Accord collectif relatif à la mise en place et au fonctionnement du Comité social et économique

Entre :

La société HOPPS GROUP, société par actions simplifiée, au SIREN n° 319 428 967, dont le siège social est 1330 AVENUE GUILLIBERT DE LA LAUZIERE - BP 3 EUROPARC DE PICHAURY BÂT. D5 - ZI LES MILLES - 13592 AIX-EN-PROVENCE CEDEX 3, représentée par Monsieur, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

d’une part,

ci-après désignée « la Société »,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives suivantes :

- Le syndicat CFDT, représenté par, délégué syndical,

- Le syndicat FILPAC-CGT, représenté par, délégué syndical,

ci-après désignées « les organisations syndicales » ;

d’autre part,

ci-après collectivement désignées « les Parties ».

Il a été négocié et convenu ce qui suit :

PREAMBULE

L’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » a réformé la partie du Code du travail relative aux instances représentatives du personnel.

Cette ordonnance impose désormais la mise en place du Comité social et économique (CSE) qui remplace les précédentes institutions représentatives du personnel élues.

Cette ordonnance est également venue modifier l’article L. 2313-2 du Code du travail qui prévoit désormais que le nombre et le périmètre des établissements distincts est fixé par accord collectif, dans les conditions prévues au premier alinéa de l’article L. 2232-12 du Code du travail.

Dans ce contexte, les parties au présent accord se sont rencontrées pour échanger sur la mise en place de la nouvelle représentation du personnel au sein de la Société et son fonctionnement, le périmètre et le nombre des établissements distincts lors des prochaines élections professionnelles.

Plusieurs réunions de négociation se sont tenues aux dates suivantes :

• 28 juin 2019,

• 30 août 2019

L’objet du présent accord est :

• La définition du périmètre du CSE ;

• La mise en place du CSE lors des prochaines élections professionnelles ;

• Les modalités de fonctionnement du CSE (composition, moyens accordés, réunions) ;

• La mise en place de la Commission santé, sécurité et conditions de travail ;

• Les modalités de la base de Données Economiques et Sociales.

Ceci étant exposé, les Parties conviennent de ce qui suit :

Article 1 : Termes des mandats des représentants du personnel de la Société

Les Parties rappellent que le mandat des représentants du personnel de la Société prendra fin au 31 décembre 2019 en application de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

A cet effet, le lancement du processus électoral de mise en place du CSE est prévu pour le mois de septembre 2019.

Article 2 : Périmètre du CSE

Un CSE unique est mis en place au sein de la société HOPPS GROUP, incluant tous les salariés de l’entreprise.

Article 3 : Composition du CSE

La composition du CSE est définie au Chapitre VI du Titre I du Livre III de la 2^ième partie du Code du travail.

Il convient d’appliquer les dispositions du code du travail pour les points non traités dans le présent accord.

3.1 Président

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont voix consultative, obligatoirement salariés de Hopps Group.

3.2 Délégation élue du personnel

Le CSE est composé d’un nombre égal de membres titulaires et de suppléants dont le nombre, à défaut de stipulations spécifiques dans le protocole d’accord pré-électoral, est fixé par l’article R. 2314-1 du code du travail.

Lors de la première réunion de l’instance, le CSE désigne un Secrétaire, un secrétaire adjoint, un Trésorier parmi ses membres titulaires.

Les modalités de désignation du Secrétaire adjoint seront identiques à celles du Secrétaire.

Leurs modalités de désignation sont précisées dans le règlement intérieur du CSE ainsi que le cas échéant la désignation d’autres membres du bureau du CSE. Le règlement intérieur fixera également les moyens nécessaires à l’exercice des missions des membres du bureau, dans le respect des dispositions légales.

3.3 Rôle des suppléants au CSE

Les suppléants assistent à toutes les réunions du CSE.

Les suppléants ont accès aux mêmes informations que les titulaires. Ils reçoivent notamment copie des convocations à toutes les réunions de leur instance, les ordres du jour et, le cas échéant, les documents afférents, à titre indicatif.

3.4 Durée des mandats du CSE

Les membres du CSE sont élus pour 4 ans, titulaires ou suppléants.

Conformément aux dispositions en vigueur du Code du travail, le nombre de mandats successifs est limité à trois, soit, sur la base d’une durée de mandat de 4 ans, une durée maximale totale de 12 ans.

Article 4: Moyens accordés aux représentants du personnel

Il convient d’appliquer les dispositions du code du travail relatives aux moyens de fonctionnement accordés aux représentants du personnel et aux syndicats pour les points non traités dans le présent accord.

4. Heures de délégation

4.1. Bénéficiaires

Sous réserve de remplir les conditions d’effectifs fixées par le Code du travail, les heures de délégation sont accordées :

• aux membres titulaires constituant la délégation du personnel au CSE ;

• aux délégués syndicaux.

4.2 Nombre et utilisation des heures de délégation

• Délégation du personnel au CSE

Le nombre d’heures accordé aux membres titulaires constituant la délégation du personnel du CSE est fixé par l’article R. 2314-1 du Code du travail (20 heures).

Ce crédit d’heures pourra être mutualisé par les titulaires avec les élus suppléants.

Est payé comme du temps de travail effectif et n’est pas déduit des heures de délégation :

• le temps passé en réunion du CSE avec l’employeur,

• le temps passé aux enquêtes menées après un accident grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave,

• Le temps passé en réunion à l’initiative de l’employeur pour les titulaires et les suppléants,

• le temps passé à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure d'alerte en cas de danger grave et imminent.

• Délégués syndicaux

Le temps passé par les Délégués Syndicaux aux réunions de négociation est rémunéré comme temps de travail effectif et n’est pas déduit du nombre d’heures de délégation qui leur est accordé.

• Salariés en forfait jours

Le crédit d'heures des cadres au forfait jours est décompté en heures sur le même mode de fonctionnement que les autres collaborateurs.

4.3 Répartition des heures de délégation des membres titulaires du CSE

En application des dispositions légales et règlementaires, il est rappelé que les membres titulaires du CSE peuvent se répartir les heures de délégation, y compris avec les suppléants.

Il est également possible de reporter d’un mois sur l’autre les heures de délégation dans la limite de 12 mois.

Cette règle ne peut conduire un membre titulaire à dépasser, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Cette répartition doit faire l’objet d’une information préalable de la Direction des Ressources Humaines au plus tard 3 jours ouvrés avant la date prévue pour avant la date prévue pour l'utilisation des heures afin de pouvoir en assurer un suivi mensuel et d’en informer les responsables hiérarchiques concernés.

4.4 Information préalable de l’utilisation d’heures de délégation

Les représentants du personnel élus ou désignés informent préalablement leur supérieur hiérarchique de la date et de la durée prévisionnelle de leur absence au titre de leurs heures de délégation et de leurs réunions via les moyens informatiques mis à disposition, étant entendu qu’il s’agit d’une simple information qui ne saurait être assimilée à une demande d’autorisation.

Article 5 : Réunions du CSE

5.1 Séquencement des réunions du CSE

Le CSE se réunit une fois tous les mois sur convocation de son président sauf circonstances exceptionnelles. Les convocations sont adressées par email. Avec l’accord des élus, la Direction se réserve le droit de ne pas tenir de réunion au mois d’août.

En application de l’article L. 2315-27 du Code du travail, au moins quatre des réunions annuelles seront consacrées, en tout ou partie, aux questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

La date de ces quatre réunions relatives aux questions de santé, sécurité et conditions de travail sera confirmée au moins 15 jours à l’avance, sauf urgence, au médecin du travail, à l’inspecteur du travail et à l’agent du service de prévention de l’organisme de sécurité sociale du lieu du siège social.

Le CSE détient la possibilité de solliciter la tenue d'une réunion extraordinaire, selon les conditions légales et réglementaires en vigueur.

5.2 Ordre du jour

L'ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi par le Président (ou son représentant) et le Secrétaire (ou le Secrétaire adjoint) selon les modalités prévues au Code du travail.

Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le Président (ou son représentant) ou le secrétaire (ou le Secrétaire adjoint).

L’ordre du jour est transmis au moins trois jours avant la réunion par email, aux membres titulaires, aux représentants syndicaux, aux membres suppléants présents, accompagné le cas échéant, des documents d’information ou de l’information de leur mise à disposition sur la base des données économiques et sociales.

En application de l’article L. 2315-30 du code du travail, l’ordre du jour est également communiqué à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et à l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (Carsat).

5.3 Enregistrement des débats

Les séances du comité seront enregistrées phoniquement notamment pour permettre au secrétaire de participer efficacement aux réunions sans avoir à prendre de notes et faciliter la rédaction du procès-verbal.

5.4 Etablissement du procès-verbal de réunion

Pour chaque réunion, sous réserve de dispositions particulières, un procès-verbal est établi par le Secrétaire de l’instance (ou le cas échéant le Secrétaire adjoint) dans un délai de 15 jours suivant la réunion ou, lorsque la réunion suivante est prévue dans les 15 jours, avant la réunion.

Le procès-verbal est adressé à la Direction avant son approbation. Il est soumis pour approbation lors de la réunion plénière suivante.

Article 6 : Subventions

6.1 Contribution aux activités sociales et culturelles

Le financement des activités sociales et culturelles prises en charge par le CSE est assuré conformément à l’article L.2312-81 du Code du Travail.

Le CSE percevra, en janvier de chaque année, une dotation de 0,25 % de la masse salariale issue des Déclarations Sociales Nominatives (DSN) de l’année précédente. Une régularisation interviendra en janvier de l’année suivante à l’issue de l’année fiscale.

6.2 Subvention de fonctionnement

Conformément à l’article L2315-61 du Code du Travail, le CSE percevra une dotation de 0,20 % de la masse salariale issue des Déclarations Sociales Nominatives (DSN) de l’année précédente. Une régularisation interviendra en janvier de l’année suivante à l’issue de l’année fiscale.

Article 7 : La Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

La Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) est définie au Chapitre V du Titre I du Livre III de la 2ième partie du Code du travail.

Il convient d’appliquer les dispositions du code du travail pour les points non traités dans le présent accord.

7.1 Nombre et périmètre Mise en place

Une CSSCT est mise en place au sein de la société HOPPS GROUP.

7.2 Composition

La CSSCT est composée de 3 membres dont au moins un représentant du personnel du 2ème collège ou, le cas échéant, du 3ème collège.

Ils sont désignés par le CSE concerné parmi ses membres titulaires ou suppléants, par une résolution adoptée à la majorité de ses membres, pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres de l’instance concernée.

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant qui peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du Comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.

Au sein de la CSSCT, le secrétariat est assuré par un secrétaire désigné dans les mêmes conditions que le secrétaire du CSE, selon des modalités fixées par le règlement intérieur de l’instance

Assistent avec voix consultative aux réunions de la Commission sur les points de l’ordre du jour relatifs aux questions sur la santé, la sécurité et les conditions de travail :

• Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;

• Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail ;

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;

• Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

7.3 Modalités de fonctionnement de la CSSCT

La CSSCT se réunit au moins 4 fois par an en vue de préparer les 4 réunions annuelles minimales du CSE portant notamment sur les attributions du Comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

La Commission est, en outre, réunie préalablement à la tenue des réunions du CSE organisées à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu’en cas d’événement grave lié à l’activité, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ou à la demande motivée de deux des membres du Comité, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

La Commission se réunit également à l’occasion de chaque consultation ponctuelle du CSE dès lors que ladite consultation porte au moins en partie sur la santé, la sécurité et les conditions de travail et qu’elle intervient à une date différente des 4 réunions annuelles précitées.

Par ailleurs, lorsque les missions déléguées par le CSE à la CSSCT impliquent une ou plusieurs réunions de la Commission, le secrétaire de cette dernière se rapprochera de la Direction afin d’échanger sur l’objet et la date de la réunion souhaitée.

La Direction convoquera, aux réunions de la CSSCT, les membres de la Commission, y compris les membres visés aux articles L. 2314-3 et L. 2316-4 du code du travail (médecin du travail, agent de contrôle de l’inspection du travail, etc.) en respectant un délai de prévenance de 8 jours calendaires.

7.4 Missions déléguées et modalités d’exercice

Le CSE délègue à la CSSCT l’ensemble de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail, à l’exception du recours à l’expert et des attributions consultatives, à savoir :

1. Préparation des informations-consultation du CSE relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail (notamment au titre du 4° de l’article L. 2312-8 du code du travail).

A ce titre, la CSSCT pourra se réunir pendant la procédure d’information-consultation du CSE. Elle transmettra le résultat de ses travaux, par le biais de son secrétaire, au CSE, en respectant un délai de 7 jours calendaire avant la date de la réunion au cours de laquelle le Comité rendra un avis ou, à défaut avant la date à laquelle le Comité sera réputé avoir rendu un avis négatif.

2. Réalisation d’enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel survenus dans l’entreprise.

3. Analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés au sein de l’entreprise, notamment les femmes enceintes, et des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L. 4161-1 du code du travail.

4. Réalisation, au sein de l’entreprise et à intervalles réguliers, d’inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.

5. Information par la Direction des visites de l’agent de contrôle de l’inspection du travail, pour pouvoir présenter ses observations et accompagner l’agent de contrôle si la CSSCT le souhaite.

Pour les missions b. à e., la CSSCT pourra confier à l’un de ses membres la réalisation de la mission concernée, à charge pour ce dernier de transmettre dans les meilleurs délais le résultat de ses travaux à la Commission.

6. Formulation à son initiative, et examen, à la demande de l’employeur, de toute proposition de nature à améliorer la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés de CFF.

7. Contribution notamment à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, à l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle.

8. Prise de toute initiative que la commission estime utile et proposition notamment d’actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes.

9. Possibilité de faire appel à titre consultatif et occasionnel au concours de toute personne de l’entreprise qui lui paraitrait qualifiée.

10. Possibilité de demander à entendre le chef d’une entreprise voisine dont l’activité expose les travailleurs de son ressort à des nuisances particulières. Information sur les suites réservées à ses observations.

Pour les missions f. à j., la CSSCT pourra se réunir et réaliser des travaux divers, demander l’assistance d’une personne de l’entreprise qu’elle juge qualifiée, puis communiquer, par le biais de son secrétaire, la position de la Commission à l’issue de la réunion.

11. Exercice du droit d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes ou de danger grave et imminent au sein de l’entreprise.

Pour cette dernière mission (k.), chaque membre de la CSSCT peut alerter l’employeur en cas d’atteinte à la santé physique ou mentale ou aux libertés individuelles au sens de l’article L. 2312-59 ou de danger grave et imminent ou d’une atteinte en matière de santé publique et d’environnement au sens de l’article L. 2312-60 du code du travail.

Ce droit d’alerte est exercé par la CSSCT dans les conditions prévues par le code du travail, en lieu et place du CSE.

Il est rappelé que le recours à l’expert et les attributions consultatives relèvent de la seule compétence du CSE.

7.5 Heures de délégation

Le temps passé aux réunions de la CSSCT est rémunéré comme du temps de travail effectif.

Ce temps n’est pas déduit des heures de délégation dont bénéficient les représentants du personnel, dans les conditions fixées à l’article 4.1 du présent accord.

7.6 Formation

En application de l’article L. 2315-18 du code du travail, les membres de la CSSCT bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Le financement de la formation est pris en charge par l’employeur.

Cette formation est organisée sur une durée minimale de 3 jours.

Le temps consacré aux formations est pris sur le temps de travail et rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

Article 8 : La Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

L'article L. 2312-21 du code du travail donne la possibilité de négocier un accord collectif permettant de définir l’architecture de la BDES.

Il est convenu entre les parties que la Société met à disposition de tous les élus du CSE une base de données économiques et sociales via le serveur.

Cette base sera accessible en permanence aux membres élus du CSE qu’ils soient titulaires ou suppléants, aux représentants syndicaux et aux délégués syndicaux.

Elle est mise régulièrement à jour, rassemble un ensemble d’informations que l’employeur met à disposition du Comité Social et Economique.

Les informations contenues dans la base de données portent sur les thèmes prévus à l’article L. 2312-36 du code du travail.

Les parties conviennent par le présent accord que les informations convenues dans la BDES seront ventilées comme suit :

• investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail, politique handicap et insertion professionnelle),

• investissement matériel et immatériel ;

• indicateurs sur la situation comparée des femmes et des hommes dans l’entreprise ;

• ensemble des éléments de rémunération des salariés ;

• œuvres sociales ;

• fonds propres et endettement ;

• flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts ;

• rémunération des financeurs ;

• informations nécessaires aux consultations ponctuelles et obligatoires.

Ces informations portent sur les 2 années précédentes et l'année en cours et intègrent des perspectives sur les 3 années suivantes

Les Parties rappellent que les représentants du personnel qui ont accès à la BDES sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations figurant dans la base revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

L’obligation de discrétion s’entend comme l’interdiction de divulguer les informations confidentielles aux membres du personnel de la société ainsi qu’à toute personne extérieure à l’entreprise.

Article 9 : Vote électronique

Par le présent accord, la Direction et les Partenaires Sociaux signataires confirment la volonté de recourir au vote électronique, tout en rappelant que le principe du vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera le fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Le cahier des charges du système de vote est joint en annexe.

Article 10 : Evolution de l’environnement légal ou réglementaire

Toute évolution législative et/ou règlementaire relative à la représentation du personnel et des syndicats au sein de la Société s’appliquerait de plein droit au présent accord.

Dans l’hypothèse où cette évolution modifierait substantiellement l’équilibre du présent accord, les Parties se reverraient au plus tard dans un délai d’un mois à compter de l’entrée en vigueur de cette modification pour ouvrir une négociation en vue de réviser le présent accord. Les parties s’engagent à participer de bonne foi aux réunions de négociation organisées en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Article 11 : Dispositions générales

11.1 Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

11.2 Révision

Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une demande de révision par la Direction de l’entreprise ou par une organisation syndicale habilitée au sens de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée aux autres parties et, le cas échéant, à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives par lettre recommandée avec accusé de réception et devra être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction concernant les articles soumis à révision.

Les discussions portant sur la révision devront s’engager dans les trois mois suivant la date de la demande.

Le présent accord restera en vigueur jusqu’à la conclusion d’un éventuel avenant.

Les Parties signataires du présent accord s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait, bien entendu, les engager à signer un quelconque accord ou avenant de révision que ce soit.

11.3 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions légales en vigueur.

Afin d’assurer le bon fonctionnement des institutions représentatives du personnel, en cas de dénonciation en cours de cycle électoral, le présent accord continuera de produire ses effets jusqu’à l’expiration des mandats en cours, sauf volonté contraire expresse de l’ensemble des parties signataires.

11.4 Suivi de l’accord

Le suivi des modalités d’application de l’accord sera fait lors de chaque renouvellement du CSE.

11.5 Dépôt et publicité

11.5.1 Dépôt

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :

• le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site internet dédié accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail ;

• un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusions.

Un exemplaire du présent accord, signé par la Parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Un affichage sera, en outre réalisé, sur les panneaux de la Direction destinés à cet effet.

11.5.2 Publication sur la base de données nationale des accords collectifs

Le présent accord sera rendu public (dans une version anonymisée) et versé dans la base de données nationale, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet avenant préalablement à son dépôt.

Fait à Aix en Provence, le 30 août 2019

Pour la société HOPPS GROUP,

Pour le Syndicat CFDT, Pour le Syndicat CGT,

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe a L’accord D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTION DU CSE

et relatif au recours au vote dematerialise par internet

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote électronique est constitué pour chaque collège électoral.

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOT DE PASSE

Le prestataire expédiera dès l’ouverture du scrutin dont la date et l’heure sont fixées dans le protocole d’accord pré-électoral un courriel à l’adresse mail de chaque électeur.

Dans ce mail sera renseigné :

• l’identifiant personnel de l’électeur, généré aléatoirement par le système de vote;

• la procédure pour enregistrer son mot de passe directement sur le site de vote. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles ;

• Un lien vers le site de vote ;

PROCEDURE DE REASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral.

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré électoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à HOPPS Group. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.