatures -et des professions de foi- sont effectués dans les mêmes conditions.

7-2- Mentions recueillies

7.2.1- Les données recueillies et enregistrées -pour l’organisation du vote électronique- sont les suivantes :

- Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège,

- Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification [date de naissance - code postal du lieu de résidence - clé du numéro de sécurité sociale (deux derniers chiffres du numéro de sécurité)] et coordonnées,

- Pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs date et heure d’émargement,

- Pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- Pour les listes des résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale éventuelle, collège, date et heure d’établissement du procès-verbal, et destinataires de l’information relative aux résultats.

 

7.2.2- Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

. Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

. Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

. Pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

. Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

. Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

7.3- Programmation du site de vote

7.3.1- Le prestataire de vote -soit la Société PARAGON- sera tout particulièrement chargé de :

- la programmation des pages Web nécessaire au vote électronique,

- la présentation des bulletins de vote à l’écran,

- la reproduction -sur le site de vote- des professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Par ailleurs, et s’agissant des listes de candidats, le prestataire de vote s’engage à ce que celles-ci soient présentées sur une seule et même page dans l’ordre aléatoire des logos/sigles des listes de candidats.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient identiques pour toutes les listes ou choix proposés.

7.3.2- Les pré-requis techniques relatifs aux listes de candidats, professions de foi, photos des candidats, logos seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 8 - Déroulement des opérations électorales

8.1- Temps et lieu du scrutin

Les parties au présent accord conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu selon un calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin de n’importe quel terminal connecté à Internet en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections de la Société MAN Truck & Bus France, et ce indifféremment à partir :

- d’un ordinateur fixe doté d’une connexion internet,

- d’un ordinateur portable doté d’une connexion internet,

- d’un téléphone portable doté des capacités nécessaires à une connexion internet.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés par voie d’affichage de la Direction des horaires d’ouverture et de fermeture du bureau de vote.

8.2- Accès au site de vote et vote

Le prestataire adressera à chaque électeur avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple :

- une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne,

- l’adresse du site de vote,

- un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe sans qu’ils ne soient communiqués à aucun moment à l’entreprise.

L’enveloppe comportera, la mention « confidentiel, matériel électoral ».

Le matériel de vote sera envoyé avant l’ouverture du scrutin et selon le calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un environnement informatique isolé et dédié aux élections professionnelles de la Société après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe.

Toute identification non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La procédure de relivraison des codes en cas de perte sera décrite dans le cahier des charges. Elle sera conforme aux exigences de sécurité de l’authentification requise par les normes en vigueur.

Une fois connecté pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote et procédera à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.

Le choix de l’électeur doit apparaître à l’écran et peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

L’enregistrement du vote vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique et clôt définitivement l’accès à l’élection.

Article 9 - Confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

9.1- Anonymat et confidentialité des suffrages

Le traitement " fichier des électeurs " est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé " contenu de l'urne électronique " recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

9.2- Surveillance effective du scrutin

La mise en œuvre du système de vote électronique doit être opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux, éventuellement, déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote ou d'experts désignés par lui.

Dès lors, il importe que toutes les mesures soient prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus pour assurer le secret du vote et, en particulier, les mesures prises pour :

- Garantir la confidentialité du fichier des électeurs comportant les éléments d'authentification ;

- Garantir le chiffrement ininterrompu des bulletins de vote et leur conservation dans un traitement distinct de celui mis en œuvre pour assurer la tenue du fichier des électeurs ;

- Assurer la conservation des différents supports d'information pendant et après le déroulement du scrutin.

Toutes les facilités doivent être accordées aux membres du bureau de vote et aux délégués des candidats, s'ils le souhaitent, pour pouvoir assurer une surveillance effective de l'ensemble des opérations électorales et, en particulier, de la préparation du scrutin, du vote, de l'émargement et du dépouillement.

Article 10 - Opérations de dépouillement

10.1- Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

10.2- Dépouillement

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de quatre clés de chiffrement.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée, c’est-à-dire d’un mécanisme garantissant que l’affichage et l’impression des résultats correspondent au décompte de l’urne, afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

10.3- Délais de recours et destruction des données

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

TITRE III -

DISPOSITIONS FINALES

Article 11 - Nature et durée du présent accord

11.1- Le présent accord -qui a la nature d’un accord collectif de travail à durée indéterminée- est conclu dans le respect des dispositions du Code du travail, celui-ci devant être signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives et ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en valeur d’organisation représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires du Comité d’entreprise.

11.2- Le présent accord prend effet à compter du lendemain de son dépôt à la DIRECCTE, dans les conditions définies à l’article 14 ci-dessous.

11.3- Le présent accord se substitue à l’ensemble des stipulations portant sur le même objet résultant d’un autre accord collectif, d’un usage ou d’un engagement unilatéral, et tout particulièrement à la décision unilatérale en date du 27 juin 2017.

Article 12 - Révision - dénonciation

12.1- Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

12.2- Les parties signataires pourront procéder à la dénonciation du présent accord dans des conditions définies aux articles L. 2261-9 à L. 2261-13 du Code du travail.

Ainsi, le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par son auteur à tous les signataires de l’accord.

La dénonciation est notifiée, par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux autres signataires de l’accord et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail.

12.3- Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-10 du Code du travail, en cas de dénonciation, les négociations s’engagent à la demande d’une des parties dans les trois mois suivant le début du préavis de dénonciation et l’accord dénoncé continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis.

Les négociations engagées peuvent donner lieu à la conclusion d’un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis .

Article 13 - Clause de suivi - clause de rendez-vous

13.1- Le suivi du présent accord sera assuré par les parties signataires, et ce :

- Après chacune des opérations électorales ayant conduit à la mise en œuvre du vote électronique,

- Préalablement au renouvellement du Comité Social et Economique, une réunion étant organisée avec les parties signataires, dans les 6 mois précédant l’élection.

Cette procédure de suivi aura notamment pour objet de :

. vérifier la pleine application de l’accord,

. faire le point sur les éventuelles difficultés de mise en œuvre constatées,

. d’examiner les adaptations éventuellement nécessaires.

13.2- En outre et à première demande des parties signataires, un point sur les modalités de mise en œuvre du présent accord sera effectué tous les 4 ans.

Article 14 - Notifications et Dépôt

14.1- Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera -après sa conclusion- notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

14.2- Le présent accord sera déposé, à la diligence de la société, sur support électronique sur la plateforme de Téléaccord du Ministère du Travail [à l’adresse suivante : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/], en deux versions :

- une au format pdf, intégrale, signée par les parties

- une au format docx (sans nom, prénom, paraphe ou signature d’une personne physique)

14.3- Le présent accord sera déposé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes d’EVRY en version originale.

Fait à Evry

Le 19 septembre 2019

en 5 exemplaires

Pour la Société MAN Truck & Bus France

Pour le Syndicat CFTC